Cómo hacer una nota de gastos correctamente: guía paso a paso

Qué es una nota de gastos y qué no es

Una nota de gastos es un documento interno con el que una persona relaciona los desembolsos que ha adelantado de su bolsillo para desempeñar su trabajo, con el fin de que la organización se los devuelva. Es un instrumento de tesorería y de control interno. No es un documento tributario, no lleva numeración correlativa obligatoria y no genera por sí mismo ningún derecho frente a la Agencia Tributaria.

Verás el mismo documento con nombres distintos según la empresa: hoja de gastos, liquidación de gastos, liquidación de dietas, parte de gastos, informe de gastos o el anglicismo expense report. Todos designan lo mismo. La forma cambia (papel, Excel, formulario web, aplicación móvil), pero la función no: agrupar varios justificantes bajo un total y una firma que autoriza el pago.

La nota de gastos no demuestra nada por sí sola. Lo que demuestra es el fajo de facturas que lleva grapado detrás. Si la nota está impecable y los justificantes no, no tienes nada.

Lo que una nota de gastos no es

• No es una factura. La factura la emite quien te vendió el servicio; tú solo la recopilas. La nota es el envoltorio, no el contenido.
• No es un libro registro. Un autónomo tiene que llevar sus libros de ingresos, gastos y bienes de inversión aparte. La nota de gastos puede ser el paso previo que ordena el material, pero no lo sustituye. Para eso está el libro registro de facturas.
• No es un anticipo. Si la empresa te dio dinero antes del viaje, eso es una provisión de fondos y va restando en la nota, no sumando.
• No es una nómina. El reembolso de un gasto justificado devuelve dinero que ya era tuyo; no retribuye trabajo. Por eso, dentro de los límites reglamentarios, no tributa. Lo que exceda esos límites sí acaba en la nómina y cotiza.

Las tres cosas que casi todo el mundo mezcla

Este es el nudo del asunto y la razón por la que muchas notas de gastos acaban en una discusión con administración o, peor, en una regularización. Un mismo tique de comida puede ser reembolsable al trabajador, no deducible en el Impuesto sobre Sociedades y no dar derecho a deducir el IVA. Tres respuestas distintas para el mismo papel, porque son tres preguntas distintas.

Traducido a la práctica: la nota de gastos se hace pensando en la primera pregunta, pero se documenta pensando en las otras tres. Por eso conviene pedir factura con los datos de la empresa siempre que se pueda, aunque para cobrar el reembolso te bastara con el tique.

Qué datos debe llevar una nota de gastos

No hay un modelo oficial: ninguna norma dice cómo tiene que ser una nota de gastos, porque es un documento interno. Lo que sí hay es un contenido mínimo que toda administración competente va a pedirte, y que coincide con lo que necesitarás si algún día hay que reconstruir el gasto tres años después.

Cabecera: quién, cuándo y por qué

• Identificación de la persona: nombre y apellidos, NIF, departamento o centro de coste y, si la empresa lo usa, número de empleado.
• Periodo o motivo: fechas de inicio y fin del viaje, o el mes que se liquida si es una nota periódica.
• Proyecto, cliente o centro de coste: el dato que permite imputar el gasto a algo. En empresas que refacturan gastos a cliente, esta columna es la que decide si el gasto sale de tu margen o del suyo.
• Número de nota: no es obligatorio, pero numerarlas evita duplicados y facilita el rastreo del pago.
• Destino y motivo del desplazamiento: «visita a cliente en Zaragoza», «feria del sector en Barcelona». Un motivo escrito es lo que después justifica la correlación con los ingresos.

Cuerpo: una línea por gasto

Cada línea es un gasto y cada gasto tiene un justificante. Nunca agrupes «comidas del viaje» en una sola fila con cuatro tiques detrás: si un solo tique falla, se cae la fila entera. Estas son las columnas que uso y el motivo de cada una:

La columna de medio de pago es la que más disgustos ahorra. En cuanto una empresa reparte tarjetas corporativas, aparece el gasto pagado con la tarjeta de la empresa que alguien mete además en su nota y cobra dos veces, casi siempre sin mala fe.

Pie: totales, anticipos y firmas

• Total por categoría y total general, separando base y cuotas de IVA.
• Anticipos recibidos, con su fecha, restando del total.
• Importe líquido a reembolsar (o a devolver, si el anticipo fue mayor que el gasto).
• Cuenta bancaria donde se abona, si no está ya en el maestro de empleados.
• Firma de quien presenta y firma de quien aprueba. La segunda es la que convierte la nota en una orden de pago.

Cómo hacer una nota de gastos paso a paso

El proceso completo, en el orden en que conviene hacerlo. Si lo sigues así, la nota sale a la primera y no vuelve rebotada.

1. Guarda el justificante en el momento, no al volver. El tique térmico del taxi y del parking se borra: el papel se calienta en el bolsillo y a las pocas semanas es un rectángulo gris. Fotografíalo el mismo día. Este es el punto donde se pierde más dinero de toda la cadena, y no por descuido contable sino por física del papel térmico.
2. Pide factura cuando el gasto sea relevante. Antes de pagar, no después: en hostelería y transporte pedirla luego es un lío. Da los datos fiscales de la empresa, no los tuyos. Si el establecimiento solo emite tique, pide al menos que incluya el NIF del destinatario, que es lo que convierte una factura simplificada en apta para deducir el IVA.
3. Clasifica antes de teclear. Ordena los justificantes por fecha y agrúpalos por categoría. Diez minutos aquí evitan una hora de cuadre después.
4. Elige el soporte. Si tu empresa tiene formulario propio, usa ese. Si no, una hoja de cálculo. La plantilla de nota de gastos de esta web es un Excel con las columnas ya montadas; también puedes partir de una hoja en blanco siguiendo la tabla de columnas de arriba.
5. Vuelca línea a línea. Una fila por justificante. Copia el importe exacto que aparece en el papel, con sus céntimos. No redondees ni «ajustes» para que cuadre: si la suma no cuadra es que falta algo, y taparlo solo aplaza el problema.
6. Separa base y cuota de IVA. Si el justificante da solo el total, calcula la base dividiendo por 1 más el tipo (por ejemplo, un total de tipo general se divide entre 1,21) y anota base y cuota por separado. Si el tique no identifica el tipo aplicado, márcalo y no deduzcas esa cuota hasta confirmarlo.
7. Adjunta y referencia. Escanea o fotografía cada justificante, nómbralo con un patrón fijo (por ejemplo 2026-04-12_taxi_38-50.jpg) y pon esa referencia en la columna de justificante.
8. Resta los anticipos y calcula el líquido. Revisa que ningún gasto pagado con tarjeta de empresa se haya colado.
9. Revisa, firma y envía. Repasa que los totales cuadren con la suma de justificantes, firma y remite a quien aprueba, dentro del plazo que marque tu política interna.
10. Archiva la copia completa. Nota firmada más justificantes, en la misma carpeta y con el mismo nombre. El día que alguien pregunte por un gasto de hace dos años, lo agradecerás.

Regla práctica: si un gasto no tiene justificante legible, no lo metas. Una nota con nueve líneas correctas se paga entera; una con diez, de las que una es dudosa, vuelve entera.

Tique, factura simplificada y factura completa: cuál te sirve

Aquí está la diferencia que decide si la cuota de IVA se recupera o se pierde. En castellano de calle todo el mundo dice «tique» y «factura», pero el reglamento de facturación distingue entre factura completa y factura simplificada, y dentro de la simplificada hay una variante que sí permite deducir.

La conclusión operativa cabe en una frase: pide siempre que te pongan el NIF de la empresa. En un restaurante, en un taxi con datáfono, en el parking del aeropuerto. El coste de pedirlo son diez segundos; el coste de no pedirlo es la cuota completa de IVA de ese gasto, multiplicada por todos los viajes del año.

Gastos cuyo IVA da problemas aunque tengas la factura

Tener factura correcta es condición necesaria, no suficiente. La Ley del IVA restringe o excluye la deducción en varios supuestos que aparecen constantemente en las notas de gastos: atenciones a clientes y a empleados, servicios de desplazamiento, hostelería y restauración cuando el gasto no sea a su vez deducible en el impuesto sobre la renta o de sociedades, y los bienes o servicios que no se usen de forma exclusiva en la actividad. Los vehículos de turismo tienen además una regla propia de afectación parcial. Antes de deducir sistemáticamente el IVA de las comidas de tu equipo, pásalo por tu asesor: es exactamente el tipo de partida que se revisa.

Dietas y kilometraje: por qué aquí no vas a ver cifras

Esta es la parte que buscas si tu nota incluye desplazamientos, y también la parte donde más páginas de internet te van a mentir sin querer. Te explico primero el mecanismo y después por qué no te doy números.

El Reglamento del IRPF establece, en su régimen de dietas y asignaciones para gastos de viaje, que determinadas cantidades que la empresa abona al trabajador por desplazarse fuera del centro de trabajo no tributan, siempre que se cumplan sus condiciones y hasta los importes que la propia norma fija. El esquema tiene tres bloques:

• Gastos de locomoción. Si usas transporte público, está exento el importe que justifiques con factura o billete, sin tope específico. Si usas tu vehículo propio, está exenta una cantidad por kilómetro recorrido, más peajes y aparcamiento justificados.
• Gastos de manutención (las dietas propiamente dichas). Hay importes diarios distintos según haya o no pernocta y según el desplazamiento sea dentro de España o al extranjero. Son cuatro cuantías, no una.
• Gastos de estancia (alojamiento). Están exentos por el importe que se justifique, con reglas especiales para conductores de transporte de mercancías por carretera.

Y ahora lo importante. El importe exento por kilómetro se actualizó mediante orden ministerial (la modificación más comentada de los últimos años es la introducida por la Orden HFP/792/2023), y las cuantías de manutención también pueden revisarse por vía reglamentaria. Publicar una cifra que quede desfasada en una página que la gente usa para liquidar dietas produce un daño real: se paga de menos a un trabajador, o se paga de más y aparece un ingreso sujeto a retención que nadie retuvo.

Lo que sí puedes dejar montado sin depender de la cifra

Puedes preparar tu nota de gastos para que el día que cambie el importe solo haya que tocar una casilla:

• Pon el importe por kilómetro en una celda aparte, con una etiqueta que diga de dónde sale y con qué fecha lo comprobaste. En la columna de kilometraje, multiplica los kilómetros por esa celda.
• Anota siempre origen, destino y kilómetros de cada trayecto, además de la fecha y el motivo. La justificación de la realidad del desplazamiento es tan importante como el importe.
• Separa en columnas distintas la parte exenta y el exceso. Si tu empresa paga por encima del importe exento, ese exceso es rendimiento del trabajo: tiene que llegar a nómina, retener y cotizar. Verlo en la propia nota evita el descuadre.
• Guarda los peajes y aparcamientos por separado: se justifican con su tique y no van dentro del importe por kilómetro.

Una nota de gastos bien montada se sobrevive a sí misma: cuando cambie el importe reglamentario, cambias una celda y el histórico sigue siendo legible. Cuando el importe está escrito a mano en cuarenta filas, cada actualización es un rehacer.

Cómo montarla en Excel sin complicarte

La hoja de cálculo sigue siendo el soporte que mejor relación esfuerzo-resultado da por debajo de cierto volumen. Estas son las fórmulas que hacen el trabajo, con nombres de función en la versión española de Excel:

• Total de la línea: =Base+Cuota. Si solo tienes el importe pagado y el tipo, la base es =Total/(1+Tipo) y la cuota =Total-Base.
• Suma general: =SUMA(F2:F200), dejando margen de filas para no tener que rehacer el rango cada mes.
• Suma por categoría: =SUMAR.SI($C$2:$C$200;"Transporte";$F$2:$F$200). Con esto tienes el desglose por tipo sin tabla dinámica.
• Suma por categoría y periodo: =SUMAR.SI.CONJUNTO($F$2:$F$200;$C$2:$C$200;"Manutención";$A$2:$A$200;">="&$J$1;$A$2:$A$200;"<="&$J$2).
• Aviso de línea sin justificante: =SI(H2="";"FALTA JUSTIFICANTE";""), combinado con un formato condicional que pinte la fila.
• Validación de categorías: lista desplegable en la columna de categoría. Evita tener «Transporte», «transportes» y «Taxi» como tres cosas distintas al sumar.
• Bloqueo de la hoja: protege las celdas con fórmulas y deja editables solo las de entrada. En cuanto la nota la rellenan varias personas, alguien sobrescribe una fórmula.

Si trabajas mucho con hojas de gastos recurrentes, mira también la plantilla de control de gastos para autónomos y la de control de gastos personales en Excel, que resuelven el seguimiento continuo, no la liquidación puntual de un viaje.

Ejemplo ilustrativo de nota de gastos rellenada

Un viaje corto de dos días para visitar a un cliente. Los importes de abajo son inventados a efectos de ilustración: sirven para ver la mecánica de las columnas, no como referencia de precios ni de tipos aplicables a tu caso. Sustitúyelos por los de tus justificantes reales.

Fíjate en la última línea de gasto: el parking va con tique sin NIF, así que su cuota de IVA no se deduce y por eso figura el total sin desglosar. Es una entrada perfectamente válida para cobrar el reembolso, y a la vez una cuota perdida. Con cinco líneas es calderilla; con doscientas al mes, no lo es.

Si quieres ver un modelo desarrollado con todo el detalle campo a campo, tienes el modelo de nota de gastos rellenado paso a paso.

La política de gastos: lo que evita las discusiones

Cuando una empresa pasa de cinco a treinta personas viajando, la nota de gastos deja de ser un problema de formato y pasa a ser un problema de reglas. Una política de gastos de dos folios resuelve el noventa por ciento de las fricciones, y conviene que fije al menos esto:

• Qué conceptos entran y cuáles no. El caso clásico de conflicto es el minibar, la lavandería y las bebidas alcohólicas.
• Topes por concepto y por día, diferenciando si hay o no pernocta y si el destino es nacional o internacional.
• Autorización previa: a partir de qué importe hace falta el visto bueno antes de gastar, y de quién.
• Plazo de presentación: lo habitual es exigir la nota dentro del mes siguiente al gasto, o incluso dentro del mismo trimestre natural, para que el IVA se deduzca en el periodo correcto.
• Calendario de pago: qué día se abonan las notas aprobadas. Saberlo elimina la mitad de los correos de seguimiento.
• Qué pasa con lo no justificado: si se rechaza, si se admite con declaración jurada hasta un tope simbólico, o si se descuenta.
• Uso de tarjeta corporativa: qué se paga con ella y cómo se concilia con las notas individuales.

Una política escrita también protege al trabajador. Los gastos en que incurres por orden de la empresa para hacer tu trabajo los soporta la empresa; el reglamento interno concreta cómo, pero no puede convertir en tuyo un coste que es suyo. Si tu convenio colectivo regula dietas, ese suelo manda sobre la política interna.

Errores que hacen que te rechacen la nota

Ordenados por frecuencia según lo que se ve en cualquier departamento de administración:

• Justificante ilegible o perdido. El rey de la categoría. Solución: foto en el momento.
• Tique sin NIF en gastos grandes. Cobras el reembolso, pero la empresa pierde la cuota de IVA. En muchas políticas eso ya es motivo de rechazo por encima de cierto importe.
• Importe de la nota distinto del justificante. Céntimos de diferencia por redondear. Copia el número exacto.
• Fecha del gasto fuera del periodo liquidado o gastos de dos trimestres mezclados en la misma nota. Complica el cuadre del IVA.
• Gasto personal colado. La copa después de la cena de trabajo, el capricho del duty free. Aunque sea de buena fe, contamina la nota entera.
• Duplicidad con la tarjeta de empresa. Se paga dos veces el mismo gasto.
• Falta el motivo del desplazamiento. Sin motivo escrito, el gasto no se puede correlacionar con ningún ingreso.
• Presentación fuera de plazo. Muchas políticas dan entre treinta y sesenta días; pasado ese punto, la aprobación deja de ser automática.
• Moneda extranjera sin tipo de cambio. Anota el tipo aplicado y de dónde lo sacaste, o directamente el cargo en euros de tu extracto bancario.
• Nota sin firmar o sin la firma del aprobador. Sin ella, tesorería no tiene orden de pago.

Digitalizar, conservar y cuánto tiempo

La pregunta que siempre sale: ¿puedo tirar el papel? Depende de cómo lo digitalices. La Agencia Tributaria admite la sustitución del original en papel por su imagen electrónica cuando la digitalización se hace con un software homologado para digitalización certificada, que garantiza que la imagen es fiel e íntegra y no ha sido manipulada. Con una foto de móvil o un escaneo doméstico no se cumple ese requisito: la imagen te sirve como copia de trabajo, pero el justificante válido sigue siendo el papel, y hay que guardarlo.

Sobre los plazos, dos relojes distintos corren a la vez:

• El fiscal. La Administración puede comprobar mientras no haya prescrito el ejercicio, y el plazo general de prescripción de la Ley General Tributaria es de cuatro años desde el fin del plazo voluntario de declaración. Ojo: hay supuestos que alargan ese horizonte, como las bases imponibles negativas pendientes de compensar o los bienes de inversión con regularización plurianual.
• El mercantil. El Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes del negocio durante un periodo más largo que el fiscal, contado desde el último asiento.

Regla práctica sin margen de error: guarda la nota firmada y sus justificantes durante el plazo mercantil, en digital y con copia de seguridad, y no te preocupes de afinar. El coste de almacenar un PDF durante unos años más es cero; el de no tenerlo cuando te lo piden, no.

Autónomos: qué cambia si no hay nadie que te reembolse

Un autónomo no se reembolsa a sí mismo, así que en sentido estricto no necesita una nota de gastos: necesita facturas y libros registro. Aun así, la nota le sirve como paso intermedio para ordenar los justificantes de cada viaje o de cada proyecto antes de volcarlos al libro de gastos, y sobre todo para refacturar gastos a un cliente con un desglose que este pueda revisar.

Lo que cambia de verdad son las reglas de deducción, y ahí conviene ser prudente:

• Correlación con los ingresos. El gasto tiene que estar vinculado a la actividad. Es el criterio que se discute en la práctica totalidad de las comprobaciones.
• Manutención propia. El régimen de estimación directa admite la deducción de los gastos de manutención del propio contribuyente con condiciones estrictas: que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería, que se abonen por medio electrónico de pago y con los límites cuantitativos previstos para las dietas de los trabajadores. Paga siempre con tarjeta, nunca en efectivo.
• Vehículo propio. A efectos de IRPF, los elementos patrimoniales indivisibles no admiten afectación parcial: un turismo o se afecta a la actividad o no, con excepciones tasadas para determinadas actividades (transporte de viajeros, agentes comerciales, autoescuelas, entre otras). La idea de «me deduzco el porcentaje que uso para trabajar» no encaja en IRPF, aunque el IVA tenga su propia regla de afectación parcial. Este punto concreto es de los que más regularizaciones genera: consúltalo antes de aplicarlo.
• Atenciones a clientes y proveedores. Tienen un límite legal de deducción calculado sobre la cifra de negocios. Consulta el porcentaje vigente antes de dar por deducible una cena con clientes.
• Todo a los libros. Un gasto no contabilizado no es deducible aunque tengas la factura perfecta.

Si estás empezando, la guía de facturación para autónomos en España y la de cómo calcular el IVA en tus facturas cubren la parte de emisión; esta cubre la de gasto.

Excel, Word o aplicación: qué compensa en cada caso

El salto de la hoja de cálculo a otra cosa suele venir dado por el número de personas, no por el número de líneas. Con una persona, Excel aguanta cualquier volumen razonable. Con cinco personas mandando su propio archivo por correo, el cuello de botella deja de ser el cálculo y pasa a ser la recepción, el cotejo y el recordatorio.

Descarga la plantilla y sigue por aquí

Esta página es la guía; la descarga está en su ficha. Así queda el reparto, para que no des vueltas:

• Plantilla de nota de gastos (Excel): el archivo descargable. Es un .xlsx con las columnas fecha, concepto, categoría, importe, IVA, total y justificante, más una fila de total y cuatro líneas de ejemplo que puedes borrar. No existe versión en Word ni PDF rellenable de esta plantilla concreta: si necesitas esos formatos, exporta el Excel a PDF desde tu propio programa. La descarga pide nombre, email y aceptar la política de privacidad.
• Modelo de nota de gastos rellenado: el ejemplo campo a campo, si prefieres ver una nota terminada antes de montar la tuya.
• Esta guía: el porqué de cada columna, los requisitos del justificante y el tratamiento fiscal.

Ten en cuenta que el Excel de la plantilla trae los importes escritos como valores, no como fórmulas: al añadir tus líneas tendrás que poner tú la suma del total (o usar las fórmulas de la sección anterior). Prefiero decírtelo antes de que te descargues el archivo esperando otra cosa.

Preguntas frecuentes sobre la nota de gastos

Resumen para llevarte

La nota de gastos es un documento interno, sin modelo oficial, cuyo valor está en los justificantes que la acompañan. Móntala con una línea por gasto, separa base y cuota de IVA, referencia cada adjunto y resta los anticipos. Pide siempre el NIF de la empresa en el justificante: es lo que decide si la cuota de IVA se recupera o se pierde. Y no mezcles tres preguntas distintas: que la empresa te lo reembolse no significa que sea deducible en el impuesto, y que sea deducible en el impuesto no significa que su IVA lo sea.

De las dietas y el kilometraje, quédate con el mecanismo y no con la cifra que leas por ahí: los importes exentos los fija la norma reglamentaria vigente y se actualizan. Consúltalos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de aplicarlos a una nómina, y lleva tus casos dudosos a un asesor fiscal. Una hoja de cálculo bien montada te ahorra tiempo; una consulta a tiempo te ahorra una regularización.

Nota editorial. Esta guía la redacta el equipo de PlantillaGratis con fines divulgativos. No incluye reseñas de usuarios, valoraciones ni pruebas propias, y no publica importes de dietas ni de kilometraje porque son cifras reglamentarias sujetas a actualización. Última revisión del contenido: 22 de agosto de 2026.