Factura Autónomo

Qué es una factura de autónomo y cuándo debes emitirla

Una factura de autónomo es el documento que un trabajador por cuenta propia emite a un cliente (empresa, otro autónomo o particular) para acreditar una entrega de bienes o una prestación de servicios, repercutir el IVA correspondiente y, cuando el cliente es un profesional o una empresa que factura a otro profesional, aplicar la retención de IRPF que le corresponde practicar a quien paga. Como autónomo estás obligado a emitir factura siempre que realices una operación sujeta a IVA, tanto si el destinatario es una empresa como si es un particular, salvo en los supuestos muy concretos en los que la normativa admite un recibo o ticket simplificado.

La plantilla de esta página está pensada para ese primer caso: una factura ordinaria de autónomo con IVA. Si trabajas para otros profesionales o empresas y tu actividad está sujeta a retención de IRPF —el caso típico de servicios profesionales (asesoría, diseño, consultoría, formación, actividades artísticas)—, tienes que añadir esa línea a mano antes de enviarla; más abajo te explicamos exactamente cómo hacerlo y qué porcentaje aplicar.

La obligación de facturar nace en el momento en que realizas la entrega o prestas el servicio, con independencia de cuándo te paguen. Esto tiene una consecuencia práctica que se olvida a menudo: si trabajas con pagos aplazados o a la finalización de un proyecto largo, puede que tengas que emitir la factura (y declarar el IVA correspondiente) antes de haber cobrado. Separar el momento de facturar del momento de cobrar es una de las causas más habituales de tensión de tesorería en el primer año de actividad, así que conviene planificarlo al fijar tus condiciones de pago con cada cliente.

Quién está obligado a emitir factura y quién puede optar por un recibo

La regla general del art. 2 del RD 1619/2012 es que todo empresario o profesional debe expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realice, incluidas las operaciones exentas de IVA y los anticipos anteriores a la propia realización de la operación. Existen excepciones tasadas —determinadas operaciones financieras y de seguros, por ejemplo—, pero como autónomo que factura servicios o productos a clientes identificados, la norma general es la que te aplica: factura, no recibo. El recibo simple (sin desglose de IVA ni numeración fiscal) no sustituye a la factura salvo en el supuesto muy concreto de la factura simplificada que se explica más abajo.

Contenido obligatorio de una factura (RD 1619/2012)

El Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, fija qué datos tiene que llevar cualquier factura ordinaria emitida en España. Esta plantilla ya incluye los campos para cubrirlos todos; solo tienes que rellenarlos:

Dato exigido	Dónde va en esta plantilla
Número y, en su caso, serie	Campo «N.º Factura», correlativo y sin huecos dentro de cada serie
Fecha de expedición	Campo «Fecha»
Nombre/razón social y NIF del emisor	Bloque superior izquierdo (tus datos)
Domicilio del emisor y del destinatario	Bloque de datos y bloque «Facturar a»
Nombre/razón social y NIF del destinatario	Bloque «Facturar a»
Descripción de la operación (base imponible)	Filas de la tabla de conceptos
Tipo de IVA aplicado y cuota resultante	Línea «IVA» del bloque de totales
Retención de IRPF, si procede	No incluida por defecto: añádela tú si tu actividad la exige (ver siguiente apartado)
Importe total	Línea «TOTAL»

El artículo 6 del RD 1619/2012 es la lista cerrada de contenido mínimo de una factura completa. Si tu factura no lleva alguno de estos datos, no es una factura válida a efectos de IVA aunque tenga aspecto de factura.

Diferencia entre NIF y NIF-IVA

Para operaciones dentro de España basta con el NIF ordinario (el mismo que usas para darte de alta como autónomo). Si el cliente está en otro país de la UE y la operación se acoge a la exención por inversión del sujeto pasivo, necesitas el NIF-IVA (el NIF precedido del prefijo del país, por ejemplo ES12345678Z), que se solicita dándose de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Facturar con el NIF-IVA de un cliente que no está realmente inscrito en el ROI es un error habitual que puede obligarte después a repercutir el IVA que en su momento no cobraste.

Descripción de la operación: nivel de detalle exigido

La ley exige que la descripción permita identificar la operación, no una fórmula genérica del tipo «servicios profesionales» sin más. Para servicios, detalla el tipo de trabajo, el periodo o proyecto al que corresponde y, si aplica, las horas o unidades. Para productos, usa referencia, cantidad y unidad de medida. Una descripción vaga no invalida automáticamente la factura, pero es motivo frecuente de rechazo de la deducción del gasto en una inspección al cliente, y por tanto motivo frecuente de que el cliente te pida rehacerla.

Factura de autónomo con retención de IRPF: cuándo se aplica y cómo añadirla

Respuesta directa: esta plantilla, tal y como está, solo calcula el IVA. Si facturas servicios profesionales a otra empresa o autónomo en España —la situación más habitual para actividades como asesoría, diseño, programación, formación o consultoría—, tienes que añadir a mano una línea de retención de IRPF entre el IVA y el total, porque quien te paga está obligado a retener ese porcentaje e ingresarlo en Hacienda a cuenta de tu IRPF.

¿A quién le toca aplicar la retención?

La retención de IRPF por actividades profesionales aplica cuando facturas a un cliente que sea empresa o autónomo en España y tu actividad esté clasificada en el epígrafe del IAE correspondiente a profesionales (sección segunda de las tarifas del IAE). No se aplica cuando facturas a particulares, cuando el cliente está fuera de España, ni en la mayoría de actividades empresariales (comercio, hostelería, construcción) salvo excepciones puntuales.

Qué porcentaje retener

Los porcentajes habituales de retención para actividades profesionales llevan años estables en el 15% general y un 7% reducido aplicable durante el ejercicio de inicio de actividad y los dos siguientes (art. 101 de la Ley del IRPF y art. 95 del Reglamento del IRPF), pero el tipo exacto puede variar por ley de presupuestos o por normas específicas de territorios forales. Antes de emitir la factura, confirma el porcentaje vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT), porque aplicar un tipo incorrecto obliga a rectificar la factura y descuadra tus pagos a cuenta del ejercicio.

Cómo se calcula (ejemplo con cifras)

La retención se calcula siempre sobre la base imponible (el subtotal antes de IVA), nunca sobre el total con IVA incluido. Con una base de 1.000 € y IVA general del 21%:

Concepto	Sin retención	Retención 15%	Retención 7% (inicio actividad)
Base imponible	1.000,00 €	1.000,00 €	1.000,00 €
IVA (21%)	+210,00 €	+210,00 €	+210,00 €
Retención IRPF	—	−150,00 €	−70,00 €
TOTAL a cobrar	1.210,00 €	1.060,00 €	1.140,00 €

Cómo añadir la línea en esta plantilla

Abre el archivo descargado con tu editor de texto o de PDF habitual e inserta, entre la línea de «IVA (21%)» y la de «TOTAL», una fila con el texto «Retención IRPF (15%)» —o el porcentaje que corresponda— y el importe en negativo. Resta ese importe al total final. Si facturas con retención de forma habitual, plantéate usar directamente el modelo de factura con retención de IRPF del sitio, que ya trae esa línea calculada.

¿Y si el cliente te retiene mal, de más o de menos?

La retención la calcula y la ingresa quien te paga, pero la responsabilidad de que la factura refleje el porcentaje correcto es de los dos. Si detectas que un cliente te ha aplicado un porcentaje distinto al que corresponde (por ejemplo, sigue aplicándote el 7% reducido cuando ya han pasado los tres primeros ejercicios de tu actividad), avísale para que corrija las siguientes facturas: la diferencia no desaparece, simplemente se traslada a tu declaración anual de IRPF como un ajuste, con el riesgo de que tengas que ingresar de golpe lo que no se retuvo trimestre a trimestre. Llevar un registro simple —una hoja de cálculo con cada factura, su base, su IVA y su retención— te permite detectar estos desajustes antes de la declaración anual en vez de después.

Prorrateo del porcentaje reducido por inicio de actividad

El tipo reducido por inicio de actividad se aplica al ejercicio en que te das de alta y a los dos siguientes, no a los primeros doce meses naturales desde el alta. Si te das de alta a mitad de año, el ejercicio de alta cuenta como el primero completo a estos efectos, así que conviene calcular con tu gestoría en qué año concreto deja de aplicarte el 7% para no seguir emitiendo facturas con un porcentaje que ya no te corresponde.

Factura de autónomo, factura simplificada y factura proforma: en qué se diferencian

Los tres documentos se parecen a simple vista pero tienen un valor fiscal distinto. Confundirlos es uno de los errores más frecuentes al empezar a facturar por cuenta propia.

Documento	Cuándo se usa	¿Lleva NIF del cliente?	¿Es válida fiscalmente?
Factura de autónomo (esta plantilla)	Operación con empresa, otro autónomo o particular identificado	Sí, obligatorio	Sí, es la factura completa
Factura simplificada	Importes bajos o venta al por menor a particulares (art. 4 RD 1619/2012)	No, salvo que el cliente lo pida para deducir	Sí, con contenido reducido
Factura proforma	Presupuesto detallado antes de confirmar el pedido	Puede llevarlo, pero no es obligatorio	No, no genera obligación de IVA ni derecho a deducir

La proforma no sustituye nunca a la factura: si el cliente acepta el presupuesto y se presta el servicio, hay que emitir la factura definitiva. Si necesitas un presupuesto, en el sitio tienes la plantilla de factura proforma por separado.

Y la nota de gastos y el recibo, ¿cuándo tocan?

Ninguno de los dos sustituye a la factura de autónomo, pero cubren necesidades distintas. La nota de gastos la usas para reclamar a un cliente o a tu propia empresa (si trabajas como socio o colaborador) el reembolso de gastos que has adelantado tú —desplazamientos, dietas, material—, y normalmente va acompañada de los justificantes originales; no lleva IVA repercutido porque no es una venta. El recibo, sin numeración fiscal ni desglose de impuestos, sirve como acuse informal de un cobro, pero no tiene la validez de una factura para que el pagador se deduzca el gasto ni el IVA. Si necesitas alguno de los dos, en el sitio tienes plantillas específicas de nota de gastos y de recibo.

Cómo declarar esta factura en el IRPF y el IVA

Respuesta directa: cada factura que emitas como autónomo en estimación directa alimenta, como mínimo, tu pago fraccionado trimestral de IRPF y tu declaración trimestral de IVA; según el volumen y el tipo de cliente, puede que también tengas que reflejarla en declaraciones informativas anuales.

Modelo 130: pago fraccionado de IRPF

Si tributas en estimación directa (normal o simplificada), declaras trimestralmente tus ingresos y gastos deducibles en el modelo 130. Las facturas con retención de IRPF ya practicada reducen el pago fraccionado que te corresponde ingresar en ese modelo, porque esa retención ya se ha adelantado a Hacienda por cuenta tuya; guarda bien el desglose de retenciones soportadas para no pagar dos veces por el mismo importe.

Modelo 303 y 390: IVA trimestral y resumen anual

El IVA repercutido en cada factura emitida se declara en el modelo 303 trimestral (y se resume en el modelo 390 anual, cuando aplica). El IVA que tú soportas en tus compras y gastos deducibles se resta del repercutido en el mismo modelo. Por eso es tan importante que el tipo de IVA de la factura sea el correcto: un 21% donde tocaba un 10% obliga a rectificar y descuadra la liquidación del trimestre para las dos partes.

Modelo 347 y modelo 349

Si con un mismo cliente o proveedor superas los 3.005,06 € anuales (IVA incluido), esa relación se declara de forma informativa en el modelo 347 de operaciones con terceros. Si facturas a clientes de otros países de la UE con NIF-IVA, esas operaciones se declaran además en el modelo 349 de operaciones intracomunitarias. Ninguno de los dos modelos sustituye a la factura: son declaraciones informativas que Hacienda cruza con las facturas que ya has emitido.

Estos plazos, umbrales y modelos pueden cambiar por normativa; antes de dar por buena cualquier cifra de este apartado para tu ejercicio fiscal, confírmala en la sede electrónica de la AEAT o con tu gestoría.

Factura electrónica obligatoria: qué cambia para autónomos

La Ley 18/2022 («Crea y Crece») obliga progresivamente a autónomos y empresas a emitir factura electrónica en sus operaciones B2B, y el sistema Verifactu añade requisitos de trazabilidad e inalterabilidad a los programas de facturación. Los calendarios de entrada en vigor se han ido ajustando por real decreto, así que no des por buena ninguna fecha concreta sin confirmarla en la sede de la AEAT o en el BOE. Mientras no te alcance la obligación de facturación electrónica estructurada, seguir usando una plantilla en PDF como esta, con todos los datos exigidos por el RD 1619/2012, es válido.

Qué es Verifactu, en resumen

Verifactu es el sistema, derivado del Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude (Ley 11/2021), que exige que el software de facturación genere cada factura con un registro encadenado e inalterable (cada factura lleva una huella que depende de la anterior), de forma que no se puedan borrar ni modificar facturas ya emitidas sin dejar rastro. Cuando un negocio opera bajo Verifactu, cada factura en papel o PDF debe incorporar además un código QR y la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» (o, si el sistema no está adherido a Verifactu, una leyenda equivalente indicándolo). Esta plantilla, al ser un documento HTML editable a mano y no un software de facturación certificado, no genera ese registro por sí misma: si tu volumen de operaciones te obliga a usar un sistema Verifactu, necesitas un programa de facturación adaptado, no una plantilla suelta.

Cuándo te toca a ti

Los calendarios de aplicación han distinguido tradicionalmente entre grandes empresas, pymes y autónomos, con plazos escalonados que se han retocado más de una vez por real decreto. En lugar de fijar aquí una fecha que puede quedar desactualizada, la recomendación práctica es: si facturas de forma recurrente y tu volumen crece, plantéate migrar a un programa de facturación (muchos ya cumplen Verifactu de fábrica) antes de que la obligación te alcance, y confirma el calendario exacto aplicable a tu caso en la sede de la AEAT.

Cómo rellenar esta plantilla paso a paso

Esta plantilla es un documento HTML con formato A4 pensado para imprimirse o guardarse como PDF directamente desde el navegador (Archivo > Imprimir > Guardar como PDF). Contiene los bloques siguientes, ya listos para rellenar:

• Tus datos como emisor: nombre o razón social, NIF, dirección y contacto.
• Numeración y fechas: número de factura, fecha de emisión y fecha de vencimiento.
• Datos del cliente («Facturar a»): nombre, NIF y dirección.
• Tabla de conceptos con cantidad, precio unitario y total por línea.
• Bloque de totales: subtotal, IVA (21% por defecto, edítalo si tu operación lleva otro tipo) y total.
• Datos de pago: banco, IBAN y concepto de la transferencia.

Lo que no trae por defecto es la línea de retención de IRPF ni un tipo de IVA distinto del 21% general; si tu operación lleva el tipo reducido (10%) o superreducido (4%), edita también esa línea y recalcula el total. Antes de enviarla, revisa que el NIF del cliente esté bien escrito: un NIF incorrecto es el motivo más habitual de que Hacienda rechace la deducción del gasto en el lado del cliente.

Qué tipo de IVA le corresponde a tu operación

El 21% que trae la plantilla por defecto es el tipo general, pero no es el único que existe. Antes de enviar la factura, comprueba en qué tramo cae tu actividad:

Tipo de IVA	Ejemplos habituales
General — 21%	La mayoría de servicios profesionales, consultoría, diseño, comercio general
Reducido — 10%	Hostelería, transporte de viajeros, determinadas obras de renovación en vivienda
Superreducido — 4%	Alimentos de primera necesidad, libros, prensa, medicamentos
Exento	Algunos servicios educativos, sanitarios, financieros y de seguros (requiere indicar el artículo de la Ley del IVA que ampara la exención)

Si no tienes claro qué tipo aplica a tu actividad concreta, no lo dejes al 21% por inercia: consúltalo con tu gestoría o en la sede de la AEAT, porque aplicar un tipo incorrecto obliga a rectificar la factura y puede generar un requerimiento por IVA no ingresado o ingresado de más.

Numeración y conservación de las facturas

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin huecos ni duplicados, y empezar de nuevo cada año natural salvo que optes por series distintas (por ejemplo, una serie para rectificativas). Guarda copia de cada factura emitida y recibida durante el plazo de prescripción tributaria, que con carácter general es de 4 años desde que termina el plazo voluntario de declaración del impuesto al que afecta (art. 66 de la Ley General Tributaria); en la práctica, muchos gestores recomiendan conservar 5-6 años por si hay comprobaciones o litigios civiles asociados a la operación.

Una factura con un número repetido o con un salto sin justificar (factura anulada, por ejemplo) es una de las señales que más llaman la atención en una inspección. Si anulas una factura, no borres el número: emite una rectificativa que lo referencie.

Series de facturación: cuándo tiene sentido usar más de una

No estás obligado a usar una única serie de numeración. Es habitual y admitido separar, por ejemplo, una serie «F» para facturas ordinarias y una serie «R» para rectificativas, o una serie distinta por cada línea de negocio si facturas actividades muy diferentes. Lo que exige la norma es que dentro de cada serie la numeración sea correlativa y sin huecos; mezclar series sin criterio o cambiar de sistema de numeración a mitad de año sin documentarlo es lo que suele generar dudas al revisar el libro registro de facturas emitidas.

Cómo organizar el archivo de facturas

Guardar cada PDF con un nombre de archivo que incluya el número de factura y la fecha (por ejemplo, «2026-045-FACT-cliente.pdf») y mantener una copia de seguridad fuera de tu equipo principal —en la nube o en un disco externo— te ahorra tiempo si Hacienda te requiere el histórico o si tu propia gestoría necesita reconstruir un trimestre. El libro registro de facturas que estás obligado a llevar como autónomo se alimenta de estos mismos datos, así que cuanto más ordenado tengas el archivo, menos trabajo manual te supone cada trimestre.

Errores frecuentes al facturar como autónomo

Los más habituales al usar una plantilla genérica como esta:

• Olvidar la retención de IRPF cuando el cliente es profesional o empresa española, lo que obliga a rectificar la factura después.
• Dejar el NIF del cliente sin rellenar o con el formato incorrecto (letra en mayúscula, sin espacios).
• Aplicar el 21% de IVA por defecto a operaciones que llevan tipo reducido (10%) o superreducido (4%), o a operaciones exentas (por ejemplo, ciertos servicios educativos o sanitarios).
• Repetir un número de factura ya usado, o saltarse números sin dejar constancia de la anulación.
• Facturar a un cliente fuera de España sin aplicar las reglas de localización del IVA (inversión del sujeto pasivo en operaciones intracomunitarias, por ejemplo), que son distintas de una factura nacional.
• Usar una descripción demasiado genérica de la operación («servicios», «varios»), que en una comprobación puede poner en duda la realidad del gasto para el cliente.
• Mezclar en una misma factura operaciones con tipos de IVA distintos sin desglosarlas por línea o por bloque, lo que obliga después a rehacerla para poder declararla correctamente.
• Confundir la fecha de emisión de la factura con la fecha de cobro, y declarar el IVA en el trimestre equivocado.

Casi todos estos errores comparten una causa: rellenar la plantilla deprisa, sin revisar cada campo contra la operación real. Dedicar dos minutos a repasar NIF, tipo de IVA, retención (si aplica) y numeración antes de enviar la factura evita la mayoría de rectificaciones posteriores.

Preguntas frecuentes sobre la factura de autónomo

¿Esta plantilla incluye la retención de IRPF?

No por defecto. Calcula subtotal, IVA y total. Si facturas servicios profesionales a una empresa o autónomo español, añade tú la línea de retención (15% general, 7% reducido en inicio de actividad, confirmando siempre el porcentaje vigente en la AEAT) tal y como se explica en el apartado correspondiente de esta página.

¿Puedo usar esta factura si soy autónomo en módulos?

Sí, el formato de factura es el mismo independientemente del régimen de tributación (estimación directa o módulos). Lo que cambia con los módulos es cómo declaras el rendimiento, no el contenido obligatorio de la factura.

¿Tengo que facturar a particulares con este mismo modelo?

Puedes usarlo, aunque para ventas al por menor de poco importe suele bastar con una factura simplificada, que no exige los datos identificativos completos del comprador. Si el particular te pide una factura completa con sus datos, tienes que emitirla igualmente.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?

No la edites ni la borres: emite una factura rectificativa que referencie el número de la original y corrija el dato erróneo. En el sitio tienes una guía específica sobre facturas rectificativas.

¿En qué formato debo guardar la factura?

Esta plantilla está pensada para exportarse a PDF desde el navegador (Archivo > Imprimir > Guardar como PDF), que es el formato que la mayoría de gestorías y programas de contabilidad aceptan sin problema. Si tu volumen de facturación es alto, valora un programa de facturación que numere y archive de forma automática.

¿Puedo facturar sin estar dado de alta como autónomo?

No de forma habitual: si vas a repetir la actividad, tienes que darte de alta en el censo de la AEAT (modelo 036/037) y, en general, en el RETA antes de emitir la primera factura. Facturar sin alta es una infracción tributaria y de Seguridad Social.

¿Cómo facturo a un cliente de otro país de la UE?

Si ambos estáis dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), la operación suele quedar exenta de IVA español por inversión del sujeto pasivo, y hay que indicarlo expresamente en la factura junto con ambos NIF-IVA. Verifica tu situación concreta con tu gestoría, porque las reglas cambian según el tipo de servicio.

¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura tras el servicio?

El RD 1619/2012 fija plazos distintos según si el cliente es empresa o particular y según el tipo de operación; como referencia general, no conviene demorar la emisión más allá del mes siguiente a la operación. Si tienes dudas sobre el plazo aplicable a tu caso, consúltalo con tu gestoría o en la sede de la AEAT.

¿La factura proforma sirve para cobrar?

No. La proforma es un presupuesto detallado, sin validez fiscal ni contable. Para cobrar y declarar la operación necesitas emitir la factura definitiva una vez prestado el servicio o entregado el producto.

¿Qué IVA aplico si mi actividad está exenta?

Si tu actividad está exenta de IVA (algunos servicios educativos, sanitarios o financieros, por ejemplo), no repercutes IVA en la factura y debes indicar el artículo de la Ley del IVA que ampara la exención. Elimina la línea de IVA de esta plantilla y añade esa referencia normativa; si no estás seguro de si tu actividad está exenta, consúltalo con tu gestoría.

¿Qué diferencia hay entre esta plantilla y un programa de facturación de pago?

Esta plantilla te da el formato y los cálculos básicos (subtotal, IVA, total) pero los rellenas y corriges a mano en cada factura. Un programa de facturación numera automáticamente, guarda el histórico, genera el libro registro y, si está adherido a Verifactu, produce el registro encadenado y el código QR exigidos. Para un volumen bajo de facturas al mes, la plantilla suele ser suficiente; si facturas con frecuencia alta o necesitas control de cobros y recordatorios, un programa dedicado ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores de cálculo o numeración.

¿Necesito el modelo 347 si solo tengo un cliente grande?

Solo si el importe acumulado con ese cliente en el año, IVA incluido, supera el umbral vigente para el modelo 347 (3.005,06 € con carácter general). Por debajo de esa cifra no tienes que declarar esa relación en el 347, aunque sí debes seguir emitiendo y conservando cada factura individual con normalidad.

¿Puedo enviar la factura solo por email, sin firma ni sello?

Sí. Ni el RD 1619/2012 ni la normativa de IRPF exigen firma manuscrita ni sello para que una factura en papel o PDF sea válida; lo que la hace válida es que contenga todos los datos obligatorios. La firma electrónica solo es relevante cuando la operativa exige factura electrónica estructurada (facturación con las administraciones públicas, por ejemplo, o cuando te alcance la obligación de Verifactu).

¿Sirve esta plantilla para cualquier tipo de autónomo?

La estructura (identificación de las partes, tabla de conceptos, IVA y total) es válida para cualquier actividad. Lo que cambia según tu sector es lo que tienes que ajustar antes de enviarla: si eres profesional (asesoría, diseño, consultoría, salud, artes), revisa la retención de IRPF; si vendes producto físico, revisa que el tipo de IVA corresponda a lo que vendes y no al general por defecto; si trabajas con clientes fuera de España, revisa las reglas de localización del IVA. La plantilla te da el esqueleto correcto; los ajustes finos dependen de tu actividad concreta y, ante la duda, de tu gestoría.