Plantilla de nota de gastos en Excel

Una nota de gastos es la relación de desembolsos que una persona adelanta por cuenta de la empresa (transporte, alojamiento, comidas, material, parking) para que se los reembolsen. Esta plantilla la resuelve con siete columnas: fecha, concepto, categoría, importe, IVA, total y justificante. Se descarga en Excel, se rellena una línea por gasto, se suma, se firma y se entrega con los tickets y facturas adjuntos. Es un documento interno: no sustituye a la factura, la acompaña.

Regla corta para no equivocarse: una línea, un gasto, un justificante. Si un gasto no tiene papel detrás, no debería estar en la nota sin una explicación escrita al lado.

Qué te llevas exactamente al pulsar «Descargar»

Preferimos decirlo antes de que abras el archivo, porque muchas plantillas prometen automatismos que luego no aparecen por ningún lado. Lo que se descarga es un archivo .xlsx con una sola hoja, llamada «Nota de Gastos». Ocupa poco más de cinco kilobytes, se abre sin avisos de compatibilidad y no lleva macros, ni contraseña, ni celdas bloqueadas, ni hojas ocultas.

La estructura es deliberadamente sobria. Arriba, dos filas de encabezado con el título del documento y la procedencia de la plantilla. Debajo, la fila de cabeceras con los siete campos. A continuación, cuatro líneas de ejemplo ya rellenadas (un taxi al aeropuerto, dos noches de hotel, una comida con cliente y un parking) y una fila de total. Al pie, una línea de crédito que puedes borrar sin que se rompa nada.

Un aviso importante y honesto: el archivo se entrega sin fórmulas. Los importes de las líneas de ejemplo y el total están escritos como números fijos. Eso significa que, tal cual la descargas, si cambias un importe el total no se recalcula solo. No es un fallo grave (se arregla en un minuto y más abajo te decimos exactamente qué escribir y dónde), pero preferimos que lo sepas antes que descubrirlo cuando ya has metido treinta líneas. Tampoco trae listas desplegables, ni formato condicional, ni una pestaña aparte para el kilometraje.

Dicho de otro modo: es una estructura limpia sobre la que montar tu proceso, no una aplicación de gestión de gastos. Para una empresa de dos a quince personas eso suele ser suficiente, y tiene la ventaja de que cualquiera entiende el archivo sin formación previa.

Ficha del archivo

Los siete campos, uno a uno, y qué escribir en cada uno

Parece obvio, y sin embargo la mitad de las notas que vuelven rechazadas lo hacen por cómo se han rellenado estas casillas. Vamos campo a campo.

Fecha

La fecha del gasto, no la fecha en la que rellenas la nota. Es el dato que permite cruzar la línea con el justificante y con el desplazamiento, así que tiene que coincidir con la del ticket. Usa un formato consistente en toda la hoja: si escribes 01/04/2026 en una línea y «1 abr» en la siguiente, luego no podrás ordenar ni filtrar.

Un detalle que ahorra disgustos: escribe las fechas como fechas de verdad, no como texto. Si al teclear 01/04/2026 la celda alinea el contenido a la izquierda, Excel lo está tratando como texto. Selecciona la columna, formato de celda, categoría Fecha, y vuelve a introducirlas. Con fechas reales podrás filtrar por mes y calcular la duración de un viaje restando dos celdas.

Concepto

Aquí es donde se juega la mayor parte de la credibilidad de la nota. «Comida» no dice nada; «Comida de trabajo con Distribuciones Ríos — presentación catálogo otoño» explica el gasto sin que nadie tenga que preguntar. Lo que conviene incluir:

• Qué se ha comprado o consumido, en palabras normales.
• Con quién o para qué: cliente, proveedor, obra, feria, formación. En las comidas de representación, el nombre de la empresa invitada.
• El trayecto, si es transporte: «Taxi Valencia centro → aeropuerto» es autoexplicativo.
• El número de justificante si has adoptado una numeración propia (más abajo proponemos una).

Un concepto bien escrito hace dos cosas a la vez: acelera la aprobación interna y sostiene la deducibilidad del gasto si alguna vez hay que explicarlo fuera. Un gasto de empresa se defiende por su relación con la actividad, y esa relación se cuenta con palabras en esta columna.

Categoría

Sirve para agrupar y para contabilizar. La plantilla trae en los ejemplos tres categorías (Transporte, Alojamiento, Restauración), pero el campo es libre. Nuestra recomendación es cerrar la lista a seis u ocho valores y no salirse:

• Transporte: tren, avión, taxi, VTC, transporte público, parking, peajes, alquiler de coche.
• Kilometraje: los desplazamientos en vehículo propio, que funcionan distinto (van por kilómetros, no por factura).
• Alojamiento: hoteles y apartamentos.
• Manutención: comidas y cenas del propio trabajador durante el desplazamiento.
• Representación: comidas y atenciones con clientes o proveedores.
• Material y suministros: compras puntuales que ha adelantado el trabajador.
• Formación y eventos: inscripciones a congresos, cursos, ferias.
• Otros: la papelera, que conviene mantener casi vacía.

Separar manutención de representación no es un capricho contable: son gastos con tratamiento distinto y conviene tenerlos aparte desde el primer momento, en vez de reconstruirlo a final de año.

Importe

La base, es decir, el gasto sin IVA. Aquí hay un punto que genera muchas dudas: en un ticket de restaurante o de taxi el precio que ves suele ser el total con impuestos incluidos. Si quieres separar la base, divide el total entre 1,10 o entre 1,21 según el tipo aplicable, y la diferencia es la cuota. Anota siempre números limpios, sin el símbolo del euro tecleado a mano: aplica formato de moneda a la columna y deja que Excel lo pinte.

IVA

En esta plantilla la columna guarda la cuota en euros, no el porcentaje. En las líneas de ejemplo verás 3,50 sobre una base de 35, es decir, un diez por ciento. Si prefieres trabajar con el tipo, lo más práctico es desdoblar la columna en dos (una para el porcentaje y otra para la cuota calculada) siguiendo las instrucciones del apartado siguiente.

Merece la pena insistir en algo que se olvida a menudo: anotar el IVA en la hoja no significa que la empresa pueda deducirlo. Para deducir la cuota hace falta una factura completa, expedida a nombre de la empresa, con su NIF y con el impuesto desglosado. Un ticket o una factura simplificada acreditan que hubo un pago, pero no habilitan la deducción. Cuando el importe lo justifique, pide factura completa en el momento: reclamarla tres semanas después es una batalla perdida.

Total

Base más cuota. Es la cantidad que la empresa devuelve al trabajador. Como el archivo llega sin fórmulas, conviene convertir esta columna en un cálculo automático antes de empezar a usarla de verdad.

Justificante

Las líneas de ejemplo llevan un «Sí» escueto. Funciona, pero se le puede sacar mucho más partido si en lugar de sí/no escribes la referencia del archivo adjunto: «2026-04-01-TAXI-01», por ejemplo. Con esa referencia, quien revisa la nota encuentra el PDF correspondiente en la carpeta sin abrir siete archivos. Es el cambio pequeño que más tiempo ahorra de toda la hoja.

Las fórmulas que la plantilla no trae y cómo añadirlas en dos minutos

Esta es la parte que convierte el archivo en algo cómodo. Supongamos que has borrado los ejemplos y que tus datos empiezan en la fila 5, con las cabeceras en la fila 4 y las columnas A a G tal como vienen.

Total de cada línea

En la celda F5 escribe =D5+E5 y arrastra hacia abajo. Si prefieres que la columna E guarde el porcentaje en vez de la cuota, entonces la fórmula del total pasa a ser =D5*(1+E5) con la columna E formateada como porcentaje.

Cuota de IVA a partir de la base

Si trabajas con un tipo fijo, en E5 pon =REDONDEA(D5*0,21;2) para el general o =REDONDEA(D5*0,1;2) para el reducido. El redondeo a dos decimales evita esas diferencias de céntimos que luego no cuadran con el extracto bancario.

Base a partir de un total con impuestos

Cuando solo conoces el precio final del ticket (lo habitual en taxis y restaurantes), añade una columna auxiliar con el importe pagado y calcula la base con =REDONDEA(H5/1,1;2) y la cuota con =H5-D5. Así tecleas un único número, el del ticket, y la hoja hace el resto.

Suma general

En la fila de total, bajo la columna F, escribe =SUMA(F5:F200). Deja el rango holgado: si lo cierras en la última fila usada, cada línea nueva te obligará a corregir la fórmula. Con un rango amplio, las filas vacías suman cero y no molestan.

Totales por categoría

Debajo del total general, monta un pequeño resumen con =SUMAR.SI($C$5:$C$200;"Transporte";$F$5:$F$200) y repite cambiando el texto entre comillas. En dos minutos tienes el desglose que te van a pedir en cuanto alguien pregunte «¿cuánto nos estamos gastando en taxis?».

Kilometraje

Añade dos columnas al final: una con los kilómetros recorridos y otra con la tarifa por kilómetro que haya fijado tu empresa. El importe sale de =REDONDEA(I5*J5;2). Sobre qué cifra poner en la tarifa hablamos más abajo, porque no es una decisión libre del todo.

Listas desplegables para la categoría

Selecciona la columna C, ve a Datos › Validación de datos › Lista y escribe tus categorías separadas por punto y coma. A partir de ahí nadie escribirá «Transportes», «transporte» y «Taxi» en tres líneas distintas, que es la razón número uno por la que luego los totales no cuadran.

Aviso visual de líneas sin justificante

Con la columna G seleccionada, entra en Formato condicional › Nueva regla › Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan › Celdas vacías y elige un relleno rojo suave. Antes de enviar la nota, un vistazo basta para ver qué falta.

Si vas a compartir la hoja con varias personas, bloquea las celdas de fórmula (Revisar › Proteger hoja) y deja desprotegidas solo las de datos. Se tarda treinta segundos y evita el clásico «se me ha borrado la suma».

Cómo adaptar la plantilla a tu empresa

La hoja base sirve para una persona que viaja de vez en cuando. En cuanto hay proyectos, clientes o varias sociedades de por medio, conviene ampliarla. Estas son las adaptaciones que más se piden, por orden de utilidad.

Centros de coste y proyectos

Inserta una columna nueva a la derecha de «Categoría». Llámala «Proyecto», «Obra», «Cliente» o «Centro de coste», según cómo mires tú el negocio. Restringe los valores con validación de datos apoyada en una lista que vivirá en una hoja auxiliar, y así podrás mantenerla sin tocar la nota. Con esa columna, una tabla dinámica te da en dos clics cuánto ha costado en gastos de desplazamiento cada obra o cada cuenta. Es la diferencia entre saber que gastaste dos mil euros en viajes y saber que mil seiscientos fueron a un cliente que apenas deja margen.

Varios tipos de IVA en la misma nota

Un viaje típico mezcla tipos: el transporte de viajeros y la hostelería van al reducido, la mayoría de bienes y servicios al general, y algún gasto puede ir exento. Con una única columna de cuota escrita a mano funciona, pero se cometen errores. La solución limpia son tres columnas: base, tipo (con validación de datos limitada a los tipos que uses) y cuota calculada. Si además necesitas el desglose para el libro registro, añade al final de la hoja tres celdas que sumen la cuota por tipo con SUMAR.SI sobre la columna de tipo.

Gastos en otra moneda

Para viajes fuera de la zona euro, añade tres columnas: divisa, importe en divisa y tipo de cambio aplicado. El importe en euros sale de multiplicar las dos últimas. La pregunta habitual es qué cambio usar: lo defendible es el tipo real que aparece en el extracto de la tarjeta, porque es el que efectivamente ha pagado la persona y el que hay que reembolsarle. Si el pago fue en efectivo, sirve la referencia oficial del día del gasto, siempre que apliques el mismo criterio a todas las notas y lo dejes escrito en la política. Guarda una captura del extracto junto al ticket: es el justificante del tipo de cambio.

Varias personas o varios meses en un solo archivo

Dos caminos. El primero, una hoja por persona dentro del mismo libro, con una hoja de resumen que sume las demás; es cómodo con equipos pequeños y estables. El segundo, más escalable, es una sola hoja con una columna «Empleado» y filtros. Preferimos el segundo: una tabla única se filtra, se ordena, se convierte en tabla dinámica y se pega en el gestor contable de una vez. Múltiples hojas se vuelven inmanejables en cuanto alguien se va de vacaciones.

Firma y campos de cabecera

Añade sobre la tabla cuatro campos que la plantilla no incluye y que casi todas las empresas acaban necesitando: nombre del empleado, periodo o motivo del viaje, número de nota y cuenta bancaria de abono. Y al pie, dos líneas para la firma de quien presenta y de quien aprueba. Si la nota se firma en digital, basta con una columna de estado y la fecha de aprobación.

El circuito de aprobación y reembolso en una empresa pequeña

Una hoja de cálculo no ordena un proceso por sí sola. Lo que ordena es tener claro quién hace qué y en qué plazo. Este es un circuito que funciona bien en empresas de menos de veinte personas y que no exige comprar nada.

Paso 1: el gasto y su papel, el mismo día

La persona que paga hace una foto del ticket en el momento y la sube a una carpeta compartida. No al final del viaje: en el momento. Los tickets térmicos de taxi y restaurante se borran solos en cuestión de semanas, y una foto tomada tres días después ya suele estar ilegible por el roce dentro de la cartera.

Paso 2: la nota, con fecha de corte fija

Se rellena la hoja una vez al mes, con un día de cierre marcado en el calendario (el día 25 funciona bien porque encaja con el cierre de nómina). Lo que llegue después entra en la nota del mes siguiente. Sin fecha de corte, siempre hay alguien presentando gastos de hace cinco meses y descuadrando el mes en el que ya cerraste.

Paso 3: revisión formal

Quien recibe la nota comprueba cuatro cosas antes de mirar los importes: que cada línea tiene justificante, que las fechas encajan con el desplazamiento, que los conceptos explican el gasto y que las categorías están dentro de la lista. Es una revisión de dos minutos que resuelve la mayoría de las devoluciones.

Paso 4: aprobación

Debe aprobarla alguien distinto de quien la presenta. Suena burocrático en una empresa de seis personas, pero es la única salvaguarda real: el principio de que nadie autoriza su propio reembolso. En sociedades muy pequeñas, si el gasto es del administrador, lo razonable es que otro socio o el asesor externo lo revise, aunque sea de manera informal, y que quede constancia por correo.

Paso 5: contabilización y pago

El importe aprobado se paga por transferencia, nunca en efectivo, y con un concepto que identifique la nota («Nota gastos abril 2026 — J. Ramos»). El pago por transferencia deja rastro bancario y ese rastro es, en la práctica, la mitad de la prueba. En contabilidad, el gasto va a sus cuentas por naturaleza y el saldo pendiente con el trabajador queda reflejado hasta que se abona.

Paso 6: archivo

La nota aprobada, en PDF, junto a la carpeta de justificantes del mes. Todo en el mismo sitio y con el mismo criterio de nombres. El día que alguien pregunte por un gasto de hace dos años, lo agradecerás.

Justificantes: cómo adjuntarlos, nombrarlos y cuánto guardarlos

El punto flojo de casi todas las notas de gastos no es la hoja, son los papeles. Un sistema de archivo sencillo y sostenido en el tiempo vale más que cualquier automatismo.

Una convención de nombres que funciona

Nombra cada archivo con el patrón AAAA-MM-DD_CATEGORIA_IMPORTE_PROVEEDOR. Por ejemplo: 2026-04-01_TRANSPORTE_38,50_TaxiValencia.pdf. Empezar por el año en formato largo hace que la carpeta se ordene sola cronológicamente en cualquier sistema. Y copia ese nombre, o su parte inicial, en la columna «Justificante» de la hoja: ahí tienes el enlace mental entre la línea y el papel.

Estructura de carpetas

Una carpeta por año, dentro una por mes, y dentro una por persona si sois varios. Nada de subcarpetas por tipo de gasto: multiplican los clics y no aportan, porque el filtrado real lo haces desde la hoja de cálculo.

Foto o papel

La digitalización de justificantes está admitida y es hoy la práctica normal. La condición es que la imagen sea fiel, completa y legible: el ticket entero, sin dedos encima, sin sombras y con los importes y el NIF perfectamente visibles. Existen sistemas de digitalización certificada que permiten destruir el original en papel; si no usas uno de ellos, lo prudente es conservar también el papel mientras dure el plazo, sobre todo en las facturas de importe alto.

Cuánto tiempo conservarlos

Hay dos plazos que conviene tener en la cabeza, y no coinciden. Por un lado, la obligación mercantil de conservar la documentación del negocio, que se cuenta en seis años desde el último asiento. Por otro, el plazo general de prescripción tributaria, de cuatro años contados desde que termina el plazo de presentación de cada declaración. En la práctica, el criterio prudente es guardarlo todo seis años como mínimo.

Hay casos en los que se alarga bastante más: cuando hay bienes de inversión sujetos a regularización, cuando arrastras bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, o cuando existe una comprobación en curso. Si tu empresa está en alguno de esos supuestos, pregunta a tu asesor fiscal por el plazo concreto antes de vaciar el armario.

Copia de seguridad

Un disco duro no es una copia de seguridad. Guarda la carpeta en un servicio sincronizado y, una vez al año, exporta el año cerrado a un segundo destino. Los justificantes digitalizados son el único ejemplar que tienes si el papel ya se ha tirado.

Control interno: qué mirar antes de pagar y errores que se repiten

Estos son los fallos que aparecen una y otra vez cuando se revisan notas de gastos reales. Ninguno es exótico y todos se evitan con una lista de comprobación de un minuto.

• Líneas sin justificante. Encabezan el ranking. La regla debe ser explícita: sin papel, no hay reembolso automático, y la excepción se documenta por escrito.
• El mismo ticket presentado dos veces. Ocurre casi siempre sin mala fe, al cambiar de mes. Se detecta ordenando por importe y fecha, o con un formato condicional de valores duplicados sobre una columna que concatene fecha e importe.
• Gastos personales colados. La compra del supermercado dentro de un viaje, la cena con la pareja, una multa de aparcamiento. Las sanciones, en particular, no son gasto deducible.
• Tickets a nombre del trabajador cuando debían ir a nombre de la empresa. Para el reembolso da igual; para deducir el IVA, no.
• Importes redondos y repetidos. Varias líneas de exactamente veinte euros sin justificante son la señal clásica de una estimación en vez de un gasto real.
• Fechas incompatibles con el desplazamiento. Un taxi en Madrid el día en que la persona estaba de vacaciones. Cruza siempre la nota con el calendario del viaje.
• Sumas manuales. Sin fórmulas, un error de teclado se convierte en un pago incorrecto. Es el motivo por el que insistimos tanto en poner la función de suma nada más descargar.
• Notas presentadas con meses de retraso. Descuadran el periodo contable y complican cualquier control presupuestario.
• Mezclar el kilometraje con los gastos con factura. Son cosas distintas y conviene que vayan en bloques separados dentro de la hoja.

Un buen indicador de salud del proceso: el porcentaje de líneas que llegan con justificante a la primera. Si baja del noventa por ciento, el problema no está en las personas, está en que el circuito pide demasiados pasos.

La política de gastos mínima que conviene tener escrita

No hace falta un manual de veinte páginas. Un folio bien redactado, entregado con el contrato o guardado en la carpeta compartida, elimina la mayoría de las discusiones. Estos son los apartados que no deberían faltar.

Qué se reembolsa y qué no

Lista cerrada de conceptos admitidos y lista explícita de excluidos (multas, gastos de acompañantes, minibar, extras de habitación, compras personales). La lista de exclusiones evita el noventa por ciento de las conversaciones incómodas.

Límites por concepto

Un importe máximo por comida, una categoría de hotel, una clase de billete, un umbral a partir del cual hace falta autorización previa. Los límites se fijan en euros y por escrito; si varían entre ciudades, dilo en la propia política. Fijar un tope no es desconfianza, es dar certeza a quien viaja.

Kilometraje y vehículo propio

Aquí conviene ser preciso con las palabras. La empresa puede pagar la tarifa por kilómetro que quiera, pero solo una parte está exenta de IRPF: por encima de ese límite, el exceso tributa como retribución del trabajo y hay que incluirlo en la nómina. El importe exento por kilómetro lo fija una Orden ministerial y se ha revisado a lo largo de los años (la última actualización llegó con la Orden HFP/792/2023), así que no lo escribimos aquí para no darte una cifra caducada: consúltalo en la sede electrónica de la AEAT o pregunta a tu asesor antes de cerrar la política. Lo que sí puedes dejar escrito desde hoy es el resto: qué desplazamientos se pagan, cómo se acredita el kilometraje (origen, destino, motivo y kilómetros) y si peajes y parking van aparte.

Dietas de manutención y estancia

Mismo criterio. Los gastos de manutención y estancia por desplazamiento fuera del centro de trabajo están exentos de IRPF hasta unos importes máximos que dependen de si el desplazamiento es dentro o fuera de España y de si hay o no pernocta, y que además exigen justificar el día, el lugar y el motivo. Esas cuatro cifras se fijan por norma y se actualizan, así que la política interna debe remitir al importe vigente en lugar de fosilizar un número. Si tu empresa quiere pagar por encima, puede hacerlo: solo hay que tratar el exceso como retribución sujeta a retención.

Plazos

Fecha de corte mensual, plazo máximo para presentar un gasto (treinta o sesenta días es razonable) y compromiso de pago por parte de la empresa. El compromiso de pago es la parte que se olvida y la que más motiva a presentar a tiempo.

Justificantes

Qué se acepta (factura completa siempre que sea posible, ticket cuando no lo sea), cómo se entrega, qué pasa si se pierde uno y cuándo hace falta pedir factura a nombre de la empresa obligatoriamente.

Quién aprueba

Nombre del puesto, no de la persona, para que la política sobreviva a los cambios de plantilla. Y la regla de que nadie aprueba su propia nota.

Marco fiscal, en corto y sin inventarnos nada

La nota de gastos toca tres impuestos a la vez y conviene no confundirlos, porque un mismo gasto puede estar bien en uno y mal en otro.

El reembolso al trabajador es una devolución de dinero adelantado. No es salario y, mientras se mueva dentro de los límites de las dietas exentas y esté justificado, no genera retención. El exceso sobre esos límites sí es retribución y va a la nómina.

La deducibilidad del gasto en el impuesto de sociedades depende de que el gasto esté contabilizado, correlacionado con los ingresos de la actividad y justificado. Las atenciones a clientes tienen además un límite propio sobre la cifra de negocio, y hay partidas expresamente no deducibles, como las multas y sanciones. Un concepto bien escrito en la hoja es, literalmente, la prueba de esa correlación.

La deducción del IVA soportado es la más estricta de las tres: exige factura completa a nombre de la empresa. Además, la propia norma restringe la deducción en determinados gastos de atenciones a clientes y en desplazamientos de uso mixto. Es habitual que un gasto sea deducible en sociedades y su IVA no lo sea; anotarlo en la hoja no cambia esa realidad.

Nada de lo anterior sustituye a un análisis de tu caso. Los porcentajes, los límites y las cifras exentas cambian de un año a otro por vía de orden ministerial o de ley de presupuestos: antes de fijar una política o de decidir si algo se deduce, contrástalo con tu asesor fiscal y con la información publicada en la sede electrónica de la AEAT. Si lo que necesitas es la teoría completa del documento, la desarrollamos en la guía cómo hacer una nota de gastos correctamente, y hay un ejemplo cumplimentado paso a paso en modelo de nota de gastos rellenado.

Cuándo dejar la hoja de cálculo

Excel aguanta mucho más de lo que suele decirse, y para la mayoría de las empresas pequeñas la combinación de esta plantilla con una carpeta ordenada de justificantes es la solución correcta durante años. Las señales de que se ha quedado corta son bastante claras:

• Volumen: más de cinco o seis personas presentando notas cada mes, o notas de más de cuarenta líneas.
• Tiempo: si administración dedica más de dos o tres horas al mes a perseguir tickets, la licencia de una herramienta sale más barata que esas horas.
• Aprobaciones por jerarquía: cuando hace falta que apruebe el responsable de área y después dirección, el correo deja de servir como rastro.
• Reparto por proyectos: si necesitas imputar cada gasto a una obra o a un cliente para facturarlo después, quieres que eso viaje solo hasta el sistema de facturación.
• Tarjetas de empresa: en cuanto hay tarjetas repartidas, la conciliación automática entre movimiento y ticket es lo que de verdad ahorra trabajo.

Y una recomendación intermedia que se pasa por alto: antes de comprar nada, prueba a mover la hoja a una hoja de cálculo en la nube compartida, con un formulario de entrada. Consigues edición simultánea, historial de cambios y captura desde el móvil sin coste. Muchas empresas descubren ahí que su problema no era la herramienta, era la falta de fecha de corte.

Preguntas frecuentes

¿Qué formato tiene la plantilla de nota de gastos?

Es un archivo .xlsx de una sola hoja llamada «Nota de Gastos». Se abre en Excel, LibreOffice Calc, Numbers y Google Sheets sin conversión previa. No hay versión en Word ni en PDF de esta plantilla concreta.

¿La plantilla calcula sola los totales?

No. El archivo se entrega con las cuatro líneas de ejemplo y el total escritos como números fijos, sin fórmulas. Añadirlas lleva un minuto: una suma en la fila de total y una multiplicación por el tipo de IVA en la columna correspondiente. En el apartado de fórmulas tienes las expresiones exactas y las celdas donde van.

¿Una nota de gastos es una factura?

No. Es un documento interno con el que una persona relaciona los gastos que ha adelantado para que la empresa se los devuelva. Las facturas y los tickets son los justificantes que se adjuntan a esa relación; la nota, por sí sola, no acredita el gasto frente a la Administración. Tampoco entra dentro de las obligaciones que afectan a los programas de facturación, porque no se emite a un tercero.

¿Puedo deducir el IVA de un ticket de restaurante?

Para deducir el IVA hace falta una factura completa a nombre de la empresa, con su NIF y con la cuota desglosada. Un ticket o una factura simplificada sin esos datos sirven como comprobante del pago, pero no habilitan la deducción. Cuando el importe lo justifique, pide factura completa en el momento de pagar.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los justificantes?

La referencia práctica son seis años de conservación de la documentación mercantil y cuatro años de prescripción tributaria general, contados desde el fin del plazo de presentación de cada declaración. Con bienes de inversión, bases negativas pendientes o una comprobación abierta, el plazo se alarga. Confirma tu situación con tu asesor.

¿Sirve una foto del ticket o hace falta el papel?

La digitalización está admitida y es lo habitual, siempre que la imagen sea fiel, legible y completa. Los sistemas de digitalización certificada permiten además destruir el original. Si no usas uno homologado, lo prudente es conservar el papel mientras dure el plazo, sobre todo en importes altos.

¿Las dietas y el kilometraje llevan IRPF?

Los gastos de manutención, estancia y locomoción están exentos hasta unos importes fijados por norma, y el exceso tributa como rendimiento del trabajo. Esas cifras se actualizan por Orden ministerial (la última revisión del kilometraje llegó con la Orden HFP/792/2023), así que consulta el importe vigente en la sede electrónica de la AEAT antes de fijarlo en tu política interna.

¿Qué hago si un empleado pierde un ticket?

Pídele una declaración firmada con fecha, importe, concepto y motivo de la pérdida, y adjunta cualquier rastro del pago: extracto de la tarjeta, correo de reserva, confirmación del trayecto. Se le puede reembolsar igual, pero sin factura no hay IVA deducible y la deducibilidad del gasto queda más expuesta.

¿Puedo mezclar gastos personales y de empresa en la misma nota?

No conviene. Una línea, un gasto de empresa. Si una comida incluye a acompañantes ajenos al trabajo, lo limpio es prorratear, anotar solo la parte que corresponde a la empresa y dejar constancia del criterio en la columna de concepto.

¿Cada cuánto hay que presentar la nota de gastos?

Lo más manejable en una empresa pequeña es mensual, con fecha de corte fija y pago junto a la nómina del mes siguiente. Para viajes largos o importes altos, permite una nota puntual al terminar el desplazamiento para no obligar a nadie a adelantar dinero durante semanas.

¿Cómo añado centros de coste o proyectos a la plantilla?

Inserta una columna a la derecha de «Categoría», ponle el nombre del criterio (proyecto, cliente, obra, centro de coste) y limita los valores con Datos › Validación de datos › Lista. Después, una tabla dinámica o un SUMAR.SI te da el gasto por proyecto sin tocar nada más de la hoja.

¿La plantilla vale para un autónomo sin empleados?

Sí, aunque el uso cambia: no hay reembolso, porque el dinero ya es tuyo. Te sirve como registro ordenado de los gastos del año y como puente hacia el libro de gastos. Si es tu caso, mira también la plantilla de control de gastos para autónomos y la hoja general de control de gastos.

¿Cuándo conviene dejar Excel y pasar a una herramienta de gastos?

Cuando el tiempo de tramitación cuesta más que la licencia: varias personas presentando cada mes, muchos tickets sueltos, aprobación por jerarquía o reparto por proyectos. Por debajo de eso, la hoja de cálculo con una carpeta ordenada de justificantes cumple de sobra.

Plantillas relacionadas que te pueden servir

Si estás montando el circuito administrativo desde cero, estas otras hojas encajan con la nota de gastos: la plantilla de horas de trabajo para el registro de jornada, la hoja de flujo de caja para ver el efecto de los reembolsos en tesorería, la factura simplificada para entender la diferencia entre ticket y factura completa, y la plantilla de recibo cuando necesitas dejar constancia de una entrega de dinero.