Factura electrónica obligatoria en España: guía completa 2026

Respuesta corta: la factura electrónica ya es obligatoria en España cuando facturas a una Administración pública. Entre empresas y profesionales está aprobada, pero todavía no es exigible: el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla el sistema, y sus obligaciones no empiezan a contar hasta que entre en vigor la orden ministerial que regula la solución pública de facturación. Desde ese momento correrán doce meses para quienes facturaron más de 8 millones de euros el año natural anterior y veinticuatro meses para el resto. Verifactu es otra cosa distinta: afecta al programa con el que emites las facturas, y su plazo de adaptación se ha ampliado.

Esa distinción es la que hace que medio internet te dé fechas contradictorias. Hay tres normas en juego, con tres calendarios y tres ámbitos diferentes, y casi todos los artículos que circulan las mezclan. En esta guía las separamos una por una, te decimos qué está publicado y qué sigue pendiente, y te damos una lista de trabajo que puedes empezar hoy sin contratar nada.

Si alguien te da una fecha exacta para la obligación entre empresas, desconfía. El propio reglamento dice que sus plazos se cuentan desde la entrada en vigor de una orden ministerial que, mientras escribimos esto, no se ha publicado en el BOE.

Qué es una factura electrónica y por qué un PDF no cuenta

Una factura electrónica es una factura expedida, transmitida y recibida en formato electrónico, con un contenido estructurado que otro programa puede leer y procesar sin que nadie teclee nada. Ese es el punto: no se trata de que el documento viaje por internet, sino de que los datos viajen etiquetados.

El PDF por correo es una factura en papel con otra ropa

Cuando envías un PDF, tu cliente recibe una imagen. Para meterla en su contabilidad, alguien tiene que leerla y copiar el número, la fecha, la base imponible y el IVA. Si el OCR falla o la persona se despista, el error entra en el sistema y nadie se entera hasta el trimestre siguiente. Un PDF puede ser una factura perfectamente válida a efectos fiscales, pero no es una factura electrónica en el sentido que le da la normativa que estamos comentando.

En una factura electrónica estructurada, cada dato ocupa un campo con nombre propio. El importe total no es un número impreso en un sitio de la hoja: es una etiqueta que el software del receptor busca, lee y asienta. De ahí salen las ventajas reales, que no son medioambientales sino operativas: menos errores de transcripción, conciliación automática y trazabilidad de qué pasó con cada documento.

Qué significa "formato estructurado"

Significa que el fichero sigue una gramática pública. Normalmente es XML, aunque no siempre. Lo relevante es que existe un esquema que define qué campos hay, qué tipo de dato admite cada uno y cuáles son obligatorios. Dos programas que hablan el mismo esquema se entienden sin acuerdo previo entre sus fabricantes.

Una factura estructurada puede llevar además una representación visual para que un humano la lea. Eso no es un truco: la normativa exige legibilidad, y una pantalla llena de etiquetas XML no la cumple para una persona. Lo habitual es que tu programa genere el XML para la máquina y un PDF de cortesía para ti.

Las tres garantías que pide el reglamento de facturación

El Reglamento de obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, exige lo mismo a la factura en papel y a la electrónica: hay que garantizar la autenticidad del origen (que quien dice que la emite la emite de verdad), la integridad del contenido (que nadie la ha tocado después) y la legibilidad. Y admite varias formas de conseguirlo:

• Controles de gestión habituales de la actividad que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios. Es la vía que usa la mayoría sin saberlo: presupuesto, albarán, factura y cobro que casan entre sí.
• Firma electrónica avanzada basada en un certificado cualificado.
• Intercambio electrónico de datos (EDI), el canal clásico entre grandes cadenas y sus proveedores.

Conviene tener esto claro antes de que te vendan nada: la firma electrónica es una de las formas de cumplir, no la única en el régimen general. Lo que cambia con el nuevo sistema B2B es que, por la vía de las plataformas privadas, sí se exige firma electrónica avanzada.

El consentimiento del destinatario

Hasta ahora, para mandarle a alguien una factura electrónica había que contar con su consentimiento. El reglamento lo dice en su artículo 9. La reforma introduce la excepción evidente: cuando la factura electrónica sea obligatoria, ya no hace falta pedir permiso. Es un detalle menor, pero explica por qué hoy puedes encontrarte clientes que te piden el PDF de siempre y están en su derecho.

Las tres normas que todo el mundo mezcla

Aquí está el 90% de la confusión. Son tres regímenes distintos, con tres finalidades distintas, y puedes estar sujeto a uno, a dos o a los tres a la vez.

Facturar a la Administración: Ley 25/2013 y FACe

Esta es la única que lleva años en vigor y funcionando. Desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a las Administraciones públicas deben ser electrónicas, por mandato de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. El punto de entrada general es FACe, el punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado, al que se han adherido comunidades autónomas, diputaciones y muchos ayuntamientos.

Hay un matiz que salva a mucho autónomo: las Administraciones pueden excluir de la obligación las facturas cuyo importe no supere los 5.000 euros. Pueden, no deben. Unas lo hacen y otras no, así que si trabajas para un ayuntamiento o una consejería, pregunta antes de emitir. El formato que se usa en esta vía es Facturae, firmado electrónicamente.

Si ya estás en esto, tienes media carrera hecha: conoces el formato, tienes certificado digital y sabes lo que es un registro contable. Lo que viene se te va a parecer bastante.

Facturar a otra empresa: Ley 18/2022 y Real Decreto 238/2026

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas —la que todo el mundo llama "Crea y Crece"— introdujo en la Ley 56/2007 la obligación de que todos los empresarios y profesionales expidan, remitan y reciban facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. La ley dejó el detalle técnico a un desarrollo reglamentario y fijó dos plazos escalonados: un año para quienes superen los 8 millones de euros de facturación anual y dos años para el resto, contados desde la aprobación de ese desarrollo.

Ese desarrollo llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y en vigor a los veinte días. El reglamento define el sistema español de facturación electrónica: las plataformas privadas de intercambio, los requisitos de interoperabilidad entre ellas, la solución pública que gestionará la Agencia Tributaria y —la gran novedad— los estados de la factura.

La ley añade además dos obligaciones que suelen pasar desapercibidas. La primera es informar sobre el estado de las facturas. La segunda es que, durante los cuatro años siguientes, el destinatario puede pedir copia de sus facturas sin coste adicional, aunque la relación comercial ya haya terminado. Y prevé sanciones para quien incumpla las reglas de interoperabilidad y acceso, con una multa cuyo tope la propia ley sitúa en 10.000 euros.

Tu programa de facturación: Real Decreto 1007/2023 y Verifactu

Esta tercera norma no habla de cómo envías la factura, sino de cómo la produce tu software. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, y la Orden HAC/1177/2024 concreta las especificaciones técnicas. Su objetivo es acabar con el software de doble uso, ese que permite borrar una venta sin dejar rastro.

Cada vez que emites una factura, el programa genera un registro de facturación de alta: un resumen estructurado con tu NIF, el número de factura, las fechas, los importes, el desglose de IVA, una huella o hash de esos datos y un enlace a la huella del registro anterior. Eso encadena las facturas entre sí, de modo que alterar una rompe la cadena de todas las siguientes. Ese registro se firma electrónicamente cuando la vía elegida lo requiere.

Ojo con el nombre: Verifactu no es el reglamento entero, es una de las dos formas de cumplirlo. Lo vemos en detalle más abajo.

En qué punto está el calendario

Vamos a lo que has venido a buscar, y vamos con honestidad: para la factura entre empresas no hay todavía una fecha cerrada, y quien te la dé se la está inventando o está citando un borrador.

Lo que ya está publicado

El Real Decreto 238/2026 está publicado en el BOE y en vigor. Eso quiere decir que el marco técnico existe: sabemos qué sintaxis se admiten, cómo tienen que interconectarse las plataformas, qué estados hay que comunicar y en qué plazo. Los fabricantes de software ya pueden construir sobre algo firme, y ese es el motivo de que el reglamento se aprobara antes de que la obligación fuera exigible.

Lo que falta y por qué no hay fecha

La disposición final del reglamento ata su aplicación efectiva a la entrada en vigor de una orden ministerial que desarrollará la solución pública de facturación electrónica, la herramienta gratuita que la Agencia Tributaria pondrá a disposición de quien no quiera contratar una plataforma privada. Hasta que esa orden entre en vigor, el contador no arranca.

Desde que arranque:

• Doce meses para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior.
• Veinticuatro meses para el resto de empresarios y profesionales. Aquí estás tú, casi con total seguridad.

Hay además una garantía a favor del contribuyente: la solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva del reglamento. Nadie va a encontrarse con la obligación encima y sin herramienta gratuita con la que cumplirla.

Mientras la orden no se publique, la respuesta correcta a "¿cuándo me obliga?" es pendiente de la publicación de la orden ministerial. Conviene comprobarlo de vez en cuando en el BOE y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que es donde aparecerá primero.

Verifactu: el plazo vigente tras la última ampliación

Aquí sí hay fechas, aunque se han movido más de una vez. El calendario original del Real Decreto 1007/2023 se retrasó con el Real Decreto 254/2025 y volvió a ampliarse después. Según la nota informativa publicada por la Agencia Tributaria, tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, los sistemas informáticos de facturación deberán estar adaptados:

• Antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• Antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios, que es donde entra la mayoría de autónomos.

Antes de esas fechas existe un periodo de pruebas durante el cual se pueden usar sistemas alternativos. Dado el historial de esta norma, no des por definitiva ninguna fecha sin contrastarla con la propia sede de la Agencia Tributaria el día que la necesites.

El error más caro de estos meses no es llegar tarde: es contratar deprisa. Un contrato de software firmado a dos años bajo la amenaza de una fecha que luego se mueve sale mucho peor que esperar a que la orden se publique y comparar con calma.

Formatos admitidos: Facturae, UBL, CII y EDIFACT

Una de las decisiones que más gente se complica es la del formato. El reglamento la resuelve de forma bastante abierta: la factura electrónica debe ajustarse al modelo semántico de la norma europea EN 16931 y puede expresarse en cuatro sintaxis.

EN 16931, el idioma común

Una norma semántica no dice cómo se escribe el fichero, sino qué significa cada cosa. Define los elementos que tiene una factura —emisor, receptor, líneas, base imponible, tipo impositivo, total— y cómo se relacionan entre sí. Sobre ese modelo común se pueden montar varias gramáticas distintas, igual que una misma idea se puede escribir en español o en portugués.

Que España se apoye en EN 16931 tiene una consecuencia práctica agradable: si tu cliente está en otro país de la Unión Europea y su sistema también habla esa norma, la traducción entre ambos es mecánica. Para quien exporta, eso vale más que cualquier funcionalidad de su programa.

Las cuatro sintaxis

• Facturae. El formato español de toda la vida, el que se usa para facturar al sector público. Tiene mucho recorrido aquí y un ecosistema de herramientas maduro.
• UBL. Estándar internacional muy extendido, con adaptaciones para el entorno entre empresas. Es la sintaxis que usará la solución pública de la Agencia Tributaria.
• CII. La otra sintaxis de referencia en Europa, habitual en entornos industriales.
• EDIFACT. El veterano del intercambio electrónico de datos, todavía vivo en gran distribución, automoción y logística.

No tienes que elegir "la mejor". Tienes que elegir la que hable tu software y la que hablen tus clientes habituales. Si trabajas con una gran cadena que lleva veinte años en EDIFACT, no vas a convencerla de cambiar. Si tu cartera es de pymes y administraciones, Facturae o la solución pública te resolverán la vida.

Qué preguntar antes de decidir

Antes de comprometerte con un formato, comprueba tres cosas: que tu programa pueda exportar e importar en esa sintaxis, que pueda convertir a las otras si un cliente lo pide, y que la conversión no se haga a mano. Un proveedor que te diga "eso lo hacemos nosotros con una plantilla" te está describiendo un proceso manual con otro nombre.

Firma electrónica: qué te van a pedir exactamente

La firma electrónica genera mucha ansiedad y casi siempre por desconocimiento. Vamos por partes.

Por plataforma privada: firma electrónica avanzada

Cuando la factura viaje por una plataforma privada de intercambio, el reglamento exige firma electrónica avanzada, bien directamente por quien emite, bien mediante firma delegada autorizada. La firma delegada es el mecanismo que permite que tu plataforma firme por ti con tu autorización: sin ella, cada autónomo tendría que instalarse un certificado y firmar factura a factura, lo cual sería inviable.

El certificado digital, el paso previo que puedes dar ya

Aunque tu plataforma acabe firmando por ti, tener certificado digital propio te hace falta igualmente para casi todo: presentar impuestos, consultar notificaciones, autorizar a un tercero. Si no lo tienes, sácalo ahora. Es gratuito en el caso del certificado de persona física emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, y también puedes usar Cl@ve para muchos trámites.

Un consejo práctico: cuando lo obtengas, exporta una copia de seguridad con contraseña y guárdala fuera del ordenador de trabajo. Renovar un certificado perdido en plena campaña de IVA es un mal rato evitable.

Firma y huella no son lo mismo

Mucha gente confunde la firma de la factura con la huella del registro de facturación de Verifactu. Son cosas distintas y responden a preguntas distintas. La firma dice "esto lo emito yo y no se ha tocado". La huella encadenada dice "esta factura ocupa este lugar en mi serie y no puedo borrarla sin que se note". Puedes necesitar ambas, y por motivos que no tienen nada que ver entre sí.

Los estados de la factura: la novedad que más trabajo va a dar

Si solo te quedas con una cosa de esta guía, que sea esta. El sistema B2B no se limita a cambiar el sobre en el que viaja la factura: introduce un canal de vuelta. Quien recibe tiene que decir qué ha hecho con el documento.

Los dos estados obligatorios

• Aceptación o rechazo comercial de la factura, con su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura, con su fecha efectiva de pago.

Fíjate en el segundo. Hasta ahora, la fecha real en la que se cobra una factura era un dato privado entre las partes. Con el nuevo sistema pasa a comunicarse. Quien paga a noventa días deja un rastro estructurado de que paga a noventa días.

Los estados voluntarios

El reglamento contempla además estados que se pueden informar si la plataforma lo permite: aceptación o rechazo parcial, pago parcial y cesión de la factura a un tercero. Este último interesa mucho a quien trabaja con factoring o confirming, porque el estado deja constancia de quién es el acreedor en cada momento.

Cuatro días naturales, sin contar fines de semana ni festivos nacionales

El plazo máximo para informar de un estado es de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales. Ese detalle es el que convierte la comunicación de estados en un proceso que hay que automatizar. Cuatro días dan de sobra si el sistema lo hace solo al conciliar el banco. No dan ninguno si depende de que alguien entre en una web y marque una casilla.

Qué tiene que ver esto con la morosidad

Todo. La Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, fija que, si las partes no han pactado plazo, hay que pagar en treinta días naturales; y que por pacto se puede ampliar hasta un máximo de sesenta días naturales. Esa regla existe desde hace veinte años y se incumple con alegría porque probarlo era un engorro.

Con la fecha efectiva de pago comunicada como estado, probarlo deja de ser un engorro. Y conviene recordar que esa misma ley reconoce al acreedor, cuando se incumple el plazo, el derecho a un interés de demora y a una cantidad fija de 40 euros en concepto de costes de cobro, además de la indemnización por los costes que pueda acreditar. El tipo de interés de demora se calcula sobre el tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales, y el Ministerio lo publica semestralmente en el BOE.

La parte de esta reforma que de verdad cambia la caja de una pyme no es el XML. Es que la fecha en la que te pagan deja de ser un secreto entre tu cliente y tú.

Verifactu, explicado sin ruido

Volvemos al tercer bloque, el que afecta a tu programa. Aquí hay bastante desinformación comercial, así que vamos con cuidado.

Registro de facturación de alta y huella encadenada

Cada factura que emitas generará un registro con los datos clave, una huella digital de esos datos y la referencia a la huella del registro anterior. Esa cadena es la que impide borrar o modificar una factura sin dejar rastro: si tocas la número 14, la huella de la 15 deja de cuadrar, y la de la 16, y así hasta el final de la serie.

VERI*FACTU frente a no VERI*FACTU

El reglamento ofrece dos caminos para cumplir, y de ahí viene el lío de nombres:

• Sistemas VERI*FACTU: remiten los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de expedir la factura. A cambio de esa transparencia, se relajan los requisitos locales: no hace falta firmar cada registro ni llevar un registro de eventos.
• Sistemas no VERI*FACTU: no remiten nada de forma automática, pero tienen que ser inalterables por sí mismos. Eso obliga a firmar electrónicamente los registros, a conservarlos y a mantener un registro de eventos que documente qué se ha hecho con el sistema.

Para un autónomo o una pyme pequeña, la vía VERI*FACTU suele ser más cómoda: menos requisitos técnicos y menos que custodiar. Para empresas con volumen o con políticas internas de no enviar datos en tiempo real, la otra vía tiene sentido. No hay una respuesta buena para todos.

El QR y la leyenda en la factura

Las facturas expedidas con un sistema conforme llevarán un código QR que permite a quien la recibe enviar ciertos datos a la Agencia Tributaria para verificarla. Y cuando el sistema remita los registros, la factura incorporará además la mención "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU". Si ves ese texto en una factura que te llega, sabes que el emisor ha elegido la vía de remisión.

No existe el "software homologado por Hacienda"

Esta es la afirmación comercial que más circula y es falsa tal y como se cuenta. El reglamento no crea un registro oficial de programas homologados. Lo que exige es que quien produce y comercializa el software emita una declaración responsable de que el sistema cumple los requisitos, visible en el propio programa y entregada al comprador. La Administración verifica después, y hay régimen sancionador tanto para quien fabrica sistemas no conformes como para quien los usa.

Traducción para ti: cuando un comercial te diga que su programa está "homologado", pídele la declaración responsable. Es un documento concreto que o existe o no existe. Si te responde con un sello de colores en el pie de la web, ya sabes lo que hay.

Quién queda fuera

El reglamento tiene exclusiones. La más relevante en la práctica afecta a quienes llevan los libros registro a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria mediante el Suministro Inmediato de Información, porque ya están enviando el detalle de sus operaciones casi en tiempo real. Hay otros supuestos de exclusión en el articulado. Si crees que puedes estar en alguno, no lo decidas por tu cuenta leyendo un blog. Confírmalo con tu asesoría. También puedes plantear la consulta directamente a la Administración tributaria.

Conservación, acceso y protección de datos

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

El Reglamento de facturación remite al plazo de la Ley General Tributaria, que es de cuatro años. Durante ese tiempo hay que conservar las facturas —emitidas y recibidas— garantizando la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, y permitiendo el acceso de la Administración tributaria sin demora.

Dos matices que conviene tener presentes. El primero: si una factura afecta a un ejercicio cuya prescripción se interrumpe, el reloj vuelve a empezar. El segundo: la normativa mercantil impone sus propios plazos de conservación de la documentación del negocio, más largos que los fiscales. Cuatro años es el mínimo fiscal, no el máximo prudente.

El derecho de tu cliente a recuperar sus facturas

La Ley 56/2007, en la redacción que le dio la Ley 18/2022, reconoce al destinatario el derecho a obtener copia de sus facturas electrónicas durante los cuatro años siguientes, sin coste adicional y aunque la relación comercial haya terminado. Esto tiene una implicación que casi nadie valora al contratar: si cambias de plataforma, tus facturas antiguas tienen que seguir siendo accesibles.

Pregúntalo explícitamente antes de firmar. Qué pasa con tus datos si te das de baja, en qué formato te los devuelven y si te cobran por ello. Una plataforma que retiene tus facturas como argumento de permanencia es un problema futuro.

RGPD: una factura lleva datos personales

Cuando facturas a un autónomo, su nombre, su NIF y su dirección son datos personales. El Reglamento General de Protección de Datos se aplica a ese tratamiento como a cualquier otro. Tres consecuencias prácticas:

• La plataforma que elijas trata datos por tu cuenta, así que necesitas un contrato de encargado del tratamiento con ella. Es un documento estándar; si el proveedor no lo tiene preparado, mal empezamos.
• Pregunta dónde se alojan los datos y si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo.
• El derecho de supresión choca aquí con la obligación legal de conservar. No puedes borrar una factura porque el cliente lo pida: existe una obligación legal que ampara conservarla. Tenlo documentado en tu registro de actividades de tratamiento.

Si nunca has ordenado esta parte, nuestra guía sobre la política de privacidad y el RGPD te sirve de punto de partida.

Cómo prepararte sin gastar un euro todavía

Nada de lo que viene a continuación cuesta dinero, y todo te ahorra tiempo cuando la fecha llegue.

1. Haz el inventario de tu facturación

Anota cuántas facturas emites y recibes al mes, a cuántos clientes distintos, en qué formato sale cada una y quién la hace. Si el número es pequeño —y en la mayoría de los autónomos lo es—, el problema es mucho menor de lo que parece leyendo titulares.

2. Ordena la numeración y los datos maestros

Revisa que tus series de numeración sean correlativas y sin huecos, que los NIF de tus clientes estén bien, que las razones sociales coincidan con el registro y que tengas una dirección de contacto válida de cada uno. Cuando la validación deje de hacerla una persona con buena voluntad y pase a hacerla una máquina, un NIF mal escrito será un rechazo automático.

Si necesitas repasar qué campos son inexcusables, tienes el detalle en nuestra guía de datos obligatorios de una factura.

3. Consigue el certificado digital

Ya hemos hablado de ello. Es gratis, tarda poco y lo vas a necesitar igualmente.

4. Ocho preguntas para tu proveedor de software

Escríbele hoy y guarda la respuesta por escrito. Estas ocho preguntas separan a quien está trabajando en ello de quien va a improvisar:

• ¿Tenéis ya la declaración responsable del reglamento de sistemas informáticos de facturación? ¿Me la podéis enseñar?
• ¿Ofreceréis la vía de remisión a la Agencia Tributaria, la vía con registro de eventos, o las dos?
• ¿En qué sintaxis podréis emitir y recibir: Facturae, UBL, CII, EDIFACT?
• ¿Os conectaréis con la solución pública o solo con vuestra plataforma?
• ¿Cómo se comunicarán los estados de la factura y el pago? ¿Es automático al conciliar el banco?
• ¿Qué pasa con mis facturas si me doy de baja? ¿En qué formato me las entregáis y en cuánto tiempo?
• ¿Tenéis contrato de encargado del tratamiento y dónde se alojan los datos?
• ¿Esto entra en mi licencia actual o es un módulo aparte con precio nuevo?

La última es la que más disgustos evita. Bastantes usuarios descubrirán que la adaptación normativa llega como producto adicional.

5. Errores típicos al migrar

• Cambiar de serie a mitad de ejercicio sin orden. Si cambias de sistema, planifica el corte para el inicio de un trimestre y documenta qué facturas salieron por cada vía.
• Duplicar facturas en la migración. Importar el histórico al sistema nuevo y seguir emitiendo en el viejo durante "unos días" produce duplicados que luego cuesta semanas limpiar.
• Dar por buena la conversión sin mirar. Abre las tres primeras facturas convertidas y compáralas campo a campo con el original. Los errores clásicos están en los redondeos, en los descuentos por línea y en las operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo.
• Olvidar las rectificativas. Comprueba cómo trata el sistema nuevo una factura rectificativa y si la enlaza con la original. Si tienes dudas sobre el procedimiento, repásalo en nuestra guía de cómo hacer una factura rectificativa.
• No avisar a los clientes. Un cambio de canal sin aviso es una factura que se pierde y un cobro que se retrasa un mes.
• Tirar el archivo antiguo. El deber de conservación sigue vivo aunque cambies de programa.

6. Qué puedes seguir haciendo con plantillas

Las plantillas no desaparecen, cambian de sitio. Lo que dejará de valer es emitir la factura definitiva a otra empresa en un Word o un Excel convertido a PDF. Todo lo demás sigue igual de útil:

• Presupuestos. No están sujetos a formato electrónico estructurado. Puedes seguir usando nuestras plantillas de presupuesto sin tocar nada.
• Albaranes y notas de entrega. Igual. Y son justamente la pista de auditoría que acredita la operación.
• Control interno. Una hoja de cálculo para cuadrar cobros, vencimientos y gastos sigue siendo la herramienta más rápida que existe para una microempresa. Tienes varias en nuestras plantillas de Excel.
• Facturación a particulares. La obligación que estamos comentando es entre empresarios y profesionales. Las operaciones con consumidores finales tienen sus propias reglas.
• Borrador y comprobación. Muchos siguen montando la factura en una plantilla de factura para revisarla antes de emitirla en el sistema definitivo. No hay nada que lo impida.

Qué cambia según tu perfil

Autónomo con tres o cuatro clientes

Eres quien menos tiene que temer y quien más ruido está recibiendo. Con ese volumen, la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria te sobra: expedir facturas, informar de los estados y tener el repositorio. Tu trabajo de aquí a la fecha se reduce a conseguir el certificado digital, ordenar los datos de tus clientes y esperar a que la herramienta esté disponible. Si te llaman ofreciéndote una suscripción urgente, no tienes ninguna prisa. Puedes repasar mientras tanto nuestra guía de facturación para autónomos.

Pyme con ERP o programa de gestión

Tu conversación es con tu proveedor, y cuanto antes la tengas, mejor. Lo que te interesa saber es si la adaptación viene en tu versión o exige actualizar, cuánto cuesta, en qué trimestre la tendrán lista y si te dejan un entorno de pruebas. Pide fechas por escrito. Si tu proveedor no sabe responder a las ocho preguntas de más arriba en septiembre de 2026, empieza a mirar alternativas sin dramatismo pero sin pereza.

Quien ya factura a la Administración

Tienes ventaja. Ya emites en Facturae, ya firmas, ya conoces los rechazos por validación y ya sabes lo que es consultar el estado de una factura en un portal. Lo que te falta es extender ese hábito al resto de clientes y automatizar la comunicación de estados en sentido contrario, porque ahora también vas a ser tú quien reciba y tenga que responder.

Quien factura solo a particulares

La obligación de la Ley 18/2022 se refiere a las relaciones entre empresarios y profesionales. Si tu clientela es de consumidores finales, esa parte no te afecta. Lo que sí te alcanza, si usas un programa para facturar, es el reglamento de sistemas informáticos de facturación. Es decir: puede que no tengas que cambiar el canal, pero sí el programa.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria