Como Hacer un Albaran: Guia Completa con Plantillas Gratis

El albaran es uno de los documentos comerciales mas utilizados en las operaciones de compraventa de mercancias en Espana. Aunque a menudo se confunde con la factura, el albaran cumple una funcion muy diferente: acreditar la entrega de los bienes. Para autónomos, comercios y empresas que trabajan con productos fisicos, saber como hacer un albaran correctamente es imprescindible. En esta guia te lo explicamos todo.

Que es un albaran y para que sirve

Un albaran, tambien conocido como nota de entrega o nota de remision, es un documento mercantil que acredita que una mercancia ha sido entregada al comprador o al transportista. Funciona como un justificante de que la operacion fisica (la entrega del producto) se ha realizado, independientemente de que el pago se haya producido o no.

El albaran tiene un papel clave en la cadena logistica: permite al receptor verificar que los productos recibidos coinciden con los pedidos, tanto en cantidad como en tipo. Cuando el receptor firma el albaran, esta confirmando que ha recibido la mercancia en las condiciones acordadas, lo que tiene implicaciones legales en caso de reclamacion posterior.

Tipos de albaranes: valorado y sin valorar

Existen dos tipos principales de albaran, y es importante conocer sus diferencias:

• Albaran sin valorar: solo indica la cantidad y descripcion de los productos entregados, sin incluir precios. Es el mas comun y se utiliza cuando la factura se emitira por separado.
• Albaran valorado: incluye los precios unitarios y el total de la mercancia. Puede servir como base directa para la posterior emision de la factura.

La eleccion entre uno y otro depende de la relacion comercial y del proceso de facturacion. Si emites facturas agrupando varios albaranes al final del mes, el albaran sin valorar es la opcion logica. Si cada entrega se factura individualmente, el albaran valorado agiliza el proceso. Para entender mejor estas diferencias, consulta nuestro articulo sobre las diferencias entre factura, albaran y recibo.

Que datos debe incluir un albaran

Aunque el albaran no tiene la regulacion estricta de la factura, un albaran profesional debe contener como minimo los siguientes datos:

• Numero de albaran: una referencia unica que permita identificarlo y vincularlo a la factura posterior.
• Fecha de emision: la fecha en que se prepara la mercancia para su envio.
• Fecha de entrega: si difiere de la fecha de emision.
• Datos del emisor: nombre, direccion y NIF de la empresa que envía la mercancia.
• Datos del receptor: nombre, direccion y datos de contacto del destinatario.
• Descripcion de la mercancia: detalle de cada producto, referencia, cantidad y unidad de medida.
• Observaciones: cualquier nota relevante (condiciones de transporte, lote, caducidad, etc.).
• Espacio para firma: tanto del emisor como del receptor, para acreditar la entrega.

Como hacer un albaran paso a paso

Crear un albaran profesional es un proceso sencillo que puedes realizar con herramientas basicas:

Paso 1: Elige una plantilla. Utiliza una de nuestras plantillas profesionales adaptada al formato de albaran, o crea tu propio diseno en Word o Excel. Lo importante es que sea claro y legible.

Paso 2: Asigna un numero de albaran. Lleva una numeracion consecutiva para tus albaranes. Puedes usar una serie diferente a la de las facturas (por ejemplo, ALB-001, ALB-002, etc.).

Paso 3: Completa los datos del pedido. Indica con precision cada producto, cantidad y referencia. Si usas un albaran valorado, anade los precios.

Paso 4: Imprime por duplicado. Genera dos copias: una para el receptor (que firmara a la entrega) y otra que conservaras como justificante.

Paso 5: Recoge la firma del receptor. En el momento de la entrega, el destinatario debe firmar el albaran confirmando la recepcion conforme. Si detecta alguna incidencia (producto danado, faltante), debe anotarse en el propio albaran.

Relacion entre albaran y factura

El albaran y la factura son documentos complementarios pero con funciones distintas. El albaran acredita la entrega fisica; la factura formaliza la obligacion de pago. En la practica, el proceso habitual es:

• Se emite el albaran con cada entrega de mercancia.
• Al final del periodo acordado (semana, quincena, mes), se emite una factura que agrupa uno o varios albaranes.
• La factura hace referencia a los numeros de albaran incluidos.

Es fundamental conservar los albaranes firmados por el cliente como justificante de las entregas. Si surge una disputa sobre si la mercancia fue entregada, el albaran firmado es tu principal prueba. Para crear las facturas asociadas a tus albaranes, puedes utilizar nuestras plantillas Word con formato profesional.

Albaran digital: ventajas y herramientas

Cada vez mas empresas estan pasando del albaran en papel al albaran digital. Las ventajas son evidentes: se reduce el riesgo de perdida de documentos, se agiliza el proceso de facturacion (al poder vincular electronicamente albaranes con facturas), se ahorra en papel e impresion, y se facilita la busqueda y consulta de albaranes historicos.

Si gestiónas un volumen alto de entregas, puedes utilizar plantillas Excel con macros que generen albaranes automaticamente a partir de una base de datos de pedidos. Para operaciones mas complejas, existen programas de gestión comercial que integran pedidos, albaranes y facturas en un unico flujo de trabajo. Con la proxima implantacion de la factura electronica obligatoria, es buen momento para digitalizar tambien tus albaranes.