Certificado Laboral: Modelo Actualizado y Como Solicitarlo en 2026

Qué es el certificado laboral y para qué se usa

El certificado laboral —también llamado certificado de trabajo o de prestación de servicios— es el documento que acredita la relación laboral entre un trabajador y una empresa. A diferencia del contrato de trabajo, que establece las condiciones de la relación, el certificado laboral constata que esa relación existió o existe, con datos concretos como el cargo, la antigüedad, el tipo de contrato y, en muchos casos, el salario.

Los usos más frecuentes del certificado laboral incluyen: solicitar un crédito o hipoteca (los bancos lo piden para verificar ingresos estables), tramitar un visado o permiso de residencia, acreditar experiencia profesional ante organismos públicos o privados, solicitar becas o ayudas con requisitos de empleo, y presentarlo como soporte en procesos de selección avanzados.

Aunque no existe una obligación legal expresa de emitirlo en España (salvo en situaciones específicas reguladas por convenio), la práctica habitual es que las empresas lo expidan cuando el trabajador lo solicita. Negarse sin causa justificada puede generar conflicto laboral.

Qué información debe incluir el certificado laboral

• Datos de la empresa: nombre o razón social, CIF, domicilio social, sector de actividad.
• Datos del trabajador: nombre completo, DNI o NIE, cargo o categoría profesional.
• Relación laboral: fecha de inicio y, si ha terminado, fecha de fin. Si la relación está activa, indicar que el trabajador "presta actualmente sus servicios".
• Tipo de contrato: indefinido, temporal, a tiempo completo o parcial. El porcentaje de jornada en caso de parcial.
• Salario bruto anual: no siempre se incluye, pero algunos organismos (bancos, administraciones) lo requieren. Si el trabajador no quiere que conste, puede solicitarse el certificado sin este dato.
• Firma y sello: el documento debe estar firmado por un responsable de la empresa con poder de representación (RRHH, gerente, apoderado) y sellado con el sello oficial de la empresa.
• Fecha de emisión: importante porque muchos organismos rechazan certificados con más de tres meses de antigüedad.

Diferencia entre certificado laboral, informe de vida laboral y carta de recomendación

Estos tres documentos se confunden con frecuencia, pero son completamente distintos:

• Certificado laboral: lo emite la empresa. Acredita la relación laboral actual o pasada con datos objetivos. Es formal y oficial.
• Informe de vida laboral: lo emite la Seguridad Social. Recoge todos los períodos de alta en la Seguridad Social a lo largo de toda la carrera profesional. Se obtiene en la Sede Electrónica de la Seguridad Social con certificado digital o clave permanente, de forma gratuita e inmediata.
• Carta de recomendación: la emite un compañero, jefe o cliente. Valora subjetivamente las capacidades y el desempeño del trabajador. Tiene valor en procesos de selección, no en trámites administrativos.

Para trámites bancarios, administrativos o de extranjería, lo que suelen pedir es el certificado laboral, no la vida laboral ni la carta de recomendación. Verificar qué documento específico requiere el organismo antes de solicitarlo ahorra tiempo y confusión.

Cómo solicitar el certificado laboral a tu empresa

No hay un procedimiento legalmente establecido, pero estas son las mejores prácticas:

1. Dirígete al departamento de Recursos Humanos o, si no existe, al responsable administrativo de la empresa.
2. Especifica el uso que vas a darle al certificado (banco, visado, beca) para que puedan incluir la información que ese organismo específico requiere.
3. Indica si necesitas que conste el salario o prefieres que se omita este dato.
4. Pide que el documento esté fechado con la fecha de emisión real, no con una fecha anterior.
5. Si la empresa tarda más de lo razonable (más de siete días laborables), envía la solicitud por escrito —email con acuse de recibo— para tener constancia.
6. Una vez recibido, verifica que todos los datos son correctos antes de presentarlo. Un error en el DNI o en las fechas puede hacer que el organismo receptor lo rechace.

Plantilla de certificado laboral gratis en Word

En PlantillaGratis.es encontrarás modelos de certificado laboral listos para descargar en Word y PDF. Las plantillas incluyen todas las secciones obligatorias y están redactadas en lenguaje formal y preciso.

Si eres responsable de RRHH o gestor de una empresa, descarga la plantilla, personaliza los datos de empresa y trabajador, y tendrás un certificado laboral profesional listo en minutos. Si eres trabajador y necesitas el documento, puedes compartir la plantilla con tu empresa para facilitar el proceso.

Certificado laboral en 2026: la respuesta corta antes de entrar en detalle

Un certificado laboral es el escrito en el que tu empresa declara, con firma y sello, que trabajas o has trabajado para ella, en qué puesto, desde qué fecha y con qué tipo de contrato. Lo emite la propia empresa cuando se lo pides, no cuesta dinero, se entrega en papel o en PDF firmado y en la mayoría de compañías está listo en un plazo de entre dos y diez días laborables. No es lo mismo que el certificado de empresa que se remite al SEPE cuando termina la relación, ni que el informe de vida laboral, que emite la Tesorería General de la Seguridad Social.

Esa confusión entre tres documentos distintos es la causa número uno de trámites rechazados. Cuando un banco te pide "el certificado de la empresa" casi siempre quiere el certificado laboral con tu antigüedad y tu salario. Cuando el SEPE habla de "certificado de empresa" se refiere a un modelo oficial que la compañía envía por vía telemática y que tú no tienes que gestionar. Y cuando una convocatoria de oposición pide acreditar experiencia, lo normal es que exija los dos: el certificado emitido por cada empleador y el informe de vida laboral que los cruza todos.

A partir de aquí encontrarás el texto del modelo listo para copiar, dos tablas comparativas con plazos y costes reales, el procedimiento paso a paso para obtener cada documento por tu cuenta, qué puedes hacer si la empresa se niega a emitirlo y los errores concretos que provocan que un organismo te devuelva el papel.

"El 90 % de los certificados que rechazan un banco o una administración no fallan por el contenido, sino por tres detalles de forma: falta el sello, falta el cargo de quien firma o la fecha de emisión tiene más de tres meses. Revisar esos tres puntos antes de salir de la oficina de RRHH ahorra semanas."

Modelo de certificado laboral listo para copiar

El certificado laboral no tiene un formato oficial aprobado por norma, así que cada empresa lo redacta a su manera. Lo que sí existe es una estructura consolidada que todos los organismos reconocen sin problema. Copia el texto, sustituye los campos entre corchetes y tendrás un documento que aguanta cualquier ventanilla.

Modelo estándar para una relación laboral activa

Variante para una relación ya finalizada

Cambia el verbo y añade la fecha de baja: "Que D./D.ª [nombre] prestó servicios en esta empresa desde el [fecha de alta] hasta el [fecha de baja], acumulando una antigüedad de [años y meses]". Si el organismo receptor va a computar experiencia (oposiciones, colegios profesionales, homologaciones), pide que se indique también el número total de días trabajados y el grupo de cotización, porque son los dos datos que usan los tribunales de selección para baremar.

Un detalle que casi nadie pide y que resuelve muchos problemas: solicita que el certificado incluya el motivo de la extinción solo si te conviene. Si saliste por fin de contrato o por baja voluntaria no pasa nada, pero si hubo un despido disciplinario impugnado, dejar constancia de ello en un documento que vas a entregar a un futuro empleador rara vez juega a tu favor. La empresa no está obligada a incluir la causa salvo que un organismo concreto la exija.

Bloques opcionales según para qué lo necesites

• Para un banco o una hipoteca: retribución bruta anual, número de pagas, carácter fijo o variable de los complementos y confirmación de que no estás en periodo de prueba ni en preaviso de extinción.
• Para extranjería: tipo de contrato, jornada, salario y una mención expresa a que la relación continúa vigente en la fecha de emisión.
• Para una beca, una ayuda o una matrícula: normalmente basta con fechas y puesto; cuanto menos dato económico incluyas, mejor.
• Para un proceso de selección: descripción de funciones, proyectos y herramientas. Aquí el certificado se acerca a una carta de referencia, aunque sigue siendo un documento objetivo.
• Para un tribunal o un procedimiento judicial: pide que se acompañe de las nóminas del periodo, porque el certificado por sí solo tiene menos fuerza probatoria que la documentación económica.

Certificado laboral, certificado de empresa y vida laboral: tabla comparativa

Esta es la tabla que conviene tener delante antes de llamar a RRHH. Cada fila responde a una pregunta distinta y ninguno de los documentos sustituye al otro.

Fíjate en un matiz que genera muchísimas llamadas a las oficinas de empleo: desde que la comunicación del certificado de empresa al SEPE es telemática, la compañía ya no tiene que entregarte una copia en papel. Si quieres comprobar que lo ha enviado, puedes consultarlo tú en la sede electrónica del SEPE. Que no te den ese papel no significa que la empresa haya incumplido nada.

Plazos, canales y coste real de cada trámite

Los importes de la tabla siguiente son orientativos y corresponden a precios de mercado observados a principios de 2026 en España. Los documentos oficiales son gratuitos; lo único que cuesta dinero es traducirlos o legalizarlos para usarlos fuera del país.

Cómo conseguir cada documento paso a paso

Informe de vida laboral en cinco minutos

Entra en el portal Import@ss de la Seguridad Social, identifícate con Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico y busca la opción de informes. El documento se descarga en PDF con un código seguro de verificación que permite a cualquier organismo comprobar su autenticidad sin llamarte. Si no tienes identificación electrónica, la Seguridad Social permite solicitarlo indicando tu número de móvil siempre que lo tengas comunicado previamente; si no lo está, tendrás que actualizarlo antes con tu DNI.

Merece la pena descargar también el informe de bases de cotización cuando el trámite tenga que ver con dinero. La vida laboral dice cuándo trabajaste; las bases dicen cuánto se cotizó. Un banco que valora tu capacidad de pago agradece las dos cosas y suele resolver más rápido.

Certificado de empresa para cobrar el paro

Cuando termina un contrato, la empresa debe comunicar los datos de tu cese al Servicio Público de Empleo Estatal por vía telemática en un plazo de diez días hábiles. Ese envío es el que permite que tu solicitud de prestación se resuelva sin papeles adicionales. Tu trabajo se limita a comprobar que ha llegado: si al pedir el paro te dicen que falta el certificado, reclama a la empresa por escrito y guarda copia del correo, porque la falta de comunicación puede constituir una infracción administrativa por parte de la compañía.

La solicitud de la prestación por desempleo tiene su propio calendario, con un plazo de quince días hábiles desde el día siguiente al cese para no perder días de cobro. Presentar la solicitud aunque falte el certificado de empresa es mejor que esperar: interrumpe el plazo y el SEPE reclama después el dato pendiente.

Certificado de retenciones de IRPF

Es el documento que resume lo que te pagó la empresa y lo que te retuvo a cuenta del IRPF durante el año fiscal. La normativa obliga al pagador a expedirlo antes del inicio del plazo de declaración de la renta, y su contenido coincide con lo que la empresa declara en el modelo 190. Si has cambiado de empleo varias veces, pide uno a cada empleador: el borrador de Hacienda a veces tarda en incorporar todos los datos y este certificado te permite comprobarlo antes de confirmar la declaración.

Qué hacer si la empresa se niega a emitir el certificado

Aquí conviene ser honestos: no existe en el Estatuto de los Trabajadores un artículo que diga literalmente "la empresa entregará un certificado laboral cuando el trabajador lo solicite". Sí existen obligaciones concretas como la comunicación del cese al SEPE, la entrega de la copia básica del contrato, el recibo de salarios o el certificado de retenciones. Muchos convenios colectivos añaden la obligación de expedir certificaciones de servicios prestados, así que lo primero es leer tu convenio: la respuesta puede estar ahí en dos líneas.

Si la empresa se niega sin motivo, la escalada razonable es esta:

1. Reitera la petición por escrito, por correo electrónico con acuse o por burofax si la relación ya está rota. Deja constancia de la fecha y de la finalidad.
2. Acude a la representación legal de los trabajadores o al sindicato si existe comité de empresa: una llamada del delegado suele desbloquear el trámite en 48 horas.
3. Comprueba si el convenio lo obliga. Si lo obliga, cita el artículo en tu escrito; el tono cambia de inmediato.
4. Sustituye el documento mientras tanto. La vida laboral, las nóminas, el contrato firmado y el informe de bases acreditan casi todo lo que acredita el certificado, y ninguno depende de la voluntad de tu antiguo jefe.
5. Si la negativa te causa un perjuicio real y cuantificable, consulta con un abogado laboralista o con el sindicato antes de presentar denuncia ante la Inspección de Trabajo o papeleta de conciliación. Las acciones derivadas del contrato de trabajo prescriben, con carácter general, al año desde que pudieron ejercitarse, y la impugnación de un despido tiene un plazo mucho más corto, de veinte días hábiles.

"Antes de pelear por un certificado, pregúntate qué necesita exactamente quien te lo pide. En siete de cada diez casos, el informe de vida laboral más las tres últimas nóminas cubren el mismo requisito y los consigues tú solo, sin depender de nadie."

Esta guía es información general y no sustituye al asesoramiento jurídico. Si hay dinero, plazos de caducidad o un despido de por medio, habla con un profesional del derecho laboral antes de dar ningún paso formal: una consulta inicial suele costar bastante menos que una demanda mal planteada, y muchos sindicatos la ofrecen incluida en la cuota.

Diez errores que hacen que te rechacen el certificado

• Sin sello de empresa. Muchas administraciones lo siguen exigiendo aunque el documento venga firmado y en papel con membrete.
• Firma sin cargo. Una rúbrica suelta no acredita nada. Debe constar el nombre completo y el cargo de quien firma en representación de la empresa.
• Fecha caducada. Bancos, extranjería y muchos organismos rechazan certificados emitidos hace más de tres meses.
• DNI o NIE mal transcrito. Un dígito o la letra final equivocados invalidan el cruce de datos automático.
• Fechas que no cuadran con la vida laboral. Si el certificado dice que entraste en marzo y la Seguridad Social registra el alta en abril, gana la vida laboral y te devuelven el papel.
• Salario incoherente con las nóminas. Mezclar bruto y neto, o incluir variables no consolidados como si fueran fijos, levanta sospechas en cualquier análisis de riesgo bancario.
• Puesto inventado o inflado. Una denominación que no corresponde al grupo profesional cotizado complica cualquier baremación de méritos.
• Falta la denominación del convenio. Para oposiciones y colegios profesionales suele ser un dato obligatorio.
• Documento escaneado a baja calidad. Si el sello no se lee, el certificado no vale. Escanea a 300 puntos por pulgada y en color.
• Sin indicar la finalidad. Algunos organismos exigen que el certificado mencione expresamente para qué se expide.

Protección de datos: qué debe y qué no debe aparecer

El certificado laboral contiene datos personales, y el Reglamento General de Protección de Datos junto con la Ley Orgánica 3/2018 imponen un principio de minimización: solo se trata la información necesaria para la finalidad concreta. Traducido a la práctica, la empresa no debería incluir por defecto tu salario, tu estado de salud, tus bajas médicas, tus sanciones disciplinarias ni el motivo real de un despido si lo que te piden es acreditar experiencia.

Tienes derecho a pedir dos versiones: una con retribución para el banco y otra sin ella para el resto de trámites. También tienes derecho a que el documento se te entregue a ti, no a un tercero, salvo que autorices expresamente el envío. Una empresa que manda tu certificado directamente a un futuro empleador sin tu consentimiento está cediendo datos sin base legítima.

"Si el organismo receptor no necesita tu salario, no lo pongas. Cada dato de más en un certificado es un dato que circula en fotocopias, correos y expedientes durante años."

Del lado de la empresa, conviene guardar registro de los certificados emitidos con fecha, destinatario y finalidad, y conservar el archivo el tiempo razonable para atender reclamaciones. Firmar certificados con datos falsos no es una travesura administrativa: puede acarrear responsabilidad frente a terceros y, según el caso, consecuencias penales para quien firma.

Casos especiales que no encajan en el modelo estándar

Autónomos y trabajadores por cuenta propia

Un autónomo no puede certificarse a sí mismo una relación laboral que no existe. Lo que sirve es el certificado de situación censal de la Agencia Tributaria, el informe de vida laboral del RETA, los modelos trimestrales presentados y, si hace falta acreditar actividad para un cliente concreto, un certificado de prestación de servicios firmado por ese cliente. Para hipotecas, las entidades suelen pedir las dos últimas declaraciones de la renta y los modelos de IVA del ejercicio en curso.

Empleados públicos y funcionarios

En la Administración el documento equivalente es el certificado de servicios prestados, que emite la unidad de personal del organismo correspondiente con un formato normalizado. Recoge cuerpo o escala, grupo, subgrupo, tipo de nombramiento y periodos, y es el que valen los tribunales de oposiciones para baremar méritos. Pídelo con antelación: en muchos organismos el plazo interno de expedición ronda las dos o tres semanas.

Empresas de trabajo temporal y subcontratas

Si estabas en misión a través de una ETT, tu empleador es la ETT, no la empresa usuaria donde ibas cada día. El certificado lo firma la ETT, aunque puedes pedir a la empresa usuaria una carta complementaria que describa las funciones reales del puesto. Esa combinación funciona bien en procesos de selección, donde interesa el proyecto concreto más que la razón social que pagaba la nómina.

Prácticas, becas y formación dual

Las prácticas académicas no laborales no generan relación de trabajo, así que lo que se emite es un certificado de prácticas firmado por el tutor de empresa, normalmente con el visto bueno del centro educativo. Desde que las prácticas formativas están incluidas en el sistema de Seguridad Social, muchas sí aparecen ya en la vida laboral, aunque con particularidades de cotización que conviene revisar antes de darlas por válidas como experiencia cotizada.

Extranjería y trabajadores desplazados

El reglamento de extranjería vigente desde mayo de 2025 reordenó buena parte de los procedimientos de arraigo y renovación, y en casi todos ellos el certificado laboral acompaña al contrato y a la vida laboral. Cada oficina puede pedir matices distintos, así que antes de encargar traducciones o compulsas comprueba la lista concreta de documentos de tu trámite y, si el expediente es complejo, apóyate en un abogado especializado en extranjería.

Teletrabajo y empresas extranjeras sin sede en España

Si trabajas en remoto para una empresa sin establecimiento en España, el certificado llegará en el formato de su país y probablemente en inglés. Para trámites españoles necesitarás traducción jurada. Pide siempre que el documento incluya la dirección completa de la empresa y un teléfono o correo de contacto verificable, porque el organismo receptor a veces llama para confirmar que el certificado es auténtico.

PDF, firma electrónica y validez del documento

Un certificado firmado electrónicamente con un certificado cualificado tiene la misma validez que uno en papel y aporta algo que el papel no tiene: la firma queda vinculada a la identidad del firmante y cualquier modificación posterior la invalida. Si tu empresa usa firma electrónica, pide el PDF firmado y no una foto del papel: los organismos que validan documentos automáticamente lo agradecen y tú te ahorras desplazamientos.

Tres precauciones prácticas. Primera: guarda el PDF original, no una versión reimpresa y escaneada, porque al imprimir se pierde la firma electrónica. Segunda: comprueba que el archivo abre correctamente y que el panel de firmas muestra el certificado como válido. Tercera: si el destinatario exige papel, imprime el PDF con el código seguro de verificación visible, que es lo que permite comprobar el original.

Para usarlo fuera de España, el orden correcto es: original firmado, legitimación de firma ante notario si el país de destino lo pide, apostilla de La Haya y, por último, traducción jurada del conjunto. Traducir antes de apostillar obliga a repetir la traducción, y ese error cuesta entre 40 y 90 euros de más.

Checklist antes de entregar el certificado

• Nombre y apellidos exactamente como figuran en tu DNI o NIE.
• Número de documento revisado dígito a dígito, incluida la letra.
• Fechas de alta y baja contrastadas con tu informe de vida laboral.
• Tipo de contrato y porcentaje de jornada coherentes con las nóminas.
• Puesto y grupo profesional alineados con el convenio aplicable.
• Salario incluido solo si el destinatario lo exige, y siempre en bruto anual.
• Nombre, cargo y firma del representante de la empresa.
• Sello corporativo legible.
• Lugar y fecha de emisión recientes.
• Copia guardada para ti, en PDF y en papel.

Si emites certificados dentro de tu organización, monta una plantilla única con estos campos y un pequeño registro en hoja de cálculo. Diez minutos de trabajo inicial y cada solicitud posterior se resuelve en dos. Puedes partir de nuestras plantillas de Word, de los modelos de cartas formales para la solicitud y de las plantillas de contratos cuando lo que necesites sea documentar la relación desde el principio.

Preguntas frecuentes sobre el certificado laboral

¿Está obligada mi empresa a darme un certificado laboral?

No hay una obligación general y expresa en el Estatuto de los Trabajadores, pero muchos convenios colectivos sí la recogen y la práctica habitual es emitirlo. Sí son obligatorios otros documentos como el certificado de retenciones o la comunicación del cese al SEPE. Revisa tu convenio antes de reclamar.

¿Cuánto tarda una empresa en emitirlo?

Entre dos y diez días laborables en la mayoría de compañías con departamento de personal. En empresas pequeñas, donde lo firma el gerente, puede ser el mismo día. Si superan las dos semanas sin explicación, reitera la petición por escrito.

¿Puedo pedirlo si ya no trabajo en la empresa?

Sí. La empresa conserva tus datos laborales durante años por obligaciones fiscales y de Seguridad Social, así que puede certificar un periodo pasado sin problema. Si la sociedad se ha disuelto, tendrás que tirar de vida laboral, nóminas y contrato como prueba alternativa.

¿El certificado laboral lleva salario obligatoriamente?

No. Se incluye solo cuando el destinatario lo necesita, típicamente bancos, extranjería o ayudas con límite de renta. Para acreditar experiencia profesional no hace falta y es preferible omitirlo.

¿Vale una copia escaneada o una foto del móvil?

Depende del organismo. Muchos aceptan PDF, pero rechazan fotografías con sombras o sellos ilegibles. Lo seguro es un PDF firmado electrónicamente o un escaneo en color a 300 puntos por pulgada.

¿Cuánto tiempo es válido un certificado laboral?

El documento no caduca por sí mismo, pero bancos y administraciones suelen exigir que se haya emitido en los tres meses anteriores. Si vas a encadenar varios trámites, pide dos o tres copias originales de una vez.

¿Qué diferencia hay con el certificado de empresa del SEPE?

El certificado laboral lo pides tú para uso libre. El certificado de empresa es un modelo oficial que la compañía remite al Servicio Público de Empleo Estatal en un plazo de diez días hábiles desde el cese, y sirve exclusivamente para calcular tu prestación por desempleo.

¿Puedo redactarlo yo y que la empresa solo lo firme?

Sí, y suele acelerar el proceso. Prepara el borrador con nuestro modelo, envíalo en Word para que puedan revisarlo y deja claro que la empresa puede modificar cualquier dato. Lo que no puedes hacer es firmar tú en su nombre.

¿Sirve el certificado laboral para una hipoteca?

Es una de las piezas, no la única. Las entidades piden además las últimas nóminas, la declaración de la renta, la vida laboral y a veces el informe de bases de cotización. El certificado aporta lo que las nóminas no dicen: antigüedad, tipo de contrato y estabilidad.

¿Qué hago si el certificado tiene un error?

Devuélvelo y pide uno nuevo, no lo corrijas a mano. Un tachón invalida el documento ante casi cualquier organismo. Señala el error por escrito para que quede claro qué debe cambiarse.

¿Necesito traducción jurada para presentarlo en otro país?

Casi siempre sí, y en el orden correcto: primero legitimación y apostilla si procede, después traducción por un profesional habilitado por el Ministerio de Asuntos Exteriores. Un documento corto ronda los 40 a 90 euros y suele estar en dos a cinco días.

¿Puede la empresa poner el motivo de mi despido en el certificado?

No está obligada a hacerlo y, por el principio de minimización de datos, tampoco debería incluirlo si el certificado se limita a acreditar servicios prestados. Si aparece un motivo que consideras incorrecto o lesivo, consulta con un abogado laboralista antes de usar el documento en un proceso de selección.