Guía Completa para Hacer Facturas Correctas en España: Todo lo que Necesitas Saber
Tres de cada cuatro autónomos que empiezan a facturar cometen algún error en sus primeras facturas. No porque sean descuidados, sino porque nadie les explica bien cómo funciona el sistema. Esta guía lo cambia. Aquí encuentras todo lo que necesitas para emitir facturas válidas, cumplir con Hacienda y no tener sorpresas en una inspección.
¿Cuándo estás obligado a emitir una factura?
En España, la obligación de emitir factura viene regulada por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). La norma es clara: si eres autónomo o tienes una empresa, debes emitir factura por cada operación que realices en el ejercicio de tu actividad económica.
Hay excepciones importantes. No estás obligado a emitir factura completa cuando el destinatario no es empresario ni profesional y el importe no supera los 400 euros (IVA incluido). En ese caso puedes emitir una factura simplificada, que es básicamente un ticket más formal. Pero ojo: si el cliente te la pide completa, debes dársela.
Los particulares también pueden pedirte factura. Si un particular te contrata para hacer una reforma, diseñar su web o dar clases particulares, tiene derecho a exigirte una factura completa. Negarla es un error que puede costarte caro.
Datos obligatorios en una factura española
Una factura sin todos sus datos obligatorios no es una factura válida. Es un documento sin valor fiscal. Para que tu factura sea legalmente correcta, debe incluir lo siguiente:
- Número de factura: debe ser correlativo y sin saltos. La numeración puede reiniciarse cada año si usas series separadas.
- Fecha de expedición: el día en que emites la factura. No confundas con la fecha de prestación del servicio.
- Datos del emisor: nombre completo o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección. Si es un particular, su nombre y DNI bastan.
- Descripción de la operación: qué has vendido o qué servicio has prestado, con suficiente detalle para identificarlo.
- Base imponible: el importe antes de aplicar el IVA.
- Tipo de IVA aplicado: 21%, 10%, 4% o exento, según el tipo de producto o servicio.
- Cuota de IVA: el resultado de aplicar el porcentaje a la base imponible.
- Importe total: base imponible más cuota de IVA.
- IRPF (si aplica): el porcentaje de retención y la cantidad retenida, cuando facturas a otra empresa o profesional.
Si eres autónomo y facturas a empresas, también debes incluir la retención de IRPF. El porcentaje general es el 15%, aunque en los primeros años de actividad puedes aplicar el 7%. Ese importe se lo queda el pagador y lo ingresa en Hacienda en tu nombre.
Tipos de facturas que existen
No todas las facturas son iguales. Dependiendo de la situación, usarás un tipo u otro:
Factura ordinaria
La factura estándar. Incluye todos los datos obligatorios mencionados arriba. Es la que usas para la mayoría de tus operaciones comerciales con empresas y profesionales.
Factura simplificada
El equivalente a un ticket detallado. Se puede usar cuando el importe no supera los 400 euros (IVA incluido) o en determinados sectores autorizados por la AEAT, como hostelería o comercio al por menor. No es válida para operaciones intracomunitarias.
Factura rectificativa
Cuando cometes un error en una factura ya emitida, no puedes borrarla ni corregirla. Debes emitir una factura rectificativa. Esta nueva factura hace referencia a la original, explica el motivo de la corrección y ajusta el importe. Su numeración puede ser la misma serie pero con un prefijo diferente (por ejemplo, R-001).
Factura proforma
Un documento previo a la venta que sirve como presupuesto detallado. No tiene valor fiscal ni contable, pero es muy útil para operaciones de exportación o para que el cliente confirme los términos antes de emitir la factura real. Debe indicar claramente que es "Factura Proforma" y no tiene número de serie fiscal.
Factura de abono
Se usa cuando debes devolver dinero a un cliente o emitir un crédito. Es técnicamente una factura rectificativa con importe negativo.
El IVA en facturas: tipos y cuándo aplica cada uno
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es el impuesto que más confunde a los nuevos autónomos. En España hay tres tipos:
- 21% (tipo general): se aplica a la mayoría de bienes y servicios. Si no sabes qué tipo aplicar, en general corresponde el 21%.
- 10% (tipo reducido): alimentación no básica, transporte de pasajeros, hostelería, servicios funerarios, flores y plantas.
- 4% (tipo superreducido): alimentos básicos (pan, leche, huevos, frutas, verduras), libros, periódicos, medicamentos y gafas graduadas.
- 0% (exento): servicios educativos reglados, servicios médicos y sanitarios, servicios financieros y de seguros, servicios postales públicos y algunas operaciones inmobiliarias.
Los servicios digitales y de marketing, los servicios de consultoría, los trabajos de diseño gráfico, el desarrollo web y la fotografía profesional tributan al 21% en casi todos los casos. Si tienes dudas sobre tu actividad concreta, consulta con un asesor fiscal o la web de la AEAT.
Una confusión habitual: el IVA no es un ingreso tuyo. Lo cobras en nombre del Estado y después se lo devuelves a través de las declaraciones trimestrales (modelo 303). Contabilízalo siempre en una cuenta separada para no gastártelo sin querer.
Cómo numerar tus facturas correctamente
La numeración de facturas debe ser correlativa y sin saltos. No puedes saltar del número 10 al 15 sin emitir las intermedias. Si cometiste un error y necesitas "anular" una factura, la solución correcta es emitir una factura rectificativa, no simplemente borrar el número.
Puedes usar series de numeración separadas para distintos tipos de operaciones. Por ejemplo:
- Serie A para facturas nacionales ordinarias
- Serie B para facturas a clientes extranjeros
- Serie R para facturas rectificativas
Lo más habitual es empezar una numeración nueva cada año. Así en enero de 2026 empezarías con 2026-001 o simplemente F-001. Elige el formato que prefieras, pero mantenlo durante todo el año.
Guarda siempre una copia de cada factura. La normativa española exige conservarlas durante al menos 4 años (el período de prescripción fiscal general). En la práctica, muchos asesores recomiendan guardarlas 6 años por precaución.
La factura electrónica: qué cambia y cuándo es obligatoria
España está en plena transición hacia la factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que todas las empresas y autónomos que facturen entre sí deberán hacerlo en formato electrónico estructurado.
El sistema TicketBAI ya es obligatorio en algunas comunidades autónomas del País Vasco. El sistema VeriFactu, impulsado por la AEAT para el resto de España, está en fase de implantación. Infórmate sobre los plazos que te corresponden según el tamaño de tu empresa.
La factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por email. Es un fichero con formato estructurado (XML, Facturae, etc.) que puede ser procesado automáticamente por sistemas informáticos. Para emitirlas necesitarás un software de facturación homologado.
Errores de facturación que debes evitar
Estos son los errores más frecuentes entre autónomos y pequeñas empresas:
- Poner la fecha incorrecta: la fecha de la factura debe ser la de su emisión, no la de la prestación del servicio (aunque puedes indicar ambas).
- Aplicar el tipo de IVA equivocado: asegúrate de conocer el tipo correcto para tu actividad.
- Olvidarse del IRPF: si facturas a empresas o profesionales, la retención de IRPF es obligatoria en muchas actividades.
- Descripción vaga del servicio: "Servicios varios" no es una descripción válida. Sé específico.
- No guardar copia: guarda siempre una copia en formato digital y otro lugar seguro.
- Facturar sin estar dado de alta: antes de emitir tu primera factura, debes estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda (modelo 036 o 037).
Diferencias entre factura, albarán, presupuesto y recibo
Muchos emprendedores confunden estos documentos. Cada uno tiene una función diferente:
- Presupuesto: documento previo a la venta donde describes lo que vas a hacer y cuánto va a costar. No tiene valor fiscal pero puede tener validez contractual si el cliente lo acepta.
- Albarán: documento de entrega. Confirma que has entregado los bienes o prestado el servicio. Se firma en el momento de la entrega y sirve de justificante.
- Factura: documento fiscal que acredita la operación económica y da derecho al cliente a deducirse el IVA si es empresa.
- Recibo: justificante de que has cobrado. En muchos casos la factura sirve también de recibo, pero en otras situaciones se emiten por separado.
Preguntas frecuentes sobre facturas
¿Puedo hacer facturas sin ser autónomo?
En general, no. Si realizas actividades económicas de forma habitual, debes darte de alta como autónomo. Hay excepciones muy concretas (trabajos ocasionales por debajo de ciertos umbrales, rendimientos del capital, etc.), pero son situaciones especiales. Consulta con un asesor.
¿Puedo facturar en otra moneda?
Sí, puedes emitir facturas en moneda extranjera, pero debes indicar también el importe en euros al tipo de cambio del día de la operación. El IVA siempre se declara en euros.
¿Qué pasa si me pagan en negro y no facturo?
Aparte del riesgo legal y fiscal evidente, también pierdes derechos: prestaciones por desempleo, pensión, bajas por enfermedad. No facturo equivale a no cotizar, y eso siempre perjudica más al trabajador que al Estado.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura?
En general, debes emitir la factura en el momento de la prestación del servicio o entrega del bien. Para operaciones entre empresas, el plazo máximo es de 30 días desde el devengo.
¿Una factura impagada se puede deducir?
Sí, los créditos incobrables pueden deducirse como gasto, pero con condiciones. El cliente debe llevar al menos 6 meses en mora y debes haber reclamado el pago fehacientemente. Consulta con tu asesor los requisitos exactos.
