Certificado de trabajo de empresa: modelo en Word y datos obligatorios

Esta página nace de una confusión que se repite en cada despacho de recursos humanos: alguien pide «el certificado de la empresa» y nadie sabe si quiere el papel para el paro, el papel para el banco o una carta que hable bien de él. Son tres documentos distintos, los firma gente distinta y solo uno de ellos lo redactas tú en Word. Vamos por partes, con el texto de la ley delante y sin inventar plazos.

Qué es un certificado de trabajo de empresa

Un certificado de trabajo es una declaración escrita en la que una empresa, a través de una persona con capacidad para representarla, hace constar unos hechos verificables sobre una relación laboral: quién trabajó, con qué categoría profesional, desde cuándo y hasta cuándo, con qué tipo de contrato y qué funciones desempeñaba. No valora, no opina y no adjetiva. Su fuerza está en la neutralidad: quien lo lee entiende que la empresa está afirmando datos que puede contrastar con el contrato, las nóminas y los registros de cotización.

El documento se pide en momentos muy concretos. Un proceso de selección que exige acreditar tres años de experiencia en un puesto. Una oposición o un concurso de méritos donde el baremo puntúa meses trabajados en una categoría. Una entidad bancaria que estudia una hipoteca y quiere saber si el contrato es indefinido. Una agencia inmobiliaria antes de firmar un alquiler. Un consulado que tramita un visado y necesita saber si mantienes vínculo laboral en España. Un colegio profesional que valida la práctica exigida para colegiarse. En todos ellos, quien recibe el papel busca lo mismo: un tercero identificable que responda de lo que afirma.

Los nombres con los que te lo van a pedir

Certificado de trabajo, certificado laboral, certificado de servicios prestados, certificado de vinculación laboral, certificado de antigüedad o, en la Administración, certificado de servicios previos. Todos apuntan al mismo tipo de documento, con matices en el contenido. El «certificado de servicios previos» de la función pública tiene modelo oficial propio y lo emite el órgano de personal correspondiente, así que no lo redactes por tu cuenta: pídelo por registro.

Regla práctica: antes de redactar nada, pregunta a quien te pide el documento qué dato necesita ver. Si solo quiere fechas y puesto, un certificado con funciones detalladas añade información personal innecesaria y retrasa la firma.

Qué valor tiene realmente

Un certificado de trabajo es un documento privado. No lo emite un organismo público, no lleva número de registro y su fuerza probatoria depende de quién lo firma y de si los datos casan con lo que consta en la Seguridad Social. Por eso quien evalúa currículums suele pedirlo junto al informe de vida laboral: el certificado explica el puesto y las funciones, y la vida laboral confirma que esas fechas de alta y baja existieron. Cuando ambos coinciden, el documento se vuelve difícil de discutir. Cuando no coinciden, el problema no es el formato del Word.

Certificado de trabajo, certificado de empresa, vida laboral y finiquito

Esta es la parte que más consultas genera, así que la tabla va primero y la explicación después.

El certificado de empresa: el que va al SEPE

Cuando termina una relación laboral, la empresa tiene el deber de comunicar el cese a la Administración para que el trabajador pueda acceder a la protección por desempleo si le corresponde. Durante años esa comunicación se hizo mediante el llamado certificado de empresa, remitido por vía electrónica a través del sistema Certific@2 del SEPE, con los periodos de ocupación cotizada, la causa del cese y las bases de cotización de los meses previos.

La Administración ha ido simplificando ese trámite apoyándose en los datos que ya obran en la Seguridad Social, de modo que el procedimiento y los documentos que se te piden al solicitar la prestación han cambiado en los últimos años. Antes de pelearte con tu antigua empresa por «el certificado del paro», entra en la sede electrónica del SEPE y comprueba qué documentación exigen hoy para tu solicitud. Lo que no ha cambiado es el fondo: ese documento circula entre la empresa y la Administración, no lo redactas tú en Word y no sirve para acreditar experiencia ante un empleador.

Hay un matiz que conviene tener claro: el certificado de empresa incluye la causa del cese (fin de contrato, despido, baja voluntaria, no superación del periodo de prueba), porque de ella depende el derecho a la prestación. El certificado de trabajo que entregas en una entrevista, en cambio, no tiene por qué mencionar el motivo de la salida. Si la empresa te lo incluye sin que lo hayas pedido, puedes solicitar una versión sin ese dato.

El informe de vida laboral

Lo emite la Tesorería General de la Seguridad Social, es gratuito y lo descargas al momento con certificado digital, Cl@ve o sistema equivalente desde el portal Import@ss. Recoge todas tus altas y bajas, la empresa, el régimen y el grupo de cotización. No dice qué hacías ni con qué categoría exacta, y ahí está su límite: para un puesto que exige «tres años como técnico de mantenimiento», la vida laboral demuestra los tres años, pero no el puesto. Ese hueco lo tapa el certificado de trabajo. Tenemos una guía para pedirlo paso a paso en cómo solicitar la vida laboral gratis.

El finiquito

El finiquito no acredita experiencia: liquida dinero. El artículo 49.2 del Estatuto de los Trabajadores establece que, al comunicar la denuncia o el preaviso de extinción del contrato, la empresa debe acompañar una propuesta del documento de liquidación de las cantidades adeudadas. La misma norma reconoce que el trabajador puede pedir la presencia de un representante legal de los trabajadores en el momento de la firma, y que debe hacerse constar en el documento si esa persona no estaba presente. Si te ponen un papel delante y te meten prisa, tienes derecho a llevártelo, leerlo y contrastar los números antes de firmar. Si necesitas revisarlos, mira nuestra plantilla de cálculo de finiquito.

Firmar el finiquito y pedir el certificado de trabajo son dos actos independientes. No aceptes el planteamiento de «te doy el certificado cuando firmes»: el certificado acredita hechos que ya han ocurrido y no está condicionado a que renuncies a nada.

La carta de recomendación

Es el documento subjetivo del grupo. La firma una persona concreta —tu jefe directo, la responsable del área— y habla de cómo trabajabas, no solo de que trabajabas. No tiene formato oficial, no necesita CIF y su valor depende del prestigio de quien firma. Si buscas algo así, es otro documento distinto: cómo redactar una carta de recomendación laboral.

Qué dice la ley española sobre estos documentos

Conviene separar lo que la norma obliga a hacer de lo que es costumbre del mercado, porque en internet circulan plazos y sanciones concretas que no siempre tienen respaldo.

Artículo 49.2 del Estatuto de los Trabajadores

Es el precepto que regula el momento de la extinción. Fija dos cosas: que junto con la comunicación de la finalización del contrato la empresa debe acompañar la propuesta de documento de liquidación de las cantidades pendientes, y que el trabajador puede solicitar la presencia de un representante legal de los trabajadores al firmarlo, dejando constancia en el propio documento si no ha podido asistir. De ahí sale el finiquito. No sale de ahí ninguna obligación de expedir un certificado de servicios prestados.

La comunicación del cese a la Administración

La empresa está obligada a comunicar las bajas de sus trabajadores a la Seguridad Social y a facilitar al SEPE la información necesaria para gestionar la protección por desempleo. Es un deber de la empresa frente a la Administración: si lo incumple, el cauce no es discutirlo con recursos humanos por WhatsApp, sino ponerlo en conocimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Prefiero no dar aquí importes de sanción ni plazos exactos, porque dependen de la calificación de la infracción y cambian con las revisiones normativas: si has llegado a ese punto, consulta con un graduado social o con el propio SEPE.

¿Está obligada la empresa a darte un certificado de trabajo?

Esta es la pregunta incómoda y la respuesta honesta es: no con carácter general en el Estatuto de los Trabajadores. Lo que sí ocurre con frecuencia es que el convenio colectivo aplicable recoja expresamente el derecho del trabajador a que se le expida un certificado de servicios prestados al cesar, o incluso durante la relación. Muchos convenios sectoriales lo incluyen entre los deberes de la empresa. Antes de dar nada por perdido, busca tu convenio en el buscador del BOE, ve al apartado de derechos del trabajador o de extinción del contrato y comprueba si aparece. Si aparece y la empresa se niega, tienes una vía de reclamación real; si no aparece, sigues teniendo argumentos prácticos, pero no una obligación clara que invocar.

El certificado de retenciones del IRPF sí es obligatorio

Aunque no acredite experiencia, merece la pena saberlo: la normativa del IRPF obliga al pagador a entregar al perceptor un certificado acreditativo de las retribuciones satisfechas y de las retenciones practicadas. Es el papel que necesitas para revisar el borrador de la renta. Si tu empresa pone pegas a todo, este documento no es discutible: pídelo por escrito.

Qué datos debe llevar el certificado de trabajo

Como no hay modelo oficial, el contenido lo marca la práctica y el sentido común: quien lee el documento tiene que poder identificar a las dos partes, situar el periodo y localizar a la empresa si quiere verificarlo. Esta tabla separa lo que no puede faltar de lo que solo se incluye si aporta algo.

La fórmula que da estructura al documento

El certificado se sostiene sobre una construcción clásica en tres bloques: quién certifica («Don/Doña… en calidad de… de la empresa…»), qué certifica (la palabra CERTIFICA en línea aparte, seguida de la enumeración de hechos con «Que…») y para qué («Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado a petición de la persona interesada»). Esa estructura no es un capricho de estilo: separa la identidad de quien afirma de los hechos afirmados, que es exactamente lo que un tercero necesita evaluar.

Modelos de certificado de trabajo para copiar en Word

Aquí tienes los textos completos. Copia el que encaje con tu caso, pégalo en un documento en blanco de Word, sustituye lo que va entre corchetes y elimina los corchetes. No hace falta descargar nada.

Modelo 1: certificado de servicios prestados (el más usado)

[RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA, S.L.]
CIF: [B00000000]
Domicilio: [calle, número, código postal, ciudad]
Teléfono: [000 000 000] · Email: [[email protected]]


CERTIFICADO DE SERVICIOS PRESTADOS


Don/Doña [NOMBRE Y APELLIDOS DE QUIEN FIRMA], con DNI [00000000-X],
en calidad de [administrador único / apoderado / responsable de Recursos
Humanos] de la empresa [RAZÓN SOCIAL, S.L.], con CIF [B00000000] y
domicilio social en [dirección completa],

CERTIFICA:

Que Don/Doña [NOMBRE Y APELLIDOS DEL TRABAJADOR], con DNI/NIE
[00000000-X], ha prestado servicios en esta empresa desde el
[DD] de [mes] de [AAAA] hasta el [DD] de [mes] de [AAAA].

Que durante dicho periodo desempeñó el puesto de [PUESTO], con la
categoría profesional de [CATEGORÍA SEGÚN CONVENIO], encuadrado en el
grupo profesional [GRUPO], mediante contrato [indefinido / temporal por
circunstancias de la producción / formativo] a jornada [completa /
parcial del XX %].

Que las funciones desarrolladas fueron, entre otras:
  - [Función 1]
  - [Función 2]
  - [Función 3]

Y para que conste a los efectos oportunos y a petición de la persona
interesada, expido el presente certificado.


En [CIUDAD], a [DD] de [mes] de [AAAA].



Fdo.: [NOMBRE Y APELLIDOS]
[Cargo]
[Sello de la empresa, si se utiliza]

Modelo 2: certificado para trabajador en activo (banco, alquiler, visado)

Cambia la parte temporal: no hay fecha de baja y sí una referencia a que la relación continúa. Es el que piden bancos y arrendadores, y suele añadir el salario bruto anual porque de eso depende la decisión que van a tomar. Incluye el importe solo si el trabajador lo autoriza: es un dato personal suyo.

[RAZÓN SOCIAL, S.L.] · CIF [B00000000]
[Dirección completa]


CERTIFICADO DE VINCULACIÓN LABORAL


Don/Doña [NOMBRE DE QUIEN FIRMA], con DNI [00000000-X], en calidad de
[cargo] de [RAZÓN SOCIAL, S.L.],

CERTIFICA:

Que Don/Doña [NOMBRE DEL TRABAJADOR], con DNI/NIE [00000000-X], presta
servicios en esta empresa desde el [DD] de [mes] de [AAAA] y continúa
en activo en la fecha de expedición de este certificado.

Que ocupa el puesto de [PUESTO], con categoría profesional de
[CATEGORÍA], mediante contrato [indefinido / temporal con vencimiento
previsto el DD/MM/AAAA] a jornada [completa / parcial del XX %].

Que su retribución bruta anual asciende a [00.000] euros, distribuida
en [14] pagas, según el convenio colectivo de aplicación.

Y para que conste ante [entidad destinataria: entidad bancaria,
arrendador, consulado…], a petición de la persona interesada, expido el
presente documento.


En [CIUDAD], a [DD] de [mes] de [AAAA].


Fdo.: [NOMBRE] · [Cargo]

Modelo 3: certificado breve, solo fechas y puesto

Cuando el destinatario solo quiere comprobar un periodo, cuanto menos contenga el documento, mejor. Menos datos personales circulando y una firma más rápida de conseguir.

[RAZÓN SOCIAL, S.L.] · CIF [B00000000] · [Dirección]


CERTIFICADO DE TRABAJO


[NOMBRE DE QUIEN FIRMA], [cargo] de [RAZÓN SOCIAL, S.L.], certifica que
Don/Doña [NOMBRE DEL TRABAJADOR], con DNI/NIE [00000000-X], trabajó en
esta empresa como [PUESTO] entre el [DD/MM/AAAA] y el [DD/MM/AAAA], con
contrato [tipo] a jornada [completa/parcial].

Y para que así conste, firmo el presente en [CIUDAD], a [DD] de [mes]
de [AAAA].


Fdo.: [NOMBRE] · [Cargo] · DNI [00000000-X]

Modelo 4: empleada o empleado de hogar

La persona empleadora es un particular, no una sociedad, así que en lugar de razón social y CIF van nombre y DNI, y conviene citar el código de cuenta de cotización del sistema especial de empleados de hogar si se conoce. El resto es idéntico.

CERTIFICADO DE SERVICIOS PRESTADOS


Don/Doña [NOMBRE DE LA PERSONA EMPLEADORA], con DNI [00000000-X] y
domicilio en [dirección completa],

CERTIFICA:

Que Don/Doña [NOMBRE DE LA PERSONA EMPLEADA], con DNI/NIE
[00000000-X], ha prestado servicios en mi domicilio como [empleada de
hogar / cuidadora / interna], dado de alta en el Sistema Especial para
Empleados de Hogar de la Seguridad Social, desde el [DD/MM/AAAA] hasta
el [DD/MM/AAAA], con una jornada de [XX] horas semanales.

Que sus tareas fueron [limpieza del hogar, plancha, cocina,
acompañamiento de personas mayores…], desempeñadas con corrección.

Y para que conste a petición de la persona interesada, firmo el
presente en [CIUDAD], a [DD] de [mes] de [AAAA].


Fdo.: [NOMBRE] · DNI [00000000-X]

Modelo 5: versión bilingüe para el extranjero

Si el documento va a una empresa o una universidad fuera de España, prepara el texto en español y en inglés en la misma hoja, a dos columnas o uno debajo del otro, y que la firma cubra ambos. Evita traducir la categoría del convenio de forma creativa: pon el nombre español entre paréntesis. Si el destinatario es un registro oficial extranjero, pregunta si exigen traducción jurada, legalización o apostilla de La Haya antes de gastar dinero en una gestoría.

TO WHOM IT MAY CONCERN


[COMPANY NAME, S.L.], Spanish tax ID [B00000000], with registered
office at [full address], hereby certifies that Mr./Ms. [FULL NAME],
holder of Spanish ID [00000000-X], was employed by this company from
[DD/MM/YYYY] to [DD/MM/YYYY] as [JOB TITLE] (Spanish collective
agreement category: [CATEGORÍA DEL CONVENIO]), under a
[permanent/fixed-term] contract on a
[full-time/part-time] basis.

Issued at the request of the person concerned.

[CITY], [DD/MM/YYYY]

Signed: [NAME] · [Position]

Cómo montarlo en Word paso a paso

El contenido ya lo tienes; lo que queda es que el papel parezca lo que es. Un certificado con la fuente por defecto y sin membrete despierta dudas en quien lo recibe, y esas dudas se traducen en llamadas de verificación y retrasos.

1. Membrete y márgenes

Abre un documento en blanco y coloca el logotipo de la empresa arriba a la izquierda, con una altura de entre dos y tres centímetros. Debajo, en cuerpo pequeño, la razón social completa, el CIF, la dirección y un canal de contacto. Márgenes de 2,5 cm arriba y abajo y 3 cm a los lados: el documento tiene que caber holgado en una página. Si la empresa tiene plantilla corporativa, úsala; si no, guarda la tuya como plantilla de Word (.dotx) y te ahorras rehacerla cada vez.

2. Tipografía y jerarquía

Una sola familia tipográfica, de cuerpo 11 o 12, con interlineado de 1,15. El título del documento en mayúsculas, centrado y en negrita. La palabra CERTIFICA en línea propia, centrada, con espacio antes y después. Cada hecho certificado empieza por «Que» y va en párrafo separado. Nada de colores, ni cursivas decorativas, ni bordes ornamentales: esto no es un diploma. Si buscas un diseño de certificado decorativo, ese es otro tipo de plantilla distinta.

3. Campos que se rellenan sin romper el formato

Si vas a emitir muchos certificados, evita reescribir el texto cada vez. Dos opciones dentro de Word:

• Controles de contenido (pestaña Programador → Modo Diseño): insertas cajas de texto enriquecido donde van los datos variables y bloqueas el resto del documento. Quien rellena no puede tocar el cuerpo del certificado.
• Combinar correspondencia (pestaña Correspondencia): conectas el Word a una hoja de Excel con una fila por trabajador y columnas para nombre, DNI, puesto, fechas y tipo de contrato. Word genera un documento por fila. Para una empresa que cierra una campaña y despide a treinta eventuales el mismo día, esto son diez minutos en lugar de una tarde.

Un aviso sobre el Excel de origen: contiene nombres, DNI y fechas de personas identificadas. Guárdalo en la carpeta de recursos humanos con acceso restringido, no en el escritorio compartido, y bórralo cuando ya no lo necesites.

4. Guardar, firmar y enviar

Guarda siempre en PDF antes de enviar, con Archivo → Exportar → Crear documento PDF. Un .docx circulando por email es un documento editable por cualquiera que lo reciba, y eso resta credibilidad al certificado. Sobre la firma tienes tres caminos, en orden de solidez:

1. Firma electrónica reconocida con el certificado digital de la empresa o del representante (AutoFirma, aplicaciones de firma en la nube). Deja constancia de quién firmó y cuándo, y cualquier alteración posterior invalida la firma.
2. Firma manuscrita sobre papel y escaneo posterior a PDF. Es lo más habitual y se acepta en casi cualquier trámite privado.
3. Imagen de firma pegada en el Word. Funciona en contextos informales, pero es la más fácil de falsificar y algunos destinatarios la rechazan.

Sobre el sello: no hay norma que obligue a una empresa a tener sello ni a estamparlo. Sigue siendo costumbre en consulados, en algunos concursos públicos y en trámites internacionales, así que si el destino es uno de esos, ponlo. Lo que de verdad valida el documento es la identificación de la empresa y de quien firma con su cargo.

Protección de datos: lo que no puede aparecer en el certificado

Un certificado de trabajo se escribe para que lo lea un tercero: un banco, un consulado, una empresa competidora. Todo lo que metas ahí sale de la organización. El Reglamento General de Protección de Datos y la LOPDGDD imponen dos ideas que aquí se traducen en decisiones muy concretas: minimización (solo los datos necesarios para la finalidad) y protección reforzada de las categorías especiales.

El caso de las bajas médicas

Es donde más se falla. Alguien pide un certificado de antigüedad y en recursos humanos redactan «prestó servicios del 3 de marzo de 2021 al 12 de junio de 2025, con una interrupción por incapacidad temporal derivada de intervención quirúrgica entre marzo y julio de 2023». Ese añadido es un dato de salud de un trabajador entregado a un tercero sin ninguna necesidad. Si el periodo de baja resulta relevante para el cómputo que hace el destinatario, se menciona en términos neutros («periodo de suspensión del contrato del … al …») y sin causa. Nada de diagnósticos, nada de tipos de contingencia.

La otra cara: juicios de valor

Un certificado no es el sitio para escribir que alguien «no se adaptó al equipo» ni que «su rendimiento fue irregular». Además de convertir un documento neutro en una valoración que puede perjudicar a una persona en su acceso al empleo, expone a la empresa. Si la relación terminó mal, el certificado se limita a fechas, puesto y contrato. Punto.

Prueba de fuego antes de firmar: ¿cada frase del certificado se puede demostrar con el contrato, una nómina o el registro de jornada? Si una frase no supera ese filtro, o sobra o hay que reformularla.

Cómo pedirlo a la empresa y qué hacer si se niegan

La forma de pedirlo condiciona el resultado más de lo que parece. Una petición vaga por chat («¿me podéis dar un papel de que trabajé ahí?») acaba en un documento inservible o en el olvido. Una petición escrita con el texto ya redactado se firma en dos días.

Modelo de solicitud

Asunto: Solicitud de certificado de servicios prestados

Estimados señores:

Me dirijo a ustedes en mi condición de [ex]trabajador/a de la empresa
[RAZÓN SOCIAL, S.L.], con DNI/NIE [00000000-X], para solicitar la
expedición de un certificado de servicios prestados que acredite el
puesto desempeñado, la categoría profesional, el tipo de contrato y las
fechas de alta y baja en la empresa.

Lo necesito para [proceso de selección / baremo de una convocatoria
pública / trámite ante una entidad bancaria], y les agradecería que
constara la categoría profesional según el convenio de aplicación.

Adjunto un borrador con los datos ya cumplimentados, por si les resulta
útil, para que únicamente tengan que revisarlo y firmarlo.

Quedo a su disposición para cualquier aclaración.

Un saludo,
[NOMBRE Y APELLIDOS] · [teléfono] · [email]
[Ciudad], [fecha]

Envíalo por email a recursos humanos o a la dirección de contacto de la empresa. Guarda el correo enviado: si más adelante tienes que reclamar, la fecha de la solicitud es tu primer documento. Si la empresa es grande y tiene portal del empleado, mira antes si hay un formulario propio; muchas lo generan automáticamente.

Si no contestan

Escalona la insistencia con cabeza. Primero, un recordatorio a los siete o diez días al mismo destinatario. Segundo, un email a la dirección o al administrador si la empresa es pequeña, o a la representación legal de los trabajadores si la hay. Tercero, si tu convenio colectivo recoge el derecho al certificado, cítalo expresamente en el escrito: cambia el tono de la conversación de inmediato. Cuarto, si el problema afecta a la comunicación del cese al SEPE o al certificado de retenciones del IRPF, ahí ya hablamos de obligaciones frente a la Administración y el cauce es la Inspección de Trabajo o la Agencia Tributaria, según el caso.

Plan B cuando el certificado no llega

Que la empresa no colabore no significa que no puedas acreditar tu experiencia. Combina estos documentos y el resultado es sólido:

• Informe de vida laboral de la Seguridad Social: empresas, fechas y grupo de cotización.
• Copia del contrato de trabajo y de sus prórrogas o anexos, donde figura la categoría.
• Nóminas, que repiten cada mes categoría, grupo y antigüedad. Si te faltan, mira cómo leer los conceptos de la nómina.
• Certificado de retenciones del IRPF del último ejercicio trabajado.
• Comunicación de la baja o la carta de despido, si la hubo.

Muchos procesos de selección y muchas convocatorias públicas admiten esta combinación cuando el certificado resulta imposible de obtener. Explica la situación en una nota breve y adjunta lo que tengas.

Casos particulares que cambian el documento

Empresas de trabajo temporal

Si te contrató una ETT y trabajaste en las instalaciones de otra compañía, tu empleador es la ETT y es ella quien expide el certificado. La empresa usuaria puede añadir, si quiere, una carta que describa las funciones reales, pero no es tu empleadora a efectos de acreditación. Cuando has encadenado varias misiones, pide un certificado único que las liste todas: queda mejor que cinco papeles sueltos.

Administración pública

Aquí no improvises. Los servicios prestados en una administración se acreditan con el certificado de servicios previos, que tiene modelo normalizado y lo emite la unidad de personal del organismo. Se pide por registro, en persona o por vía telemática, y suele hacer falta para baremos de oposiciones, bolsas de empleo y reconocimiento de trienios. Un Word redactado por un jefe de servicio no lo sustituye.

Prácticas, becarios y contratos formativos

Las prácticas curriculares con convenio universitario no son relación laboral: no hay alta como trabajador por cuenta ajena en el sentido ordinario y quien certifica es la universidad junto con la empresa, mediante el certificado de prácticas del programa. Distinto es el contrato formativo, que sí es contrato de trabajo: ahí el certificado es el ordinario e indica el tipo de contrato formativo y, si procede, la titulación vinculada. Tenemos los detalles del contrato en el modelo de contrato de prácticas y becario.

Autónomos y trabajo por cuenta propia

Un autónomo no puede certificarse a sí mismo su experiencia. Lo que acredita su actividad es el informe de vida laboral del régimen especial, las declaraciones fiscales y, para trabajos concretos, los certificados de buena ejecución que emiten los clientes: un documento en el que la empresa contratante detalla el servicio prestado, el periodo y el importe. Es lo que piden habitualmente en las licitaciones públicas y funciona igual de bien en una negociación privada.

La empresa ya no existe

Si fue absorbida o fusionada, la sucesora asume las obligaciones y puede certificar: busca la nueva razón social en el Registro Mercantil. Si está en concurso, la administración concursal puede expedir documentación mientras el procedimiento siga vivo. Si simplemente cerró y se disolvió, el camino es el plan B del apartado anterior: vida laboral, contrato, nóminas y certificado de retenciones.

Trabajo realizado en otro país

Cada país tiene su equivalente y no siempre se parece. En Alemania, el Arbeitszeugnis incluye una valoración del desempeño con un lenguaje codificado y es obligatorio. En el mundo anglosajón lo habitual es el employment verification letter, limitado a puesto y fechas. Para moverte por Europa, el formato Europass ordena la información de forma reconocible, aunque no sustituye al certificado firmado por la empresa. Y si el documento va a producir efectos legales en otro Estado, pregunta por la apostilla de La Haya antes de nada.

Errores frecuentes que restan valor al documento

1. Fechas que no coinciden con la vida laboral. Es el error que más certificados tumba. Antes de firmar, contrasta las fechas con las altas y bajas de la Seguridad Social, no con la memoria de nadie.
2. Inventar el puesto. Poner «Head of Growth» cuando el convenio dice «Técnico de marketing, grupo 3» crea un problema en cuanto alguien compara el certificado con la nómina. Escribe la categoría del convenio y añade el título interno entre paréntesis si aporta claridad.
3. Firmar sin poder para hacerlo. Un compañero de equipo no representa a la empresa. Debe firmar quien tenga poder de representación o la persona en quien se haya delegado, indicando el cargo.
4. Olvidar el CIF y la dirección. Sin ellos, el destinatario no puede verificar nada y el papel vale poco.
5. Meter datos de salud o el motivo de una baja. Explicado más arriba: es el fallo más grave por sus consecuencias en materia de protección de datos.
6. Convertirlo en carta de recomendación. Mezclar hechos con elogios diluye la credibilidad de los hechos. Si quieres las dos cosas, dos documentos.
7. Enviar el .docx en lugar de un PDF. Un documento editable no transmite ninguna garantía.
8. Certificados de hace tres años. Formalmente valen, pero muchos destinatarios exigen expedición reciente. Pide uno nuevo si el tuyo tiene solera.
9. Dos páginas de funciones. Un certificado que ocupa dos folios ya no es un certificado, es un currículum con firma ajena.
10. Traducir la categoría de forma libre. En documentos internacionales, mantén el término español entre paréntesis para que sea rastreable.

Checklist antes de firmar o de dar por bueno el certificado

• ¿Aparecen razón social completa, CIF y domicilio de la empresa?
• ¿Figura quién firma, con nombre, DNI y cargo?
• ¿El nombre y el DNI del trabajador están escritos exactamente como en su documento de identidad?
• ¿Las fechas de alta y baja coinciden con la Seguridad Social?
• ¿La categoría es la del convenio y no una invención?
• ¿Consta el tipo de contrato y la jornada?
• ¿Las funciones son objetivas, sin adjetivos ni valoraciones?
• ¿Hay algún dato de salud, sindical o familiar que deba salir del texto?
• ¿El documento incluye lugar y fecha de expedición?
• ¿Cabe en una página y se envía en PDF?
• ¿Cada afirmación se puede sostener con contrato, nómina o registro horario?

Si respondes que sí a todas, el documento está listo. Si dudas en dos o más, revisa antes de firmar: una vez enviado, corregirlo obliga a pedir el favor otra vez.

Preguntas frecuentes sobre el certificado de trabajo de empresa

¿Es lo mismo el certificado de trabajo que el certificado de empresa?

No, y confundirlos hace perder mucho tiempo. El certificado de trabajo o de servicios prestados lo entrega la empresa al trabajador para que este acredite su experiencia ante quien quiera. El certificado de empresa es la comunicación que la empresa dirige al SEPE cuando termina la relación laboral, con los datos de cotización y la causa del cese; su destinatario es la Administración y no funciona como carta de referencia.

¿Está obligada la empresa a darme un certificado de trabajo?

El Estatuto de los Trabajadores no recoge una obligación general de expedir un certificado de servicios prestados al trabajador. Sí es obligatorio comunicar el cese a la Administración y entregar el certificado de retenciones del IRPF. Muchos convenios colectivos incluyen el certificado de trabajo entre los deberes de la empresa: revisa el tuyo en el buscador del BOE o consúltalo con un graduado social.

¿Cuánto tarda la empresa en darme el certificado de trabajo?

No hay un plazo legal general para el certificado de servicios prestados. En la práctica es un documento de una página que suele resolverse en pocos días laborables, sobre todo si envías el texto ya redactado. Pide siempre por escrito para dejar constancia de la fecha de la solicitud.

¿Puedo pedir el certificado si sigo trabajando en la empresa?

Sí, y es frecuente: trámites de banco, alquiler, visado o matrícula lo piden con la relación laboral en vigor. En ese caso el documento no lleva fecha de baja e indica que la persona continúa prestando servicios en la fecha de expedición.

¿El certificado de trabajo sirve para pedir el paro?

No es el documento previsto para eso. La prestación por desempleo se apoya en la comunicación del cese que la empresa dirige al SEPE y en los datos de cotización de la Seguridad Social. Comprueba en la sede electrónica del SEPE qué documentación exigen en el momento en que presentes tu solicitud, porque el trámite se ha ido simplificando.

¿Qué hago si la empresa ha cerrado y no puedo pedir el certificado?

Solicita el informe de vida laboral a la Tesorería General de la Seguridad Social: acredita empresas, fechas y grupo de cotización, es gratuito y lo tienes al momento. Complétalo con el contrato, las nóminas y el certificado de retenciones. Si la empresa fue absorbida, certifica la sociedad sucesora; si está en concurso, puede hacerlo la administración concursal.

¿Puede la empresa poner el motivo del despido o una baja médica en el certificado?

El certificado de trabajo no debe incluir datos de salud ni el motivo médico de una incapacidad temporal: son datos de categoría especial protegidos por el RGPD y no hacen falta para acreditar experiencia. Tampoco procede detallar sanciones ni juicios de valor sobre el desempeño. La causa formal del cese solo se incluye si el propio trabajador la pide.

¿Necesita sello el certificado de trabajo?

El sello no es un requisito legal y muchas empresas ya no tienen. Lo que da valor al documento es la identificación de la empresa con su CIF, la firma de una persona con poder para representarla y la mención de su cargo. Consulados, algunos concursos públicos y trámites internacionales lo siguen pidiendo por costumbre, así que ponlo si el destino es uno de esos.

¿Vale un certificado firmado electrónicamente o escaneado?

Un PDF con firma electrónica reconocida tiene plena validez y es más difícil de manipular que un escaneo. Un PDF escaneado con firma manuscrita se acepta en la mayoría de trámites privados. Para registros extranjeros o consulados pueden exigir original en papel, traducción jurada, legalización o apostilla: pregúntalo antes de tramitar.

¿Caduca el certificado de trabajo?

El documento no caduca por sí mismo, pero quien lo recibe suele quererlo reciente. Bancos, agencias de alquiler y consulados aceptan habitualmente certificados expedidos en los últimos tres meses. Si el tuyo tiene más de un año y el trámite es importante, pide uno nuevo.

¿Puedo redactarlo yo y que la empresa lo firme?

Sí, y acelera el trámite muchísimo. Envía el texto en Word con los datos ya cumplimentados y el hueco de la firma preparado. La empresa lo revisará y puede modificarlo: solo puede certificar lo que le consta en el contrato, las nóminas y el registro de jornada.

¿Qué diferencia hay entre certificado de trabajo y carta de recomendación?

El certificado es un documento neutro que acredita hechos comprobables: puesto, fechas, contrato y funciones. La carta de recomendación es una valoración subjetiva del desempeño, la firma alguien concreto a título personal y no tiene formato oficial. En muchos procesos de selección piden las dos cosas y cumplen papeles distintos.

¿Y si en el certificado hay un error en las fechas?

Pide la corrección por escrito y adjunta el informe de vida laboral señalando la discrepancia. Un certificado con fechas que no cuadran con la Seguridad Social genera desconfianza en quien lo revisa y puede tumbar una candidatura o un baremo. No lo corrijas tú sobre el PDF: eso sí sería alterar un documento firmado por otro.

Plantillas y guías relacionadas

Si estás cerrando una etapa laboral, estos documentos suelen ir en el mismo paquete:

• Modelo de certificado laboral, con más variantes de redacción.
• Plantilla para calcular el finiquito y revisar la propuesta de liquidación.
• Cómo solicitar el informe de vida laboral gratis a la Seguridad Social.
• Carta de recomendación laboral, el complemento subjetivo del certificado.
• Modelo de carta de renuncia voluntaria con el preaviso bien planteado.
• Tipos de contrato de trabajo en España, para escribir bien esa línea del certificado.
• Guía completa del currículum, donde encajarás la experiencia que acabas de acreditar.
• Cláusula de protección de datos para contratos, útil si gestionas documentación de personal.

Y un último apunte: guarda una copia de todos los certificados que te den, con su PDF y el email en el que te lo enviaron. Dentro de diez años, cuando una convocatoria te pida acreditar aquel puesto de 2019, agradecerás no tener que localizar a una empresa que quizá ya no exista.