Presupuesto Gratis

Qué es un presupuesto y para qué sirve

Un presupuesto es el documento con el que un profesional, autónomo o empresa le dice a un cliente potencial qué va a hacer, con qué medios y por qué precio, antes de que el trabajo empiece. Es una propuesta, todavía no un contrato: se convierte en compromiso cuando el cliente la acepta, ya sea firmándola, contestando por escrito que la aprueba o encargando el trabajo con esas condiciones sobre la mesa.

Se usa en cualquier sector donde el precio final depende de lo que pida cada cliente: reformas, mudanzas, diseño gráfico, desarrollo de software, asesoría, eventos, transporte, servicios profesionales... Es distinto de una tarifa fija publicada, como el precio de un producto en un catálogo, porque aquí el precio se calcula caso a caso según el alcance concreto del encargo.

Por qué conviene pedirlo (y darlo) siempre por escrito

Un presupuesto verbal no deja rastro de qué se acordó si después hay una discrepancia sobre el precio, el plazo o lo que estaba incluido. Por escrito, con partidas desglosadas, es la referencia que usan ambas partes para comprobar qué se pactó realmente. Además, sin presupuesto por escrito no tienes forma de comparar ofertas de proveedores distintos: una cifra global no dice si uno incluye materiales y otro no, ni si un plazo de entrega está garantizado o es solo una estimación.

Presupuesto, factura proforma y factura: en qué se diferencian

Los tres documentos se confunden porque en apariencia se parecen —todos llevan partidas, importes y un total—, pero cada uno cumple una función distinta en el proceso de contratar y cobrar un trabajo.

El presupuesto es la propuesta previa: un precio orientativo mientras el cliente decide si contrata. No genera obligación de pago por sí mismo y no es un documento fiscal: no hace falta numerarlo con una serie de facturación ni declararlo a Hacienda.

La factura proforma se emite ya sobre un encargo concreto, normalmente cuando el cliente ha aceptado el presupuesto pero el trabajo todavía no se ha entregado o cobrado: sirve para que el cliente sepa exactamente qué va a pagar y cuándo, y en operaciones de importación o con administraciones públicas es habitual pedirla como paso previo. Tampoco es un documento fiscal definitivo: no sustituye a la factura y, salvo que se indique lo contrario, no acredita que la operación ya se haya realizado. Si quieres ver cómo se estructura, tienes la plantilla de factura proforma de este mismo sitio.

La factura es el documento fiscal definitivo: acredita que la operación se ha realizado y es el justificante válido a efectos de IVA y de IRPF o Impuesto de Sociedades, tanto para quien la emite como para quien la recibe. El Reglamento de facturación fija qué debe contener una factura completa —identificación de ambas partes con su NIF, número y serie, fecha de expedición, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA— y en qué casos se admite la factura simplificada; puedes consultarlo en el BOE, Real Decreto 1619/2012.

Documento	Cuándo se emite	Valor fiscal	¿Obliga al pago?
Presupuesto	Antes de aceptar el encargo	Ninguno, no es documento fiscal	No, es orientativo hasta que se acepta
Factura proforma	Tras aceptar el encargo, antes de entregarlo o cobrarlo	Ninguno, es informativa	No sustituye a la factura, aunque puede acompañar a un anticipo
Factura	Cuando la operación ya se ha realizado o cobrado	Documento fiscal definitivo	Sí, es el justificante de la operación y de su IVA

¿Un presupuesto obliga a algo? Su valor como oferta vinculante y su plazo de validez

El Código Civil regula que un contrato nace cuando hay consentimiento entre las partes sobre lo que se va a hacer y por qué precio: un presupuesto aceptado por el cliente —con su firma, por escrito, o incluso encargando el trabajo sin objetar sus condiciones— funciona como esa oferta que, al ser aceptada, perfecciona el acuerdo. Puedes consultar el texto consolidado en el BOE, Código Civil.

Esto tiene una consecuencia práctica: mientras el presupuesto esté dentro de su plazo de validez y el cliente lo acepte tal cual, quien lo ha emitido no puede subir el precio ni cambiar unilateralmente las condiciones, salvo que surja un imprevisto justificado que ambas partes acepten por escrito. Es la razón por la que todo presupuesto debería llevar una fecha límite: pasado ese plazo, los precios de materiales o de la propia mano de obra pueden haber cambiado, y quien lo emitió deja de estar obligado a respetarlo.

Qué pasa si el presupuesto caduca

Si el cliente lo acepta después de que haya expirado el plazo de validez, no hay obligación de mantener esas condiciones: lo razonable es pedir uno nuevo o una confirmación expresa de que los precios se mantienen. Si el trabajo ya ha empezado con el presupuesto en vigor, sigue siendo la referencia válida aunque el plazo expire durante la ejecución.

Aceptación tácita: cuidado con empezar a trabajar sin confirmación

Empezar a ejecutar un encargo porque el cliente "no ha dicho que no" es arriesgado: sin aceptación expresa —firma, respuesta por email, confirmación por escrito— es más difícil demostrar después que el precio y el alcance pactados eran los del presupuesto y no otros. Pide siempre una confirmación explícita, aunque sea un correo breve, antes de empezar.

Qué pasa si el cliente no contesta

Si pasa el plazo de validez y el cliente no ha dicho ni que sí ni que no, el presupuesto caduca sin que haga falta ninguna comunicación adicional por tu parte: no estás obligado a mantener el precio ni a reclamar una respuesta. Si te interesa retomar el contacto, lo habitual es enviar un recordatorio antes de que expire o, una vez expirado, ofrecer un presupuesto actualizado en vez de dar por hecho que las condiciones anteriores siguen en pie.

Qué debe incluir un presupuesto para ser completo

No existe en España una única ley que obligue, en todos los sectores, a presupuestar por escrito con un contenido mínimo fijado por norma. Sí hay regulación sectorial que sí lo exige en determinadas actividades —los talleres de reparación de vehículos y electrodomésticos, por ejemplo, históricamente regulados por el Real Decreto 1457/1986 y por normativa autonómica posterior que lo ha ido actualizando—, y cuando quien presupuesta es un profesional o empresa y quien recibe el presupuesto es un particular, el Real Decreto Legislativo 1/2007, texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, exige que la información previa al contrato sea clara, veraz y comprensible sobre precio, características del servicio y condiciones. Al margen del detalle exacto de la obligación legal según el sector, esto es lo que cualquier presupuesto necesita para ser útil y defendible si hay una discrepancia.

Elementos que no deberían faltar nunca

• Identificación de ambas partes: nombre o razón social, NIF y dirección.
• Fecha de emisión y un número o referencia que lo identifique.
• Descripción de cada partida, con cantidad y precio unitario.
• Importe por partida, subtotal y total.
• IVA desglosado: base imponible, tipo aplicado y cuota.
• Plazo de validez de la oferta.
• Forma de pago.

Elementos recomendables, aunque no siempre obligatorios

• Plazo de ejecución o entrega del trabajo.
• Condiciones para modificaciones o extras sobre lo presupuestado.
• Firma o aceptación expresa de ambas partes.
• Referencia a una memoria de materiales o especificaciones técnicas, si el trabajo lo requiere.
• Datos de contacto para resolver dudas antes de aceptar.

El IVA en el presupuesto: cómo reflejarlo correctamente

El tipo general del IVA en España es el 21 %, regulado por la Ley 37/1992 del IVA. Existen tipos reducidos del 10 % y del 4 % para bienes y servicios concretos que la propia ley enumera (determinados alimentos, libros, algunas obras de rehabilitación de vivienda, entre otros), así que el tipo aplicable depende del trabajo o producto en cuestión, no es una elección libre de quien presupuesta.

Sea cual sea el tipo, el presupuesto tiene que mostrar el IVA desglosado: base imponible (la suma de las partidas antes de impuestos), tipo aplicado y cuota resultante, y solo entonces el total. Un presupuesto que da únicamente un importe final "todo incluido" sin desglose no permite comprobar si el IVA aplicado es el correcto, y dificulta convertirlo después en una factura válida.

Canarias, Ceuta y Melilla: no se aplica IVA

En Canarias no rige el IVA sino el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario), y en Ceuta y Melilla el IPSI (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación). Si presupuestas un trabajo en esos territorios, no uses la casilla de IVA de la plantilla tal cual: cambia la etiqueta y, si tienes dudas sobre el tipo concreto que corresponde a tu actividad, consúltalo con tu gestoría antes de presupuestar.

Cómo se acepta un presupuesto: firma, aceptación y qué validez tiene

Un presupuesto se acepta de varias formas, y no todas dejan el mismo rastro si después hace falta reclamar algo.

Firma manuscrita

Es la forma más clásica: ambas partes firman el documento impreso y cada una se queda con una copia. Es la opción que trae preparada esta plantilla, con un espacio de firma para el proveedor y otro para el cliente.

Aceptación por email o mensaje escrito

Un correo o mensaje donde el cliente confirma expresamente que acepta el presupuesto, sus partidas y su precio, es prueba válida de aceptación, aunque no lleve firma manuscrita. Guarda ese mensaje: es tu respaldo si después hay una discrepancia.

Firma electrónica

Existen distintos niveles de firma electrónica reconocidos por la normativa española sobre servicios electrónicos de confianza (Ley 6/2020), desde una firma simple hasta la firma cualificada, equivalente a la manuscrita. Para un presupuesto entre particulares y pymes, una firma electrónica simple —o incluso la aceptación por email— suele bastar como prueba; en operaciones de mayor importe, valora usar una plataforma de firma electrónica reconocida.

Aceptación tácita: empezar a trabajar sin firma

Como se ha comentado más arriba, si el cliente no firma ni contesta nada pero permite que el trabajo empiece, se puede considerar que acepta tácitamente las condiciones del presupuesto. Es la forma de aceptación más débil como prueba: evítala siempre que puedas y pide al menos una confirmación por escrito, aunque sea breve.

Quién puede firmar en nombre de una empresa

Cuando el cliente es una empresa, comprueba que quien firma o acepta el presupuesto tiene capacidad para comprometerla: un administrador, un apoderado con poder suficiente, o un empleado con autorización para contratar ese tipo de servicios. Si firma alguien sin esa capacidad, la empresa puede alegar después que el presupuesto no la vincula. En encargos de importe alto, pedir el cargo de la persona que firma y, si hay dudas, una confirmación por email desde una dirección corporativa reduce ese riesgo.

Presupuestar a una empresa o a un particular: qué cambia

No es lo mismo presupuestar a otra empresa o autónomo (relación B2B) que presupuestar a un particular que contrata para su uso personal (relación de consumo). El contenido básico del presupuesto —partidas, precio, IVA, plazo— es el mismo en los dos casos, pero las protecciones legales de quien lo recibe cambian.

Presupuesto a un particular (relación de consumo)

Cuando el cliente es un consumidor, se activa la normativa de protección de consumidores y usuarios: la información previa al contrato tiene que ser clara sobre el precio total, las características del servicio y las condiciones, sin cláusulas que contradigan lo pactado en las partidas. Si el trabajo se contrata a distancia —por teléfono, email o una plataforma online, sin negociación presencial previa—, puede además existir un derecho de desistimiento de 14 días naturales sobre el contrato, salvo que el consumidor haya pedido expresamente que el trabajo empiece antes de que termine ese plazo.

Presupuesto entre empresas o autónomos (B2B)

Entre profesionales, la relación se rige sobre todo por lo pactado en el propio presupuesto o contrato y por las normas generales de contratos mercantiles, sin las protecciones reforzadas de la normativa de consumo. Esto no significa que valga cualquier cosa: el presupuesto aceptado sigue siendo vinculante igual que en una relación de consumo, pero conviene ser más explícito por escrito en las condiciones —penalizaciones por retraso, quién asume los imprevistos, plazos de pago— porque hay menos red de seguridad legal detrás si algo queda ambiguo.

Qué hacer si detectas un error en un presupuesto ya aceptado

Si el error es tuyo —un precio mal calculado, una partida duplicada— comunícalo cuanto antes y propón un addendum por escrito con la corrección, en vez de aplicarla sin avisar en la factura final. Si el error lo detecta el cliente, lo correcto es lo mismo: un documento breve donde ambas partes acepten el cambio, fechado y firmado igual que el presupuesto original. Un presupuesto aceptado no se corrige de forma unilateral, se corrige por acuerdo de las dos partes.

Cómo rellenar esta plantilla paso a paso

Esta plantilla no lleva calculadora ni campos de formulario: edítala en tu editor de texto o en el PDF antes de imprimir, o imprímela en blanco y complétala a mano si vas a cerrar el trato en el momento con el cliente.

1. Rellena los datos de ambas partes

En "De" van tus datos como profesional, autónomo o empresa: nombre o razón social, NIF —el término "CIF" se sigue usando de forma coloquial, pero desde 2008 tanto personas físicas como jurídicas usan el NIF como identificador fiscal único—, dirección, teléfono y correo. En "Para" van los mismos datos del cliente.

2. Sustituye las cuatro partidas genéricas por las tuyas

Las filas [Partida 1] a [Partida 4] son un punto de partida común a todas las plantillas de presupuesto del sitio; añade o quita filas según las partidas reales de tu trabajo, y describe cada una con detalle en vez de agruparlo todo en una sola línea con un importe cerrado.

3. Calcula el subtotal, aplica el IVA correcto y revisa el total

Suma el importe de todas las partidas para el subtotal, aplica el tipo de IVA que corresponda a tu actividad —la plantilla trae el 21 % general por defecto— y comprueba que el total es la suma del subtotal más la cuota de IVA.

4. Fija el plazo de validez y, si aplica, el plazo de ejecución

La plantilla trae 30 días de validez por defecto: cámbialo si necesitas un plazo distinto. Si el trabajo tiene una duración estimada, añádela junto a las condiciones: sin plazo de entrega, un presupuesto aceptado no compromete a una fecha concreta.

5. Detalla la forma de pago y cualquier condición particular

Indica si el pago es único al finalizar, con una señal inicial, o por hitos o certificaciones parciales. Añade cualquier condición específica de tu sector o de tu forma de trabajar en la línea libre de "Condiciones".

6. Firma en papel o exporta a PDF

Con Ctrl/Cmd+P desde el navegador puedes guardarlo directamente como PDF: la plantilla está maquetada en A4 para eso. Si prefieres editarla en Word o Excel antes de imprimir, copia el texto en un documento nuevo; esta página no incluye un archivo descargable aparte en esos formatos.

Presupuesto cerrado, estimado o por administración: qué firmar según el trabajo

No todos los presupuestos funcionan igual una vez empieza el trabajo. Elegir la modalidad adecuada evita buena parte de los conflictos por extras y desviaciones de precio.

Modalidad	Quién asume las desviaciones	Cuándo conviene
Presupuesto cerrado	Quien lo emite, salvo imprevistos justificados y aceptados por escrito	Trabajo bien definido de antemano, con alcance claro
Presupuesto estimado u orientativo	Se revisa entre ambas partes si el alcance cambia	Encargos donde el alcance final depende de lo que se descubra al empezar
Por horas o por administración	El cliente, que paga tiempo y materiales reales, más un margen de gestión si lo hay	Trabajos de duración o alcance difícil de fijar de antemano (consultoría, desarrollo a medida, reparaciones)

Sea cual sea la modalidad, hazla constar por escrito en el propio presupuesto: si no se dice nada, un presupuesto detallado con importes cerrados por partida se interpreta, por defecto, como presupuesto cerrado.

Un presupuesto sin desglose de partidas no protege a nadie: ni a quien lo hace, que no puede justificar un extra, ni a quien lo recibe, que no puede comparar ni reclamar.

Cómo comparar varios presupuestos sin llevarte sorpresas

Pide siempre el mismo desglose de partidas a todos los proveedores: si uno te da un precio cerrado por partidas y otro un único importe global, no estás comparando lo mismo. Antes de decidir solo por el precio más bajo, revisa estos puntos en cada oferta:

• Si las partidas incluyen material y mano de obra, o solo una de las dos.
• Si se indica la marca, gama o referencia de lo que se va a usar, o queda "a elegir por el proveedor".
• Si el plazo de ejecución o entrega está escrito o es solo una estimación verbal.
• Si el tipo de IVA aplicado es coherente con tu situación y con el tipo de trabajo.
• Si hay una partida de imprevistos y qué porcentaje representa sobre el total.

Un presupuesto algo más caro pero con desglose completo y condiciones claras suele salir más barato al final que uno más bajo con partidas ambiguas, precisamente porque en el segundo caso es donde aparecen los extras. Desconfía también de quien exige el pago íntegro por adelantado, no puede darte un NIF verificable o solo se comunica por una única vía de mensajería sin dejar constancia escrita del acuerdo: ninguna señal prueba por sí sola que algo vaya mal, pero juntas son motivo suficiente para pedir referencias antes de firmar.

Errores más comunes al hacer un presupuesto

No desglosar las partidas

Un importe global "trabajo completo" sin desglose es la fórmula que más discusiones genera cuando aparece un imprevisto. Exige siempre el desglose por partidas, aunque quien presupuesta prefiera dar un precio cerrado.

No indicar el IVA por separado

Un total "todo incluido" sin base, tipo y cuota diferenciados no permite comprobar si el IVA aplicado es el correcto, y complica convertir después el presupuesto en factura.

No poner plazo de validez

Sin fecha límite, no queda claro hasta cuándo se mantienen los precios ofertados, y eso abre la puerta a discusiones si el cliente acepta meses después.

No fijar la forma de pago ni el plazo de ejecución

Sin acordar cuándo se cobra y cuándo se entrega, no hay forma de reclamar un retraso ni de justificar exigir un pago anticipado.

No guardar la aceptación por escrito

Si la aceptación fue verbal o tácita, es más difícil demostrar después qué precio y qué alcance se pactaron realmente. Guarda siempre el presupuesto firmado o el email de confirmación.

No verificar los datos fiscales de la otra parte

Comprobar que el NIF y el nombre o razón social son correctos antes de aceptar evita problemas al facturar después: un dato mal copiado obliga a reemitir la factura y puede retrasar el pago si el cliente la rechaza por ese motivo.

Aplicar el tipo de IVA sin comprobarlo

Usar el 21 % por defecto sin comprobar si el trabajo o el territorio tienen un tipo distinto —10 %, 4 %, IGIC en Canarias, IPSI en Ceuta y Melilla— es un error habitual que obliga a corregir la factura después. Compruébalo antes de presupuestar, no al facturar.

No compares presupuestos solo por el total final: compara partida a partida. El más barato casi siempre esconde una partida que falta, no un precio mejor.

Plantillas de presupuesto por oficio: cuándo usar una específica

Esta plantilla es genérica: sirve para cualquier tipo de trabajo o servicio, con partidas libres que tú defines. Si tu encargo encaja en uno de estos oficios, las versiones específicas ya traen las partidas típicas de ese sector y las notas que le aplican —como el IVA reducido en reformas de vivienda—, así que probablemente te ahorren trabajo:

• Presupuesto de reforma: partidas por capítulos (albañilería, fontanería, electricidad...) y cuándo se aplica el IVA reducido del 10 %.
• Presupuesto de mudanza.
• Presupuesto de pintura.
• Presupuesto de fontanero.
• Presupuesto de electricista.

Si tu oficio no está en la lista, esta plantilla genérica sigue siendo la opción correcta: define tus propias partidas y sigue la guía de este texto para completarla.

Preguntas frecuentes sobre presupuestos

¿Un presupuesto es lo mismo que un contrato?

No exactamente, pero en la práctica funciona como tal: cuando el cliente lo firma o lo acepta por escrito, sus partidas, precios y condiciones pasan a ser vinculantes para ambas partes, aunque no se redacte un contrato aparte.

¿Tengo que pagar por que me hagan un presupuesto?

Muchos profesionales y empresas lo ofrecen sin coste, pero no es una obligación legal general: algunos cobran una visita técnica o un estudio previo, sobre todo en encargos que requieren medición o desplazamiento. Pregúntalo antes de solicitarlo.

¿Qué pasa si el trabajo final cuesta más de lo presupuestado?

Depende de la modalidad. En un presupuesto cerrado, quien lo emite solo puede repercutir un extra si es un imprevisto justificado y el cliente lo acepta por escrito antes de ejecutarlo. En un presupuesto por horas o por administración, las desviaciones las asume el cliente, porque paga coste real.

¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto?

El plazo lo fija quien lo emite; en esta plantilla son 30 días por defecto. Pasado ese plazo, los precios pueden haber cambiado y quien lo emitió no está obligado a mantener la oferta.

¿Puedo pedir varios presupuestos antes de decidir?

Sí, y es la forma más efectiva de detectar un precio fuera de mercado o una partida que un proveedor incluye y otro omite. Pide al menos dos o tres, con el mismo desglose de partidas, para poder compararlos.

¿El presupuesto tiene que llevar el IVA desglosado?

Sí, si quieres que sea completo y verificable: base imponible, tipo aplicado y cuota resultante por separado, no solo un importe final "todo incluido" sin desglosar.

¿Qué diferencia hay entre presupuesto y factura proforma?

El presupuesto es una oferta previa a la ejecución del trabajo, orientativa hasta que se acepta. La factura proforma se emite ya sobre un encargo concreto aceptado, como paso previo a la factura definitiva. Lo habitual es presupuesto aceptado → trabajo → factura, a veces con una proforma intermedia.

¿Puedo usar esta plantilla si soy autónomo sin sociedad?

Sí, la estructura (datos de ambas partes, partidas, IVA, condiciones) sirve igual para un autónomo que para una empresa. Solo tienes que rellenar tu NIF y tus datos fiscales en el bloque "De".

¿Necesito firmar el presupuesto para que valga?

No es imprescindible, pero es lo más recomendable. La aceptación por email o por escrito también vale como prueba; lo que hay que evitar es una aceptación puramente verbal o tácita, difícil de demostrar después.

¿Qué pasa si acepto un presupuesto después de que caduque?

Quien lo emitió ya no está obligado a mantener esas condiciones. Lo correcto es pedir que se confirme por escrito si los precios siguen vigentes, o solicitar un presupuesto nuevo.

¿Debo guardar los presupuestos aceptados una vez facturado el trabajo?

Conviene hacerlo: si después hay una discrepancia sobre lo que se acordó, el presupuesto aceptado es la prueba de qué partidas, precio y condiciones se pactaron antes de empezar, incluso con la factura ya emitida.

¿Puedo cobrar una señal al aceptar el presupuesto?

Sí, es habitual pedir un anticipo al aceptar, sobre todo en trabajos largos o que requieren comprar material por adelantado. Dejar por escrito el porcentaje y qué pasa con esa señal si el trabajo se cancela evita discusiones posteriores.

¿Puedo modificar un presupuesto ya aceptado?

Sí, pero cualquier cambio de partidas, precio o plazo debería quedar por escrito y aceptado de nuevo por ambas partes, igual que el documento original. Un cambio verbal no tiene el mismo valor como prueba si después hay una discrepancia.

¿Puedo aceptar solo una parte de las partidas de un presupuesto?

Sí. Puedes pedir que se retiren o modifiquen partidas antes de firmar; lo importante es que la versión final quede clara en un único documento aceptado por ambas partes, no como una mezcla de correos sueltos sin cerrar.

¿Qué pasa si lo presupuestó un empleado y luego la empresa lo desautoriza?

Si el empleado tenía autorización aparente para presupuestar ese tipo de trabajo —por ejemplo, es quien habitualmente atiende esos encargos—, a la empresa le resulta difícil desvincularse alegando después que no tenía poder para ello. Es un riesgo que corre la empresa, no el cliente que confió de buena fe en la persona que le atendió.