Plantilla de Factura para Fotografos 2026

IVA del fotógrafo: el 21% por defecto y el 10% que casi nadie puede aplicar

Los servicios fotográficos tributan al tipo general del 21%. Da igual que sea una boda, un catálogo de producto, un book de actor, una sesión de recién nacido o un reportaje corporativo: si lo que vendes es un servicio, el tipo es el 21%. Esa es la regla que debes aplicar salvo que tengas una razón documentada y muy concreta para hacer otra cosa.

La confusión llega por el famoso tipo reducido del 10% aplicable a las entregas de objetos de arte efectuadas por sus autores o por sus derechohabientes. La Ley del IVA incluye dentro de la categoría de «objetos de arte» determinadas fotografías, pero con una lista de condiciones que hay que cumplir de forma acumulativa, no a elegir. La fotografía tiene que estar tomada por el artista, tirada por él o bajo su control, firmada y numerada, y el tiraje total debe estar limitado a treinta ejemplares como máximo, sumando todos los formatos y todos los soportes. Si vendes una copia enmarcada, firmada, numerada 4/12 y con certificado de autenticidad, estás dentro. Si entregas un enlace de descarga con 600 archivos JPG de una boda, no lo estás ni remotamente.

El otro requisito que se olvida es que la operación tiene que ser una entrega de bienes hecha por el autor (o por sus herederos), no una prestación de servicios ni una reventa. Una galería que revende tu copia no aplica el 10%, aplica el régimen que le corresponda como revendedora. Y tú tampoco puedes aplicar el 10% a la sesión que has hecho para obtener esa copia: la sesión es servicio al 21% y la copia de autor es entrega al 10%. Si en la misma factura conviven las dos cosas, se desglosan en dos líneas con dos tipos distintos, y la plantilla que has descargado admite ese desglose sin problema.

Qué tipo aplico según el cliente y el encargo

Gastos repercutidos: suplidos frente a repercusión ordinaria

El fotógrafo repercute muchos costes: kilometraje, hotel, alquiler de óptica, asistente, atrezo, alquiler de plató, drones, maquillaje, revelado externo o impresión. Aquí hay dos figuras que no se pueden mezclar. La repercusión ordinaria es lo habitual: pagas el hotel a tu nombre, te lo deduces como gasto, y lo trasladas al cliente como una línea más de tu factura con tu mismo tipo de IVA, el 21%, aunque el hotel te lo hubiera facturado al 10%. Sí, el desplazamiento y el alojamiento que repercutes van al 21% porque forman parte de la contraprestación de tu servicio, no porque tú «revendas» una noche de hotel.

El suplido es otra cosa y es mucho más raro en fotografía: exige que el gasto se haya pagado en nombre y por cuenta del cliente, con factura emitida a nombre del cliente y con mandato expreso. Un suplido no lleva IVA, no te lo deduces y no forma parte de tu base imponible. Como la factura tiene que ir a nombre del cliente, casi ningún gasto de producción encaja en la figura. Si tienes dudas, trátalo como repercusión ordinaria: es la opción segura.

Sobre la deducción del IVA soportado, dos avisos que se repiten en las inspecciones. El primero: el vehículo. La Administración presume una afectación del 50% para turismos, y demostrar un porcentaje mayor exige una prueba consistente (rotulación, uso exclusivo, agenda de desplazamientos). El segundo: las comidas y el ocio. El IVA de las atenciones a clientes no es deducible, y el de comidas solo lo es en supuestos muy tasados. Guarda factura completa con tu NIF, nunca un simple ticket, si quieres deducirte el IVA de una compra de equipo.

Cesión de derechos en la factura: lo que dice la Ley de Propiedad Intelectual

Cuando entregas una foto no vendes la foto, licencias un uso. El texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual distingue entre los derechos morales, que son irrenunciables e intransmisibles —autoría, integridad de la obra, decisión sobre la divulgación—, y los derechos de explotación, que sí se ceden y que son cuatro: reproducción, distribución, comunicación pública y transformación. Todo lo que negocias con un cliente cae en esos cuatro cajones. Que aparezca su logotipo encima de tu foto es transformación. Que la suba a Instagram es comunicación pública. Que la imprima en 5.000 catálogos es reproducción y distribución.

La ley obliga a delimitar la cesión y, si no lo haces, aplica unas reglas supletorias que casi nunca te favorecen ni favorecen al cliente, porque generan litigios. Si no se expresa la duración, la cesión se entiende limitada a cinco años. Si no se expresa el ámbito territorial, se entiende limitada al país en el que se realiza la cesión. Si no se especifican las modalidades de explotación, la cesión queda limitada a la estrictamente necesaria para cumplir la finalidad del contrato. Y la exclusividad no se presume nunca: si el cliente quiere ser el único que pueda usar esas imágenes, tiene que constar de forma expresa, y esa exclusividad se paga aparte porque te impide reutilizar el material en tu portfolio o venderlo a bancos de imágenes.

Por eso una factura de fotógrafo bien hecha no dice «cesión de derechos: 400 €». Dice algo parecido a esto:

«Licencia de uso no exclusiva de 12 imágenes seleccionadas, para uso publicitario en medios digitales propios del cliente (web y redes sociales corporativas), ámbito territorial España y Portugal, plazo de 24 meses desde la fecha de entrega. No incluye publicidad exterior, prensa escrita, packaging ni cesión a terceros. El autor conserva el derecho a exhibir las imágenes en su portfolio profesional.»

Ese párrafo, copiado literalmente en la línea de concepto de la factura, hace tres cosas a la vez. Te protege si el cliente amplía el uso sin avisar, porque tienes prueba escrita del alcance pactado. Te da una palanca comercial para el año siguiente, cuando el cliente quiera renovar la licencia. Y evita que tu factura parezca un simple servicio genérico ante una revisión, algo que importa si en algún momento discutes el tratamiento fiscal de esos ingresos.

Derechos de imagen de las personas fotografiadas: no los cedes tú

Hay una confusión que da muchos disgustos. Tú puedes ceder los derechos de autor sobre tu fotografía, porque son tuyos. Lo que no puedes ceder es el derecho a la propia imagen de las personas que aparecen en ella, porque ese derecho es de ellas y está protegido por la ley orgánica de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. El uso comercial de la imagen de una persona identificable requiere su consentimiento expreso, y ese consentimiento es revocable.

En la práctica, esto significa que si haces un reportaje corporativo con empleados reconocibles, la empresa debe recabar la autorización de esas personas y tú deberías guardar copia. Si haces retratos para un banco de imágenes, necesitas un model release firmado, y sin él las agencias serias rechazan la imagen. Si trabajas con menores, el consentimiento lo prestan los progenitores o tutores y conviene documentarlo con especial cuidado. Añade a tus condiciones una cláusula que traslade al cliente la responsabilidad por los usos que haga de imágenes de terceros más allá de lo autorizado.

Rentas del capital mobiliario por cesión de derechos: cuándo aplica

Aquí es donde más gente se pierde, porque los mismos euros pueden calificarse de tres formas distintas en el IRPF según quién los cobre y en qué contexto:

• Rendimiento de actividad económica. Es tu caso si eres el autor y cedes los derechos dentro de tu actividad de fotógrafo, con medios de producción propios y ordenación por cuenta propia. La cesión se factura, lleva IVA y se integra en tu rendimiento neto junto al resto de ingresos.
• Rendimiento del trabajo. Aplica cuando el autor cede derechos de propiedad intelectual de forma aislada, sin ordenar medios por cuenta propia. Es la situación del asalariado que publica una obra o de quien hace una colaboración puntual sin estar dado de alta como actividad. La retención general en propiedad intelectual es del 15%, con un tipo reducido del 7% en supuestos tasados, como los anticipos a cuenta de derechos de autor y los casos en que el volumen de estos rendimientos es reducido y representa la mayor parte de los ingresos.
• Rendimiento del capital mobiliario. Aparece cuando quien percibe el rendimiento no es el autor: un heredero que cobra por las fotos de su padre, o alguien que adquirió los derechos y los sublicencia sin ejercer actividad. Tributa en la base del ahorro y soporta una retención del 19%. No lleva IVA en las mismas condiciones que tu factura profesional porque no responde a una prestación de servicios en el ejercicio de una actividad.

La regla práctica: mientras seas tú quien dispara, edita y entrega, y estés de alta, tus ingresos por cesión son actividad económica y se facturan con IVA. La calificación como capital mobiliario es el escenario de los derechohabientes, no el tuyo. Si algún cliente te pide emitir «como derechos de autor sin IVA» para ahorrarse el impuesto, dile que no: la factura la firmas tú y la responsabilidad de la repercusión también.

Presupuesto, señal y anticipo: cuándo nace la obligación de facturar

El presupuesto no es una factura. No devenga IVA, no se anota en el libro registro de facturas emitidas, no se numera con la serie de facturas y no genera obligación tributaria alguna. Es una oferta comercial. Aun así, conviene numerarlo con su propia serie (P-2026-001), fecharlo, indicar plazo de validez —treinta días es lo habitual— y detallar exactamente lo mismo que aparecerá después en la factura, incluida la licencia de uso. Cuando el cliente lo acepta por escrito, ese presupuesto aceptado funciona como contrato.

La señal o anticipo sí cambia las cosas. En el IVA, los pagos anticipados anteriores a la realización del servicio devengan el impuesto en el momento del cobro y por el importe efectivamente cobrado. Traducido: si en enero cobras 500 € de reserva de una boda que se celebra en septiembre, tienes que emitir una factura de anticipo en enero, con su 21% de IVA, e ingresarlo en el 303 del primer trimestre. En septiembre emites la factura final por el total y descuentas el anticipo ya facturado, de modo que solo liquides el IVA de la diferencia. Esperar a septiembre para facturarlo todo es un error frecuente que provoca recargos por declaración extemporánea.

Matiz jurídico útil: si lo que pactas son arras penitenciales puras, es decir, una indemnización por desistimiento y no un pago a cuenta del precio, el tratamiento puede ser distinto porque no retribuye una operación sujeta. La frontera es fina y depende de cómo esté redactado el contrato. Si tu contrato de boda dice «reserva de fecha, a cuenta del precio final», es anticipo y se factura. Si dice «indemnización por reserva de agenda, no reembolsable y no imputable al precio», el análisis cambia. Antes de aplicar el segundo esquema, consúltalo con tu asesor fiscal: la diferencia se mide en recargos.

Sobre el IRPF, recuerda que en estimación directa se aplica el criterio de devengo salvo que hayas optado expresamente por el criterio de cobros y pagos en la declaración de la renta. Para un fotógrafo con encargos que se cobran meses después de la sesión, esa opción puede suavizar la tesorería, aunque hay que mantenerla al menos tres años. Es una decisión que merece una conversación con tu asesor antes de marcar la casilla.

Bodas y clientes particulares: factura simplificada, cobros y pagos en especie

El grueso de la facturación de muchos fotógrafos son particulares, y ahí hay una ventaja administrativa poco conocida. El reglamento de facturación permite emitir factura simplificada —la que antes llamábamos tique— hasta 400 € con carácter general, pero eleva ese límite a 3.000 € con IVA incluido en una lista cerrada de operaciones entre las que figuran expresamente el revelado de fotografías y los servicios prestados por estudios fotográficos. Para un book de 450 € o una sesión familiar de 300 €, la factura simplificada es suficiente y no necesitas pedir el DNI del cliente.

Dos cautelas. La primera: si el cliente te pide factura completa con sus datos porque quiere deducírsela, estás obligado a emitirla. La segunda: la factura simplificada no vale para operaciones intracomunitarias, exportaciones ni casos de inversión del sujeto pasivo. Y aunque sea simplificada, debe llevar número correlativo, fecha, tu NIF y nombre, descripción del servicio, tipo aplicado y contraprestación total; puede indicar «IVA incluido» siempre que el tipo conste.

Sobre el pago en especie, que en bodas aparece con frecuencia en forma de «te hago las fotos y a cambio me das el vídeo» o «te descuento 300 € si me dejas publicar el reportaje»: la operación se factura por su valor de mercado, íntegro, y después se compensa. Una permuta son dos operaciones sujetas, no ninguna. Si intercambias servicios con un videógrafo, cada uno emite su factura con su IVA y luego liquidáis la diferencia. Y si haces un descuento a cambio de derechos de publicación, refléjalo como descuento en la propia factura, con la contrapartida escrita en el concepto, para que la rebaja tenga una justificación comercial documentada.

Un último apunte muy práctico sobre bodas: el reportaje se contrata con doce o dieciocho meses de antelación, y el precio puede quedarse corto. Incluye en tu presupuesto una cláusula de revisión si la fecha del evento supera los doce meses desde la firma, y define qué ocurre con la señal en caso de aplazamiento por causas ajenas a las partes. Después de los aplazamientos masivos de temporadas pasadas, los contratos que no preveían este supuesto acabaron en reclamaciones de consumo.

Stock, agencias y clientes extranjeros: VIES, inversión del sujeto pasivo y exportación

Empresas de la Unión Europea: inversión del sujeto pasivo

Si licencias imágenes a una agencia o una empresa establecida en otro Estado miembro y esa empresa actúa como empresario o profesional, el servicio se localiza en el país del destinatario. Tu factura sale sin IVA español y debe incluir la mención «inversión del sujeto pasivo» junto al NIF-IVA del cliente. Para hacerlo bien necesitas tres cosas: estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (se solicita con el modelo 036 y tu NIF pasa a llevar el prefijo ES), comprobar el NIF-IVA del cliente en el censo VIES el mismo día de la factura y guardar el justificante de la consulta, y declarar la operación en el modelo 349 con la periodicidad que te corresponda.

Si el NIF del cliente no está en VIES, la operación no puede tratarse como intracomunitaria: tendrías que repercutir el 21% español. Por eso la comprobación previa no es un trámite opcional, es la prueba que te exigirán si hay una revisión. Guarda una captura con fecha o el número de consulta que devuelve el sistema.

Clientes fuera de la UE: no sujeción y el formulario W-8BEN

Cuando el destinatario es una empresa establecida fuera de la Comunidad —Estados Unidos, Reino Unido tras el Brexit, Suiza, Canadá—, el servicio tampoco lleva IVA español por las reglas de localización. La factura se emite sin impuesto y con una mención del tipo «operación no sujeta al IVA español por aplicación de las reglas de localización de prestaciones de servicios». Estas operaciones no van al modelo 349, pero sí se informan en tu modelo 303 dentro de las operaciones no sujetas con derecho a deducción, algo que mucha gente olvida y que descuadra el resumen anual.

Con las plataformas estadounidenses de stock hay un segundo frente, el de la retención en origen. Los cánones y regalías pagados desde Estados Unidos soportan una retención por defecto del 30% si no acreditas tu residencia fiscal. Rellenando el formulario W-8BEN en el panel de la plataforma y aplicando el convenio para evitar la doble imposición entre España y Estados Unidos, esa retención baja de forma sustancial. Es un trámite de cinco minutos que puede valer varios cientos de euros al año. La misma lógica sirve para otras jurisdicciones: comprueba siempre si hay convenio y qué documento hay que aportar.

Particulares de la UE, ventanilla única y venta de copias físicas

Si vendes descargas a consumidores de otros países de la UE a través de una web que entrega el archivo de forma automatizada, estás prestando un servicio por vía electrónica y el IVA se devenga en el país del comprador una vez superado el umbral común de 10.000 € anuales para el conjunto de esas ventas. La forma cómoda de gestionarlo es darse de alta en el régimen de ventanilla única (OSS) y presentar una declaración trimestral única en lugar de registrarte en cada Estado. Por debajo del umbral puedes seguir aplicando el IVA español, y también puedes renunciar y acogerte al OSS de forma voluntaria.

Ojo con un matiz: si la descarga no es automática porque tú seleccionas, editas y envías los archivos a mano, no es un servicio prestado por vía electrónica, sino un servicio ordinario, y la regla de localización cambia. Con particulares de la UE, un servicio ordinario prestado por un profesional español suele localizarse en España y llevar el 21%.

Para las copias físicas enviadas fuera de la Unión estamos ante una exportación de bienes, exenta de IVA. La exención exige prueba de la salida efectiva de la mercancía: el documento aduanero de exportación, el DUA, o la documentación del operador postal cuando el envío se canaliza por esa vía. Sin esa prueba archivada, la exención se cae y el IVA lo acabas pagando tú. Y si el envío va a Canarias, Ceuta o Melilla, recuerda que están fuera del territorio de aplicación del IVA aunque sean territorio español a otros efectos.

Modelos y plazos: 303, 130, 111, 190 y los demás

Estos son los formularios con los que convives como fotógrafo autónomo. Los plazos ordinarios de presentación trimestral terminan el 20 de abril, el 20 de julio, el 20 de octubre y el 30 de enero; si domicilias el pago, el plazo se acorta unos días, así que no lo dejes para el último momento.

Al hilo de la facturación electrónica, dos normas que ya están sobre la mesa. El reglamento de sistemas informáticos de facturación, conocido como Verifactu, obliga a que el programa con el que emites facturas cumpla requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad, con registros encadenados y código QR. El calendario distingue entre contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el resto de obligados, con entrada escalonada durante 2026. Por separado, la ley de creación y crecimiento de empresas impone la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, con plazos que dependen del desarrollo reglamentario y de la facturación anual. Si trabajas con Word o Excel para facturar, verifica con tu asesor en qué momento exacto te toca dar el salto a un programa homologado.

RGPD para fotógrafos: los datos personales de tus clientes y de los fotografiados

Una fotografía de una persona identificable es un dato personal, y tú, al almacenarla y tratarla, eres responsable del tratamiento. El reglamento europeo de protección de datos y la ley orgánica española te obligan a varias cosas concretas que puedes resolver con poco esfuerzo si lo montas bien desde el principio.

• Base jurídica del tratamiento. Para hacer y entregar el reportaje que te han contratado, la base es la ejecución del contrato. Para publicar esas mismas fotos en tu web, tu Instagram o un concurso, la base es el consentimiento, que debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Un consentimiento genérico escondido en las condiciones generales no cumple.
• Registro de actividades de tratamiento. Aunque seas autónomo sin empleados, conviene mantenerlo: describe qué datos tratas (nombre, NIF, email, imágenes), con qué fin, cuánto los conservas y a quién los cedes (laboratorio de impresión, galería online, gestoría).
• Encargados de tratamiento. Tu proveedor de galerías online, tu copia de seguridad en la nube y tu laboratorio son encargados. Necesitas un contrato de encargo con cada uno y comprobar dónde se alojan los datos.
• Plazo de conservación y derechos. Define cuánto tiempo guardas los archivos originales (dos años es un plazo razonable si lo comunicas) y atiende en un mes las solicitudes de acceso, rectificación, supresión u oposición. Si alguien retira su consentimiento para la publicación, retira la foto aunque la licencia comercial siga viva.
• Menores y categorías sensibles. Extrema el cuidado con colegios, equipos deportivos y eventos infantiles: consentimiento de los tutores, finalidad limitada y nada de publicar sin autorización explícita.

Ejemplo numérico completo de una factura de fotógrafo

Supongamos una sesión de producto para una empresa española. El fotógrafo está dado de alta como actividad profesional (por eso hay retención) y lleva más de tres años de alta (por eso el tipo es el 15%). El encargo incluye jornada de estudio, edición, desplazamiento a la fábrica del cliente y una licencia de uso de 24 meses para medios digitales.

Lee bien la última fila, porque es la que descoloca a quien empieza: el cliente te transfiere 1.929,20 €, no los 2.202,20 € que suman base más IVA. Los 273 € de retención los ingresa la empresa en tu nombre a través de su modelo 111, y tú los recuperas al hacer la declaración de la renta, donde figuran como pagos a cuenta ya realizados. No es un descuento ni una comisión: es tu IRPF anticipado.

Si el mismo fotógrafo estuviera en su segundo año de actividad y hubiera comunicado por escrito el tipo reducido, la retención sería del 7%: 127,40 €, y el cobro subiría a 2.074,80 €. Y si estuviera dado de alta en el epígrafe 973.1 como actividad empresarial, no habría retención en absoluto y cobraría los 2.202,20 € completos, con la contrapartida de tener que presentar el modelo 130 cada trimestre y adelantar el 20% de su rendimiento neto.

Cerremos el trimestre para ver el efecto conjunto. Imagina que en ese trimestre facturas 6.400 € de base con 1.344 € de IVA repercutido, y que has soportado 780 € de IVA en gastos deducibles (alquiler de estudio, óptica nueva, suscripción de edición, gestoría). Tu modelo 303 arrojaría 1.344 − 780 = 564 € a ingresar. Si en ese mismo trimestre tus gastos deducibles en IRPF fueron 3.100 € y estás en actividad empresarial, tu rendimiento neto sería 3.300 € y el modelo 130 saldría por el 20%: 660 €. Sumando cuota de autónomos, el trimestre se lleva una parte importante de lo cobrado, y de ahí la recomendación clásica: aparta cada mes en una cuenta separada en torno al 30% de lo que ingresas.

«El fotógrafo que quiebra rara vez es el que cobra poco. Es el que gasta el IVA repercutido creyendo que era suyo. Ese dinero nunca fue tuyo: lo estás recaudando para Hacienda.»

Más preguntas frecuentes sobre facturar como fotógrafo