Factura Gratis

Respuesta directa: una factura ordinaria (o factura completa) es la que exige la ley por defecto para cualquier venta o servicio entre profesionales, autónomos o empresas: incluye siempre los datos identificativos completos del emisor y del destinatario, el desglose de la base imponible y el IVA, y un número correlativo. Se diferencia de la factura simplificada (sin datos del cliente, solo para importes bajos) y de la factura proforma (un presupuesto sin valor fiscal). Esta plantilla en HTML ya trae los campos obligatorios de una factura completa: solo tienes que sustituir los corchetes por tus datos e imprimir o guardar como PDF desde el navegador.

Qué es una factura ordinaria (completa) y por qué esta plantilla te sirve

Cuando alguien busca "factura gratis" casi siempre necesita el documento estándar: el que se entrega tras vender un producto o prestar un servicio, el que el cliente usa para deducirse el IVA y el que tú mismo tienes que declarar. Ese documento es la factura ordinaria, también llamada factura completa. No es lo mismo que un ticket de caja, que un presupuesto o que una factura simplificada: la factura ordinaria tiene un contenido mínimo fijado por ley y sirve como prueba fiscal plena, tanto para quien la emite como para quien la recibe.

Esta página es en sí misma la plantilla: un documento HTML con formato A4 que puedes rellenar directamente en el navegador y convertir en PDF con la opción de impresión del propio sistema (en Windows y macOS, Ctrl+P o Cmd+P y elegir "Guardar como PDF"). Trae ya montados los bloques que necesitas: identificación del emisor, datos del cliente, número y fecha, una tabla de conceptos con cantidad y precio unitario, el desglose de base imponible e IVA, el total a pagar y un apartado con los datos bancarios para el cobro. No hace falta crear cuenta ni instalar nada: cambias los textos entre corchetes por tus datos reales y ya tienes la factura lista.

Si prefieres trabajar en una hoja de cálculo o en un procesador de texto en lugar de imprimir directamente desde el navegador, en el listado de plantillas de factura de PlantillaGratis encontrarás también versiones en Excel y Word con la misma estructura.

Factura completa vs. proforma vs. simplificada: diferencias que importan

Los tres documentos se parecen a simple vista —todos muestran conceptos, importes e IVA— pero cumplen funciones distintas y confundirlos tiene consecuencias fiscales. La tabla resume las diferencias clave:

Si tu operación es con un particular por un importe reducido y no necesitas identificar al cliente, te interesa más la plantilla de factura simplificada. Si todavía estás negociando el precio o las condiciones con el cliente y no ha habido entrega ni cobro, usa la plantilla de factura proforma: no sustituye a la factura final, es solo un documento informativo previo.

Elegir el documento equivocado tiene consecuencias reales. Si envías una proforma y el cliente la trata como si fuera la factura definitiva, ni tú ni él podéis declararla: no forma parte de tu serie de facturas emitidas ni genera derecho a deducción de IVA para quien la recibe. Y si emites una factura simplificada para una operación que por su importe o por el tipo de cliente exigía una factura completa, el destinatario puede pedirte que la sustituyas por una con todos los datos, porque sin NIF ni domicilio del comprador no puede justificar el gasto ante Hacienda. En caso de duda sobre qué documento corresponde a tu operación, la opción más segura es siempre la factura completa: nunca es incorrecta, aunque en operaciones pequeñas resulte más trabajo del estrictamente necesario.

Una proforma nunca lleva número de la serie oficial de facturas ni genera obligación de declarar IVA por sí sola: es un anticipo de condiciones, no un hecho imponible.

Qué debe incluir por ley una factura completa

El contenido mínimo de una factura ordinaria está fijado en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), en concreto en su artículo dedicado al contenido de la factura completa. No es una lista opcional: si falta alguno de estos datos, la factura puede considerarse defectuosa y el cliente puede tener problemas para deducirse el IVA.

Están obligados a emitir factura los empresarios y profesionales por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las que se hacen a otros empresarios o profesionales y, salvo excepciones, también las que se hacen a particulares. Un particular que vende algo de forma ocasional y sin actividad económica (por ejemplo, un mueble usado entre vecinos) no está obligado a facturar; ahí basta un recibo o un simple justificante de pago. La obligación de factura completa aparece en cuanto hay actividad económica habitual, con independencia del volumen de facturación.

Datos del emisor y del destinatario

• Nombre y apellidos o razón social completa de quien emite la factura.
• NIF (o el número de identificación fiscal que corresponda) del emisor.
• Domicilio fiscal completo del emisor.
• Los mismos tres datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio. En la factura ordinaria son obligatorios; no basta con el nombre.

Número, fecha y descripción de la operación

• Número y, en su caso, serie: correlativo dentro de cada serie, sin huecos injustificados.
• Fecha de expedición de la factura.
• Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición (por ejemplo, un anticipo cobrado antes de la entrega).
• Descripción suficiente de las operaciones: qué se vende o qué servicio se presta, con el detalle necesario para identificarlo (no basta con "varios" o "servicios profesionales" sin más).

Desglose de importes y menciones especiales

• Base imponible de la operación (o de cada operación, si hay tipos de IVA distintos).
• Tipo impositivo de IVA aplicado y cuota resultante, desglosados por tipo si hay varios.
• Importe total a pagar (contraprestación), incluyendo impuestos.
• Si la operación está exenta, sujeta a inversión del sujeto pasivo, al régimen especial de bienes usados o a otro régimen especial, la mención legal correspondiente en la propia factura (no basta con no incluir el IVA sin explicar por qué).

Esta plantilla ya incorpora los campos de emisor, cliente, número, fecha, conceptos, base imponible, IVA y total. Si tu operación tiene alguna mención especial (exención, inversión del sujeto pasivo, régimen de bienes usados), añádela como una línea de texto junto al total antes de imprimir: el HTML es editable en cualquier navegador antes de generar el PDF.

Cómo rellenar esta plantilla paso a paso

1. Cabecera (emisor): sustituye "[Tu Empresa / Nombre]" por tu nombre o razón social, el NIF/CIF, la dirección completa, el correo y el teléfono de contacto.
2. Número y fechas: cambia "[FACT-001]" por el número correlativo real dentro de tu serie, y las fechas de emisión y vencimiento.
3. Datos del cliente: en el bloque "Facturar a" añade el nombre o razón social, el NIF del cliente y su dirección completa. Es obligatorio en la factura ordinaria, a diferencia de la simplificada.
4. Tabla de conceptos: sustituye cada "[Concepto / Servicio]" por la descripción real, ajusta la cantidad y el precio unitario. El total de cada línea es cantidad × precio unitario.
5. Subtotal e IVA: la plantilla trae un 21 % de IVA por defecto (el tipo general); cámbialo si tu operación lleva el tipo reducido, el superreducido o está exenta (lo explicamos en el siguiente apartado).
6. Datos de pago: completa el banco, el IBAN y el concepto de la transferencia para que el cliente sepa cómo y adónde pagar.
7. Revisión final: comprueba que no quede ningún corchete sin rellenar y que la suma de las líneas cuadra con el subtotal antes de imprimir o exportar a PDF.

Factura vs. albarán y recibo: no son lo mismo

Es habitual mezclar estos tres documentos porque los tres acompañan una operación comercial, pero cada uno cumple una función distinta y no son intercambiables a efectos fiscales.

• Albarán: documento de entrega que acredita que un pedido ha llegado al cliente (qué se envió, cantidad, fecha), pero no tiene valor fiscal por sí solo ni sustituye a la factura. Se usa mucho cuando la entrega y la facturación no coinciden en el tiempo (por ejemplo, se factura mensualmente varios albaranes juntos). Tienes una plantilla de albarán específica para esto.
• Recibo: justificante de que se ha cobrado un importe, normalmente ligado a una factura ya emitida o a un pago recurrente (alquiler, cuota). No detalla el desglose de IVA ni sustituye a la factura si la operación la requiere. Puedes usar la plantilla de recibo cuando lo que necesitas es justificar solo el cobro.
• Factura (esta plantilla): el documento con valor fiscal pleno, el único que permite deducir el IVA soportado y el que hay que declarar.

Si entregas mercancía con albarán y facturas después, conserva ambos documentos: el albarán demuestra la entrega y la factura formaliza la operación a efectos fiscales. No emitas solo un recibo cuando la operación exige factura completa: es un error frecuente en autónomos que empiezan y puede generar problemas si Hacienda revisa la operación.

Qué tipo de IVA aplicar en cada concepto

El IVA no es siempre el mismo porcentaje: depende de qué vendas o qué servicio prestes. Comprobar el tipo correcto antes de facturar evita tener que rectificar después.

Ejemplo con una base imponible de 1.500 €: al tipo general, la cuota de IVA es de 315 € (1.500 × 0,21) y el total a cobrar, 1.815 €. Si la operación llevara el tipo reducido del 10 %, la cuota sería de 150 € y el total, 1.650 €. Estos porcentajes se aplican de forma estable desde hace años, pero como cualquier tipo impositivo puede cambiar por ley de Presupuestos: si tienes dudas sobre un producto o servicio concreto, consulta la Ley 37/1992 del IVA o a la Agencia Tributaria antes de facturar.

Operaciones exentas: no es lo mismo que "sin IVA"

Si tu actividad está exenta (por ejemplo, formación reglada o determinados servicios sanitarios), no basta con dejar la casilla de IVA en cero: la factura debe indicar expresamente el artículo de la ley que ampara la exención. Omitirlo es uno de los defectos más habituales en facturas de profesionales de sectores exentos.

Retención de IRPF si facturas como profesional autónomo

Si emites la factura como profesional autónomo (no como empresario que vende bienes o presta servicios mercantiles) y tu cliente es una empresa u otro profesional, la factura debe incluir una retención a cuenta del IRPF que el cliente ingresa directamente a Hacienda en tu nombre.

• Retención general: 15 % sobre la base imponible, aplicable a la mayoría de actividades profesionales (consultoría, asesoría, diseño, abogacía, servicios técnicos, entre otras).
• Retención reducida: 7 % para autónomos que inician una actividad profesional, aplicable en el año de inicio y en los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido una actividad profesional en el año anterior al inicio.

La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA, y se resta del importe final a cobrar (el IVA sí se ingresa completo a Hacienda por el cliente cuando corresponda, la retención es un adelanto de tu propio IRPF). Con el ejemplo anterior —base de 1.500 €, IVA 21 % (315 €), total con impuestos 1.815 €—: con retención general del 15 % (225 €), el cliente te transferiría 1.590 €; con la retención reducida del 7 % (105 €), 1.710 €. Esta plantilla no calcula la retención automáticamente: añade una línea extra bajo el IVA si tu actividad está sujeta a ella.

Ejemplos de factura ordinaria según tu actividad

Esta plantilla genérica sirve para casi cualquier operación, pero si tu actividad tiene particularidades (retención, sin IVA que desglosar por productos, o un formato más habitual en tu sector), puede que te encajen mejor otras plantillas de factura del mismo listado:

• Autónomo con retención de IRPF: la plantilla de factura de autónomo ya deja espacio para la línea de retención junto al IVA.
• Servicios recurrentes o por horas: la plantilla de factura de servicios está pensada para desglosar tarifas por hora o por proyecto.
• Venta de productos físicos: la plantilla de factura de productos incluye referencia y unidad de medida en cada línea, útil si vendes por catálogo.
• Consultoría o asesoría: la plantilla de factura de consultoría añade un bloque para describir el alcance del encargo.
• Fotografía o diseño por encargo: las plantillas de factura de fotógrafo y factura de diseñador incluyen referencia a la sesión o al proyecto entregado.

Ninguna de estas variantes cambia el contenido obligatorio que exige la ley: solo adapta el formato visual y algunos campos al tipo de operación. Los datos del emisor, del destinatario, la numeración y el desglose de IVA son los mismos en todas.

La retención de IRPF solo aplica a actividades profesionales (art. 101 de la Ley del IRPF), no a la venta de bienes ni a la mayoría de actividades empresariales o comerciales: comprueba en qué epígrafe del IAE estás dado de alta antes de aplicarla.

Recargo de equivalencia para comerciantes minoristas

Si eres autónomo dado de alta en el régimen de recargo de equivalencia (comerciante minorista que vende directamente al consumidor final sin transformar el producto), tus proveedores tienen que añadir en la factura, además del IVA correspondiente, un porcentaje extra que ellos ingresan a Hacienda en tu nombre. A cambio, tú no presentas autoliquidaciones periódicas de IVA por esas compras. Los porcentajes van ligados al tipo de IVA de cada producto:

Con una compra de 1.000 € de base al tipo general, el recargo añadido sería de 52 € (1.000 × 0,052), aparte de los 210 € de IVA. Este régimen solo afecta a quien compra para revender sin transformar, no a fabricantes, prestadores de servicios ni a la mayoría de profesionales: si tu actividad no encaja ahí, no debes aplicarlo ni permitir que un proveedor te lo repercuta por error.

Facturas a clientes en la Unión Europea o fuera de España

Si facturas a una empresa o profesional de otro país de la Unión Europea que esté registrado en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y disponga de NIF-IVA válido, la operación suele estar exenta de IVA español (inversión del sujeto pasivo: el impuesto lo autoliquida el cliente en su país). En ese caso, la factura debe incluir el NIF-IVA de ambas partes y la mención de que se trata de una operación intracomunitaria exenta, en lugar de calcular el IVA español. Para este supuesto te puede resultar más cómoda la plantilla de factura intracomunitaria, que ya trae los campos específicos.

Si el cliente está fuera de la Unión Europea (exportación), la operación también suele estar exenta de IVA, pero con requisitos distintos (justificación de la salida efectiva de la mercancía o, en servicios, reglas de localización propias). Verifica siempre el NIF-IVA del cliente comunitario en el censo VIES antes de emitir la factura sin IVA: si el número no es válido en el momento de la operación, Hacienda puede exigirte el IVA español igualmente.

Numeración, fecha y series: reglas que debes respetar

El número de factura no es un dato decorativo: forma parte del contenido obligatorio y permite a Hacienda comprobar que no faltan facturas emitidas. Las reglas básicas:

• La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie (por ejemplo, 2026-001, 2026-002...). No puedes repetir un número ni dejar huecos sin justificar.
• Puedes llevar series distintas por año, por establecimiento o por tipo de documento (por ejemplo, una serie para facturas ordinarias y otra para facturas rectificativas), pero cada serie debe mantener su propia correlatividad.
• La fecha de expedición es obligatoria siempre. Si la operación (entrega del bien o prestación del servicio) ocurrió en una fecha distinta —por ejemplo, cobraste un anticipo antes de entregar—, esa segunda fecha también debe figurar.
• Si anulas una factura ya numerada (por ejemplo, un error detectado antes de enviarla), no reutilices ese número: dejarlo como número anulado y justificado es la práctica correcta, no borrarlo del historial.

Plazo para expedir y enviar la factura

La regla general es que la factura debe expedirse en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario es otro empresario o profesional, el Reglamento de facturación permite expedirla hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA (por ejemplo, si el servicio se prestó en marzo, puedes emitir la factura hasta el 16 de abril). Una vez expedida, debe remitirse al destinatario sin demora injustificada; enviarla por email en PDF es válido, no hace falta enviarla en papel ni por correo postal salvo que el cliente lo pida expresamente.

Facturación electrónica y Veri*Factu en 2026

Desde 2026 una parte creciente de autónomos y empresas en España está obligada a usar programas de facturación que cumplan el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Veri*Factu), desarrollado a partir de la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal. Los sistemas Veri*Factu remiten en tiempo real (o casi) cada factura a la Agencia Tributaria y generan un código QR verificable en el propio documento.

El calendario de entrada en vigor se ha ido ajustando por real decreto y afecta primero a sociedades y después a personas físicas (autónomos en estimación directa), con fechas que conviene comprobar en el momento de facturar porque se han pospuesto más de una vez. Si tu actividad ya está dentro del plazo obligatorio, necesitas un programa de facturación certificado como Veri*Factu (o no Veri*Factu, pero con los requisitos técnicos del reglamento e indicando expresamente que no lo es): esta plantilla en HTML es un documento editable para imprimir o exportar a PDF, no un sistema informático de facturación en el sentido del reglamento, así que no genera por sí sola el registro de facturación ni el QR exigido. Antes de usarla como tu único método de facturación, comprueba en la Ley 11/2021 y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria si tu caso ya está dentro del plazo obligatorio.

Conservación, rectificación de errores y checklist final

Emitir la factura correctamente es solo la primera parte: también hay que guardarla el tiempo que exige la ley y saber corregirla si detectas un error después de enviarla.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

A efectos fiscales, el plazo general de prescripción para que Hacienda pueda comprobar tus impuestos es de 4 años (art. 66 de la Ley General Tributaria), pero el Código de Comercio exige conservar los libros y la documentación mercantil durante 6 años desde el último asiento. En la práctica, lo más seguro es conservar todas las facturas (emitidas y recibidas) durante 6 años, en papel o en formato digital. Si las guardas en digital (el PDF que generas con esta plantilla, por ejemplo), asegúrate de mantener una copia legible y sin alterar durante todo el plazo, y de poder localizarla rápido si Hacienda te la pide: un PDF guardado en una carpeta ordenada por año y número de factura suele bastar, sin necesidad de ningún software especial para las facturas ya emitidas antes de que te aplique la obligación de Veri*Factu.

Cómo corregir una factura ya enviada

Si detectas un error después de enviar la factura (importe, tipo de IVA, datos del cliente), no la modifiques ni la reenvíes tal cual: la forma correcta es emitir una factura rectificativa que identifique la factura original y explique la corrección, o una nota de crédito si lo que corriges es solo el importe (por ejemplo, una devolución parcial). Ambas quedan también numeradas dentro de su propia serie.

Errores más comunes al hacer una factura completa

• Poner el NIF con un formato incorrecto o sin la letra de control.
• Omitir el domicilio completo del cliente (solo el nombre no es suficiente en la factura ordinaria).
• Calcular el IVA sobre el total con impuestos en lugar de sobre la base imponible.
• No indicar el artículo de exención cuando la operación no lleva IVA.
• Reutilizar un número de factura ya emitido, aunque la anterior se haya anulado.
• Olvidar la retención de IRPF en facturas de actividades profesionales sujetas a ella.

Checklist antes de enviar tu factura

• Nombre/razón social, NIF y domicilio completos del emisor y del destinatario.
• Número correlativo de tu serie y fecha de expedición (y de operación, si difiere).
• Descripción clara de cada concepto, con cantidad y precio unitario.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota, desglosados si hay varios tipos.
• Retención de IRPF, si tu actividad profesional está sujeta a ella.
• Total a pagar y datos bancarios correctos para el cobro.
• Ningún corchete de la plantilla sin sustituir.

Preguntas frecuentes sobre la factura ordinaria

¿Puedo usar esta plantilla para cualquier tipo de venta o servicio?

Sí, siempre que tu operación exija una factura completa (la mayoría de ventas entre profesionales o empresas). Si vendes a un particular por un importe bajo y no necesitas los datos fiscales del comprador, te resultará más ágil la factura simplificada.

¿Es obligatorio poner el NIF del cliente en una factura ordinaria?

Sí. A diferencia de la factura simplificada, la factura completa exige identificar al destinatario con nombre o razón social, NIF y domicilio. Sin esos datos, el cliente puede tener problemas para deducirse el gasto o el IVA.

¿Qué diferencia hay entre la fecha de expedición y la fecha de la operación?

La fecha de expedición es el día en que emites la factura. La fecha de la operación es el día en que se entregó el bien o se prestó el servicio; solo hay que indicarla aparte cuando no coincide con la de expedición, por ejemplo si facturas un anticipo cobrado antes de la entrega.

¿Puedo dejar huecos en la numeración de mis facturas?

No sin justificación. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Si anulas una factura ya numerada, conserva el número como anulado en lugar de saltarlo sin dejar rastro.

¿Tengo que aplicar retención de IRPF si vendo productos, no servicios profesionales?

Por norma general, no. La retención de IRPF en factura se aplica a actividades profesionales (art. 101 LIRPF), no a la venta de bienes ni a la mayoría de actividades empresariales o comerciales. Comprueba tu epígrafe del IAE si tienes dudas.

Si mi actividad está exenta de IVA, ¿dejo la casilla en blanco?

No. Debes indicar en la propia factura que la operación está exenta y, si es posible, el artículo de la ley que ampara la exención, en lugar de simplemente omitir el IVA sin explicación.

¿Qué hago si ya envié la factura y detecto un error?

No la edites ni la reenvíes igual. Emite una factura rectificativa que referencie la original y explique la corrección, o una nota de crédito si el error es solo de importe.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas que emito?

Al menos 4 años por el plazo fiscal general de prescripción, aunque el Código de Comercio exige 6 años de conservación de la documentación mercantil. Lo más seguro es guardarlas 6 años, en papel o en digital.

¿Esta plantilla en HTML cumple con Veri*Factu?

No. Es un documento editable para imprimir o exportar a PDF, no un sistema informático de facturación certificado. Si tu actividad ya está dentro del calendario obligatorio de Veri*Factu, necesitas un programa de facturación que cumpla el reglamento y genere el registro y el QR exigidos.

¿Puedo emitir la factura en un idioma distinto del español?

Sí, la normativa no exige un idioma concreto, aunque si Hacienda te la requiere en una comprobación puede pedir traducción. Para operaciones dentro de España lo habitual es emitirla en castellano o en la lengua cooficial que corresponda.

¿Qué tipo de IVA pongo si no sé cuál corresponde a mi producto o servicio?

El tipo general del 21 % se aplica por defecto salvo que tu actividad esté expresamente incluida en los listados de tipo reducido, superreducido o exención de la Ley del IVA. Ante la duda, consulta la ley o a un asesor antes de facturar, especialmente si es una operación recurrente.

¿Hasta cuándo puedo emitir la factura de un servicio ya prestado?

Si el destinatario es un empresario o profesional, el plazo general es hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó la operación. Superado ese plazo la factura sigue siendo válida, pero conviene evitarlo porque puede generar discrepancias con la fecha de devengo del IVA.

¿Necesito recargo de equivalencia en mis facturas de compra?

Solo si estás dado de alta como comerciante minorista en ese régimen especial. Si vendes servicios, fabricas o transformas productos, o eres un profesional, el recargo de equivalencia no te afecta y no debe aparecer en las facturas que recibes.