Modelo de factura: el documento que define tu credibilidad como autónomo (y casi nadie lo cuida)

Llevo más de una década viendo facturas de autónomos y pequeñas empresas. He revisado miles. Y te puedo decir una cosa: la mayoría son un desastre. No porque les falten datos legales (que también a veces), sino porque transmiten algo que el emisor probablemente no quería transmitir: descuido, prisa, falta de profesionalidad. Una factura mal hecha es como ir a una reunión con cliente con la camisa por fuera del pantalón. No te van a echar de la reunión, pero algo se nota.

La buena noticia: arreglar tu modelo de factura es una de las cosas más rápidas y rentables que puedes hacer este mes. En una tarde te montas algo decente, lo guardas como plantilla, y a partir de ahí cada factura que mandes refuerza tu marca personal. Encima, si está bien diseñada, te ahorra errores, automatiza cálculos y te cubre legalmente. Esta guía va a fondo: te enseño qué debe llevar un modelo de factura en 2026 según la normativa española, te muestro modelos por tipo de negocio, te doy plantillas reales y te aviso de los errores que veo más veces. Vamos.

Lo que vas a aprender

• Qué es exactamente un modelo de factura y por qué importa más de lo que crees
• Cuáles son los campos obligatorios según la legislación española vigente en mayo de 2026
• Cómo diseñar un modelo de factura que transmita profesionalidad sin parecer pretencioso
• Diferencias entre modelo de factura ordinaria, simplificada, rectificativa y proforma
• Tabla comparativa con los seis mejores modelos descargables gratis en castellano
• Cómo adaptar tu modelo de factura según tu sector (freelance creativo, comerciante, profesional sanitario, transportista, etc.)
• Errores típicos que invalidan una factura y cómo evitarlos
• Cuándo cambiar de modelo: señales que indican que tu factura actual se ha quedado corta

Qué es un modelo de factura y por qué deberías cuidarlo

Un modelo de factura es la plantilla base que usas para emitir todas tus facturas. Es la estructura, el diseño, los campos que llevará cada documento que mandes a un cliente. Algunos lo llaman "formato de factura", otros "plantilla". El concepto es el mismo: un documento maestro a partir del cual generas las facturas concretas.

¿Por qué importa? Por tres razones. La primera, legal: si tu modelo no incluye todos los campos obligatorios, todas tus facturas son inválidas. La segunda, operativa: un buen modelo te ahorra tiempo (cálculos automáticos, numeración correlativa, datos pregrabados). La tercera, de imagen: la factura es uno de los pocos documentos que tus clientes leen con atención (porque tienen que pagar). Si la abren y se encuentran algo cutre, queda en su cabeza. Si la abren y ven algo limpio y bien presentado, también.

"La factura es la última impresión que dejas en cada transacción. Es lo último que el cliente ve. Y la primera cosa que mira su contable. Cuídala como cuidarías una carta de presentación, porque eso es lo que es." — Ana Rivera, directora de cuentas en Madrid, conversación de febrero 2026

Campos obligatorios de un modelo de factura en España (mayo 2026)

Te lo voy a poner como una lista chequeable. Si tu modelo de factura no tiene todos estos campos, tienes que rediseñarlo ya:

Identificación del emisor

• Nombre completo o razón social (no vale solo "Juan", tiene que ser "Juan García Sánchez")
• NIF, CIF o NIE según el caso
• Domicilio fiscal: calle, número, código postal, localidad, provincia

Identificación del destinatario

• Nombre o razón social del cliente
• NIF/CIF del cliente (si es empresa o autónomo)
• Domicilio del cliente (si es empresa o autónomo, o si la operación supera 400 euros)

Datos identificativos de la factura

• Número de factura (correlativo, sin saltos dentro de la misma serie)
• Serie (si usas varias, ejemplo: A, B, R para rectificativas)
• Fecha de emisión
• Fecha de la operación (si difiere de la fecha de emisión)

Detalle de la operación

• Descripción de los bienes o servicios prestados (con suficiente claridad)
• Cantidad de cada concepto
• Precio unitario sin IVA
• Subtotal por concepto

Cálculos fiscales

• Base imponible total (suma de los subtotales)
• Tipo de IVA aplicado (4%, 10%, 21% o exención justificada)
• Cuota de IVA
• Retención de IRPF si procede (15% régimen general, 7% nuevos autónomos)
• Total a pagar

Información de pago

• Forma de pago (transferencia, efectivo, tarjeta, etc.)
• Plazo de pago
• IBAN si es por transferencia

Estos son los campos imprescindibles. Si te falta alguno, tu factura puede ser rechazada por el cliente y, peor aún, sancionada por Hacienda si te llega una inspección. He visto multas de quinientos a tres mil euros por facturas mal hechas. Mejor cuidarlo desde el principio.

Tipos de modelo de factura según el caso

No existe un solo modelo de factura. Dependiendo de la operación, la cuantía y el tipo de cliente, tendrás que usar uno u otro. Te resumo los cuatro modelos que más se usan:

Factura ordinaria o completa

Es la que vale para casi todo. Lleva todos los datos del emisor y del receptor, descripción detallada, IVA, IRPF si aplica, y total. Se usa para operaciones entre empresas, entre autónomos, o cuando el importe supera los 400 euros.

Factura simplificada

Es la versión "ligera" de la factura. Sustituye al antiguo ticket. La puedes emitir cuando el importe es inferior a 400 euros (IVA incluido) o en sectores específicos autorizados (hostelería, taxis, comercio minorista, etc.). No requiere todos los datos del cliente, lo que la hace más rápida de emitir.

Factura rectificativa

Se emite para corregir errores en una factura ya emitida o para reflejar devoluciones, descuentos posteriores, anulaciones. Debe llevar numeración propia (habitualmente serie R) y hacer referencia clara a la factura original que rectifica.

Factura proforma

No es una factura real, es un presupuesto formal. No tiene efectos fiscales: no se contabiliza, no genera obligación de IVA. Se usa para que el cliente confirme una oferta antes del trabajo. Cuando el trabajo se ejecuta, se emite la factura definitiva.

Diseño visual: cómo debe verse un buen modelo de factura

Aquí entramos en terreno más subjetivo, pero hay reglas que se cumplen siempre. Una buena factura, visualmente:

Tiene espacio en blanco

No la satures de información. Deja respiración. Los márgenes deben ser amplios (al menos 2 cm a cada lado). Si embutes todo el contenido contra los bordes, queda agobiante.

Usa una tipografía limpia

Arial, Calibri, Helvetica. Tamaño 10 o 11 para el texto general, 14-16 para titulares (como "FACTURA" o tu nombre de empresa). Olvídate de Comic Sans, Times New Roman muy pequeñito o fuentes raras. Que se lea bien.

Tiene jerarquía visual clara

El número de factura y la fecha deben verse a primera vista. Tus datos arriba a la izquierda (o derecha, con logo). Los datos del cliente debajo. La tabla de conceptos en el centro. El total bien destacado abajo, con un cuadro o un color de fondo.

Incluye tu identidad de marca

Logo (si lo tienes), colores corporativos en titulares o líneas separadoras, tipografía coherente con tu web o tus tarjetas. Si no tienes marca todavía, basta con que sea consistente: misma fuente, mismo estilo, mismas líneas.

Cabe en un folio A4

La mayoría de facturas que veo serían perfectas si no se desbordaran a una segunda página por dos líneas tontas. Configura los márgenes y el área de impresión para que entre en un A4 limpio. Si necesitas más espacio (por muchos conceptos), entonces sí, dos páginas, pero numera "1 de 2" y "2 de 2".

Comparativa: los seis mejores modelos descargables en castellano (mayo 2026)

He probado los modelos más populares del mercado español. Esta es mi tabla de evaluación:

Mi recomendación: si quieres algo funcional y rápido, ve a PlantillaGratis.es y descarga la plantilla Excel para autónomos. Es la que mejor relación calidad-utilidad ofrece. Si quieres algo visualmente bonito para presentar a un cliente importante, edítala con un toque de Canva. Si tu volumen ya es alto, plantéate Holded directamente.

Modelos de factura adaptados a tu sector

No es lo mismo facturar como abogado que como electricista. Aquí te dejo cinco modelos pensados para sectores concretos:

Modelo de factura para freelance creativo (diseñador, redactor, fotógrafo)

Énfasis en la descripción detallada del trabajo (no vale poner "diseño gráfico", pon "Diseño identidad visual completa: logo + manual de marca + papelería"), uso del retención IRPF del 15%, e incluir cláusula de propiedad intelectual. Diseño limpio, profesional, con espacio para incluir miniaturas del trabajo si quieres.

Modelo de factura para profesional sanitario

La mayoría de servicios sanitarios están exentos de IVA. Tu modelo debe indicar claramente la exención y el artículo de la ley que la justifica (artículo 20.1.3 de la Ley del IVA, normalmente). Incluye datos de tu colegio profesional si corresponde, y si tu actividad incluye prestaciones tanto sanitarias como no sanitarias (estética, por ejemplo), separa unas de otras.

Modelo de factura para transportistas

Incluye matrícula del vehículo si aplica, kilometraje, origen y destino del trayecto, fecha de prestación del servicio. El IVA suele ser 10% para transporte de viajeros y 21% para mercancías. Tener un modelo específico te ahorra olvidos.

Modelo de factura para comercio minorista

Habitualmente factura simplificada por importe inferior a 400 euros. Tu modelo debe permitir emisión rápida, con tres o cuatro líneas como mucho, código de producto y referencia. Si vendes a profesionales que necesitan factura completa, ten también un segundo modelo más detallado.

Modelo de factura para empresa de servicios técnicos (informática, fontanería, electricidad)

Separa material y mano de obra (Hacienda lo agradece). Incluye número de presupuesto referenciado, fecha de la intervención, y firma del cliente si la operación incluye una visita. El IVA de mano de obra suele ser 21%, el de material también.

Errores típicos en modelos de factura (y cómo no caer en ellos)

No incluir el régimen de IVA cuando hay exención o tipo reducido

Si aplicas exención de IVA, tienes que justificarla en la factura (mencionando el artículo de la ley). Si aplicas un tipo reducido (4% o 10%), también conviene indicar a qué corresponde. Las facturas sin esta información son una bandera roja para Hacienda.

Numeración no correlativa

Saltar números (del 23 al 25), repetir números, o emitir el mismo número en dos series distintas. Cualquiera de estos errores te genera problemas. Hacienda cruza datos con las facturas que tus clientes declaran (modelo 347, etc.), y si hay descuadres, te llaman.

Olvidar la fecha de operación

Mucha gente solo pone la fecha de emisión. Si la fecha del servicio o entrega es distinta, hay que indicarla aparte. Esto es importante para el devengo del IVA y para que tu cliente pueda contabilizar correctamente.

Modificar facturas ya emitidas

Una factura emitida es inalterable. Si hay error, emite una rectificativa. Modificar la original (cambiar fecha, importe, concepto) es ilegal y, si se detecta, puede dar lugar a sanciones importantes. He visto autónomos perder miles de euros por este error.

Usar plantillas en inglés o mal traducidas

Tu factura debe estar en castellano (puede ir también en otros idiomas, pero el castellano siempre). Y los términos legales deben ser correctos: "base imponible", no "subtotal antes de impuestos"; "cuota de IVA", no "IVA". Las plantillas mal traducidas de modelos anglosajones suelen tener errores conceptuales.

No guardar copia de las facturas emitidas

La ley te obliga a guardar las facturas que emites durante al menos cuatro años (mejor seis). En formato digital vale, pero deben ser legibles e inalterables. No es suficiente con haber enviado el PDF al cliente: tú también tienes que conservarlo. Y no en cualquier sitio, en un sistema fiable y con copias de seguridad.

Cómo personalizar tu modelo sin volverte loco

Personalizar no significa rediseñar desde cero. Significa adaptar una plantilla base a tu identidad. Aquí van los cinco cambios que más impacto tienen con menos esfuerzo:

Cambiar la fuente

Pasa de la fuente por defecto a una más alineada con tu marca. Si vendes algo serio (asesoría, consultoría), Garamond o Cambria dan más empaque. Si vendes algo moderno (diseño, marketing), Open Sans o Lato funcionan mejor. Cinco minutos de cambio que se nota mucho.

Añadir tu logo

Aunque sea sencillo. Un logo en la esquina superior izquierda o derecha hace que la factura deje de parecer una plantilla genérica.

Definir un color de acento

Usa un solo color (el de tu marca) para titulares, líneas separadoras y el cuadro del total. Nada de tres colores distintos. Uno solo, aplicado con criterio.

Reordenar bloques si tiene sentido

La mayoría de plantillas ponen tus datos arriba a la izquierda y los del cliente arriba a la derecha. A veces, invertir el orden o cambiar la disposición visual mejora la lectura. Prueba y mira cómo queda en PDF.

Añadir un mensaje personal o nota

Un pequeño "Gracias por confiar en nuestros servicios" al pie de la factura suaviza el tono. No es obligatorio, pero queda bien. Especialmente si tienes relación cercana con tus clientes.

"Un cliente me dijo una vez que mi factura le parecía la más bonita que recibía en su empresa. Le dije que era una plantilla Excel modificada en una tarde. Se quedó alucinado. La estética importa más de lo que pensamos." — Carlos Mendoza, diseñador freelance, Barcelona, marzo 2026

Cuándo cambiar de modelo de factura

Tu modelo no es para toda la vida. Hay momentos en los que toca actualizarlo:

Cuando cambias de actividad

Si pasas de ser autónomo individual a tener una sociedad limitada, tu modelo cambia: nuevo CIF, nueva razón social, posiblemente nuevo logo, distinta serie de numeración. Aprovecha y dale un repaso completo.

Cuando cambia la normativa

Cada vez que el Reglamento de Facturación se actualiza (cosa que pasa cada pocos años), revisa que tu modelo siga cumpliendo. Verifactu en 2025-2026 ha cambiado bastante el panorama y muchos modelos se han quedado anticuados.

Cuando creces y necesitas más complejidad

Si empiezas a facturar a clientes internacionales, a aplicar varios tipos de IVA, a llevar varias series, o a tener líneas de negocio distintas, tu modelo simple se queda corto. Toca evolucionarlo.

Cuando recibes feedback de un cliente

Si un cliente te pide repetidamente añadir cierto dato (número de pedido, referencia interna, identificador especial), incorpóralo a tu modelo permanente. Te ahorrará añadirlo a mano cada vez.

Cuando empiezas a usar un programa nuevo

Cuando migras de Excel a Holded, FacturaDirecta o cualquier otro programa, el modelo cambia. Los programas tienen plantillas propias. Revisa que la nueva plantilla incluya todos los datos que llevabas en la anterior.

Comparativa de precios: programas de facturación con plantillas profesionales

Si decides dar el salto de un modelo Excel a un software completo, estos son los precios de mayo de 2026:

Para autónomos que empiezan, Billin y FacturaDirecta son las opciones más económicas. Quipu y Holded ofrecen más funciones (gestión completa, no solo facturas). Sage 50 es para empresas con cierta complejidad.

FAQ: las preguntas que más recibo sobre modelos de factura

¿Puedo usar el mismo modelo de factura para todos mis clientes?

Sí, siempre que el modelo incluya todos los campos obligatorios. Lo que rellenas en cada factura cambia (datos del cliente, concepto, importe), pero el modelo base puede ser el mismo. Algunos profesionales usan un modelo distinto para clientes internacionales por temas de idioma y cambio de divisa.

¿Es legal hacer mi propio modelo de factura sin descargar uno?

Totalmente legal. Lo único que importa es que la factura cumpla con los requisitos del Reglamento. Si tú creas el modelo desde cero en Word, Excel o cualquier programa de diseño, y lleva todos los datos obligatorios, vale igual que cualquier plantilla descargada.

¿Tengo que incluir el IBAN en la factura?

No es obligatorio, pero es muy recomendable si quieres que te paguen por transferencia. Mucha gente paga días después de recibir la factura, y si no tienen el IBAN a mano, se les olvida o se retrasa.

¿El logo es obligatorio en una factura?

No. El logo es decoración. Lo obligatorio son los datos legales. Pero el logo aporta profesionalidad y reconocimiento de marca. Si tienes uno, ponlo. Si no tienes, no pasa nada.

¿Cómo numero las facturas si tengo varias actividades?

Puedes usar varias series. Por ejemplo, serie A para tu actividad principal, serie B para una secundaria, serie R para rectificativas. Cada serie tiene su propia numeración correlativa. Esto es legal y muy habitual.

¿Puedo emitir factura sin haber prestado el servicio?

No. Una factura se emite cuando se ha realizado la operación o, como muy tarde, antes del 16 del mes siguiente. Emitir facturas adelantadas para operaciones que no se han hecho es falsificación contable y puede dar lugar a sanciones muy serias.

¿Tengo que firmar la factura?

Una factura impresa no necesita firma manuscrita. Una factura electrónica enviada por correo electrónico tampoco. La firma digital sólo es obligatoria si trabajas con la Administración Pública vía FACe.

¿Puedo enviar la factura por WhatsApp?

Sí, es válido siempre que el cliente la reciba y la pueda guardar. Lo importante es que la factura, como documento PDF, llegue al destinatario. El canal por el que se envíe (correo, WhatsApp, mensajería) es secundario. Eso sí, por temas de profesionalidad, conviene mandar siempre por correo electrónico.

¿Qué pasa si me equivoco en el modelo y emito 50 facturas mal?

Tendrás que emitir 50 rectificativas. Es un coñazo, pero es la única forma legal. Por eso es vital revisar bien el modelo antes de empezar a usarlo intensivamente. Un error de diseño en el modelo se multiplica por cada factura que emites.

¿Existe algún modelo de factura oficial proporcionado por Hacienda?

No. Hacienda define los campos obligatorios, pero no proporciona un modelo concreto. Tú eliges el diseño y el formato. Lo único que tiene que cumplir es el contenido mínimo. Esto da flexibilidad para adaptarlo a tu negocio.

Mi opinión: el modelo de factura es el documento más infravalorado de tu negocio

Acabo con una reflexión que no suele leerse en otros sitios. La gente se gasta dinero en webs, en tarjetas de visita, en branding, en redes sociales. Y luego mandan facturas hechas en Word con la fuente por defecto. Eso es un error de planteamiento.

Tu factura es el documento que tu cliente abre con más atención. Es el que coge, mira, archiva, y muchas veces enseña a su contable. Es uno de los pocos documentos que sobrevive a la relación comercial: aunque dejes de trabajar con ese cliente, la factura sigue en su archivo durante años. Es una huella permanente de tu marca.

Cuida ese documento. No te pido que contrates a un diseñador. Te pido que dediques dos horas un sábado por la mañana a hacer un modelo de factura limpio, profesional, con tus datos correctos, tu logo (aunque sea humilde), tu fuente, tu color, y todos los cálculos automatizados. Esas dos horas valen oro. Cada factura que emitas durante los próximos cinco años se beneficiará de ese trabajo inicial.

Mi recomendación más concreta: descárgate la plantilla de PlantillaGratis.es, ábrela en Excel, cambia los datos por los tuyos, añade tu logo, ajusta los colores, guárdala como plantilla (.xltx), y empieza a usarla. En diez minutos tienes un modelo de factura digno de cualquier empresa seria. Y cuando tu negocio crezca y necesites algo más, ya pasarás a Holded, Quipu o lo que toque. Pero por ahora, eso te basta y te sobra.

Una última cosa. Si tienes el modelo bien hecho pero no facturas con disciplina (te olvidas, no apuntas, retrasas las emisiones), no sirve de nada. La herramienta es solo la mitad. La otra mitad es la rutina. Facturar el mismo día que terminas el trabajo. O al menos esa misma semana. No dejarlo para "cuando tenga tiempo". Esos hábitos son los que diferencian a un autónomo profesional de uno amateur. Y créeme, tus clientes lo notan más de lo que crees.

Modelo de factura válido en 2026: la respuesta corta antes del detalle

Un modelo de factura completa es válido en España cuando recoge el número (y la serie, si usas series); la fecha de expedición; nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del que emite y del que recibe; la descripción de la operación con su base imponible; el tipo de IVA aplicado y la cuota repercutida por separado; la fecha de la operación cuando no coincide con la de expedición; y la mención legal que toque si la operación va exenta, con inversión del sujeto pasivo o dentro de un régimen especial. Ese listado sale del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Lo demás (logo, colores, IBAN, condiciones de pago, notas de agradecimiento) suma para tu imagen, pero no decide si el documento sirve ante Hacienda.

Antes de seguir, una advertencia que te conviene leer: esto es una guía divulgativa, no asesoramiento fiscal personalizado. La normativa tributaria tiene muchos matices según tu actividad, tu régimen y tu comunidad autónoma, y una respuesta genérica puede no encajar en tu caso. Contrasta siempre con la sede electrónica de la Agencia Tributaria y, si vas a tomar una decisión con dinero de por medio (aplicar una exención, dejar de repercutir IVA, cambiar tu tipo de retención), consulta antes con una asesoría o un gestor colegiado. Un error de criterio repetido durante un año de facturación cuesta bastante más que una consulta.

Campo a campo: cómo rellenar la plantilla sin fallar

Te llevo por la plantilla en el mismo orden en que la vas a rellenar. Si sigues esta secuencia, no te dejas nada.

1. Cabecera: la palabra "Factura" y el número

Escribe la palabra "Factura" de forma visible. Justo debajo, el número. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y sin huecos: si emites la 2026/014, la siguiente es la 2026/015, aunque la 014 se la mandes a un cliente que luego no te paga. Un hueco en la serie es la primera cosa que mira un inspector, porque sugiere que hay una factura emitida y no declarada. Si te equivocas al numerar, no borres: emite rectificativa.

2. Series: cuándo necesitas más de una

Con una sola serie te vale para casi todo. Necesitas series separadas de forma obligatoria en algunos supuestos concretos: las facturas rectificativas (típicamente serie R), las que expide el destinatario por acuerdo de autofacturación, las expedidas por un tercero en tu nombre y las emitidas por sucursales o establecimientos con facturación separada. Y las puedes usar de forma voluntaria para ordenar tu negocio: serie A para consultoría, serie B para formación, serie E para exportación. Cada serie lleva su propio contador correlativo.

3. Fechas: expedición y operación

Son dos casillas distintas y mucha gente las confunde. La fecha de expedición es el día en que creas el documento. La fecha de operación es el día en que entregaste el bien o terminaste el servicio. Solo tienes que indicar la segunda si es diferente de la primera, pero como casi siempre lo es, ponla siempre y te olvidas del problema. De la fecha de operación depende el trimestre en que se declara el IVA, así que una fecha mal puesta te descuadra el modelo 303.

4. Datos de las dos partes

Tuyos: nombre y apellidos completos o razón social exacta tal como figura en el registro, NIF y domicilio fiscal completo. Del cliente: lo mismo. Si el cliente es una sociedad, la razón social con su forma jurídica ("Comercial Aranda, S.L.", no "Comercial Aranda"). Si es un particular, con nombre, apellidos, NIF y domicilio basta. Si es una empresa de otro país de la UE, necesitas su NIF-IVA y comprobarlo en el censo VIES antes de emitir, no después.

5. Conceptos: describe de verdad

"Servicios profesionales" es la descripción que más problemas causa. Hacienda puede rechazar la deducción del gasto a tu cliente por descripción insuficiente, y entonces tu cliente te llama a ti. Describe qué, cuánto y cuándo: "Redacción de 12 artículos SEO de 1.500 palabras para el blog corporativo, entregados entre el 1 y el 30 de junio de 2026". Cuesta treinta segundos más y evita conversaciones incómodas.

6. Base imponible, IVA, retención y total

El orden de cálculo es siempre el mismo: sumas los conceptos y obtienes la base imponible; sobre la base aplicas el IVA y lo sumas; sobre la misma base aplicas la retención de IRPF si procede y la restas. La retención nunca se calcula sobre el total con IVA. Ejemplo con cifras redondas: base 1.000 €, IVA 21 % = 210 €, retención 15 % = 150 €, total a cobrar 1.060 €. Ese es el importe que te entra en el banco; los 150 € los ingresa tu cliente en tu nombre y te los descuenta en la renta.

7. Pie: pago, plazo y menciones legales

IBAN, forma de pago y plazo. Sobre el plazo, ojo: la Ley 3/2004 fija un máximo de 60 días naturales entre empresas y 30 días cuando el cliente es una Administración pública. Si el cliente te impone 90 días, ese pacto es nulo. Y si la operación lleva alguna particularidad (exención, inversión del sujeto pasivo, régimen especial de bienes usados, criterio de caja), la mención va aquí, escrita con todas las letras.

"El 80 % de las facturas que rechazamos en revisión fallan por lo mismo: descripción genérica, falta la fecha de operación o el NIF del cliente está mal copiado. No son fallos de normativa complicada, son fallos de plantilla mal montada." — Comentario recogido a un asesor fiscal de Valencia, julio de 2026

Cuándo llevas IVA y cuándo no

Esta es la parte donde más gente se equivoca, porque no basta con saber tu tipo: hay que saber qué frase escribir cuando no repercutes. Una factura sin IVA y sin mención justificativa es una factura incompleta, y quien la recibe puede tener problemas para deducir el gasto.

Los tres tipos vigentes

En julio de 2026 siguen en vigor el tipo general del 21 %, el reducido del 10 % y el superreducido del 4 %. La rebaja temporal que llevó los alimentos básicos al 0 % y al 5 % terminó y esos productos volvieron a sus tipos habituales del 4 % y el 10 %. Si tu plantilla todavía tiene un desplegable con el 5 % o el 0 % heredado de aquella época, quítalo: es una fuente de errores.

Exenciones

El artículo 20 de la Ley del IVA recoge las exenciones interiores: asistencia sanitaria prestada por profesionales médicos, educación reglada, operaciones de seguro, determinadas operaciones financieras, segundas entregas de edificaciones. Si estás en alguna, tu factura no lleva IVA pero sí lleva la mención "Operación exenta de IVA conforme al artículo 20 de la Ley 37/1992". Y una advertencia práctica: la exención sanitaria cubre el diagnóstico y el tratamiento, no los servicios estéticos sin finalidad terapéutica. Si haces ambas cosas, separa los conceptos en la factura.

Inversión del sujeto pasivo

Hay operaciones en las que el IVA lo declara quien recibe la factura, no quien la emite. Las más habituales: ejecuciones de obra para la construcción o rehabilitación de edificaciones y la urbanización de terrenos entre empresarios, entregas de chatarra y residuos, oro de inversión y ventas de móviles, portátiles, tabletas y consolas a un revendedor cuando superan los 10.000 € sin IVA. Tu factura sale con base imponible, sin cuota de IVA y con la mención "Inversión del sujeto pasivo (artículo 84.Uno.2.º de la Ley 37/1992)".

Clientes en la Unión Europea y fuera

Si vendes bienes a una empresa de otro Estado miembro y esa empresa tiene NIF-IVA válido en VIES, la entrega va exenta. Si prestas servicios a una empresa de otro Estado miembro, la regla general es que la operación no se localiza en España y factura sin IVA con inversión del sujeto pasivo. Para ambas cosas necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios mediante el modelo 036 y presentar el modelo 349. Si el cliente europeo es un particular, no hay exención que valga: repercutes IVA español, salvo servicios digitales, donde entran las reglas de la ventanilla única. Las ventas a países fuera de la UE van exentas como exportación (artículo 21 de la Ley del IVA), y conviene guardar el DUA de aduanas junto a la copia de la factura.

Retención de IRPF y recargo de equivalencia: lo que cambia el total

La retención de IRPF solo aparece cuando eres profesional (epígrafes de la sección segunda del IAE, básicamente) y facturas a otro empresario, profesional o sociedad establecido en España. Si facturas a un particular, no retienes. Si facturas a un cliente extranjero, tampoco. Y si tu actividad es empresarial (sección primera: comercio, hostelería, transporte), la retención no pinta nada en tu factura.

El tipo general es el 15 %. Los autónomos que se dan de alta por primera vez pueden aplicar el 7 % en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido actividad profesional en el año anterior al alta. Es una opción, no una obligación: si prefieres el 15 % desde el primer día para no llevarte un susto en la declaración de la renta, puedes hacerlo.

El recargo de equivalencia es otra cosa distinta y funciona al revés: no lo pones tú en tus facturas de venta, lo pone tu proveedor en las que tú recibes si eres comerciante minorista persona física que vende a particulares sin transformar el producto. A cambio, no presentas declaraciones de IVA. Si tienes proveedores que no te lo aplican, avísales: eres tú quien tiene la obligación de comunicar que estás en ese régimen.

Factura simplificada: los límites de 400 € y 3.000 €

La factura simplificada sustituyó al viejo ticket en 2013 y tiene dos umbrales que conviene tener claros. El general: puedes emitirla cuando el importe total, con IVA incluido, no supera los 400 €. El ampliado: llega hasta 3.000 €, IVA incluido, en una lista tasada de actividades que recoge el artículo 4 del Reglamento de facturación. Entre ellas están las ventas al por menor, las ventas o servicios a domicilio, el transporte de personas, la hostelería y la restauración, las salas de baile y discotecas, las peluquerías e institutos de belleza, el uso de instalaciones deportivas, el revelado de fotografías, los aparcamientos, las tintorerías y lavanderías y los peajes de autopista.

Contenido mínimo de una simplificada: número y serie, fecha de expedición, fecha de operación si es distinta, NIF y nombre del emisor, descripción de lo vendido, tipo impositivo y la expresión "IVA incluido" o la cuota desglosada, y el total. No hace falta identificar al cliente.

Aquí llega el detalle que resuelve la mitad de las discusiones en un mostrador: si el cliente quiere deducirse el IVA, la simplificada normal no le sirve. Necesita una simplificada cualificada, que añade el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA repercutida por separado. Por eso, cuando alguien te dice "ponme factura con mis datos", lo que te está pidiendo es exactamente eso. Y hay operaciones donde no puedes usar simplificada de ninguna manera: entregas intracomunitarias, ventas a distancia, exportaciones y operaciones con inversión del sujeto pasivo.

Plazos de expedición, envío y conservación

Los plazos son de los pocos puntos donde la norma no deja margen de interpretación, y aun así se incumplen a diario.

Sobre la conservación, el criterio práctico que doy siempre: guarda todo seis años, no cuatro. El plazo tributario general son cuatro años, pero el Código de Comercio te pide seis para la documentación mercantil, y una comprobación de bases imponibles negativas o de deducciones pendientes puede estirar mucho más el asunto. El almacenamiento digital vale, siempre que garantices legibilidad, autenticidad del origen e integridad del contenido durante todo el periodo. Una carpeta en la nube con copia local cumple de sobra; un pendrive en un cajón, no.

Rectificativa, anulación, proforma y albarán: cuatro documentos que la gente mezcla

Factura rectificativa

Es el único mecanismo legal para corregir una factura ya emitida. La regula el artículo 15 del Reglamento de facturación y procede cuando falta un dato obligatorio, cuando el importe está mal calculado, cuando hay una devolución o un descuento posterior y cuando la operación queda sin efecto. Debe identificar la factura original que rectifica, explicar el motivo y expresar la rectificación, bien indicando el importe corregido, bien indicando la diferencia. Puedes emitirla mientras no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto.

La anulación que no existe

No hay ninguna figura llamada "factura anulada" en la normativa. Borrar una factura del programa, cambiarle el importe o reutilizar su número son prácticas que te colocan en terreno sancionable. Si una operación se cae entera, emites una rectificativa por el total, con importe negativo o dejando la base a cero, y ese documento queda en tu registro para siempre. Un número de factura emitido no vuelve a usarse jamás.

Proforma

Documento informativo con aspecto de factura que sirve para que el cliente vea el importe antes de comprometerse, o para gestiones aduaneras. No devenga IVA, no se contabiliza, no se registra y no permite deducir nada. Ponle la palabra "PROFORMA" bien grande y numérala en una serie propia que no se mezcle con la fiscal. Cuando el cliente acepta y la operación se ejecuta, emites la factura de verdad.

Albarán

Justifica la entrega de mercancía o la prestación de un servicio, con firma del receptor. Es una prueba excelente de que el trabajo se hizo, y por eso conviene guardarlo, pero no es una factura ni sustituye a ninguna. Muchos negocios entregan con albarán durante el mes y luego emiten una factura recapitulativa mensual: es una práctica correcta y perfectamente legal.

"El albarán prueba que entregaste, la factura prueba que puedes cobrar y declarar. Cuando alguien pierde un juicio por impago suele ser porque tenía uno de los dos, no los dos." — Apunte de una charla sobre morosidad en pymes, junio de 2026

Factura electrónica, Verifactu y Ley Crea y Crece: dónde estamos

Hay dos reformas distintas en marcha y se confunden constantemente. Te las separo.

Verifactu y el Real Decreto 1007/2023

Regula cómo tienen que ser los programas de facturación: registros encadenados e inalterables, huella o "hash" de cada factura, registro de eventos, código QR impreso en cada factura y, en la modalidad Verifactu, envío automático de los registros a la Agencia Tributaria. Los desarrolladores de software tuvieron de plazo hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar sus productos. Para los usuarios, el calendario que fijó el Real Decreto 254/2025 marcó el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2026 para el resto, autónomos incluidos. A fecha de hoy, por tanto, ambas fechas ya han pasado.

¿Qué significa esto para tu plantilla de Excel o de Word? Que sigue siendo perfectamente válida para diseñar, calcular y presentar tu factura, pero deja de ser suficiente por sí sola como sistema de emisión si estás obligado a llevar un sistema informático de facturación. Quedan fuera de la obligación quienes están en el Suministro Inmediato de Información, quienes emiten en territorios forales con TicketBAI y quienes hacen facturas de forma manual sin ningún programa. Si tu caso no está claro (y hay muchos casos grises: facturación esporádica, alquileres, actividades exentas), es justo el tipo de pregunta que merece una consulta con tu gestor antes que una decisión por intuición.

Ley 18/2022, Crea y Crece

Esta va de otra cosa: obliga a que todas las facturas entre empresas y profesionales sean electrónicas, en formato estructurado, con acuse de recibo y con información sobre el estado de pago. El objetivo declarado es reducir la morosidad. La ley está aprobada desde 2022, pero su aplicación depende de un reglamento de desarrollo que ha ido acumulando retrasos. El esquema previsto es de un año desde la publicación del reglamento para las empresas que facturan más de ocho millones de euros y dos años para todas las demás. Mientras ese reglamento no se publique en el BOE, los plazos no empiezan a correr, así que conviene vigilar el calendario oficial en lugar de fiarse de titulares.

Y una tercera vía que ya lleva años funcionando: si facturas a una Administración pública por importe superior a 5.000 €, estás obligado a emitir factura electrónica en formato Facturae firmado y presentarla por FACe o por el portal de la administración correspondiente. Ahí no hay debate ni calendario pendiente.

Errores que hacen que Hacienda no admita el gasto

Cambio de perspectiva: hasta ahora hemos hablado de las facturas que emites. Estos son los fallos que hacen que las facturas que recibes no te sirvan para deducir, que es donde se pierde dinero de verdad.

Tique en lugar de factura completa

Una factura simplificada sin tu NIF y sin la cuota desglosada no permite deducir el IVA soportado. El artículo 97 de la Ley del IVA es claro: el documento justificativo del derecho a deducir es la factura original completa. Ese tique de la gasolinera o de la ferretería, tal cual, no vale.

Gasto sin correlación con los ingresos

Para que un gasto sea deducible tiene que estar vinculado a la actividad, registrado en tus libros, justificado con factura e imputado al ejercicio correcto. Los cuatro requisitos a la vez. El que más se incumple es el primero, y ahí entran las comidas, la ropa, el móvil y el coche. Los gastos de uso mixto son terreno resbaladizo y cada situación se valora por separado: antes de deducirte algo dudoso de forma sistemática, pregunta a tu asesor.

Datos identificativos mal copiados

Un NIF con un dígito cambiado o una razón social incompleta convierte la factura en defectuosa. Se arregla pidiendo una rectificativa al proveedor, pero si lo descubres dos años después en plena comprobación, quizá ese proveedor ya no exista.

Pagos en efectivo por encima del límite

La Ley 11/2021 rebajó a 1.000 € el límite para pagos en efectivo en operaciones en las que al menos una parte actúa como empresario o profesional. Por encima de esa cifra hay que pagar por medio bancario, y el incumplimiento sanciona a las dos partes con el 25 % del importe pagado en efectivo.

Facturas de proveedores que no declaran

Hacienda cruza tu declaración con la del emisor. Si el proveedor no ha declarado esa factura, te llega un requerimiento. Comprobar que quien te factura está dado de alta en el censo, con NIF operativo, es un minuto bien invertido cuando se trata de un importe alto o de un proveedor nuevo.

Sanciones que puedes esperar

El artículo 201 de la Ley General Tributaria sanciona el incumplimiento de las obligaciones de facturación con el 1 % del importe del conjunto de operaciones afectadas, que sube al 2 % cuando hay falta o falsedad de datos, con un mínimo de 300 €, y llega al 75 % en el caso de facturas falsas. Además, el artículo 201 bis castiga el software de doble uso con hasta 50.000 € por ejercicio para el tenedor y 150.000 € para quien lo fabrica o comercializa. No son cifras teóricas: son las que aparecen en las actas.

Más preguntas frecuentes sobre el modelo de factura