Modelo de nota de gastos rellenado: ejemplo paso a paso (2026)

Respuesta rápida: un modelo de nota de gastos rellenado es una hoja de liquidación en la que el empleado enumera, gasto por gasto, lo que ha pagado de su bolsillo por motivos de trabajo: fecha, concepto, número de justificante, base imponible, IVA e importe total, más los kilómetros hechos con su coche y las dietas del viaje. La empresa la revisa, la aprueba y reembolsa el saldo. En 2026 el kilometraje está exento de IRPF hasta 0,26 €/km y la manutención hasta 26,67 € al día sin pernocta y 53,34 € con pernocta en España (48,08 € y 91,35 € en el extranjero), siempre que el desplazamiento sea fuera del municipio de trabajo habitual y del de residencia y la empresa pueda acreditarlo.

Más abajo tienes un ejemplo completo con las cifras cuadradas al céntimo, la explicación de cada campo, los límites fiscales con la norma que los fija y los fallos que hacen que administración te devuelva la nota. El ejemplo es ilustrativo: la persona, el trayecto y los importes están inventados para enseñar el cálculo, no son un caso real. Si quieres ir rellenando a la vez que lees, descarga la plantilla de nota de gastos en Excel.

Qué es una nota de gastos y para qué sirve

Nota de gastos, liquidación de gastos, hoja de gastos o informe de gastos: cuatro nombres para el mismo documento. Es la relación de desembolsos que una persona adelanta por cuenta de la empresa (transporte, alojamiento, comidas, aparcamiento, material) para que se los devuelvan. Cumple tres funciones a la vez, y conviene tenerlas presentes porque cada una exige unos datos distintos:

• Reembolso. Es la base para que la empresa te pague lo que adelantaste. Sin nota, administración no sabe qué ticket corresponde a qué viaje.
• Contabilidad e IVA. La empresa registra el gasto y, si el justificante lo permite, deduce el IVA soportado. Para eso necesita facturas con sus datos, no tickets anónimos.
• Tratamiento en tu IRPF. Un reembolso de gastos justificados, o unas dietas dentro de los límites del reglamento, no son salario. Si la nota no permite acreditar el desplazamiento, lo cobrado puede acabar tributando como rendimiento del trabajo.

No existe un formato oficial. Hacienda no publica un "modelo de nota de gastos" y cada empresa usa el suyo, normalmente dentro de su política de viajes o de lo que diga el convenio colectivo. Lo que sí tiene reglas es el contenido: los límites de dietas y kilometraje están en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007) y los requisitos de las facturas, en el Reglamento de facturación (RD 1619/2012).

Nota de gastos, factura y ticket no son lo mismo

La factura la emite el proveedor (el hotel, la autopista, el restaurante) y acredita la operación. El ticket de caja que te dan en un bar o en un peaje suele ser una factura simplificada, con menos datos. La nota de gastos la firmas tú y lo único que hace es agrupar y ordenar esos justificantes. Por eso nunca los sustituye: si falta el papel del proveedor, la línea de la nota queda sin respaldo.

Campos que debe llevar un modelo de nota de gastos

Una nota bien hecha se entiende sin preguntar nada al que la firma. Estos son los campos que conviene tener, separados entre la cabecera (se rellena una vez por viaje o por periodo) y las líneas (una por gasto):

El campo que más se olvida es el del municipio. El artículo 9 del Reglamento del IRPF solo deja exentas las asignaciones para gastos de viaje cuando el desplazamiento es a un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del trabajador. Si vives en la ciudad a la que viajas, las dietas de ese viaje no están exentas aunque tu oficina esté en otra provincia.

Ejemplo de nota de gastos rellenado (caso ilustrativo)

Escenario inventado para el ejemplo: una comercial con centro de trabajo en el municipio A viaja con su coche a visitar a un cliente en el municipio B, a 180 km. Sale el martes 13 de octubre de 2026 por la mañana, duerme en B y vuelve el miércoles 14 por la tarde. La política de la empresa paga el kilometraje a 0,26 €/km, las dietas de manutención en los importes exentos, y el hotel, los peajes y el aparcamiento contra factura. Antes de salir recibió un anticipo de 100 €.

Cabecera

• Empleada: [Nombre y apellidos] · NIF [00000000X] · Departamento comercial
• Centro de trabajo habitual: municipio A · Residencia: municipio A
• Motivo: reunión de seguimiento con el cliente [razón social] en municipio B
• Periodo: 13/10/2026 (salida 8:00) a 14/10/2026 (llegada 19:00)
• Anticipo recibido: 100,00 €

Gastos con justificante

Kilometraje con vehículo propio

Dietas de manutención

Resumen y saldo

La empresa, por su parte, puede plantearse deducir los 14,99 € de IVA soportado porque las cuatro facturas llevan su NIF y el gasto está vinculado a la actividad. Si el hotel se hubiera facturado a nombre de la empleada sin datos de la empresa, esa cuota de 8,09 € no se podría deducir, aunque el reembolso fuese igual de correcto.

Cómo se calcula cada línea

Los tickets dan el total con IVA incluido. Para sacar la base divides entre 1 más el tipo: en el peaje, 12,40 ÷ 1,21 = 10,2479, que se redondea a 10,25 €, y la cuota es la diferencia, 12,40 − 10,25 = 2,15 €. En el hotel, 89,00 ÷ 1,10 = 80,909, redondeado a 80,91 €, con una cuota de 8,09 €. Si la factura ya trae la base y la cuota desglosadas, copia las suyas: manda lo que diga el documento del proveedor, no tu redondeo.

El kilometraje se multiplica sin más: kilómetros por precio. Apunta los kilómetros reales del trayecto, no una cifra redonda, y conserva cómo los calculaste (la ruta del navegador, el cuentakilómetros al salir y al llegar). Las dietas se cuentan por días naturales según haya o no pernocta fuera; el día de regreso, sin noche fuera, se liquida como día sin pernocta, que es el criterio habitual en la práctica. Si tu empresa aplica otro, sigue la política interna y consúltalo con tu asesoría.

Una nota de gastos cuadra cuando cada línea tiene un justificante numerado, la suma de las líneas da el total y el total menos el anticipo da el saldo. Si alguna de esas tres comprobaciones falla, la devolverán.

Variante: la empresa paga más de 0,26 €/km

Imagina que el convenio fija 0,30 €/km. Por los 372 km la empleada cobraría 111,60 €. Solo 96,72 € están exentos; los 14,88 € restantes (372 × 0,04) son rendimiento del trabajo, tributan en su IRPF y la empresa debe incluirlos en nómina con la retención que corresponda. Lo mismo pasa con unas dietas por encima del límite: el exceso tributa. Pagar más es perfectamente legal; lo que cambia es el tratamiento fiscal de la parte que sobra.

Kilometraje en 2026: 0,26 €/km y cómo justificarlo

La cantidad exenta por usar tu propio vehículo en desplazamientos de trabajo es de 0,26 € por kilómetro, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. La cifra la fijó la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, que modificó el Reglamento del IRPF y subió el importe desde los 0,19 €/km anteriores, con efectos desde el 18 de julio de 2023. Es la que sigue vigente en 2026 salvo que se publique una nueva orden, así que antes de fijarla en una política interna conviene comprobarla en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Tres ideas que evitan malentendidos:

• 0,26 es un tope fiscal, no un mínimo obligatorio. La empresa puede pagar menos o más, según su política o el convenio. Si paga menos, no hay nada que tributar; si paga más, tributa el exceso.
• El trayecto de casa al trabajo no cuenta. Ir a tu oficina habitual no es un desplazamiento por motivos de trabajo a efectos de esta exención.
• Hay que poder acreditar el viaje. Fecha, origen, destino, kilómetros y motivo. Una hoja de ruta, la reserva de la reunión o la agenda del cliente sirven de apoyo.

Si usas tu coche a menudo, lleva un registro mensual de desplazamientos en una hoja aparte: fecha, origen, destino, km y motivo. Luego solo tienes que trasladar el total de cada viaje a la nota. La plantilla de PlantillaGratis no trae pestaña de kilometraje, así que puedes añadirla tú o apuntar cada trayecto como una línea más con la categoría "Kilometraje".

Dietas exentas de IRPF en 2026: importes y requisitos

Las asignaciones para gastos de manutención y estancia están exentas hasta estos importes diarios, fijados en el artículo 9 del Reglamento del IRPF:

Para que esos importes estén exentos se tienen que cumplir varias condiciones a la vez:

1. Desplazamiento fuera del municipio del lugar de trabajo habitual y del de residencia. Una comida de trabajo en tu propia ciudad no genera dieta exenta.
2. Duración limitada. Si el desplazamiento a un mismo municipio supera nueve meses continuados, deja de tratarse como viaje y la exención de manutención y estancia ya no se aplica en esos términos.
3. Acreditación por parte de la empresa. El pagador tiene que poder acreditar el día y el lugar del desplazamiento y su razón o motivo. Para la manutención no hace falta justificar lo que gastaste en cada comida, pero sí que el viaje existió.
4. El alojamiento, siempre con factura. A diferencia de la manutención, el hotel solo está exento por el importe que se justifique.
5. El exceso tributa. Lo que se pague por encima de los límites es rendimiento del trabajo sujeto a retención.

Las dietas exentas no desaparecen del radar: la empresa las informa en el resumen anual de retenciones (modelo 190) como asignaciones exceptuadas de gravamen. Por eso conviene que la nota de gastos, las fechas del viaje y lo que sale en nómina cuenten la misma historia.

Lo que deja exenta una dieta no es llamarla "dieta" en la nómina, sino que exista un desplazamiento real fuera de tu municipio de trabajo y de residencia, que se pueda probar y que el importe no supere el límite.

Dieta fija o gasto a justificar: dos sistemas

Hay empresas que pagan una cantidad fija por día de viaje (la dieta) y otras que reembolsan cada comida contra ticket. Con la dieta fija, tú no tienes que guardar los tickets de restaurante para cobrar, pero la empresa sí tiene que poder demostrar el viaje, y el importe exento es el del reglamento. Con el reembolso contra ticket, lo que recibes es un gasto justificado y la empresa puede deducir el IVA si la factura está a su nombre y el gasto cumple la ley del IVA. Lo que no debes hacer es cobrar las dos cosas por la misma comida: si la empresa te paga dieta, no metas en la nota el ticket de la cena de ese día.

Con el hotel pasa algo parecido. Si la factura incluye cena o media pensión y además cobras dieta de manutención, estás pagando dos veces la misma comida. Pide la factura de solo alojamiento o con la manutención desglosada, y aplica la dieta o el ticket, no ambos.

Factura completa o simplificada: qué justificante sirve para deducir el IVA

Para el reembolso interno vale casi cualquier justificante del pago. Para que la empresa deduzca el IVA, no. El Reglamento de facturación permite emitir factura simplificada (el ticket de toda la vida) cuando el importe no supera 400 € IVA incluido, o 3.000 € en sectores concretos como hostelería y restauración, transporte de personas, aparcamiento y autopistas de peaje. Esa factura simplificada solo permite deducir el IVA si incluye el NIF y el domicilio del destinatario (la empresa) y la cuota repercutida por separado. Si no los lleva, es un buen comprobante de gasto y nada más.

Tipos de IVA que verás en una nota de gastos

Los más habituales en 2026 son el 21 % (combustible, peajes, aparcamiento, material de oficina), el 10 % (hoteles, restaurantes, transporte de viajeros como tren, autobús o taxi) y el transporte internacional de viajeros, que está exento. Si un ticket de restaurante te sale con un 21 %, revisa si incluye bebidas alcohólicas vendidas aparte o productos que no son servicio de restauración.

Gastos cuyo IVA no se deduce aunque haya factura

La ley del IVA excluye del derecho a deducir, entre otros, las atenciones a clientes, asalariados o terceros, y limita la deducción en viajes, hostelería y restauración a los casos en que el gasto sea deducible en el impuesto sobre la renta o en el de sociedades. La comida con un cliente puede ser un gasto contabilizable, pero su IVA normalmente no se recupera. Y en los turismos, la ley presume una afectación del 50 % a la actividad, así que la cuota del combustible suele deducirse solo a la mitad salvo que se pruebe otra cosa. Estas son decisiones de administración, no del empleado, pero te explican por qué a veces te piden factura completa y a veces les da igual.

Autónomos y empleados: no se rigen igual

Todo lo anterior sobre dietas y kilometraje exentos se refiere a lo que una empresa paga a sus trabajadores. Si eres autónomo, no te "pagas" dietas a ti mismo: lo que haces es deducir gastos en tu declaración. Las reglas son otras:

La regla de las dietas del autónomo está en el artículo 30.2.5ª de la Ley del IRPF, que se modificó en 2018 para permitir deducir la manutención propia con esos requisitos. Aun así, la nota de gastos le sirve al autónomo como herramienta de orden: agrupar por viaje, numerar justificantes y tener claro qué va al libro de gastos antes de presentar el modelo 130. Si facturas por tu cuenta, repasa también la guía de facturas para autónomos.

Si eres socio de una sociedad y cobras de ella, la cosa depende de cómo esté articulada tu relación con la empresa. En ese caso, pregúntalo a tu asesoría antes de aplicar tal cual los límites de los trabajadores.

Cómo conservar los justificantes y durante cuánto tiempo

La nota resume; los justificantes prueban. Dos plazos marcan cuánto guardarlos:

• Cuatro años es el plazo general de prescripción tributaria (artículo 66 de la Ley General Tributaria), contado desde el fin del periodo voluntario de presentación de cada declaración.
• Seis años es lo que el artículo 30 del Código de Comercio exige conservar libros, correspondencia y justificantes a los empresarios, desde el último asiento.

En la práctica, la empresa se queda con los originales y tú con una copia. Algunos consejos que ahorran disgustos:

• Escanea el ticket térmico el mismo día. El papel de los tickets se borra con el tiempo y con el calor. Una foto nítida con el móvil te salva el dato aunque el original acabe en blanco.
• La foto no siempre sustituye al papel. Solo se puede destruir el original si la empresa usa un sistema de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria. Si no es tu caso, entrega el papel igualmente.
• Numera y nombra. Escribe J1, J2, J3 en cada papel y usa el mismo número en la nota. En digital, un nombre como 2026-10-13_J1_peaje.pdf hace que cualquiera encuentre el documento en segundos.
• Una carpeta por viaje o por mes. Nota firmada, justificantes y, si hay kilometraje, el registro de trayectos, todo junto.

Errores que hacen que te devuelvan la nota de gastos

Son siempre los mismos, y casi todos se evitan con dos minutos de repaso antes de firmar:

1. Conceptos genéricos. "Comida", "varios" o "gastos viaje" no dicen nada. Pon qué, dónde y para qué.
2. Líneas sin justificante. Cada importe necesita su papel. Si lo perdiste, díselo a administración antes, no después.
3. Sumas que no cuadran. Sobre todo en plantillas sin fórmulas, donde el total no se recalcula al cambiar una línea.
4. Doble cobro de la misma comida. Dieta y ticket de restaurante del mismo día, o media pensión en el hotel más dieta.
5. Kilómetros redondeados al alza. 400 km donde la ruta marca 372. Es fácil de comprobar y resta credibilidad al resto de la nota.
6. Facturas a nombre equivocado. El hotel a tu nombre en vez del de la empresa: te lo pagarán, pero la empresa pierde el IVA.
7. Gastos personales mezclados. El minibar, la película del hotel o la cena de un acompañante no son de empresa. Si una factura mezcla, anota solo la parte de trabajo y explícalo.
8. Fechas fuera del periodo del viaje. Un ticket del sábado en un viaje de martes a miércoles necesita explicación.
9. Entregarla tarde. Muchas políticas internas fijan un plazo para presentar la nota. Pasado ese plazo, algunas empresas no reembolsan o lo complican.

Antes de firmar, haz tres comprobaciones: cada línea tiene su justificante numerado, la suma de las líneas da el total y el total menos el anticipo da el saldo.

Cómo rellenar la plantilla de PlantillaGratis paso a paso

La plantilla de nota de gastos es un archivo .xlsx de una sola hoja con siete columnas: fecha, concepto, categoría, importe, IVA, total y justificante. Trae cuatro líneas de ejemplo y un total escritos como números fijos, sin fórmulas. Así se adapta al caso del ejemplo anterior:

1. Añade la cabecera. Inserta unas filas arriba para nombre, NIF, departamento, centro de trabajo, motivo, destino, periodo y anticipo.
2. Borra las líneas de ejemplo y escribe una línea por justificante, con la fecha como fecha real (no como texto) para poder ordenar y filtrar.
3. Usa la columna Importe como base imponible y la de IVA para la cuota. En Total, suma ambas con una fórmula del tipo =D5+E5 y arrástrala hacia abajo.
4. Pon la fórmula del total general, por ejemplo =SUMA(F5:F20), en la fila de total. Así no dependes de sumar a mano.
5. Añade el kilometraje como líneas con la categoría "Kilometraje": en concepto, origen, destino y km; en importe, la multiplicación, por ejemplo =372*0,26; IVA a cero.
6. Añade las dietas como líneas con la categoría "Dietas", una por día, indicando si hubo pernocta. IVA a cero, porque la dieta no es una factura.
7. Calcula el saldo debajo del total: total menos anticipo.
8. Firma, fecha y entrega con los justificantes numerados en el mismo orden que las líneas.

Si llevas los gastos de varios meses o quieres ver cuánto se va en cada categoría, pásalos a una hoja de seguimiento como la de controlar gastos en Excel, o prepara un informe de gastos mensual. Y si es la primera vez que haces una, la guía de cómo hacer una nota de gastos repasa el proceso desde cero.

¿Y una nota de gastos para uso personal?

El formato también sirve para llevar tus gastos domésticos, aunque ahí no hay dietas, ni IVA deducible, ni límites fiscales: solo orden. Si lo usas así, simplifica: fecha, concepto, categoría e importe bastan. Lo que sí conviene es separar siempre lo personal de lo profesional. Si trabajas por cuenta ajena y adelantas gastos de la empresa, esos gastos van en la nota de la empresa y nunca en tu hoja personal, para no contarlos dos veces cuando te los reembolsen.

Preguntas frecuentes

¿Existe un modelo oficial de nota de gastos?

No. Hacienda no publica un formato obligatorio. Cada empresa usa el suyo, pero el contenido debe permitir acreditar el desplazamiento (día, lugar y motivo) y enlazar cada gasto con su justificante.

¿Cuánto se paga por kilómetro en 2026?

La cantidad exenta de IRPF es de 0,26 €/km, más peajes y aparcamiento justificados, según la Orden HFP/792/2023. La empresa puede pagar otra cifra; si paga más, el exceso tributa como rendimiento del trabajo.

¿Cuánto son las dietas exentas en 2026?

En España, 26,67 € al día sin pernocta y 53,34 € con pernocta; en el extranjero, 48,08 € y 91,35 €. El alojamiento está exento por el importe que se justifique con factura.

¿Tengo que guardar los tickets de las comidas si cobro dieta?

Para que la dieta de manutención esté exenta no hace falta justificar lo que gastaste en cada comida, pero la empresa sí tiene que acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje. Si tu empresa reembolsa contra ticket en vez de pagar dieta, entonces sí necesitas cada justificante.

¿Qué pasa si pierdo un ticket?

Avisa a administración y aporta lo que tengas: extracto de la tarjeta, correo de reserva, confirmación del servicio. Muchas empresas aceptan una declaración firmada con fecha, importe y motivo para reembolsar, pero sin factura la empresa no podrá deducir el IVA de ese gasto.

¿Sirve un ticket para que la empresa se deduzca el IVA?

Solo si es una factura simplificada que incluye el NIF y el domicilio de la empresa y la cuota de IVA por separado. Un ticket sin esos datos vale para justificar el gasto, no para deducir el IVA.

¿Hay dieta si viajo dentro de mi ciudad?

No exenta. El desplazamiento tiene que ser a un municipio distinto del de tu lugar de trabajo habitual y del de tu residencia. Una comida de trabajo en tu municipio, si la empresa te la paga, se trata como gasto de la empresa o como retribución, no como dieta exenta.

¿Un autónomo puede aplicar los 0,26 €/km?

No. Ese importe es la exención para lo que una empresa paga a sus trabajadores. El autónomo deduce los gastos reales de su vehículo, y en IRPF solo si está afecto en exclusiva a la actividad, salvo excepciones como los representantes o agentes comerciales.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los justificantes?

Como referencia, cuatro años por la prescripción tributaria general y seis años por la obligación mercantil de conservar justificantes del Código de Comercio. La empresa guarda los originales; tú, una copia.

¿Con qué frecuencia conviene hacer la nota de gastos?

Una por viaje o, si hay muchos gastos pequeños, una al mes. Rellénala mientras tienes los tickets frescos y respeta el plazo que marque la política interna de tu empresa.

Información general revisada en septiembre de 2026. Los importes de dietas y kilometraje pueden cambiar por orden ministerial y tu convenio o política interna pueden fijar otras cantidades. Para casos concretos, consulta con tu asesoría o con la Agencia Tributaria.