Calendario Vacaciones Empresa: Control Excel

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Qué obliga la ley cuando montas un calendario de vacaciones

Mucha gente llega a esta página buscando una hoja de Excel bonita y se lleva la sorpresa de que la parte difícil no es la hoja. Es decidir quién se va cuándo con un criterio que puedas defender delante de las cinco personas a las que has dicho que no. El Estatuto de los Trabajadores no te resuelve ese reparto, pero sí te marca el perímetro dentro del que puedes moverte, y conocerlo evita la mayoría de los conflictos que acaban en una reclamación.

Todo el régimen de vacaciones cabe en un solo artículo, el 38, dividido en tres apartados cortos. Merece la pena leerlo entero una vez, porque es de los pocos preceptos laborales que se entienden a la primera. Lo que sigue es su traducción operativa.

Los treinta días naturales son un suelo, no un techo

El apartado 1 dice que el periodo de vacaciones anuales retribuidas es «el pactado en convenio colectivo o contrato individual» y que en ningún caso su duración será inferior a treinta días naturales. Las dos ideas importan por igual. La primera es que la fuente principal de tu derecho no es la ley, es tu convenio: si el convenio de tu sector reconoce 23 días laborables, o 31 naturales, o días adicionales por antigüedad, eso es lo que se aplica. La segunda es que la ley pone un mínimo por debajo del cual nadie puede bajar, ni siquiera con la firma de la persona trabajadora.

El mismo apartado añade la regla que más discusiones ahorra: las vacaciones no son sustituibles por compensación económica. No se pueden «vender». Ni la empresa puede ofrecer dinero a cambio de que alguien no se vaya, ni el trabajador puede renunciar a ellas para cobrarlas. La única excepción es la liquidación al terminar el contrato, cuando ya no queda margen material para disfrutarlas: ahí se abonan los días devengados y no disfrutados, y por eso aparecen en el finiquito.

El periodo se acuerda; el calendario lo fija la empresa

Aquí es donde se confunden casi todos. El apartado 2 establece que el periodo o periodos de disfrute «se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador», conforme a lo que el convenio diga sobre planificación anual. Es decir: la decisión de fechas no es una potestad unilateral de la dirección, es un acuerdo. Y si ese acuerdo no llega, la vía es la jurisdicción social, con un procedimiento que la propia ley califica de sumario y preferente y cuya decisión es irrecurrible. Está diseñado para resolver rápido, porque una sentencia sobre unas vacaciones de agosto que llega en noviembre no sirve de nada.

El apartado 3 introduce el documento del que trata esta página: «el calendario de vacaciones se fijará en cada empresa». El calendario es el resultado colectivo de esos acuerdos individuales y de las reglas de reparto del convenio. La ley no dice cómo tiene que ser, ni en qué formato, ni si va en papel o en la intranet. Lo que sí dice es cuándo tiene que estar.

Los dos meses de antelación: qué cuenta exactamente

«El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute». Léelo despacio, porque hay tres precisiones que se escapan.

La primera: el plazo se cuenta hacia atrás desde el inicio del periodo de cada persona, no desde una fecha común. Si alguien empieza sus vacaciones el 1 de julio, sus fechas tienen que estar cerradas el 1 de mayo como muy tarde; si otra persona del mismo equipo empieza el 1 de septiembre, esa segunda tiene margen hasta el 1 de julio. En la práctica, publicar el calendario completo en marzo o abril resuelve el requisito para casi toda la plantilla de un golpe, y es lo que hace la mayoría de las empresas.

La segunda: lo que hay que conocer son las fechas, no la existencia de un procedimiento. Comunicar en abril que «en mayo abriremos el plazo de solicitudes» no cumple el artículo; lo que cumple es comunicar el día de inicio y el de fin.

La tercera: el plazo es un mínimo legal, y tu convenio puede exigir más antelación o un procedimiento concreto de solicitud y respuesta. Antes de cerrar el calendario, revisa el capítulo de vacaciones de tu convenio y cualquier acuerdo de empresa que exista sobre la materia.

El calendario de vacaciones no es un acto de comunicación interna. Es el documento que prueba que has cumplido el plazo de dos meses. Si no está fechado y no consta que la plantilla lo recibió, a efectos prácticos no existe.

Cuántos días corresponden a cada persona y cómo se devengan

La columna «días disponibles» de tu plantilla parece la más sencilla y es la que más errores acumula. Casi siempre por dos motivos: mezclar unidades de cómputo y olvidar el prorrateo.

Días naturales y días laborables no se convierten a ojo

La ley cuenta en días naturales: los treinta incluyen sábados, domingos y festivos que caigan dentro del periodo. Muchos convenios, en cambio, expresan las vacaciones en días laborables, porque es más cómodo de gestionar en jornadas de lunes a viernes. La equivalencia que suele manejarse es que treinta naturales corresponden aproximadamente a veintidós laborables, pero eso es una referencia de mercado, no una regla matemática: depende de cómo esté redactado tu convenio y de cómo se compute el inicio y el final del periodo.

La consecuencia práctica para tu hoja de cálculo es que tienes que elegir una unidad y no mezclarla. Si tu convenio habla de laborables, todas las columnas de tu plantilla cuentan laborables y descuentan festivos; si habla de naturales, cuentan días de calendario y no descuentan nada. El error clásico es una plantilla que resta con fin-inicio+1 en una empresa cuyo convenio cuenta laborables: cada verano se le regalan o se le quitan días a alguien.

Devengo proporcional: quien no ha trabajado el año entero

Las vacaciones se devengan en proporción al tiempo trabajado dentro del año natural. Quien entra en la empresa el 1 de julio no tiene derecho a treinta días ese año, sino a la parte proporcional; y quien se va en abril se lleva en el finiquito los días devengados que no haya disfrutado. La fórmula habitual es sencilla: días de convenio × (días de alta en el año / 365), redondeando según lo que diga el convenio.

En tu plantilla, esto se traduce en dos columnas que conviene tener separadas: la fecha de alta y los días devengados calculados, en lugar de un número escrito a mano. Cuando el devengo se teclea, nadie lo revisa y arrastra el error todo el año.

Vacaciones retribuidas: qué se cobra durante el periodo

El artículo habla de vacaciones «retribuidas», y el criterio consolidado por los tribunales es que durante ese periodo la persona debe percibir una retribución equiparable a la que percibiría trabajando. La lógica es evitar que irse de vacaciones salga económicamente caro y desincentive el descanso. Qué conceptos concretos entran en esa retribución —comisiones, pluses de puesto, complementos variables— es una de las cuestiones que más varía por sector, y la respuesta está en tu convenio y, si no, en la doctrina aplicable a ese complemento. Si en tu empresa hay una parte variable relevante del salario, es un punto que conviene revisar con asesoría laboral antes de cerrar la nómina de agosto.

Cuándo hay derecho a disfrutarlas en otra fecha

Este es el supuesto que rompe cualquier calendario y el que conviene tener claro antes de que ocurra, porque la respuesta improvisada suele ser la equivocada. La regla intuitiva —«si te pones malo en vacaciones, mala suerte»— dejó de ser válida hace años.

Los supuestos protegidos: el periodo se recupera aunque acabe el año

El artículo 38.3 establece que, cuando el periodo de vacaciones fijado en el calendario coincide con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural, o con el periodo de suspensión del contrato por nacimiento y cuidado del menor, adopción, guarda con fines de adopción o acogimiento, la persona tiene derecho a disfrutar las vacaciones en fecha distinta, al terminar ese periodo de suspensión, aunque haya terminado el año natural al que correspondan.

Esa última coletilla es la parte importante. En estos supuestos el derecho no caduca el 31 de diciembre: se arrastra. Una baja de maternidad que se solapa con las vacaciones de agosto no las consume, y esos días se disfrutan cuando la suspensión acaba, aunque sea en enero o en marzo del año siguiente.

Incapacidad temporal por otras causas: el límite de dieciocho meses

Cuando la incapacidad temporal responde a cualquier otra contingencia —una gripe, una operación, un accidente— y impide disfrutar las vacaciones, total o parcialmente, durante el año natural al que corresponden, la persona puede disfrutarlas una vez finalice la incapacidad, con un límite: que no hayan transcurrido más de dieciocho meses desde el final del año en el que se originaron.

Traducido a fechas: las vacaciones de 2026 que se pierden por una baja larga pueden disfrutarse hasta el 30 de junio de 2028. Pasado ese plazo, decaen. En una plantilla de Excel esto se gestiona con dos columnas discretas pero muy útiles: «año de devengo» y «fecha límite de disfrute». Sin ellas, los días trasladados desaparecen en el cambio de ejercicio y reaparecen en forma de reclamación.

Una baja médica no consume vacaciones. Lo que hace es desplazarlas, con un plazo distinto según la causa: sin caducidad de año natural en los supuestos ligados a embarazo, parto, lactancia y nacimiento; con el tope de dieciocho meses en el resto.

Dos matices para no pasarse de frenada. El primero es que la protección opera sobre el periodo fijado en el calendario: por eso tener el calendario cerrado y comunicado también protege a la empresa, porque delimita qué periodo era el afectado. El segundo es que la baja se acredita con el parte médico correspondiente; el calendario de vacaciones no es el lugar donde se guarda esa documentación, y más adelante verás por qué.

Cómo se reparte en la práctica: turnos, cierres y mínimos de servicio

Con el marco legal claro, queda la parte que de verdad ocupa el tiempo de quien gestiona el calendario: repartir agosto entre más gente de la que cabe. No hay un método legalmente impuesto, así que puedes elegir el que mejor encaje con tu operación, pero conviene que sea uno solo, escrito y conocido de antemano.

Cierre por vacaciones frente a disfrute escalonado

El cierre consiste en parar toda la actividad durante un periodo fijo —dos o tres semanas de agosto, la semana entre Navidad y Reyes— y que la plantilla entera disfrute a la vez. Su ventaja es que elimina el problema del reparto y el de la cobertura: no hay nadie a quien cubrir. Su límite es obvio: solo funciona si tu actividad admite estar parada. Si el cierre está previsto en convenio o en acuerdo de empresa, se aplica; si lo decide la empresa sin base previa, sigue necesitando el acuerdo del artículo 38.2 y el plazo de dos meses.

El disfrute escalonado mantiene la actividad y reparte los periodos. Es lo más habitual y lo que exige un calendario de verdad, con reglas de prioridad y control de solapes. Muchas empresas combinan las dos cosas: un cierre corto obligatorio más un remanente de días de libre disposición dentro del año.

Criterios de reparto y desempate

Cuando dos personas del mismo equipo piden las mismas fechas y solo puede irse una, necesitas un criterio que no sea «el que lo pidió primero por WhatsApp». Estos son los que se usan de forma habitual, con sus pegas:

Sea cual sea el que elijas, escríbelo. Un párrafo de diez líneas en el acuerdo de empresa o en la política interna, publicado antes de abrir el plazo de solicitudes, resuelve más conflictos que cualquier hoja de cálculo. Y si hay representación legal de los trabajadores, negociarlo con ella es el camino corto.

Mínimos de servicio por departamento

La cobertura no se mide en porcentaje de plantilla, se mide por función. Que el 70 % de la empresa esté trabajando no sirve de nada si la única persona que sabe cerrar la facturación está en Cádiz. Antes de abrir solicitudes, define para cada equipo cuántas personas tienen que estar operativas y con qué competencias, y marca las funciones que solo cubre una persona: esas son las que hay que duplicar o planificar con más antelación.

En la plantilla, esto se traduce en una fila de recuento bajo el calendario: para cada día del año, cuántas personas de cada departamento están de vacaciones. Con formato condicional en rojo cuando se supera el umbral, el problema se ve en el momento de introducir la solicitud y no en julio.

Montar la plantilla en Excel: columnas, festivos y fórmulas

Vamos a la parte práctica. La plantilla que descargas arriba ya viene con esta estructura, pero entenderla te permite adaptarla a tu convenio en lugar de pelearte con ella.

Las columnas que sí necesitas (y las que sobran)

Un calendario de vacaciones útil se sostiene sobre una hoja de solicitudes, no sobre una rejilla pintada a mano. Una fila por periodo solicitado, con estas columnas:

• Identificador de persona: un código o el nombre, según cómo hayas resuelto la protección de datos.
• Departamento o equipo: es la columna que permite calcular la cobertura. Con lista desplegable, nunca escrita a mano.
• Fecha de inicio y fecha de fin: como fechas reales, no como texto.
• Días computados: calculado con la fórmula que corresponda a tu unidad de cómputo.
• Año de devengo: el año al que se imputan esos días, que no siempre es el del disfrute.
• Estado: solicitada, aprobada, denegada, disfrutada. Con lista desplegable.
• Fecha de comunicación: la prueba de los dos meses de antelación.

Lo que no debe haber es una columna de «motivo» o de «observaciones» abierta a texto libre. Es la vía por la que acaban entrando datos de salud y de vida familiar en un fichero que ve mucha gente.

La hoja de festivos: tres niveles y ninguno preimpreso

Los festivos van en su propia hoja, en una única columna de fechas con un rango con nombre —por ejemplo Festivos—, porque todas las fórmulas de cómputo van a apuntar ahí. Hay tres niveles que sumar:

• Estatales: el artículo 37.2 del Estatuto de los Trabajadores fija un máximo de catorce fiestas laborales retribuidas y no recuperables al año, de las cuales dos son locales. El calendario laboral se publica cada año en el BOE.
• Autonómicos: cada comunidad publica el suyo en su boletín oficial, normalmente en el último trimestre del año anterior.
• Locales: los dos días que fija tu ayuntamiento. Son los que más se olvidan y los que más descuadran el cómputo.

Si tu plantilla trae festivos ya escritos de fábrica, desconfía: o son de otro año o son de otra provincia. Rellénalos tú con la fuente oficial delante y ponles al lado el año, para saber cuándo toca revisarlos. Si tienes centros en varias provincias, necesitas una columna de ámbito y una fórmula de cómputo que filtre por el centro de cada persona.

Fórmulas de cómputo y de control

Estas son las cuatro que hacen el trabajo de verdad. Están en notación española; en Google Sheets funcionan con los nombres en inglés y la misma lógica.

La cuarta merece una explicación, porque es la que ahorra los disgustos. Dos periodos se solapan si, y solo si, el inicio del primero es anterior o igual al fin del segundo y el inicio del segundo es anterior o igual al fin del primero. Esa doble condición es toda la lógica: no hace falta comparar días uno a uno. Con ella montas una columna «solapes» que devuelve un número, y un formato condicional que pinta la fila en ámbar cuando ese número supera el mínimo de servicio que hayas fijado para el equipo.

Colores que significan algo

Un calendario con doce colores no se lee. Lo que funciona es un código corto y estable, aplicado con formato condicional por fórmula, no pintando celdas a mano —porque el color pintado a mano no se recalcula cuando cambia una fecha—:

• Verde: vacaciones aprobadas.
• Ámbar: solicitadas, pendientes de respuesta.
• Gris: festivo o fin de semana, para que no se confunda con un día consumido.
• Rojo: día en el que el equipo baja del mínimo de cobertura. Es una alerta de gestión, no un estado de la persona.

Cuatro colores y una leyenda visible en la propia hoja. Si necesitas distinguir departamentos, hazlo con una columna, no con más colores: filtrar es más rápido que interpretar una paleta.

Proteger la hoja y controlar quién edita

Cuando el fichero lo toca más de una persona, protege los rangos calculados y deja editables solo los de entrada. En Excel, Revisar > Proteger hoja con las celdas de fórmula bloqueadas; en Google Sheets, Datos > Hojas y rangos protegidos. Es la diferencia entre un cuadrante que sobrevive al año y uno que en mayo tiene tres fórmulas machacadas a mano y un total que no cuadra con nada.

Y guarda una copia congelada del calendario el día que lo publicas, con la fecha en el nombre del archivo. Ese fichero es tu prueba de haber cumplido el plazo de dos meses; el fichero vivo, que cambia cada semana, no lo es.

Registro de jornada y control de ausencias no son lo mismo

Es una confusión frecuente y con consecuencias, porque llevan regímenes distintos. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con la hora concreta de inicio y de finalización de cada persona. Su organización y documentación se acuerda por negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, la decide la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Los registros se conservan cuatro años y permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El calendario de vacaciones es otra cosa: documenta periodos de no trabajo previstos, no horas efectivas. Un calendario impecable no cubre la obligación del 34.9, y un registro horario impecable no acredita que hayas comunicado las vacaciones con dos meses de antelación. Son dos documentos, con dos finalidades y dos plazos de conservación distintos.

Lo que sí conviene es que hablen entre sí: si el registro horario marca jornada un día que el calendario da por vacaciones, hay un error en alguno de los dos y es mejor detectarlo en el mes que en una inspección. Si quieres montar esa parte, tenemos una plantilla específica de registro de jornada laboral preparada para el artículo 34.9, y otra de control de horas trabajadas en Excel si prefieres llevarlo todo en un mismo libro.

Protección de datos: un calendario visible trata datos personales

El momento en el que cuelgas el calendario en el tablón o lo compartes en una carpeta común, estás tratando datos personales de toda la plantilla y difundiéndolos internamente. No es un problema —es un tratamiento perfectamente lícito, necesario para organizar el trabajo—, pero sí tiene reglas.

Minimización: nombre y periodo, y se acabó

El principio de minimización del RGPD exige que los datos tratados sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad. Para que un calendario de vacaciones cumpla su función solo hacen falta dos cosas: quién está fuera y entre qué fechas. Todo lo demás sobra en la versión compartida: DNI, categoría profesional, teléfono personal, dirección, número de hijos, motivo de la ausencia.

El motivo de una ausencia no se publica

Esta es la regla que más se incumple, y la que más riesgo tiene. Los datos relativos a la salud son categorías especiales en el artículo 9 del RGPD, con un régimen reforzado. Un calendario compartido que distinga «vacaciones», «baja médica», «permiso por hospitalización de un familiar» o «riesgo durante el embarazo» está difundiendo información de salud a toda la plantilla. Si necesitas distinguir tipos de ausencia para la gestión interna, hazlo en un fichero de acceso restringido a quien lo necesita para trabajar, y deja la vista compartida con una única categoría genérica: no disponible.

Lo mismo vale para los permisos ligados a la conciliación o a situaciones familiares: figuran como ausencia, sin etiqueta.

Quién ve qué, y durante cuánto tiempo

Aplica el mismo criterio a los accesos. La plantilla completa necesita ver el calendario de su equipo para coordinarse; no necesita ver el de los demás departamentos con nombre y apellidos. En una hoja de cálculo compartida esto se resuelve con vistas filtradas o con una pestaña pública que solo muestre recuentos por equipo, dejando el detalle nominal en la hoja de gestión.

Y define un plazo de conservación. El calendario del año en curso es operativo; el de hace seis años no lo es, y mantenerlo accesible en la carpeta compartida no aporta nada. Consérvalo el tiempo que necesites para acreditar el cumplimiento y para atender posibles reclamaciones, y después retíralo de la circulación. El marco aplicable es el RGPD junto con la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos y garantía de los derechos digitales, que dedica un capítulo específico a los derechos digitales en el ámbito laboral.

La pregunta que resuelve casi todos los casos dudosos: ¿esta persona necesita este dato para hacer su trabajo? Si la respuesta es no, ese dato no va en la versión compartida del calendario.

Los seis errores que más se repiten

Una lista corta de lo que suele fallar, ordenada por frecuencia y no por gravedad:

• Publicar tarde. El calendario de agosto que sale en junio incumple el plazo de dos meses para quien empieza el 1 de julio. Publica en marzo o abril y te olvidas del problema.
• Mezclar naturales y laborables. Aparece cuando alguien copia una fórmula de una plantilla ajena sin mirar qué convenio la inspiró. Elige unidad y documéntala en la propia hoja.
• Festivos de otro año o de otra provincia. Se arrastra al reutilizar el fichero del año anterior. Pon el año en la cabecera de la hoja de festivos y revísala cada enero.
• No guardar el histórico de reparto. Sin él, la rotación anual deja de funcionar al segundo año y vuelve el «siempre le toca a los mismos».
• Motivos de ausencia en la hoja compartida. El error de protección de datos más común y el más fácil de evitar.
• Dar por perdidos los días de quien estuvo de baja. Ni caducan el 31 de diciembre en los supuestos ligados a embarazo, parto, lactancia y nacimiento, ni caducan antes de dieciocho meses en el resto de incapacidades.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días de vacaciones tengo por ley en España?

Un mínimo de treinta días naturales al año, según el artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores. Es un suelo: tu convenio colectivo o tu contrato pueden reconocer más, y muchos convenios expresan el derecho en días laborables en lugar de naturales. Si has trabajado solo parte del año, el derecho se devenga en proporción al tiempo de alta.

¿Con cuánta antelación tiene que darme la empresa las fechas?

Al menos dos meses antes del comienzo del disfrute, por el artículo 38.3. El plazo se cuenta desde el inicio del periodo de cada persona, no desde una fecha común, y lo que hay que comunicar son las fechas concretas, no la apertura de un plazo de solicitudes. Tu convenio puede exigir más antelación.

¿Puede la empresa imponerme las fechas de vacaciones?

El periodo se fija de común acuerdo entre empresa y persona trabajadora, conforme a lo que el convenio establezca sobre planificación anual. No es una decisión unilateral. Si no hay acuerdo, la ley remite a la jurisdicción social, con un procedimiento preferente y sumario cuya decisión es irrecurrible. Situación distinta es un cierre por vacaciones previsto en convenio o en acuerdo de empresa, que sí vincula a la plantilla.

¿Se pueden cobrar las vacaciones en vez de disfrutarlas?

No. El artículo 38.1 las declara no sustituibles por compensación económica. La única excepción es la extinción del contrato: en el finiquito se abonan los días devengados y no disfrutados, porque ya no hay margen material para tomarlos. Un acuerdo para «vender» días durante la relación laboral no es válido aunque lo firmen las dos partes.

Si me pongo de baja durante las vacaciones, ¿las pierdo?

No. Si la incapacidad temporal te impide disfrutarlas, total o parcialmente, dentro del año natural, puedes disfrutarlas al terminar la baja, siempre que no hayan pasado más de dieciocho meses desde el final del año en el que se originaron. Y si la incapacidad deriva de embarazo, parto o lactancia natural, o coincide con la suspensión por nacimiento y cuidado del menor, el derecho se conserva aunque el año natural haya terminado, sin ese tope.

¿Qué pasa si no llego a disfrutar mis vacaciones antes del 31 de diciembre?

Como regla general las vacaciones se disfrutan dentro del año natural al que corresponden, y la posibilidad de arrastrarlas al año siguiente depende de lo que digan tu convenio o un acuerdo con la empresa. Las excepciones que sí reconoce la ley son las de incapacidad temporal y suspensión que acabas de leer. Si te encuentras en esa situación, plantéalo por escrito antes de que acabe el año y consulta con la representación de los trabajadores o con asesoría laboral.

¿Los festivos y los fines de semana cuentan como vacaciones?

Depende de la unidad de cómputo de tu convenio. Si las vacaciones se cuentan en días naturales —el criterio del mínimo legal—, dentro del periodo entran sábados, domingos y festivos. Si tu convenio las cuenta en días laborables, no. Por eso conviene que la plantilla de Excel use una sola unidad y la deje escrita en la propia hoja.

¿Es obligatorio tener un calendario de vacaciones por escrito?

El artículo 38.3 dice que el calendario de vacaciones «se fijará en cada empresa» y que la persona trabajadora debe conocer sus fechas con dos meses de antelación. La ley no impone un formato concreto, pero sin un documento fechado y comunicado no puedes acreditar que has cumplido ese plazo. En la práctica, un calendario escrito y publicado es la forma razonable de cumplirlo.

¿Puedo publicar en el tablón quién está de baja médica?

No es aconsejable. Los datos de salud son categoría especial en el artículo 9 del RGPD y no deben difundirse a toda la plantilla. En la vista compartida, marca la ausencia sin etiquetarla; el detalle del tipo de ausencia se guarda en un fichero con acceso restringido a quien lo necesite para su trabajo.

¿Cómo detecto solapes de vacaciones en Excel?

Dos periodos se solapan cuando el inicio de uno es anterior o igual al fin del otro y viceversa. Con =SUMAPRODUCTO((Depto=$B2)*(Inicio<=$D2)*(Fin>=$C2))-1 cuentas cuántas solicitudes del mismo departamento chocan con la de esa fila; el -1 descuenta la propia fila. Si el resultado supera el número de ausencias que tu equipo aguanta, tienes un problema de cobertura y lo ves al instante con un formato condicional.

¿Sirve esta plantilla si tengo centros en varias provincias?

Sí, con un ajuste: añade una columna de centro o provincia en la hoja de personas y otra de ámbito en la hoja de festivos, y filtra el rango de festivos por ese ámbito en las fórmulas de cómputo. Sin ese filtro, los dos festivos locales de cada municipio descuadran el cálculo de días de todo el mundo menos el de la sede principal.

¿Vale el calendario de vacaciones como registro de jornada?

No. Son obligaciones distintas: el registro de jornada del artículo 34.9 exige la hora de inicio y de fin de cada día trabajado, se conserva cuatro años y queda a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. El calendario de vacaciones documenta periodos previstos de no trabajo. Hacen falta los dos.

¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets o LibreOffice?

Sí. Súbela a Drive y ábrela con Hojas de cálculo: los nombres de función pasan a inglés (NETWORKDAYS.INTL, SUMPRODUCT, SUMIFS) pero la lógica es idéntica y los rangos con nombre se conservan. En LibreOffice Calc abre directamente. En ambos casos revisa el formato condicional después de la conversión, que es lo que más se resiente.

Cómo hemos preparado esta guía

Las referencias legales de esta página se citan por artículo para que puedas comprobarlas tú mismo en el texto consolidado del Estatuto de los Trabajadores enlazado más abajo. No incluimos cifras de convenios concretos, porque cada sector y cada provincia tienen el suyo y publicar aquí los días de uno solo sería darte un dato que no te aplica. Tampoco incluimos festivos preimpresos: se aprueban cada año y por territorio.

No hacemos encuestas ni recogemos valoraciones de usuarios sobre esta plantilla, así que no verás notas ni reseñas en esta página. Lo que sí puedes comprobar por tu cuenta es la hoja: descárgala, mete dos solicitudes que se pisen en el mismo departamento y verás saltar el aviso de solape. Si detectas algo que no cuadra, escríbenos a la dirección del pie y lo corregimos.

Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento laboral. El convenio colectivo aplicable manda sobre el régimen general en casi todo lo que has leído —duración, unidad de cómputo, reglas de reparto, plazos de solicitud—, así que consúltalo antes de cerrar tu calendario. Para casos concretos, especialmente si hay un conflicto abierto o una situación de incapacidad o suspensión de por medio, acude a la representación legal de los trabajadores o a un profesional del ámbito laboral.

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