Qué es una factura proforma y para qué sirve
Respuesta directa: una factura proforma es un documento comercial que anticipa, con el mismo formato que una factura real, el detalle de un producto o servicio, sus cantidades y su precio, antes de que la venta se cierre o se cobre. No es una factura fiscal: no genera obligación de IVA, no se numera dentro de tu serie oficial de facturas y no hace falta declararla en el modelo 303. Se usa para que el cliente confirme un pedido, tramite un pago anticipado, abra una carta de crédito o presente el documento en la aduana antes de recibir la factura definitiva.
El nombre viene del latín pro forma, "por la forma" o "como formalidad". Es exactamente eso: un documento con la forma de una factura, pero sin el fondo legal de una. Sirve como paso intermedio entre el presupuesto verbal o informal y la factura que, esa sí, tiene efectos fiscales y contables.
En la práctica se usa mucho en tres situaciones: comercio internacional (donde la aduana suele exigir una proforma para calcular aranceles antes de que la mercancía salga del país de origen), ventas que requieren un anticipo antes de empezar el trabajo, y operaciones B2B donde el departamento de compras del cliente necesita un documento formal para aprobar internamente el gasto antes de emitir una orden de compra.
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Factura proforma, presupuesto y factura definitiva: en qué se diferencian
Los tres documentos se confunden con frecuencia porque comparten información parecida (concepto, cantidad, precio), pero cada uno tiene una función y un momento distintos dentro del proceso de venta.
| Documento | Valor fiscal | Numeración | Momento de uso | ¿Genera IVA? |
|---|
| Presupuesto | Ninguno | Opcional, propia del documento | Antes de que el cliente decida | No |
| Factura proforma | Ninguno (documento informativo) | Serie propia, fuera de la de facturas | Cliente ya ha aceptado; antes de cobrar o enviar | No, es informativo |
| Factura definitiva | Documento fiscal y contable | Serie correlativa oficial | Al entregar el bien o prestar el servicio | Sí, devenga IVA |
| Factura simplificada (ticket) | Documento fiscal, contenido reducido | Serie correlativa oficial | Operaciones de importe bajo, venta al público | Sí, devenga IVA |
El presupuesto es el documento más abierto: puede ser una simple lista de precios sin más formalidad, y su función es que el cliente decida si contrata o no. La proforma da un paso más: se usa cuando el cliente ya ha mostrado intención de compra y necesita un documento con aspecto de factura para tramitar un pago, una importación o una aprobación interna. La factura definitiva es la única de las cuatro con efectos fiscales reales: es la que declaras en tu contabilidad, la que tu cliente puede deducirse (si tiene derecho a ello) y la que Hacienda puede pedirte que justifiques en una comprobación.
¿Tiene valor fiscal? Qué dice la normativa sobre el IVA en una proforma
La factura proforma no está regulada por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012). Ese reglamento define qué es una factura completa, una factura simplificada y sus rectificativas, pero no menciona la proforma porque, legalmente, no es una factura: es un documento comercial atípico, sin cobertura normativa específica, que las empresas usan por costumbre mercantil.
Eso tiene varias consecuencias prácticas:
- No debe numerarse dentro de tu serie oficial de facturas. Si usas el mismo correlativo para proformas y facturas reales, acabarás con saltos de numeración en tu serie fiscal, algo que Hacienda puede cuestionar en una inspección porque da la apariencia de que faltan facturas.
- No se anota en el libro registro de facturas emitidas ni se incluye en el modelo 303 (IVA trimestral) ni en el 130 (pagos fraccionados de IRPF para autónomos en estimación directa).
- El IVA que aparece en la proforma es solo informativo. El impuesto se devenga (nace la obligación de ingresarlo) cuando se entrega el bien, se presta el servicio o, si hay un pago anticipado, en el momento de ese cobro (artículo 75 de la Ley 37/1992 del IVA). Emitir la proforma, por sí sola, no genera ese devengo.
- Si el cliente paga contra la proforma (por ejemplo, un anticipo del 30 %), en ese momento sí naces la obligación de emitir la factura correspondiente a ese cobro, con el IVA correspondiente a la parte cobrada.
Regla práctica: una proforma nunca sustituye a la factura. Si el cliente paga contra ella, tu siguiente paso obligatorio es emitir la factura real de ese cobro, aunque sea parcial.
Cuándo conviene usar una factura proforma
Comercio internacional y aduanas
Es el caso de uso más extendido. En exportaciones fuera de la Unión Europea, la aduana del país de destino suele exigir una proforma para calcular el valor en aduana de la mercancía, los aranceles aplicables y, en algunos países, para que el importador tramite el permiso de importación o abra una carta de crédito documentario con su banco antes de que la mercancía salga del origen. La proforma debe incluir descripción detallada de la mercancía, código arancelario si lo conoces, peso, origen, condiciones de entrega (Incoterms, por ejemplo FOB o CIF) y forma de pago.
Anticipos y señales
Cuando un cliente va a pagar un anticipo antes de que empieces un trabajo (una reforma, un desarrollo a medida, un pedido de fabricación), la proforma le da un documento formal con el que justificar internamente el pago, sin que tú tengas que emitir todavía la factura fiscal completa. En cuanto recibas el anticipo, emites la factura correspondiente a ese importe.
Aprobación interna en empresas
Muchos departamentos de compras de empresas medianas y grandes exigen un documento con aspecto de factura para tramitar internamente la aprobación de un gasto antes de generar la orden de compra. La proforma cumple esa función sin comprometerte fiscalmente a nada hasta que el pedido esté confirmado.
Trámites bancarios y de financiación
Al solicitar financiación para comprar maquinaria o un vehículo, muchas entidades piden la proforma del proveedor como justificante del importe y el destino del préstamo, antes de que se formalice la compra.
Confirmación de pedido antes de producir o reservar
En negocios donde fabricar o reservar tiene un coste (producción a medida, alquiler de espacios, eventos), la proforma sirve para que el cliente confirme por escrito las condiciones exactas antes de comprometer recursos.
Ferias, muestras y demostraciones comerciales
En ferias y muestras comerciales internacionales es habitual mover mercancía de muestra (expositores, catálogos físicos, unidades de demostración) entre países sin que exista todavía una venta. La aduana suele exigir una proforma con el valor de la mercancía "a efectos de tránsito temporal", aunque el importe real de la transacción sea cero, para poder calcular la fianza o el depósito que garantiza que la mercancía volverá al país de origen.
Alquiler y reservas con depósito
Empresas de alquiler de maquinaria, vehículos o espacios para eventos usan la proforma para formalizar una reserva antes del pago del depósito. El cliente recibe un documento con las fechas, el importe total y las condiciones de cancelación, y una vez confirma y paga la señal, se emite la factura correspondiente a ese primer cobro.
Factura proforma en HTML, Word, Excel o PDF: qué formato elegir
Esta misma plantilla está disponible en varios formatos, y la diferencia entre ellos es únicamente de comodidad de edición, no de contenido ni de validez: da igual el formato en el que la generes, porque ninguno de ellos le da a la proforma un valor fiscal que no tiene.
| Formato | Ventaja principal | Cuándo usarlo |
|---|
| HTML (esta página) | No requiere instalar nada; imprimes o guardas PDF desde el navegador | Uso puntual, ordenador o móvil sin Office instalado |
| Word (.docx) | Fácil de editar el texto y el diseño con cualquier procesador de textos | Cuando quieres adaptar el formato a tu identidad de marca |
| Excel (.xlsx) | Los totales (base, IVA, total) se calculan solos con fórmulas al añadir líneas | Si emites proformas con frecuencia y quieres evitar errores de suma |
| PDF | No se puede editar por accidente; formato fijo para enviar por email | Envío final al cliente, una vez está todo revisado |
Un flujo de trabajo habitual es: preparar la proforma en Excel para que los cálculos de IVA y total salgan automáticamente al modificar cantidades o precios, revisarla, y exportarla a PDF antes de enviarla por correo. Así reduces el riesgo de errores aritméticos y el cliente recibe un documento que no puede modificarse sin dejar rastro.
Un detalle que se pasa por alto: si vas a enviar la proforma en PDF, revisa que las fórmulas de Excel no dejen decimales sueltos en el total (por ejemplo 149,995 € en vez de 150,00 €). Redondea antes de exportar.
Ejemplos de factura proforma según el tipo de negocio
Autónomo freelance con un cliente nuevo
Un diseñador o programador autónomo que empieza un proyecto grande con un cliente nuevo suele pedir un anticipo del 30-50 % antes de arrancar. Envía la proforma con el desglose de fases o entregables, el cliente la aprueba internamente (a veces la necesita su departamento financiero para autorizar el pago), y en cuanto llega la transferencia del anticipo, el autónomo emite la factura de ese primer cobro con su numeración oficial.
Tienda online que vende fuera de la Unión Europea
Un ecommerce que envía un pedido grande a un cliente en Reino Unido, Suiza o Estados Unidos necesita adjuntar una proforma al paquete (o enviarla al transportista) para que la aduana de destino calcule el arancel correspondiente. El valor declarado en la proforma debe coincidir con el precio real pagado por el cliente: declarar un valor inferior para reducir el arancel del destinatario es una práctica ilegal en la mayoría de jurisdicciones y puede acarrear sanciones y retención del envío.
Fabricante o taller que produce bajo pedido
Un taller que fabrica mobiliario a medida, maquinaria o piezas especiales suele exigir el pago de materiales por adelantado antes de empezar a producir, porque el coste de esos materiales ya es un compromiso real aunque el cliente cancele después. La proforma detalla materiales, mano de obra estimada y plazo de entrega; el anticipo se cobra contra ella y se factura de inmediato ese importe.
Qué debe incluir la plantilla y cómo rellenarla
Al no estar regulada, no hay una lista legal obligatoria de campos para una proforma. Aun así, para que cumpla su función (que el cliente, el banco o la aduana la acepten sin dudas) conviene que incluya lo mismo que llevaría la factura definitiva, más una indicación clara de que es un documento provisional:
| Campo | En esta plantilla | Recomendación al rellenarlo |
|---|
| Identificación del emisor | Nombre/razón social, NIF/CIF, dirección | Usa tus datos reales completos, igual que en una factura |
| Identificación del cliente | Nombre, NIF/CIF, dirección | Compruébalos antes de enviarla: si luego facturas, tienen que coincidir |
| Número e indicación "Proforma" | Campo "N.º Factura" | Usa una serie propia, por ejemplo PRO-2026-001, distinta de tu serie de facturas |
| Fecha de emisión y validez | Campo "Fecha" / "Vencimiento" | Indica hasta cuándo se mantienen esas condiciones y ese precio |
| Detalle de conceptos | Tabla de concepto, cantidad, precio, subtotal | Describe cada línea de forma que no dé lugar a dudas sobre qué se vende |
| Base imponible, IVA y total | Bloque de totales | Indica el tipo de IVA aplicable, aunque sea informativo |
| Forma de pago | Bloque de pie | Especifica IBAN, plazo y condiciones si hay anticipo |
| Aviso de "no válida como factura" | No incluido por defecto | Añádelo tú mismo, por ejemplo: "Documento sin valor fiscal. No sustituye a la factura" |
Para rellenar esta plantilla en el navegador: sustituye cada texto entre corchetes ([Tu Empresa / Nombre], [CIF/NIF], [Nombre del Cliente], etc.) por tus datos reales, ajusta las líneas de concepto, cantidad y precio de la tabla, y revisa que los totales de base imponible, IVA y total cuadren antes de imprimir o exportar a PDF. Si prefieres trabajar con Word o Excel, descarga la versión correspondiente desde esta misma página y edítala igual que un documento normal; el resultado final, una vez impreso, es idéntico en estructura al de esta versión HTML.
Factura proforma en operaciones dentro de la Unión Europea
Dentro de la Unión Europea no hay aduanas entre países miembros, así que la proforma no cumple aquí la función de cálculo de aranceles que tiene en el comercio extracomunitario. Aun así, se sigue usando por otros motivos: que el cliente de otro país de la UE confirme el pedido y los datos fiscales antes de la venta, o que sirva de justificante para tramitar el transporte y el seguro de la mercancía.
Un punto a tener en cuenta si vendes a empresas de otros países de la UE: para que la operación esté exenta de IVA español (entrega intracomunitaria de bienes, artículo 25 de la Ley 37/1992), el cliente debe estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y disponer de un NIF-IVA válido, comprobable en el sistema VIES de la Comisión Europea. Antes de dar por hecho que la operación va exenta de IVA, verifica ese NIF-IVA; si no está registrado, la venta tributa como una operación nacional con el IVA español correspondiente. Este control lo haces al emitir la factura definitiva, no en la proforma, pero conviene anticiparlo si vas a poner el IVA a 0 € en el documento provisional para que el cliente conozca de antemano el precio final.
En servicios (no bienes) entre empresas de distintos países de la UE, la regla general es la inversión del sujeto pasivo (el cliente autoliquida el IVA en su país, artículo 69 de la Ley del IVA), así que tampoco llevan IVA español. De nuevo, esto se aplica en la factura real; en la proforma basta con indicar "operación sujeta a inversión del sujeto pasivo, sin IVA" para que el cliente entienda el importe final desde el principio.
Numeración y validez temporal de una proforma
Como no hay una norma que fije un plazo, la validez de una proforma es la que tú decidas y hagas constar en el propio documento. La práctica comercial habitual es de 15 a 30 días naturales desde la fecha de emisión, aunque en operaciones de comercio internacional con fabricación previa es frecuente ampliarlo a 60 o 90 días para cubrir posibles variaciones de coste de materiales o de tipo de cambio.
Sobre la numeración, la recomendación es simple: usa un prefijo distinto al de tus facturas reales (por ejemplo PRO- o PF- seguido del año y un correlativo propio) para que nunca se mezcle con la serie oficial. Si mezclas ambas series y luego una inspección de Hacienda revisa tu libro de facturas emitidas, los números "que faltan" (los que en realidad corresponden a proformas nunca convertidas en factura) pueden generar preguntas innecesarias sobre si hay ventas sin declarar.
Cómo convertir la proforma en factura definitiva
Cuando el cliente acepta la proforma y confirma el pedido (o paga, total o parcialmente), el siguiente paso es emitir la factura real. No es necesario "anular" la proforma: simplemente pierde su función una vez sustituida por la factura, y no requiere ningún trámite ante Hacienda porque, al no ser un documento fiscal, tampoco deja rastro fiscal que corregir.
Al emitir la factura definitiva, comprueba que cumple el contenido mínimo que exige el artículo 6 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012): número y serie correlativa de tu serie oficial, fecha de expedición, NIF y nombre completo de emisor y destinatario, domicilio fiscal de ambos, descripción de la operación, tipo impositivo de IVA aplicado, base imponible, cuota resultante y fecha de la operación si es distinta de la de expedición. Si hubo un anticipo cobrado contra la proforma, la factura definitiva debe reflejarlo (importe ya cobrado y pendiente) para que el total cuadre con lo realmente pagado.
Si finalmente el cliente no confirma el pedido, la proforma simplemente caduca en la fecha de validez que indicaste: no tienes que hacer nada más, porque nunca tuvo efectos fiscales ni contables.
Factura proforma y Verifactu: qué cambia en 2026 NUEVO 2026
Verifactu (RD 1007/2023) obliga a que los programas informáticos de facturación cumplan requisitos técnicos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad (registro encadenado, huella o hash, y posibilidad de envío a la AEAT), y a que las facturas que emitas con ese software incorporen un código QR de verificación. El calendario de entrada en vigor y las fechas exactas para autónomos y empresas según su régimen han sufrido cambios de plazo, así que confirma la fecha que te aplica en la sede electrónica de la AEAT antes de dar nada por hecho.
La obligación afecta a las facturas fiscales que emitas con un sistema informático de facturación, no a la factura proforma, que —como se explica más arriba— no es un documento fiscal. Puedes seguir generando tus proformas con esta plantilla de Word, Excel o directamente desde el navegador sin que Verifactu te obligue a nada en ese paso.
Donde sí tienes que prestar atención es en el paso siguiente: si tu negocio usa (u obligatoriamente empezará a usar) un programa de facturación certificado bajo Verifactu para emitir las facturas reales, comprueba que ese software permite registrar correctamente las facturas que proceden de un anticipo o de una proforma aceptada, de forma que el hash encadenado y la numeración de tu serie oficial no se rompan por haber "saltado" la proforma. Si tienes dudas sobre si tu actividad y tu volumen de facturación ya están dentro del calendario obligatorio, consulta con tu asesoría o la sede electrónica de la AEAT: las fechas y excepciones por régimen (estimación objetiva, recargo de equivalencia, etc.) cambian con cierta frecuencia y no conviene darlas por supuestas.
Errores comunes al hacer una factura proforma
- Usar la misma numeración que las facturas reales. Como se explica más arriba, mezclar series genera huecos en tu numeración fiscal oficial.
- No indicar que es una proforma. Si el documento no deja claro en ningún sitio que no es una factura con valor fiscal, un cliente (o un empleado de su departamento de contabilidad) puede registrarla por error como si lo fuera, generando descuadres en su propia contabilidad.
- Olvidar la fecha de validez. Sin ella, el cliente puede volver meses después esperando el mismo precio, aunque tus costes hayan cambiado.
- No emitir la factura real tras el pago o la entrega. La proforma nunca sustituye a la factura definitiva: si cobras o entregas, la obligación de facturar nace igualmente.
- Poner un NIF/CIF de ejemplo real en la plantilla descargable. Si personalizas la plantilla para tu empresa, revisa que no queda ningún dato de muestra de terceros en los campos ya rellenados; usa siempre tus propios datos o deja el corchete [CIF/NIF] vacío hasta rellenarlo tú.
- Confundir el IVA informativo con IVA devengado. El importe de IVA de una proforma es una estimación para que el cliente conozca el coste total; no genera ninguna obligación de ingreso hasta que exista una factura real.
- Dar por hecho el plazo de Verifactu sin comprobarlo. Al ser un calendario que ha cambiado más de una vez, conviene verificar la fecha aplicable a tu caso en la AEAT en lugar de fiarte de lo que leíste hace meses.
Antes de enviar tu proforma: checklist rápido
Repasa estos puntos justo antes de enviar el documento a tu cliente, banco o transitario:
- El número de la proforma pertenece a una serie propia (PRO- o PF-), no a tu serie de facturas.
- Aparece claramente el texto "Factura proforma" o "Proforma" en el título del documento, sin que se pueda confundir con una factura real.
- La fecha de validez está indicada, para que no queden dudas de hasta cuándo se sostiene el precio.
- Los datos del cliente (nombre o razón social, NIF/CIF, dirección) son los correctos y completos, porque son los que usarás después en la factura definitiva.
- Los totales de base imponible, IVA y total están bien sumados; si trabajas en Excel, comprueba que las fórmulas cubren todas las filas que has usado.
- Si es para exportación, incluye Incoterm, moneda, peso y, si lo conoces, el código arancelario de la mercancía.
- Ningún dato de muestra (nombres, NIF o direcciones de terceros que venían de plantilla) se ha quedado sin sustituir por tus propios datos.
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
1. ¿Puedo cobrar directamente contra una factura proforma?
Sí, es habitual recibir un anticipo o incluso el pago completo contra una proforma. Pero en cuanto se produce ese cobro, tienes que emitir la factura fiscal correspondiente a ese importe: la proforma por sí sola no es un justificante de cobro válido a efectos fiscales, aunque comercialmente sirva para acordar las condiciones.
2. ¿Una factura proforma lleva IVA?
Puede mostrarlo de forma informativa, para que el cliente conozca el precio final con impuestos incluidos, pero ese IVA no se devenga (no nace la obligación de ingresarlo en Hacienda) hasta que haya una entrega, una prestación de servicio o un cobro anticipado real, momento en el que corresponde emitir la factura definitiva.
3. ¿Tengo que declarar las facturas proforma en el modelo 303?
No. Al no ser documentos fiscales, no se incluyen en el libro registro de facturas emitidas ni en las declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303) ni en el resumen anual (modelo 390). Solo declaras la factura definitiva que emitas después.
4. ¿Cuánto tiempo es válida una factura proforma?
No hay un plazo legal fijado: lo estableces tú en el propio documento. La práctica habitual en el comercio nacional es de 15 a 30 días; en operaciones internacionales con fabricación previa es frecuente ampliarlo a 60 o 90 días.
5. ¿En qué se diferencia de un presupuesto?
El presupuesto es un documento más abierto, pensado para que el cliente decida si compra o no; puede ser tan sencillo como un correo con precios. La proforma se usa un paso más adelante, cuando el cliente ya tiene intención de compra y necesita un documento con formato de factura para tramitar un pago, una aprobación interna o un trámite aduanero.
6. ¿Necesito una factura proforma para exportar fuera de la Unión Europea?
En muchos casos sí, o al menos la pide la aduana de destino para calcular aranceles y tramitar el despacho de la mercancía. No es un requisito español, sino una práctica habitual del comercio internacional; conviene confirmar con tu transitario o con la aduana del país de destino qué información concreta exige.
7. ¿Puedo anular o modificar una factura proforma ya enviada?
Sí, sin ningún trámite fiscal: simplemente envías una versión corregida o le comunicas al cliente que queda sin efecto. Al no tener valor fiscal, no existe el concepto de "factura rectificativa" aplicado a una proforma; solo se aplica a las facturas reales.
8. ¿Qué pasa si el cliente nunca confirma el pedido?
No pasa nada a nivel fiscal ni contable: la proforma caduca en la fecha de validez que hayas indicado y no deja ningún rastro que tengas que corregir, precisamente porque nunca generó una obligación tributaria.
9. ¿Puedo usar la misma numeración para mis proformas y mis facturas?
No es recomendable. Si usas el mismo correlativo, la serie oficial de tus facturas reales tendrá huecos cada vez que una proforma no llegue a convertirse en venta, lo que puede generar dudas en una comprobación de Hacienda. Usa una serie separada, por ejemplo con el prefijo PRO- o PF-.
10. ¿Verifactu me obliga a registrar también las proformas?
No. Verifactu (RD 1007/2023) regula los sistemas informáticos que emiten facturas fiscales, y la proforma no lo es. Lo que sí debes vigilar es que el software que uses para tus facturas reales gestione correctamente el paso de una proforma aceptada a factura definitiva, sin romper la numeración ni el encadenado de registros exigido por la normativa.
11. ¿Puedo rellenar esta plantilla directamente en el navegador sin descargar nada?
Sí: esta página es la propia plantilla en formato imprimible. Sustituye los textos entre corchetes por tus datos, completa la tabla de conceptos y usa la opción de impresión del navegador para guardarla como PDF. Si prefieres editarla con más comodidad, descarga la versión en Word o Excel desde esta misma sección de plantillagratis.es.
12. ¿La proforma sirve como justificante de gasto para mi cliente?
No a efectos fiscales: un gasto solo es deducible con una factura completa que cumpla los requisitos del Reglamento de Facturación. La proforma puede servir como justificante interno o para tramitar una autorización de compra, pero tu cliente necesitará la factura definitiva para deducirse el gasto o el IVA soportado.
