Facturacion para autonomos en 2026: guia completa paso a paso

16 mayo 2026 · Equipo PlantillaGratis · 24 min lectura

Respuesta directa: facturar como autónomo en España en 2026 consiste en darte de alta en el censo de Hacienda con el modelo 036 o 037 y en el RETA antes de emitir la primera factura; emitir facturas numeradas de forma correlativa con todos los datos que exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012); repercutir el IVA que corresponda y aplicar retención de IRPF cuando el cliente sea empresa o profesional; declarar cada trimestre con los modelos 303 y 130; y, a lo largo de 2026, pasar a emitir con un programa de facturación que cumpla el reglamento Veri*factu. Las cifras y plazos que verás aquí son orientativos y conviene contrastarlos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de tomar decisiones.

Voy a ser sincero contigo: la parte que más quebraderos de cabeza da a un autónomo no es hacer el trabajo, es la administración que lo rodea. Facturas que se pagan a los noventa días, un número de serie que se repite, un IVA mal repercutido que aparece en una comprobación dos años después, una retención que el cliente no aplicó y que acaba costándote dinero en la declaración de la renta. Esta guía recoge el recorrido completo, desde el alta hasta la conservación de los documentos, con el detalle que hace falta para no depender de que alguien te lo explique por teléfono.

Está escrita para el autónomo persona física que trabaja en España, factura a empresas y a particulares, y quiere entender el porqué de cada casilla. Si tu caso tiene sociedad de por medio, operaciones con países terceros o regímenes especiales de IVA, lo que leas aquí te sirve como mapa, pero la última palabra la tiene tu asesor fiscal.

Lo que cambia en 2026 y por qué te afecta

2026 es un año de transición para la facturación en España. Se solapan tres cambios normativos que llevaban tiempo anunciándose y que ahora tocan el día a día de quien factura por su cuenta.

El reglamento Veri*factu alcanza a los autónomos

El Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, desarrollado después por la Orden HAC/1177/2024. La idea de fondo es simple: todo programa con el que emitas facturas tiene que generar un registro de facturación encadenado, firmado y no manipulable, y ofrecer la posibilidad de remitirlo a la Agencia Tributaria de forma automática. Tras la prórroga aprobada en 2025, el calendario quedó en dos fechas: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2026 y el resto de obligados, autónomos incluidos, desde el 1 de julio de 2026. Contrasta esas fechas en la sede electrónica de la AEAT antes de planificar el cambio, porque el calendario se ha modificado en varias ocasiones.

La consecuencia práctica es directa: a partir de tu fecha de entrada, la hoja de cálculo casera deja de servir como sistema de emisión. Puedes seguir usando plantillas para preparar presupuestos, para calcular importes o para trabajar en borrador, pero la factura definitiva tiene que salir de un programa que cumpla el reglamento o acogerse a alguna de las excepciones previstas. Tienes el detalle en la guía de software homologado Veri*factu.

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales

La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, estableció la obligación de expedir y recibir factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales. La obligación no arranca con la ley: arranca cuando entra en vigor su reglamento de desarrollo, y a partir de ahí se aplica en dos oleadas, primero las empresas con facturación superior a ocho millones de euros y un año después el resto. Si facturas por debajo de esa cifra dispones del plazo largo, aunque conviene que el programa que elijas ya sepa generar formatos estructurados como Facturae o UBL, porque el cambio acabará llegando.

La cuota del RETA sigue el sistema de ingresos reales

Desde 2023, la cotización al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos se calcula a partir del rendimiento neto que obtienes, no de una base que eliges con libertad. 2026 es el ejercicio en el que ese sistema ya está rodado, con regularización anual por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social. Lo desarrollo más abajo, con la tabla de tramos y el detalle de cómo se calcula el rendimiento.

Mi consejo después de ver muchos casos: no esperes a que la obligación te pille encima. Cambiar de sistema de facturación en junio, con el trimestre en marcha, sale mucho más caro en tiempo que hacerlo en enero con calma.

Antes de la primera factura: alta en Hacienda y en el RETA

No puedes emitir una factura legalmente si no estás dado de alta. Es el error más caro que comete quien empieza, porque una factura emitida sin alta previa sigue generando la obligación de ingresar el IVA repercutido y puede acarrear sanción, además del alta de oficio en la Seguridad Social con efectos retroactivos.

El alta censal: modelos 036 y 037

El primer paso es la declaración censal. El modelo 036 es el general y el 037 es la versión simplificada para quienes cumplen determinados requisitos, como ser residente, no figurar en el registro de devolución mensual y no realizar operaciones intracomunitarias. En el alta declaras tu actividad mediante el epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas, el régimen de IVA que te corresponde, el régimen de estimación de IRPF y la fecha de inicio.

Elegir bien el epígrafe importa más de lo que parece. Determina si tus servicios llevan retención, si estás en un régimen especial de IVA y hasta si puedes acogerte a determinadas bonificaciones. Los epígrafes de la sección segunda corresponden a actividades profesionales, con retención de IRPF en factura; los de la sección primera son actividades empresariales, que por regla general no la llevan. Si haces varias cosas, puedes darte de alta en varios epígrafes a la vez.

El alta en el RETA

El alta en el RETA se tramita en la Seguridad Social, se puede solicitar hasta sesenta días naturales antes del inicio de la actividad y surte efecto desde el día en el que empiezas. En el alta indicas la base de cotización, que debe encajar con el tramo de rendimiento neto que preveas para el año. Puedes cambiar de base varias veces al año, y ese margen es la mejor herramienta que tienes para ajustar la cuota si tu facturación varía mucho de un trimestre a otro.

La tarifa plana para nuevos autónomos

Quien se da de alta por primera vez, o vuelve tras dos años sin cotizar en el RETA, puede acogerse a una cuota reducida durante los doce primeros meses, prorrogable otros doce si los rendimientos netos se mantienen por debajo del salario mínimo interprofesional. El importe de referencia ha venido siendo de 80 euros mensuales, y algunas comunidades autónomas añaden bonificaciones propias que lo complementan. Consulta el importe vigente para 2026 en la sede electrónica de la Seguridad Social, porque es una de las cifras que más se revisa.

Qué tiene que llevar una factura para ser válida

El contenido de la factura no lo decides tú: lo fija el artículo 6 del Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Una factura a la que le falte cualquiera de estos elementos puede ser rechazada como justificante de gasto deducible por tu cliente, y eso genera fricción comercial además del problema fiscal.

A esa lista añade siempre, aunque no sea obligatorio, tu número de cuenta o el método de pago, la fecha de vencimiento y una referencia al presupuesto o pedido aceptado. Reduce las llamadas de "no sé a qué corresponde esto" y acelera el cobro. Si quieres el listado ampliado con ejemplos, lo tienes en datos obligatorios de una factura.

Cuándo hay que emitirla

La regla general es emitir la factura en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario es empresario o profesional, el plazo se amplía hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en el que se produjo el devengo. En facturas recapitulativas, que agrupan varias operaciones de un mismo mes para el mismo cliente, el plazo se cuenta igual. Guardar facturas sin emitir hasta que el cliente pague no es una opción: el devengo del IVA no depende del cobro salvo que estés acogido al régimen especial del criterio de caja.

Numeración y series: el detalle que más revisiones provoca

La numeración correlativa es la columna vertebral de tu facturación. Hacienda la usa para comprobar que no faltan documentos, y un salto sin explicación es una invitación a que te pidan aclaraciones. Las reglas prácticas son cuatro.

• Correlativa y sin huecos. Si emites la 24 y la 26, la 25 tiene que existir, aunque esté anulada y documentada como tal.
• Reinicio anual permitido. Lo habitual es empezar cada ejercicio en 1 con el año en el prefijo: 2026-001, 2026-002. Reiniciar a mitad de año, en cambio, no tiene justificación.
• Series separadas cuando aporten orden. Puedes tener una serie para facturas ordinarias, otra para rectificativas y otra para simplificadas. Dentro de cada serie, la numeración vuelve a ser correlativa e independiente.
• Series obligatorias en algunos casos. Las facturas rectificativas y las expedidas por el destinatario deben ir en serie propia.

Un formato que funciona bien y aguanta el paso de los años es tipo-año-secuencia: F2026-0001 para ordinarias, R2026-0001 para rectificativas y S2026-0001 para simplificadas. Cuatro dígitos de secuencia te dan margen hasta 9.999 documentos al año, de sobra para casi cualquier autónomo.

Qué hacer si te equivocas en una factura ya emitida

No se borra, no se rehace y no se cambia el PDF. Se emite una factura rectificativa que identifique la original y describa la corrección, ya sea por diferencia o sustituyendo el importe completo. Tienes el procedimiento paso a paso en cómo hacer una factura rectificativa.

Los tipos de factura y cuándo usa cada uno

Hay más de un documento con el nombre de factura y cada uno cumple una función distinta. Esta guía es la general del autónomo, de modo que aquí tienes el mapa en una línea por tipo, con el enlace a la explicación completa de cada uno.

• Factura ordinaria o completa: el documento estándar, con todos los datos del artículo 6 del reglamento; es la que emites por defecto.
• Factura simplificada: sustituye al antiguo tique y se puede usar por debajo de determinados importes; el detalle, en factura simplificada: modelo y ejemplo.
• Factura rectificativa: corrige una factura anterior con errores o refleja devoluciones y descuentos posteriores; lo tienes en cómo hacer una factura rectificativa.
• Factura proforma: no es una factura a efectos fiscales, sino una oferta con formato de factura; te lo explico en qué es una factura proforma y en las diferencias con la factura normal.
• Factura recapitulativa: agrupa en un solo documento varias operaciones del mismo mes natural para un mismo cliente.
• Factura electrónica: la misma factura en formato estructurado y con garantía de autenticidad e integridad; arranca con la plantilla de factura electrónica.
• Factura con retención: la habitual de los profesionales de la sección segunda del IAE; parte de la plantilla de factura con retención.
• Factura intracomunitaria: la que emites a un cliente de otro Estado miembro con NIF-IVA válido; usa la plantilla de factura intracomunitaria.

Si dudas del formato de archivo con el que trabajar, en formatos de factura: cuál elegir comparo hoja de cálculo, procesador de textos, PDF y formato estructurado. Y para no confundir documentos parecidos, tienes las diferencias entre factura, albarán y recibo.

Factura, recibo y albarán no son lo mismo

La factura documenta la operación y su fiscalidad. El albarán acredita la entrega de la mercancía o la prestación del servicio, sin efectos fiscales. El recibo acredita que has cobrado. Un cliente puede pedirte los tres para el mismo trabajo y cada uno se archiva por separado. Puedes descargar una plantilla de recibo y una plantilla de factura proforma para empezar a trabajar.

El IVA en tus facturas: tipos, exenciones y casos raros

El IVA que repercutes no es tuyo. Lo cobras al cliente por cuenta de Hacienda y lo ingresas cada trimestre. Entender esto de entrada evita el problema de tesorería más común entre autónomos nuevos: gastar en enero un dinero que hay que ingresar en abril.

Los tipos vigentes

Si tu actividad está exenta, la factura se emite igualmente, sin cuota de IVA y con la mención al artículo de la Ley 37/1992 que ampara la exención. Una factura exenta que no cita el precepto aplicable es una factura incompleta.

Ventas a otros países

• Cliente empresa en la Unión Europea con NIF-IVA válido en el censo VIES: no repercutes IVA español, indicas la inversión del sujeto pasivo y declaras la operación en el modelo 349. Para eso necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios mediante el modelo 036.
• Cliente particular en la Unión Europea: por regla general repercutes IVA español, con excepciones importantes en servicios prestados por vía electrónica, donde puede aplicar el IVA del país del consumidor y el sistema de ventanilla única.
• Cliente fuera de la Unión Europea: las exportaciones de bienes y buena parte de los servicios quedan fuera del ámbito o exentos, pero la casuística es amplia y merece revisión caso por caso.

Antes de emitir la primera factura a un cliente extranjero, comprueba su NIF-IVA en el censo VIES y guarda el justificante de la consulta. Si el número no está operativo el día de la operación, la responsabilidad de no haber repercutido IVA recae sobre ti.

El IVA soportado que puedes deducir

Puedes deducir el IVA de los gastos afectos a tu actividad, siempre que tengas factura completa a tu nombre con tu NIF y que el gasto esté vinculado de forma directa con lo que haces. Un tique de gasolina sin factura no es deducible. Los gastos con uso mixto, como el vehículo o la vivienda cuando trabajas desde casa, tienen reglas específicas de afectación parcial que conviene revisar con un profesional, porque son de las que más comprobaciones generan. Si te lías con los cálculos, la guía de cómo calcular el IVA de tus facturas desglosa las operaciones con ejemplos.

La retención de IRPF: cuándo se aplica y cuánto

La retención es un adelanto de tu impuesto sobre la renta que ingresa tu cliente en tu nombre. Solo aparece en la factura si se dan dos condiciones a la vez: que ejerzas una actividad profesional, es decir, que estés en un epígrafe de la sección segunda del IAE o en determinadas actividades empresariales en módulos, y que el destinatario sea empresario, profesional o persona jurídica obligada a retener.

La factura con retención resta ese porcentaje del total a percibir, aunque la base de cotización y la base imponible del IVA no cambian. Ejemplo con números redondos: base 1.000 euros, IVA 21% son 210 euros, retención 15% son 150 euros, total a cobrar 1.060 euros. Los 150 euros retenidos no se pierden, aparecen en tu declaración de la renta como pagos a cuenta ya ingresados.

Un detalle que sorprende a mucha gente: si más del 70% de tus ingresos del año anterior llevaron retención, quedas exento de presentar el modelo 130. Lo revisas cada enero y actualizas tu situación censal si cambia.

Los modelos que vas a presentar y su calendario

Tu vida fiscal como autónomo se organiza alrededor de unas pocas presentaciones periódicas. Aprenderte el calendario ahorra recargos, que en el mejor de los casos son un 1% del importe por cada mes de retraso.

El modelo 303 sin misterio

El 303 es una resta. Sumas el IVA que has repercutido en las facturas emitidas del trimestre, restas el IVA soportado deducible de tus gastos, y el resultado es lo que ingresas. Si el resultado sale negativo, lo compensas en los trimestres siguientes o, en el cuarto trimestre, puedes solicitar la devolución. El importe se calcula por fecha de devengo, no por fecha de cobro, salvo que estés en el régimen de criterio de caja.

El modelo 130 y el 20%

El 130 es el pago a cuenta del IRPF para quien tributa en estimación directa. Se calcula sobre el rendimiento acumulado del año, ingresos menos gastos deducibles desde el 1 de enero, aplicando un 20% y restando lo ya ingresado en trimestres anteriores y las retenciones soportadas. Es acumulativo: cada trimestre recalculas desde el inicio del ejercicio, lo que corrige de forma automática un trimestre bueno seguido de uno flojo.

El 347 y el 390, los anuales que se olvidan

El modelo 347 declara a los clientes y proveedores con los que hayas superado 3.005,06 euros en el conjunto del año, con desglose trimestral. No se presenta si esas operaciones ya han ido en el 349, y quedan fuera las operaciones sujetas a retención que ya figuran en el 190. El 390 es el resumen anual de IVA, y hay exoneración para determinados perfiles que rellenan casillas adicionales en el 303 del cuarto trimestre. Comprueba si te aplica antes de dar por hecho que tienes que presentarlo.

La cuota de autónomos por ingresos reales

Desde la reforma del Real Decreto-ley 13/2022, tu cuota depende del rendimiento neto que obtengas. El cálculo del rendimiento parte de los ingresos menos los gastos deducibles, se le restan las cuotas de la Seguridad Social del propio autónomo y se aplica una deducción adicional por gastos genéricos, del 7% con carácter general y del 3% para autónomos societarios.

La Tesorería regulariza al año siguiente cruzando tus datos con los que declaras a Hacienda. Si cotizaste por debajo del tramo que te correspondía, te reclama la diferencia; si cotizaste de más, te devuelve. Por eso conviene ajustar la base durante el año en lugar de dejarlo correr: te evitas un cargo inesperado.

Regla práctica que uso con quien empieza: aparta cada mes el 21% del IVA que has cobrado, un 15% de la base para el IRPF y la cuota del RETA. Lo que queda después de esos tres apartados es lo que de verdad has ganado.

Los gastos deducibles y cómo justificarlos

Un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, está justificado con factura completa a tu nombre, está registrado en tus libros y se ha contabilizado en el ejercicio que toca. Los cuatro requisitos van juntos: falla uno y el gasto se cae en una comprobación.

• Cuota del RETA: deducible al 100% en el IRPF.
• Suministros de la vivienda cuando trabajas en casa: deducibles aplicando un porcentaje sobre la parte de la vivienda afecta, con el criterio del 30% que recoge la normativa de IRPF.
• Dietas y manutención: deducibles con límites diarios y pago por medios electrónicos en establecimientos de hostelería.
• Vehículo: la afectación parcial es admitida en IVA en ciertos casos, mientras que en IRPF la regla es más estricta y exige afectación exclusiva salvo actividades concretas.
• Formación, software, seguros de responsabilidad civil y servicios profesionales: deducibles cuando guardan relación directa con la actividad.

Para llevar el control de lo que gastas, descarga una plantilla de nota de gastos y acostúmbrate a fotografiar cada justificante el mismo día. La justificación posterior, tres meses más tarde, es donde se pierde el dinero.

Albaranes, presupuestos y el resto del papeleo comercial

La factura es el final de una cadena que empieza antes. Un presupuesto aceptado por escrito evita discusiones sobre alcance, un albarán firmado acredita la entrega y una factura bien referenciada a ambos documentos se paga antes.

El albarán se emite al entregar el producto o al terminar el servicio, no tiene efectos fiscales por sí mismo y puede ir valorado o sin valorar. Cuando trabajas con entregas repetidas al mismo cliente, la práctica habitual es acumular los albaranes del mes y emitir una factura recapitulativa que los liste. Tienes el procedimiento en cómo hacer albaranes, con el modelo listo para rellenar.

Para la fase previa, la plantilla de presupuesto para autónomos incluye las condiciones de validez, la forma de pago y el espacio para la firma de aceptación. Ese documento firmado es lo que te respalda si el cliente discute el importe cuando llega la factura.

Cobrar a tiempo: plazos legales y morosidad

Emitir la factura es la mitad del trabajo. La otra mitad es cobrarla, y ahí la ley te da herramientas que se usan poco.

La Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales, fija un plazo de pago por defecto de 30 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio. Las partes pueden pactar una ampliación, con el tope de 60 días naturales, sin que quepa un plazo mayor aunque el cliente lo imponga en sus condiciones generales.

Cuando el plazo se incumple, tienes derecho a exigir intereses de demora sin necesidad de aviso previo. El tipo aplicable es el del Banco Central Europeo para su operación de financiación más reciente incrementado en ocho puntos porcentuales, y el Ministerio de Economía lo publica cada semestre. Además, puedes reclamar una cantidad fija de 40 euros en concepto de costes de cobro por cada factura impagada, sin tener que justificarla.

Escalera de reclamación que funciona

1. Recordatorio amable el día del vencimiento. Un correo corto con la factura adjunta resuelve la mayoría de los retrasos, que suelen ser despistes administrativos.
2. Segundo aviso a los diez días, esta vez citando el vencimiento y anunciando que a partir de esa fecha se devengan intereses.
3. Burofax con acuse de recibo y certificación de contenido a los treinta días. Interrumpe la prescripción y sirve como prueba.
4. Reclamación judicial. El procedimiento monitorio permite reclamar deudas dinerarias documentadas sin límite de cuantía y sin abogado ni procurador por debajo de 2.000 euros.

Si la deuda resulta incobrable, existe la vía de modificar la base imponible del IVA para recuperar la cuota ingresada, cumpliendo requisitos de plazo, reclamación previa y comunicación a la Agencia Tributaria. Es un trámite con condiciones estrictas que conviene hacer con asesoramiento.

Libros registro y conservación de documentos

Como autónomo en estimación directa tienes que llevar libros registro de ventas e ingresos, de compras y gastos, y de bienes de inversión. Si estás en el régimen general de IVA, súmales los libros de facturas expedidas y recibidas. No son contabilidad mercantil completa, son registros ordenados que permiten reconstruir tus cifras.

Cada asiento recoge fecha, número de factura, identificación de la contraparte, base imponible, tipo y cuota de IVA, y retención cuando la haya. La suma de tus libros y la de tus modelos trimestrales tiene que cuadrar al céntimo, porque es lo primero que se compara en una comprobación.

Sobre la conservación, hay dos plazos que conviven. El tributario son cuatro años, el periodo de prescripción del derecho de la Administración a comprobar y liquidar, contado desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. El mercantil son seis años desde el último asiento, según el Código de Comercio. Con bienes de inversión y regularizaciones plurianuales el plazo se estira todavía más. Mi recomendación es sencilla: guárdalo todo diez años en dos ubicaciones distintas, una local y otra en la nube.

Las facturas digitalizadas tienen la misma validez que las de papel siempre que se garantice la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido durante todo el periodo de conservación. La digitalización certificada con software homologado permite deshacerse del papel original.

Cómo montar tu sistema de facturación en una tarde

Un flujo que funciona no necesita herramientas caras, necesita orden. Este es el montaje mínimo que recomiendo a quien empieza y que aguanta hasta bien entrados los cien clientes.

1. Elige el programa antes que la plantilla. Con Veri*factu encima, decide primero qué software vas a usar para emitir y comprueba que su fabricante ha firmado la declaración responsable de cumplimiento.
2. Define tus series. Una para ordinarias, una para rectificativas, una para simplificadas si las usas. Documenta el criterio en un archivo de texto, porque dentro de tres años no te acordarás.
3. Crea tus condiciones estándar. Plazo de pago, forma de pago, política de anticipos y penalización por retraso. Van en el presupuesto y se repiten en la factura.
4. Monta la carpeta del ejercicio. Subcarpetas por trimestre y dentro emitidas, recibidas, modelos presentados y justificantes de ingreso. Copia en la nube desde el primer día.
5. Bloquea dos horas al mes en el calendario. Registro de facturas, conciliación bancaria y revisión de vencimientos. Media hora semanal ahorra el fin de semana de infarto antes del día 20.
6. Prepara el trimestre con una semana de margen. Presentar el día 20 a las once de la noche es cómo se cometen los errores que luego cuestan una complementaria.

Si todavía trabajas con hoja de cálculo para la parte de borrador y control, en cómo crear una factura en Excel tienes el paso a paso con fórmulas de base, IVA y retención.

Errores típicos que veo y cómo evitarlos

Estos son los fallos que más se repiten, ordenados por lo que cuestan cuando aparecen tarde.

• Saltos en la numeración. Anulas una factura y la borras del archivo. La solución correcta es dejarla anulada, con importe cero y motivo documentado, o rectificarla.
• Facturar sin estar de alta. Esa primera factura de prueba genera obligaciones reales. Da el alta censal y en el RETA antes de emitir nada.
• Aplicar retención a un particular. Solo retienen empresarios, profesionales y personas jurídicas. A un cliente particular se le factura sin retención.
• Confundir devengo con cobro. El IVA se declara en el trimestre del devengo aunque la factura siga sin cobrar, salvo criterio de caja.
• No desglosar cuando hay tipos distintos. Si la misma factura mezcla 21% y 10%, cada base va en su línea con su cuota.
• Facturas emitidas fuera de plazo. Con destinatario empresario, hasta el día 16 del mes siguiente. Acumular facturas de todo el trimestre para emitirlas juntas en el último día es una práctica incorrecta.
• Perder el justificante de gastos. Sin factura completa a tu nombre, ese gasto no reduce tu base ni te devuelve IVA.
• Olvidar el modelo 349 al facturar dentro de la Unión Europea. Y facturar sin IVA a un cliente comunitario sin comprobar antes su NIF-IVA en VIES.
• No revisar el tramo de cotización. La regularización anual llega igual, y con ella el cargo o la devolución.
• Enviar la factura sin condiciones de pago. Sin vencimiento indicado, el cliente marca su propio ritmo.

Qué pasa si presentas fuera de plazo

Cuando la presentación llega tarde pero sin requerimiento previo de la Administración, se aplica el recargo por declaración extemporánea del artículo 27 de la Ley General Tributaria: un 1% más otro 1% adicional por cada mes completo de retraso, hasta los doce meses. Pasado el año, el recargo sube al 15% y se suman intereses de demora. Si Hacienda te ha requerido antes, el terreno cambia: ya no hay recargo, hay procedimiento sancionador. Presentar tarde por iniciativa propia siempre sale mejor que esperar la carta.

Casos particulares que generan más dudas

El autónomo que factura poco al mes

Existe una idea muy extendida según la cual quien factura menos que el salario mínimo no tiene obligación de darse de alta. La normativa no recoge esa excepción. Sí es cierto que existe jurisprudencia sobre actividades marginales y esporádicas en la que se ha discutido la obligación de cotizar, pero se trata de resoluciones de casos concretos y no de una regla general. Si vas a facturar de forma habitual, aunque sea poco, el alta censal es obligatoria y el alta en el RETA es lo que la Inspección espera encontrar. Consúltalo con un asesor antes de dar por buena la versión del bar.

Compatibilizar el trabajo por cuenta ajena con el autónomo

La pluriactividad es legal y bastante común. Cotizas por los dos regímenes y, si la suma de bases supera determinados límites, puedes solicitar la devolución del exceso de cotización. Facturas exactamente igual que cualquier otro autónomo, con las mismas obligaciones trimestrales.

Anticipos y pagos a cuenta

Cuando cobras un anticipo antes de prestar el servicio, el IVA se devenga en ese momento por el importe cobrado. Eso obliga a emitir factura por el anticipo y después otra por el resto, descontando lo ya facturado. Es un punto que se pasa por alto con frecuencia en proyectos largos.

Trabajar con marketplaces y plataformas

Si vendes a través de una plataforma, revisa quién emite la factura al cliente final y quién te la emite a ti por las comisiones. Muchas plataformas domiciliadas en otro Estado miembro te facturan sin IVA con inversión del sujeto pasivo, lo que te obliga a autorrepercutirte la cuota en el modelo 303 y a declararlo en el 349. Es una de las causas más habituales de discrepancias en el primer año.

Recursos y plantillas relacionadas

Todo lo que menciono en la guía tiene su documento correspondiente listo para descargar y adaptar:

• Plantilla de factura proforma, para enviar la oferta antes de cerrar el trabajo.
• Plantilla de factura electrónica, con la estructura de datos que piden los formatos estructurados.
• Plantilla de factura con retención, la habitual del profesional de la sección segunda.
• Plantilla de factura intracomunitaria, con la mención de inversión del sujeto pasivo.
• Plantilla de presupuesto para autónomos, con condiciones y espacio para la aceptación.
• Plantilla de recibo, para acreditar cobros parciales o en efectivo.
• Plantilla de nota de gastos, para el control mensual de justificantes.
• Cómo hacer albaranes, con el modelo y el flujo hasta la factura recapitulativa.
• Catálogo completo de plantillas de factura, por sector y por tipo de documento.

Preguntas frecuentes sobre facturación de autónomos en 2026

¿Puedo emitir facturas sin ser autónomo?

Para emitir facturas de forma legal necesitas estar dado de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores mediante el modelo 036 o 037. Ese alta censal es independiente del alta en el RETA, y si la actividad es habitual la Seguridad Social espera encontrar también el alta como autónomo. Emitir factura sin alta previa genera la obligación de ingresar el IVA repercutido y puede acarrear sanción y alta de oficio con efectos retroactivos.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?

No la modifiques ni la elimines. Emite una factura rectificativa en serie propia, con referencia expresa a la factura original y a los datos que corrige, indicando si rectificas por diferencia o sustituyendo el importe completo. Guarda ambas, la original y la rectificativa, en tus libros registro.

¿Hasta qué importe puedo emitir factura simplificada?

La factura simplificada puede usarse con carácter general cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido, y hasta 3.000 euros en determinadas actividades como el transporte de personas, la hostelería o las ventas al por menor. No sirve cuando el destinatario la necesita para deducir, porque le faltan datos identificativos completos.

¿Tengo que aplicar retención de IRPF en todas mis facturas?

No. Solo cuando ejerzas una actividad profesional y tu cliente sea empresario, profesional o persona jurídica obligada a retener. A un cliente particular no se le aplica retención, y las actividades empresariales en estimación directa tampoco la llevan por regla general. En esos casos, tu adelanto de IRPF lo haces tú con el modelo 130.

¿Cuánto tengo que guardar las facturas?

El plazo tributario es de cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, mientras que el Código de Comercio marca seis años desde el último asiento. Con bienes de inversión y regularizaciones plurianuales el plazo se alarga. Guardarlo todo diez años, en local y en la nube, es la opción tranquila.

¿Cuándo tengo que estar en Veri*factu?

Según el calendario aprobado tras la prórroga de 2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2026 y el resto de obligados, autónomos incluidos, desde el 1 de julio de 2026. Verifica esas fechas en la sede electrónica de la AEAT, porque el calendario se ha revisado varias veces desde la publicación del Real Decreto 1007/2023.

¿Puedo seguir facturando con una hoja de cálculo?

Para preparar borradores, cálculos y control interno, sí. Para emitir la factura definitiva una vez te aplique el reglamento Veri*factu, necesitas un programa que genere el registro de facturación encadenado y firmado. Las plantillas siguen siendo útiles para presupuestos, notas de gastos y seguimiento, que quedan fuera del ámbito del reglamento.

¿Qué hago si un cliente no me paga?

Reclama por escrito dejando rastro, empezando por un recordatorio en la fecha de vencimiento y escalando hasta el burofax con acuse de recibo. La Ley 3/2004 te permite exigir intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento, sin aviso previo, y reclamar 40 euros fijos por costes de cobro. Si la deuda se consolida, el procedimiento monitorio permite reclamarla sin abogado ni procurador por debajo de 2.000 euros.

¿Cómo facturo a un cliente de otro país de la Unión Europea?

Si es una empresa con NIF-IVA operativo en el censo VIES y tú estás inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios, emites sin IVA español con la mención de inversión del sujeto pasivo y declaras la operación en el modelo 349. Si es un particular, por regla general repercutes IVA español, con reglas propias para los servicios prestados por vía electrónica.

¿Cuál es el plazo para emitir una factura?

En el momento de realizar la operación con carácter general y, cuando el destinatario es empresario o profesional, hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en el que se produjo el devengo. Las recapitulativas siguen el mismo criterio para las operaciones del mes que agrupan.

¿Qué pasa si presento el modelo 303 fuera de plazo?

Si lo presentas por iniciativa propia sin requerimiento previo, se aplica un recargo del 1% más un 1% adicional por cada mes completo de retraso hasta los doce meses; a partir de ahí, el 15% con intereses de demora. Si Hacienda te ha requerido antes, entras en terreno de sanción, así que siempre conviene adelantarse.

¿Tengo que presentar el modelo 130 si todas mis facturas llevan retención?

Si más del 70% de tus ingresos del ejercicio anterior estuvieron sujetos a retención, quedas exonerado de presentar el 130. Revisa el porcentaje cada enero y actualiza tu situación censal si cambia, porque la exoneración no es automática ni permanente.

¿Puedo cambiar mi base de cotización durante el año?

Sí. El sistema de cotización por ingresos reales prevé varios cambios de base a lo largo del ejercicio para ajustarla a la previsión de rendimiento neto. Usa ese margen: la Tesorería regulariza al año siguiente cruzando datos con Hacienda y el ajuste llega igual, mejor repartido que de golpe.

Checklist de facturación para 2026

Imprime esto y pégalo donde lo veas. Si cada punto está en verde, tu facturación aguanta cualquier revisión.

• Alta censal presentada con el epígrafe correcto y alta en el RETA con la base ajustada a tu previsión de rendimiento.
• Series de numeración definidas y correlativas, sin saltos y sin reinicios a mitad de ejercicio.
• Todas las facturas con los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación y con las menciones legales cuando proceda.
• IVA repercutido con el tipo correcto y desglosado por bases cuando hay varios tipos en el mismo documento.
• Retención aplicada solo cuando corresponde, con el porcentaje que te toca según los años desde el alta.
• Modelos trimestrales preparados con una semana de margen y con los libros registro cuadrados al céntimo.
• Programa de facturación compatible con Veri*factu operativo antes de la fecha que te aplique.
• Condiciones de pago en cada factura, con vencimiento visible y política de intereses comunicada de antemano.
• Justificantes de gasto digitalizados el mismo día y archivados por trimestre.
• Copia de seguridad en dos ubicaciones y conservación mínima de cuatro años, con diez como criterio prudente.

Para terminar

La facturación no es la parte bonita del trabajo por cuenta propia, pero es la que sostiene todo lo demás. Con el alta bien hecha, una numeración limpia, un programa que cumpla el reglamento y dos horas al mes de disciplina, el trimestre deja de ser un sobresalto y pasa a ser un trámite de veinte minutos. El resto del tiempo puedes dedicarlo a lo que de verdad te paga las facturas.

Empieza por lo más urgente de tu situación: si aún no tienes programa compatible con Veri*factu, resuélvelo antes de julio; si arrastras numeración desordenada, ordénala en el cierre del ejercicio; si tienes facturas vencidas sin reclamar, envía hoy el primer recordatorio. Los tres cambios juntos se notan en el saldo del banco antes de que acabe el año.