Una factura simplificada es el documento que sustituye al ticket de toda la vida: permite facturar operaciones de hasta 400 € (IVA incluido) a cualquier destinatario, o hasta 3.000 € en las operaciones concretas que enumera el artículo 4 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) —taxis, aparcamientos, peajes, comercio al por menor, hostelería, entre otras—. No exige identificar al cliente con su NIF ni su domicilio completo, pero sí tiene un contenido mínimo obligatorio (fecha, número, datos del emisor, descripción de la operación y desglose del IVA) sin el cual no es una factura válida a efectos fiscales.
¿Qué es exactamente una factura simplificada y en qué se diferencia de un ticket?
Hasta la reforma de 2012, el "ticket de caja" y la "factura simplificada" convivían como documentos distintos. El Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012 unificó ambas figuras: desde entonces, en España el ticket como tal ya no existe como documento fiscal autónomo, y lo que antes se llamaba ticket es, jurídicamente, una factura simplificada con un contenido mínimo regulado por ley.
La diferencia práctica con una factura ordinaria (también llamada factura completa) es que la simplificada no necesita los datos identificativos del destinatario —nombre, NIF, domicilio— salvo que el propio cliente los pida porque los necesita para deducirse el IVA o el gasto. A cambio, sigue siendo obligatorio desglosar el tipo de IVA aplicado y el importe correspondiente, salvo que actúes bajo el régimen de recargo de equivalencia o esté exenta la operación.
La razón de ser de la factura simplificada es reducir la carga administrativa en operaciones de bajo importe y alto volumen, donde pedir el NIF completo y el domicilio de cada cliente sería poco práctico: piensa en una tienda de barrio, una cafetería o un taxi, que pueden emitir decenas de documentos al día. Por eso el legislador fijó un contenido mínimo más ligero, pero sin renunciar a los elementos que permiten a Hacienda trazar la operación: quién la emite, cuándo y por cuánto tributa.
¿Sirve la factura simplificada para deducir gastos e IVA?
Depende de quién la recibe. Un particular no necesita nada más que la factura simplificada para justificar su compra. Un autónomo o una empresa, en cambio, solo puede deducirse el IVA soportado con una factura simplificada si esta incluye el NIF y el domicilio del destinatario (art. 7.1 del RD 1619/2012) y, aun así, muchas gestorías prefieren pedir la factura completa para evitar discusiones en una comprobación de Hacienda. Si vas a usar esta plantilla para una operación entre profesionales, valora si te conviene emitir directamente la factura ordinaria del apartado siguiente en vez de la simplificada.
¿Cuándo puedes emitir una factura simplificada? Los límites de 400 € y 3.000 €
El artículo 4 del RD 1619/2012 fija dos supuestos en los que puedes optar por la factura simplificada en lugar de la ordinaria:
- Hasta 400 € IVA incluido: para cualquier operación, sea cual sea el sector o el destinatario, siempre que este no te exija la factura completa.
- Hasta 3.000 € IVA incluido: solo para las operaciones que enumera el propio artículo 4 y el anexo del Reglamento —ventas al por menor, ventas o servicios en ambulancia o a domicilio, transporte de personas y equipajes, servicios de hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas prepago, servicios de peluquería y los de tintorerías y lavanderías, y el uso de instalaciones deportivas, entre otras recogidas en la norma—.
Fuera de esos dos supuestos —por ejemplo, una factura de 900 € por un servicio de consultoría a otra empresa— tienes que emitir factura ordinaria con todos los datos del artículo 6, no una simplificada.
Operaciones en las que NUNCA puedes usar factura simplificada
El artículo 3 del Reglamento excluye determinadas operaciones de cualquier tipo de simplificación, con independencia del importe: las entregas intracomunitarias de bienes, las exportaciones (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos), las operaciones en las que el destinatario sea sujeto pasivo del impuesto por inversión (por ejemplo, ciertas entregas de inmuebles o de material de construcción) y las ventas a distancia cuando el lugar de tributación sea otro Estado miembro. En esos casos hay que emitir siempre factura completa, sin excepción por el importe.
Contenido obligatorio de una factura simplificada
El artículo 7 del RD 1619/2012 establece el contenido mínimo que tiene que llevar toda factura simplificada, y esta plantilla lo recoge. Conviene distinguir entre los datos que la ley exige siempre, los que solo son obligatorios en determinadas circunstancias (como el NIF del cliente, que solo hace falta si este va a deducirse el impuesto) y los que son puramente informativos o comerciales, como el logotipo, el bloque de forma de pago o la frase de agradecimiento del pie: estos últimos no tienen efecto legal, están ahí por comodidad para el emisor y el receptor.
| Dato | ¿Obligatorio? | Dónde va en esta plantilla |
|---|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Sí, correlativo | Campo "N.º Factura" |
| Fecha de expedición | Sí | Campo "Fecha" |
| NIF y nombre/razón social del emisor | Sí | Bloque superior izquierdo |
| Domicilio del emisor | Sí | Bloque superior izquierdo |
| Descripción de la operación | Sí | Columna "Descripción" de la tabla |
| Tipo de IVA aplicado | Sí (o mención de exención) | Fila "IVA (21 %)" —edítala si tu tipo es distinto— |
| Contraprestación total | Sí | Fila "TOTAL" |
| Datos del destinatario (NIF, domicilio) | No, salvo que el cliente los pida para deducir | Bloque "Facturar a" —puedes dejarlo en blanco si no aplica— |
| Rectificativa: mención expresa | Solo si es una factura rectificativa | No incluido; usa la plantilla de factura rectificativa si es tu caso |
¿Qué pasa si falta alguno de estos datos?
Una factura simplificada a la que le falte el NIF del emisor, la fecha, el número correlativo o el desglose del IVA no es una factura válida: Hacienda puede rechazar su deducibilidad y, en una inspección, el emisor se expone a sanción por incumplimiento de las obligaciones de facturación (art. 201 de la Ley General Tributaria). Revisa siempre estos cuatro campos antes de entregarla.
Factura simplificada vs. factura ordinaria vs. albarán: tabla comparativa
| Factura simplificada | Factura ordinaria | Albarán | |
|---|---|---|---|
| Límite de importe | 400 € (o 3.000 € en operaciones del art. 4) | Sin límite | No aplica (no es documento fiscal) |
| Datos del cliente | Opcionales | Obligatorios (NIF, nombre, domicilio) | Recomendables, no obligatorios |
| Válida para deducir IVA | Solo con NIF y domicilio del cliente | Sí, siempre | No |
| Uso típico | Comercio, hostelería, venta al por menor, servicios a particulares | Operaciones B2B, importes altos, exportación | Justificar la entrega física de mercancía, sin efectos fiscales por sí solo |
| Numeración | Correlativa, puede ir en serie propia | Correlativa | Correlativa, serie independiente de la factura |
Cómo rellenar esta plantilla de factura simplificada paso a paso
La plantilla que tienes arriba está pensada para imprimirse o exportarse a PDF directamente desde el navegador (usa la función de impresión de tu equipo y elige "Guardar como PDF"; el diseño está preparado en tamaño A4 y los elementos de esta guía no aparecerán en el documento impreso). Todo el texto entre corchetes, como [Tu Empresa / Nombre] o [DD/MM/AAAA], es un marcador que tienes que sustituir por tu dato real antes de entregarla: una factura con corchetes sin rellenar no es válida, exactamente igual que un formulario a medio completar. Así se rellena cada bloque:
Datos del emisor (obligatorios)
Sustituye [Tu Empresa / Nombre] por tu nombre completo o razón social, [CIF/NIF: ...] por tu NIF real (si eres autónomo, tu NIF personal; si eres una sociedad, el CIF), y completa dirección, ciudad, código postal, email y teléfono. Estos cinco datos son obligatorios por el artículo 7 del Reglamento: sin NIF del emisor la factura no es válida aunque el importe sea de 5 €.
Numeración y fecha
Cambia [FACT-001] por tu numeración real. La ley exige que sea correlativa dentro de cada serie (puedes tener una serie para facturas simplificadas y otra para completas), sin huecos ni repeticiones, y que empiece de nuevo cada ejercicio si así lo decides al inicio del año. Rellena la fecha de expedición con el formato día/mes/año.
Datos del cliente (opcionales, salvo excepción)
El bloque "Facturar a" puedes dejarlo vacío o con solo el nombre si tu cliente es un particular que no va a deducirse nada. Si es un autónomo o una empresa y te pide poder deducirse el IVA, tendrás que añadir también su NIF y domicilio completo: en ese momento, valora si te compensa usar directamente la plantilla de factura de servicios u otra factura ordinaria en vez de forzar la simplificada.
Tabla de conceptos e IVA
Cada fila de [Concepto / Servicio] es una línea de la operación: descríbela con claridad (no basta con "varios"), indica cantidad y precio unitario. El campo "IVA (21 %)" está preconfigurado al tipo general; si tu operación tributa al 10 % (por ejemplo, hostelería) o al 4 % (bienes de primera necesidad), edita manualmente ese porcentaje y recalcula el importe correspondiente antes de entregar la factura. Si la operación está exenta de IVA, sustituye la fila por la mención "Operación exenta" y el artículo de la Ley del IVA que ampara la exención.
Forma de pago
El bloque de información de pago es opcional a efectos legales —no lo exige el art. 7—, pero facilita el cobro: incluye tu IBAN si esperas una transferencia o indica "Pagado en efectivo" / "Pagado con tarjeta" si el cobro ya se ha producido en el momento de la entrega, que es lo habitual en el comercio y la hostelería. Si el pago se hace al contado, algunos negocios prefieren directamente borrar este bloque y añadir un sello o una línea de texto que diga "Pagado en el acto", para no dar la impresión de que queda un saldo pendiente.
El contenido mínimo de la factura simplificada lo fija el artículo 7 del Real Decreto 1619/2012 (texto consolidado en el BOE): número y serie, fecha de expedición, NIF y nombre del expedidor, identificación del tipo de bien o servicio, tipo impositivo (y opcionalmente «IVA incluido») y el importe total. Consulta el texto oficial para los supuestos concretos.
¿Tu cliente te pide la factura completa en vez de la simplificada?
El Reglamento de facturación reconoce expresamente este derecho: si el destinatario de una operación es empresario o profesional y necesita la factura para ejercer un derecho de naturaleza tributaria —normalmente, deducirse el IVA o el gasto—, puede exigir que le sustituyas la factura simplificada por una factura ordinaria conforme al artículo 6, con todos sus datos identificativos. Tienes la obligación de emitírsela; no es un favor, es un derecho del cliente reconocido por ley.
Puedes consultar la redacción exacta de este derecho en el Reglamento de facturación publicado en el BOE.
Si tu negocio trabaja habitualmente con empresas y autónomos (no con consumidor final), lo más práctico suele ser saltarte directamente la factura simplificada y usar siempre la ordinaria, para no tener que rehacer el documento cuando el cliente te lo pida.
Conservación, numeración y facturación electrónica (Veri*Factu)
La obligación general de conservar las facturas emitidas y recibidas es de cuatro años, en línea con el plazo de prescripción del derecho de la Administración a comprobar tu situación tributaria (art. 66 de la Ley General Tributaria); en la práctica, muchos asesores recomiendan guardar seis años por si hay obligaciones mercantiles adicionales. Puedes conservarlas en papel o en formato electrónico, siempre que garantices la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo el plazo.
Desde 2023, el Reglamento que desarrolla los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (conocido como Veri*Factu, aprobado por el Real Decreto 1007/2023) obliga progresivamente a que el software de facturación de empresas y autónomos genere registros verificables y remita determinada información a la Agencia Tributaria. El calendario de entrada en vigor se ha ido revisando desde su aprobación, así que si emites facturas con un programa de gestión (no a mano con esta plantilla puntual), consulta el calendario y los requisitos vigentes en la sede electrónica de la Agencia Tributaria (agenciatributaria.gob.es) antes de dar por hecho una fecha concreta.
Esta plantilla en HTML/PDF es válida para operaciones puntuales o para negocios que aún facturan manualmente dentro de los límites legales, pero si emites muchas facturas al mes, un programa de facturación homologado te ahorra errores de numeración y te deja preparado para los requisitos de Veri*Factu.
Cómo registrar las facturas simplificadas en tu libro de facturas emitidas
Todo autónomo o empresa en estimación directa o régimen general de IVA tiene que llevar un libro registro de facturas emitidas, en el que anotarás cada factura simplificada exactamente igual que una ordinaria: fecha, número, base imponible, tipo y cuota de IVA, e importe total. La normativa permite asentar de forma agrupada, en un único asiento resumen mensual, las facturas simplificadas de importe inferior a 100 € siempre que se numeren correlativamente dentro del periodo, lo que simplifica bastante la gestión si emites muchos tickets pequeños al día (por ejemplo, en un comercio o una cafetería).
Si usas un programa de contabilidad o facturación, este asiento agrupado suele generarse automáticamente al final del mes; si llevas el libro a mano o en una hoja de cálculo, conviene numerar tus facturas simplificadas en una serie propia (por ejemplo, "FS-" o "T-") separada de la serie de facturas ordinarias, para que el resumen mensual no mezcle ambos tipos de documento.
Ejemplos prácticos por sector: cuándo te conviene la factura simplificada
La ley te da la opción de usar la factura simplificada dentro de los límites del artículo 4, pero no siempre es la mejor elección. Algunos ejemplos habituales:
- Comercio al por menor y venta ambulante: la factura simplificada es la opción natural para el cliente que compra en tienda física y paga en el momento, hasta 3.000 € IVA incluido.
- Hostelería y restauración: un ticket de restaurante o de cafetería es, técnicamente, una factura simplificada; solo tendrás que emitir la completa si un cliente empresa te la pide para justificar una comida de trabajo.
- Peluquerías, tintorerías y servicios similares: entran en el listado del artículo 4 con el límite ampliado de 3.000 €, así que casi ningún servicio individual lo supera.
- Transporte de personas (taxi, VTC de trayecto suelto): factura simplificada hasta 3.000 €; para servicios contratados de forma recurrente por una empresa, suele pedirse factura ordinaria mensual.
- Trabajos de consultoría, diseño o desarrollo entre profesionales: aunque el importe sea bajo, si el destinatario es otra empresa y va a deducirse el gasto, casi siempre es más práctico emitir directamente la factura ordinaria (con NIF y domicilio del cliente) y ahorrarte una posible petición de sustitución posterior.
- Venta online a consumidor final dentro de España: puedes usar la factura simplificada si el importe está dentro de los 400 €; para ventas a distancia con destino a otro país de la UE, recuerda que el artículo 3 excluye la simplificación y hay que emitir factura completa.
Factura simplificada electrónica: ¿puedes enviarla por email o en PDF?
Sí. La ley no exige que la factura simplificada se entregue en papel: puedes generarla con esta plantilla, exportarla a PDF y enviarla por correo electrónico, siempre que el archivo sea legible y no se pueda modificar fácilmente por el receptor (por eso conviene exportar a PDF y no enviar el HTML editable). Lo que sí cambia según el destinatario es si necesitas o no una factura electrónica en el sentido estricto de la Ley 18/2022 Crea y Crece: esa obligación, cuando se despliegue por completo, afectará a las relaciones entre empresas y autónomos (B2B), no al PDF que le mandas a un particular. Si facturas habitualmente a otras empresas, consulta en la sede de la Agencia Tributaria el calendario de implantación vigente antes de asumir una fecha concreta, porque se ha revisado más de una vez desde su aprobación.
Particularidades territoriales: Canarias, Ceuta y Melilla
El Reglamento de facturación es una norma estatal y se aplica en todo el territorio, pero el impuesto indirecto que desgloses en la factura cambia según dónde esté establecido tu negocio. En la Península y Baleares se aplica el IVA (21 %, 10 % o 4 % según el caso). En Canarias no se aplica IVA, sino el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario), con tipos distintos (el general está en el entorno del 7 %, y existen tipos reducidos e incrementados según el producto o servicio). En Ceuta y Melilla se aplica el IPSI (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación), con su propio cuadro de tipos. Si tu negocio está en cualquiera de estos territorios, sustituye la fila "IVA (21 %)" de la plantilla por "IGIC" o "IPSI" con el porcentaje que corresponda a tu actividad, y no uses el 21 % peninsular, que no aplica.
Autónomos que empiezan: primeros pasos con la factura simplificada
Si acabas de darte de alta como autónomo y todavía no tienes un programa de facturación, esta plantilla te sirve para arrancar sin coste. Antes de emitir tu primera factura simplificada:
- Confirma tu epígrafe del IAE y el tipo de IVA que corresponde a tu actividad (el general del 21 % es el más habitual, pero hay excepciones importantes en hostelería, transporte y sanidad).
- Decide tu numeración de partida (lo habitual es empezar en 1 o en 001 del ejercicio en curso) y anótala en algún sitio para no repetirla ni saltarte números.
- Reúne tus datos fiscales completos: NIF, nombre o razón social y domicilio fiscal exactos tal y como constan en tu alta censal (modelo 036/037), porque un error aquí puede generar problemas al deducir gastos o al cruzar datos con Hacienda.
- Guarda copia de cada factura que emitas, en PDF o en papel, desde el primer día: no hay periodo de gracia para empezar a conservarlas.
Errores frecuentes al usar una factura simplificada
La mayoría de problemas con las facturas simplificadas no vienen del formato, sino de descuidos que se repiten mes tras mes: un tipo de IVA copiado de otra factura sin revisar, un número que se salta porque se anuló una operación sin dejar rastro, o un cliente que pide la factura completa y recibe, por error, una segunda simplificada. Revisa esta lista antes de dar por cerrada cualquier factura:
- Superar el límite de 400 € sin estar en un supuesto del art. 4 de 3.000 €: si tu operación no está en la lista del Reglamento y supera los 400 €, toca factura ordinaria.
- Dejar el IVA sin desglosar: aunque el cliente sea un particular, la ley exige indicar el tipo aplicado y la cuota, salvo exención expresa.
- Repetir o saltar números de factura: la correlatividad es obligatoria; si detectas un salto, documenta el motivo (factura anulada) en vez de reutilizar el número.
- No guardar copia: tienes que conservar un duplicado de cada factura emitida, no solo entregar el original.
- Usar factura simplificada con una empresa que ya te ha pedido la completa: si el cliente ejerció su derecho del art. 4.2, tienes que emitir la ordinaria, no repetir la simplificada.
- Poner el tipo de IVA equivocado: revisa si tu actividad tributa al 21 %, al 10 % o al 4 % antes de dar la factura por buena; el tipo por defecto de esta plantilla es el general (21 %) y hay que cambiarlo a mano si no corresponde.
Preguntas frecuentes sobre la factura simplificada
¿Puedo hacer una factura simplificada a mano, sin programa de facturación?
Sí, para operaciones puntuales no hay obligación de usar un software homologado; puedes rellenar esta plantilla e imprimirla o exportarla a PDF. Si facturas con regularidad, valora un programa de gestión que te ayude con la numeración correlativa y, de cara al futuro, con los requisitos de Veri*Factu.
¿Necesito el NIF del cliente para hacer una factura simplificada?
No, salvo que el cliente sea empresario o profesional y te lo pida porque necesita deducirse el IVA o el gasto. Para un particular basta con su nombre, si acaso.
¿Puedo hacer una factura simplificada por un importe superior a 3.000 €?
No. El límite de 3.000 € IVA incluido solo aplica a las operaciones concretas que lista el artículo 4 del RD 1619/2012 (venta al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías, tintorerías, entre otras). Por encima de ese importe, o fuera de esos supuestos por encima de 400 €, corresponde factura ordinaria.
¿La factura simplificada sirve para Hacienda igual que una factura normal?
Sí, es un documento fiscal válido con la misma fuerza probatoria que una factura ordinaria, siempre que cumpla el contenido mínimo del artículo 7 (número, fecha, NIF del emisor, descripción e IVA desglosado). Lo único que cambia es que no identifica obligatoriamente al destinatario.
¿Qué tipo de IVA pongo si mi actividad no es la general del 21 %?
Cambia manualmente el porcentaje y el importe de la fila de IVA de la plantilla. Los tipos vigentes en España son el general (21 %), el reducido (10 %, por ejemplo hostelería y transporte de viajeros) y el superreducido (4 %, productos de primera necesidad). Consulta la Ley del IVA o a tu asesor si tienes dudas sobre qué tipo corresponde a tu actividad concreta.
¿Puedo anular o corregir una factura simplificada ya emitida?
Sí, mediante una factura rectificativa que identifique la factura original y explique el motivo de la corrección. No debes borrar ni reutilizar el número de la factura errónea; consérvala anulada y emite la rectificativa con su propia numeración.
¿Es lo mismo un ticket de caja que una factura simplificada?
Desde el RD 1619/2012, sí: el ticket dejó de ser un documento fiscal aparte y pasó a ser, en la práctica, una factura simplificada con contenido mínimo. Si el ticket que entregas no incluye tu NIF, la fecha, la numeración correlativa y el IVA desglosado, no cumple los requisitos legales aunque lo llames "ticket".
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas simplificadas que emito?
Como mínimo cuatro años, que es el plazo general de prescripción tributaria (art. 66 LGT). Muchos asesores recomiendan conservarlas seis años por otras obligaciones mercantiles. Puedes guardarlas en papel o en formato digital si garantizas su autenticidad y legibilidad.
¿Puedo emitir factura simplificada a una empresa o solo a particulares?
Puedes emitirla a cualquier destinatario, incluidas empresas, mientras la operación esté dentro de los límites del artículo 4. La diferencia es que, si el destinatario es empresario o profesional y necesita deducirse el impuesto, tiene derecho a pedirte que se la sustituyas por una factura ordinaria.
¿Qué pasa si no emito factura simplificada estando obligado?
Incumplir las obligaciones de facturación puede acarrear sanción de la Agencia Tributaria conforme al artículo 201 de la Ley General Tributaria, además de dificultar que el cliente justifique el gasto y que tú acredites tus ingresos ante una comprobación.
¿Esta plantilla vale para autónomos en módulos o estimación directa?
Sí, el formato de la factura simplificada no cambia según el régimen de tributación del emisor. Lo que sí varía es el tratamiento del IVA y del IRPF que le des después en tus libros registro, así que consulta con tu gestoría cómo asentar estas facturas según tu régimen.
¿Puedo agrupar varias facturas simplificadas en un solo asiento contable?
Sí, para las de importe inferior a 100 € es habitual anotarlas en un asiento resumen mensual en el libro registro de facturas emitidas, siempre que mantengas la numeración correlativa dentro del periodo. Por encima de ese importe, cada una se registra por separado.
¿Puedo enviar la factura simplificada por email en vez de en papel?
Sí, no hay obligación de entregarla en papel. Exporta esta plantilla a PDF antes de enviarla, para que el receptor no pueda modificar los datos, y conserva tú también una copia.
Esta página tiene fines informativos generales y no sustituye el asesoramiento de una gestoría o de la Agencia Tributaria. Normativa citada: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y Ley 58/2003, General Tributaria. Consulta siempre el texto vigente en el BOE o en la sede electrónica de la AEAT antes de aplicar estos límites e importes a tu caso concreto.