Plantillas de factura gratis: qué descargas, qué dice el reglamento y qué no cubre una hoja de cálculo

Qué te vas a descargar exactamente (y qué no)

Empecemos por donde casi ningún artículo de este tipo empieza: abriendo los ficheros. En esta web hay varias decenas de plantillas de factura repartidas entre el directorio de descargas y el catálogo por oficios. No todas son documentos distintos, y conviene que lo sepas antes de descargar cinco archivos pensando que son cinco modelos diferentes.

Las hojas de cálculo de la serie clásica —factura-gratis.xlsx, factura-autonomo.xlsx, factura-simplificada.xlsx, factura-rectificativa.xlsx, factura-proforma.xlsx, factura-word.xlsx, factura-pdf.xlsx y compañía— son el mismo libro de Excel con el título de la celda A1 cambiado. Comparten la misma rejilla, las mismas seis fórmulas y las mismas tres líneas de concepto. Si ya tienes una, tienes todas.

Tres avisos que salen de abrir los ficheros, no de suponer nada:

1. El IVA está escrito en la fórmula. La celda del impuesto multiplica la base por 0,21. Si tu operación va a otro tipo, o está exenta, tienes que editar esa fórmula a mano. No hay desplegable de tipos ni celda de configuración.
2. No hay fila de retención de IRPF en la serie clásica. Si eres profesional y retienes, esa plantilla se queda corta y tendrás que añadir la fila tú (base × tipo, restándola del total).
3. El hueco del emisor viene con un CIF de ejemplo que no es el tuyo. Es un dato de relleno que se coló en la generación del fichero. Bórralo antes de emitir nada: una factura con un NIF ajeno en el emisor no es un detalle estético.

Y una advertencia sobre el modelo de rectificativa: la plantilla llamada así no incluye el campo para identificar la factura que se corrige, que es precisamente el elemento que distingue a una rectificativa de cualquier otra factura. Si vas a emitir una, añade ese campo. Lo explicamos más abajo, y con más detalle en la guía de cómo hacer una factura rectificativa.

Una plantilla no te protege de nada. El documento que sale de ella es tan válido o tan defectuoso como los datos que tú metas. Por eso el resto de esta página va de los datos, no de la maquetación.

Qué debe contener una factura completa en España

El marco es el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Su artículo 6 enumera el contenido de la factura completa u ordinaria. Traducido a lenguaje de mesa de trabajo, esto es lo que no puede faltar.

La serie y el número: el error más caro y el más tonto

La numeración correlativa es lo primero que mira una comprobación, porque es lo más fácil de comprobar. La regla es sencilla: dentro de cada serie, los números van seguidos y sin saltos. Puedes tener varias series a la vez —una general, una para rectificativas (esa es obligatoria), una por delegación o por tipo de cliente— y cada una lleva su propia secuencia.

Lo que rompe el sistema es el gesto instintivo de quien factura en Excel: borrar una factura que salió mal y reutilizar el número. Ese hueco queda, y no hay explicación cómoda para él. La forma correcta de deshacer una factura es emitir una rectificativa, aunque sea por el importe completo.

Cuándo hay que emitir la factura

El reglamento fija plazos. Con carácter general, la factura se expide en el momento de realizarse la operación. Cuando el destinatario es empresario o profesional actuando como tal, hay margen: puede expedirse hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el impuesto. Y en todo caso hay que remitirla al destinatario. Emitir en diciembre una factura de marzo no es «ponerse al día»: es un incumplimiento formal.

Factura simplificada: cuándo puedes y cuándo no

Aquí es donde casi todos los artículos sobre plantillas se quedan a medias, repitiendo «hasta 400 euros» como si fuera la única regla. El artículo 4 del RD 1619/2012 contempla más supuestos.

Los tres supuestos

• Hasta 400 euros, IVA incluido, en cualquier operación.
• Facturas rectificativas, con independencia del importe.
• Hasta 3.000 euros, IVA incluido, en una lista tasada de actividades que antes emitían tique: ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio del consumidor, transporte de personas y sus equipajes, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquerías e institutos de belleza, utilización de instalaciones deportivas, revelado de fotografías, aparcamiento de vehículos, alquiler de películas, tintorerías y lavanderías, y autopistas de peaje, entre otras.

Fuera de esos supuestos, factura completa. Y hay operaciones en las que la simplificada está expresamente vetada aunque el importe sea pequeño: entregas intracomunitarias de bienes, operaciones localizadas fuera del territorio de aplicación del impuesto en determinados casos y aquellas con inversión del sujeto pasivo. Si tienes dudas sobre tu actividad concreta, no lo resuelvas con un blog: pregúntalo.

Qué datos lleva una simplificada

Menos que la completa, pero no ninguno: número y serie, fecha de expedición, fecha de la operación si difiere, NIF y domicilio del expedidor, identificación de los bienes o servicios, tipo impositivo (con la posibilidad de la mención «IVA incluido»), y la contraprestación total.

El detalle que se olvida siempre: una factura simplificada no permite al destinatario deducirse el IVA, salvo que se incluyan los datos adicionales del artículo 7.2 (NIF y domicilio del destinatario, y cuota repercutida consignada por separado). Por eso, cuando un cliente empresario te pide «factura con mis datos» después de darle un tique, lo que te está pidiendo es exactamente eso. Tienes el modelo y los ejemplos en factura simplificada: modelo y ejemplo.

La plantilla de este sitio llamada «factura simplificada» pide el NIF y el domicilio del cliente igual que la completa. No está mal —esos campos son los que la hacen deducible—, pero no es una simplificada de manual. Si emites tiques por debajo de 400 euros, te sobran casillas.

IVA, IRPF y el total: dónde se equivoca la gente

La base imponible

La base imponible es el importe de la contraprestación antes de impuestos, ya descontados los descuentos y bonificaciones concedidos en el momento de la operación. Los suplidos —cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente, con justificante a su nombre— quedan fuera de la base y no llevan IVA. Confundir un suplido con un gasto repercutido es una de las causas habituales de que una factura no cuadre con la contabilidad.

Los tipos de IVA

En el territorio de aplicación del impuesto conviven un tipo general y tipos reducidos y superreducidos, además de operaciones exentas. Qué tipo corresponde a tu actividad concreta no se decide con una tabla de blog, y menos en unos años en los que el legislador ha modificado temporalmente algunos tipos y luego los ha revertido. Se comprueba en la Ley 37/1992 y en la información publicada por la Agencia Tributaria, y se contrasta con tu asesor. Si te lo has estado preguntando, tenemos una guía dedicada a calcular el IVA de las facturas.

Dos matices territoriales que rompen muchas plantillas descargadas de internet: en Canarias no se aplica IVA sino IGIC, y en Ceuta y Melilla el impuesto indirecto es el IPSI. Una plantilla peninsular con «IVA 21 %» estampado en la celda no vale tal cual en esos territorios.

La retención de IRPF

Es el campo que más dudas genera y el que la plantilla clásica de este sitio no trae. La retención de IRPF no depende de que seas autónomo, sino de dos cosas: qué tipo de actividad realizas y a quién facturas.

• En actividades profesionales, se practica retención cuando el destinatario es empresario, profesional o entidad obligada a retener. El tipo general de retención de las actividades profesionales es del 15 %, con un tipo reducido previsto para quienes inician la actividad, aplicable al año de inicio y a los dos siguientes.
• Cuando facturas a un particular, no hay retención: el particular no es sujeto obligado a retener.
• En actividades empresariales en estimación directa, por regla general no se practica retención, con excepciones concretas.
• Hay actividades en estimación objetiva con reglas propias de retención.

La retención se resta del total a pagar, pero no reduce el IVA: la cuota que repercutes sigue siendo la misma. El orden correcto en el pie de la factura es base imponible, cuota de IVA sumando, retención de IRPF restando, total. Antes de decidir si retienes y a qué tipo, confírmalo con un asesor fiscal: es una decisión que arrastra durante todo el ejercicio y que se corrige mal a posteriori.

Recargo de equivalencia e inversión del sujeto pasivo

Dos regímenes que aparecen en cuanto sales del caso más simple. El recargo de equivalencia afecta al comercio minorista que reúne determinadas condiciones: quien vende a un comerciante en recargo debe repercutirlo además del IVA, con su propia línea en la factura. La inversión del sujeto pasivo traslada la obligación de liquidar el IVA al destinatario en ciertos supuestos —ejecuciones de obra inmobiliaria en determinadas condiciones, algunas entregas de bienes, operaciones intracomunitarias—; en esos casos la factura se emite sin repercutir cuota y con la mención expresa de que se trata de inversión del sujeto pasivo.

Ninguna de las plantillas gratuitas que circulan por internet, incluidas las de esta web, trae esas líneas preparadas. Si tu actividad entra en alguno de esos regímenes, la hoja de cálculo se te queda pequeña muy pronto.

Verifactu y el RD 1007/2023: la parte que nadie te cuenta al descargar una plantilla

Este es el punto que más ha cambiado el escenario de la facturación en España, y el motivo por el que este artículo no puede terminar en «descarga el Excel y a facturar».

Qué ha aprobado España

El Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos de facturación de empresarios y profesionales. Viene de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que introdujo el mandato en la Ley General Tributaria. La idea de fondo es acabar con el software de doble uso: programas que permiten llevar una contabilidad para enseñar y otra para la caja.

Lo que exige el reglamento, en términos que se entienden sin ser informático:

• Registro de facturación: cada factura emitida genera un registro con sus datos, creado en el mismo momento de la expedición.
• Huella y encadenamiento: cada registro incorpora una huella criptográfica que enlaza con el anterior, de modo que alterar o eliminar uno rompa la cadena de forma detectable.
• Inalterabilidad, trazabilidad y conservación: los registros no se pueden modificar ni borrar sin dejar rastro, y deben ser accesibles y legibles.
• Remisión a la AEAT: el sistema puede funcionar remitiendo automáticamente los registros a la Agencia Tributaria (la modalidad que da nombre a Verifactu) o, si no remite, con firma electrónica y conservación reforzada de los registros.
• Identificación en la factura: la norma prevé, entre otros elementos, un código QR y una mención identificativa en las facturas expedidas por estos sistemas.
• Declaración responsable del fabricante: el software debe llevar la certificación de que cumple el reglamento. No es algo que puedas autocertificarte tú.

Las fechas: por qué aquí no vas a leer ninguna

El calendario de entrada en vigor se ha modificado más de una vez desde que se aprobó el reglamento, y por tramos distintos según el tipo de obligado. Cualquier fecha que leas hoy en un artículo escrito hace meses tiene bastantes papeletas de estar desfasada, y actuar sobre una fecha equivocada tiene consecuencias reales.

Así que aquí va la única respuesta honesta: comprueba el calendario vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y confírmalo con tu asesor antes de tomar cualquier decisión de compra de software. En esta web mantenemos una ficha del calendario de obligatoriedad y un hub sobre Verifactu que actualizamos cuando hay novedades en el BOE, pero incluso ahí la instrucción es la misma: contrasta con la fuente oficial.

Un apunte territorial: País Vasco y Navarra tienen su propio sistema, TicketBAI, con su normativa foral y su propio calendario. Si tu domicilio fiscal está en territorio foral, la conversación es otra.

Y ahora, lo importante: una plantilla no es un sistema de facturación homologado

Es el dato más útil de esta página y el que casi nadie pone por escrito, porque no ayuda a que descargues el fichero.

Un Excel o un Word no cumplen el RD 1007/2023 y no van a cumplirlo. No generan registro de facturación, no calculan huella, no encadenan nada, no impiden que edites una factura de hace tres meses sin dejar rastro y no pueden remitir nada a la AEAT. No es que estén «pendientes de adaptarse»: es que son un editor de documentos, no un sistema de facturación.

Eso no convierte la plantilla en algo inútil. La convierte en algo con un uso concreto y limitado:

• Aprender. Rellenar cinco facturas a mano en una plantilla enseña más sobre bases, tipos y retenciones que cualquier tutorial. Cuando pases a un programa, sabrás qué está haciendo.
• Documentos que no son facturas. Presupuestos, proformas, albaranes, notas de gastos y recibos internos no están sujetos al reglamento de sistemas informáticos de facturación. Ahí la hoja de cálculo es una herramienta perfectamente razonable.
• El periodo de transición. Mientras eliges programa, migras datos o esperas a que tu asesoría te confirme el escenario.
• Casos en que la obligación aún no te alcanza. Compruébalo, no lo supongas.

Si la obligación te aplica y facturas desde una hoja de cálculo, el plan no es «buscar una plantilla mejor»: es elegir un programa que cumpla y hacer la migración con tiempo. Lo desarrollamos en software homologado para Verifactu y en el checklist para autónomos.

Tipos de factura y qué plantilla usar en cada caso

Factura completa u ordinaria

El modelo por defecto. Lleva todos los datos del artículo 6 y es la que permite al destinatario deducirse el IVA sin discusión. Si dudas entre completa y simplificada, emite completa: nunca es un error emitir de más.

Factura simplificada

Para los supuestos que hemos visto. Menos datos, menos fricción en el mostrador, y la limitación de deducibilidad salvo que añadas los datos del destinatario.

Factura con retención de IRPF

No es un tipo distinto de factura, es una factura ordinaria con una línea más en el pie. La plantilla clásica de esta web no la trae; el modelo de Word factura-autonomo.docx te deja sitio para añadirla en la tabla de totales.

Factura rectificativa

Se emite para corregir una factura anterior. Va en serie específica, identifica la factura o facturas rectificadas, expresa el motivo de la rectificación y refleja la corrección, bien indicando el importe rectificado, bien el importe final resultante. También procede cuando se devuelve mercancía, cuando se aplica un descuento posterior o cuando se modifica la base imponible por impago en los términos de la ley. Guía completa en cómo hacer una factura rectificativa.

Factura proforma

No es una factura. Es un documento comercial con aspecto de factura que sirve para que el cliente vea el importe antes de comprometerse, o para trámites de aduana. No se numera dentro de tu serie fiscal, no genera IVA repercutido, no se anota en el libro registro y el cliente no puede deducir nada con ella. Más detalle en qué es una factura proforma.

Albarán y recibo

El albarán acredita la entrega; el recibo acredita el pago. Ninguno de los dos sustituye a la factura, y confundirlos es una fuente habitual de discusiones con clientes. Lo aclaramos en diferencias entre factura, albarán y recibo.

Cómo rellenar la plantilla, paso a paso

Paso 1: limpia los datos de ejemplo

Lo primero, antes de nada: borra el NIF, el IBAN y los nombres de ejemplo que trae el fichero. Suena obvio y es el fallo más repetido cuando alguien envía su primera factura hecha con una plantilla descargada.

Paso 2: fija tus datos de emisor

Nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio fiscal completo, y opcionalmente teléfono y correo. Estos datos no cambian entre facturas: escríbelos una vez, guarda el fichero como copia maestra y trabaja siempre sobre duplicados de esa copia.

Paso 3: decide tu sistema de numeración

Elige un formato y no lo cambies a mitad de ejercicio. 2026-001, A2026/001 o 001 funcionan igual de bien; lo que importa es el correlativo. Si vas a necesitar series distintas, decídelo ahora: abrir una serie nueva en octubre porque te has liado es peor que haberlo planificado en enero.

Paso 4: introduce los datos del cliente

Razón social o nombre completo, NIF y domicilio. Verifica el NIF: un dígito mal copiado puede dejar la factura fuera de juego para la deducción del cliente y te va a llamar. Si repites clientes, crea una segunda hoja con sus datos y tira de referencias en lugar de teclear.

Paso 5: detalla los conceptos con criterio

La descripción tiene que permitir determinar la base imponible, y en la práctica también tiene que permitir que el cliente entienda qué está pagando. «Servicios profesionales» a secas es una descripción pobre; «Diseño y maquetación del catálogo de primavera, 24 páginas, según propuesta del 3 de marzo» es una descripción que no genera preguntas.

Paso 6: revisa el pie de totales

Aquí es donde la plantilla te puede traicionar. Comprueba que el tipo de IVA de la fórmula es el que te corresponde, que el rango de la suma abarca todas tus líneas —recuerda que la plantilla clásica solo tiene tres— y que, si retienes, la retención está restando y no sumando. Si has añadido filas, revisa que la fórmula SUMA las incluye: insertar una fila justo debajo de la última suele dejarla fuera del rango.

Paso 7: congela el documento antes de enviarlo

Exporta a PDF antes de enviar. Un .xlsx enviado por correo es un documento que el receptor puede editar, y además revela tus fórmulas y las hojas auxiliares que hayas dejado dentro. En Excel y en Word el camino es Archivo → Exportar → Crear PDF; desde las hojas imprimibles A4 de este sitio, imprimir y elegir «Guardar como PDF».

Paso 8: anótala en el libro registro el mismo día

El registro es lo que convierte un montón de PDF sueltos en algo utilizable en el trimestre. Ábrelo, anota número, fecha, cliente, NIF, base, tipo, cuota y retención, y ciérralo. Cinco filas atrasadas se recuperan; doscientas, no.

Excel, Word o software de facturación: cómo decidir

La comparativa honesta no es «gratis contra caro», sino qué tarea hace cada herramienta y dónde se rompe.

No vamos a poner aquí una tabla de precios de programas concretos, porque las tarifas cambian cada temporada y una cifra desactualizada en un artículo es peor que ninguna cifra. Lo que sí puedes hacer es pedir a tu asesoría qué programa usan sus clientes y si te dan soporte con él: la integración con quien te lleva la contabilidad vale más que cualquier funcionalidad de la comparativa.

Registro, conservación y control de cobros

El libro registro de facturas emitidas

Emitir es la mitad del trabajo. La otra mitad es tener una tabla donde cada factura aparezca una vez, con base, tipo, cuota y retención, para que el trimestre sea una suma y no una arqueología. El fichero libro-facturas.xlsx de esta web te da la rejilla con las columnas correctas, pero no trae fórmulas: añade tú las sumas al pie de cada columna y, si te manejas con Excel, un par de fórmulas básicas convierten esa hoja en un cuadro de mando decente. Con tablas dinámicas tendrás el resumen por cliente, por mes y por tipo impositivo en dos clics. La guía específica está en libro registro de facturas.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Conviven dos obligaciones que no coinciden, y es el motivo por el que verás cifras distintas según dónde leas.

• La obligación fiscal se articula sobre el plazo de prescripción tributaria de la Ley 58/2003. Ese plazo se interrumpe con cualquier actuación de la Administración o del propio obligado, de modo que el cómputo real puede ser bastante más largo que el nominal.
• La obligación mercantil del Código de Comercio sobre libros, correspondencia y justificantes del negocio es más larga, y cuenta desde el último asiento practicado.
• Hay regímenes que estiran el plazo mucho más: bienes de inversión con periodo de regularización en curso, bases imponibles negativas pendientes de compensar, deducciones pendientes de aplicar, subvenciones con obligación de custodia documental.

La conclusión práctica: aplica el plazo más largo que te afecte y, antes de destruir documentación, pregunta a tu asesor. El coste de guardar un PDF diez años es cero; el de no tenerlo cuando te lo piden, no.

Del registro al cobro

Una factura emitida no es dinero cobrado. Añade a tu libro registro una columna de fecha de vencimiento y otra de fecha de cobro, y filtra por vencidas cada lunes. Si además llevas gastos y desplazamientos, la plantilla de nota de gastos y la guía de cómo hacer una nota de gastos cierran el círculo por el lado de las salidas. Para la planificación anual, combínalo con una plantilla de presupuesto.

Errores que se detectan en una revisión (y cómo evitarlos)

1. Huecos en la numeración. Facturas borradas y números reutilizados. Se evita emitiendo rectificativas en lugar de borrar.
2. NIF incorrecto o incompleto. Especialmente en clientes extranjeros, donde el NIF-IVA tiene su propio formato y hay que verificarlo en el censo europeo antes de aplicar exención.
3. Tipo impositivo aplicado por inercia. Copiar la factura del mes pasado y no revisar si esta operación va al mismo tipo.
4. Retención omitida o aplicada donde no toca. Retener a un particular, o no retener facturando a una empresa cuando tu actividad es profesional.
5. Descripción genérica. «Trabajos varios» no permite determinar la base imponible y es la primera pregunta de cualquier revisión.
6. Fecha de operación ausente cuando difiere de la de expedición, sobre todo en facturas emitidas a mes vencido.
7. Menciones obligatorias olvidadas en operaciones exentas, con inversión del sujeto pasivo o en régimen especial.
8. Rectificativas sin referencia a la factura original, precisamente el defecto que arrastra la plantilla de rectificativa de este sitio.
9. Suma que no abarca todas las líneas tras insertar filas en la hoja de cálculo. Revisa el rango cada vez que amplíes la tabla.
10. Enviar el .xlsx en lugar del PDF, con las hojas auxiliares y los precios de otros clientes dentro.

Cuándo dar el salto y dejar la plantilla

Sin dramatismos: la señal no es un número mágico de facturas al mes, es la aparición de cualquiera de estas cinco situaciones.

• La obligación de emitir desde un sistema informático de facturación te aplica según el calendario vigente.
• Tienes más de un tipo impositivo conviviendo en la misma factura de forma habitual.
• Facturas fuera de España con regularidad, con exenciones e inversión del sujeto pasivo de por medio.
• Emites facturas recurrentes y estás copiando y pegando el mismo documento cada mes.
• Has tenido un hueco en la numeración y no sabes explicar por qué.

Hasta entonces, la plantilla hace su trabajo. Después, deja de hacerlo, y seguir usándola por costumbre es la forma más cara de ahorrar una suscripción.

El criterio que aplicamos al montar estas plantillas es el mismo que se explica en el blog de Iván Escudero, editor de esta web: procesos sencillos primero, herramienta después.

Preguntas frecuentes

¿Es legal emitir facturas con una plantilla de Excel o de Word?

El formato del documento no determina su validez: lo que la valida es que contenga todos los datos que exige el Reglamento de facturación (RD 1619/2012). Una factura hecha en Excel, en Word o a mano con esos datos es una factura. Cosa distinta es el sistema con el que la generas: el RD 1007/2023 impone requisitos a los programas informáticos de facturación, y una hoja de cálculo no los cumple. Consulta tu caso con un asesor fiscal.

¿Una plantilla de Excel sirve para cumplir con Verifactu?

No. Una plantilla de Excel o de Word no es un sistema informático de facturación homologado: no genera un registro de facturación encadenado, no calcula huella ni firma, no garantiza la inalterabilidad de lo emitido y no puede remitir nada a la AEAT. Sirve para aprender a facturar y para emitir mientras eliges programa, pero no sustituye al software cuando la obligación te alcance.

¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada en lugar de una completa?

El RD 1619/2012 permite la factura simplificada cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido, en las facturas rectificativas y, hasta 3.000 euros con IVA incluido, en una lista tasada de actividades (ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos, tintorerías y otras). Fuera de esos supuestos hay que emitir factura completa.

¿Qué datos son obligatorios en una factura completa?

Número y, en su caso, serie; fecha de expedición; fecha de la operación si es distinta; nombre y apellidos o razón social y NIF del emisor y del destinatario; domicilio de ambos; descripción de las operaciones con los datos para determinar la base imponible; tipo o tipos impositivos aplicados; cuota de IVA repercutida por separado; y la mención correspondiente si la operación está exenta o con inversión del sujeto pasivo.

¿Tengo que incluir retención de IRPF en mis facturas?

Depende de tu actividad y de a quién factures. La retención se practica en actividades profesionales cuando el destinatario es empresario, profesional o entidad obligada a retener, y no cuando facturas a un particular. El tipo general de las actividades profesionales es el 15 %, con un tipo reducido aplicable a quienes inician actividad. Si tributas por actividad empresarial en estimación directa, en general no retienes. Confírmalo con tu asesor antes de emitir.

¿Qué tipo de IVA tengo que aplicar?

En territorio de aplicación del impuesto conviven un tipo general y tipos reducidos y superreducidos, además de operaciones exentas y de tipos temporales que el legislador ha modificado varias veces en los últimos años. Qué tipo corresponde a tu actividad concreta no se resuelve con una tabla de blog: se comprueba en la Ley 37/1992 y en la información de la AEAT, y se contrasta con un asesor. En Canarias, Ceuta y Melilla no se aplica IVA sino IGIC o IPSI.

¿Puedo cambiar la numeración de mis facturas a mitad de año?

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Puedes abrir series distintas (por ejemplo, una para rectificativas, que es obligatoria) y cada serie lleva su propio correlativo. Lo que no puedes hacer es dejar huecos, repetir números o reordenar facturas ya emitidas. Si has cometido un error, no borres la factura: emite una rectificativa.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?

Hay dos plazos distintos que no coinciden y por eso conviene aplicar el más largo que te afecte. El plazo fiscal se rige por la prescripción tributaria de la Ley 58/2003, que se interrumpe con cualquier actuación y se alarga en supuestos como los bienes de inversión o las bases imponibles negativas pendientes de compensar. El plazo mercantil del Código de Comercio es más largo y cuenta desde el último asiento. Pregunta a tu asesor cuál te aplica antes de destruir nada.

¿Hay que firmar o sellar las facturas?

La firma manuscrita y el sello no son requisitos del Reglamento de facturación. Muchos clientes los piden por costumbre y no hay problema en incluirlos, pero su ausencia no invalida la factura. Distinto es el ámbito de la factura electrónica, donde la integridad y la autenticidad se garantizan por medios técnicos.

¿Puedo emitir la factura en inglés o en otra moneda?

Sí. El Reglamento permite expedir facturas en cualquier lengua y en cualquier moneda, con la condición de que la cuota de IVA se exprese en euros aplicando el tipo de cambio que corresponda, y de que puedas presentar una traducción si la Administración te la requiere. Para clientes internacionales suele funcionar mejor una plantilla bilingüe.

¿Qué hago si me equivoco en una factura ya enviada?

Se corrige con una factura rectificativa, nunca borrando o reemitiendo la original. La rectificativa se emite en una serie específica, identifica la factura o facturas que corrige, explica el motivo y expresa la rectificación, bien indicando el importe corregido, bien el importe final. Las plantillas de rectificativa que circulan por internet, incluidas varias de este sitio, no traen ese campo: tendrás que añadirlo tú.

¿La factura proforma sirve para cobrar o para deducir el IVA?

No. La proforma es un documento comercial, equivalente a un presupuesto formal: no tiene efectos fiscales, no se numera dentro de tu serie de facturas, no genera IVA repercutido y el cliente no puede deducirse nada con ella. Cuando el trabajo se realiza o se cobra, hay que emitir la factura de verdad.

Descarga tu plantilla de factura

Si además necesitas material para la parte comercial del negocio, tienes plantillas de Excel para control de gastos y previsiones, plantillas de Word para contratos y propuestas, y plantillas de PowerPoint para presentaciones a cliente. Y si quieres el recorrido completo de obligaciones del año, empieza por la guía de facturación para autónomos.

Aviso. Este artículo es información general sobre facturación en España y no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico personalizado. La normativa cambia y el calendario de Verifactu se ha modificado en más de una ocasión: comprueba siempre la situación vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y consulta con un asesor fiscal antes de tomar decisiones. No practicamos ensayos ni disponemos de reseñas de usuarios sobre estas plantillas; lo que se afirma aquí sobre cada fichero procede de abrir el fichero y mirar dentro.