Plantilla Excel Horas de Trabajo: Control de Jornada Laboral

Leer más sobre Excel Horas de Trabajo

Registro horario obligatorio en España: la respuesta directa

Toda empresa con personal por cuenta ajena está obligada a llevar un registro diario de jornada que refleje la hora concreta de inicio y de finalización del trabajo de cada persona, sin excepción por tamaño de plantilla, sector o tipo de contrato. Lo impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, aplicable desde el 12 de mayo de 2019. Ese registro se conserva cuatro años, tiene que estar a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social, y puede llevarse en papel, en una hoja de cálculo o en una aplicación de fichaje. Una plantilla de horas de trabajo en Excel cumple la norma siempre que sea fiable, objetiva, accesible y no se pueda alterar después sin dejar rastro. Lo que la ley no admite es un cuadrante teórico de horarios: hay que anotar lo que pasa cada día, no lo que estaba previsto.

A partir de ahí, casi todas las dudas que llegan a una gestoría se repiten: qué campos hay que anotar, si las pausas se descuentan, cómo se justifican las horas extraordinarias, qué pasa con quien teletrabaja o tiene contrato a tiempo parcial, y hasta qué tamaño de empresa aguanta un Excel antes de que salga más caro que una aplicación. Esta guía las contesta una por una, con las fórmulas concretas que necesitas para que la hoja calcule sola y con los avisos legales que conviene revisar con un profesional antes de darla por buena.

Qué dice exactamente el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

El texto legal es corto y por eso genera tanta interpretación. Dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se pacte. Añade que la organización y documentación del registro se hará por convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de la plantilla. Y cierra con la obligación de conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección.

A quién obliga y a quién no

Obliga a cualquier empresa con al menos una persona contratada por cuenta ajena, con independencia de que tenga dos empleados o dos mil. Quedan fuera del registro diario ordinario los trabajadores autónomos sin asalariados, el personal de alta dirección regulado por el Real Decreto 1382/1985, y los socios trabajadores de cooperativas en régimen de autónomos. Los socios administradores que además tienen contrato laboral común sí fichan. Las relaciones laborales especiales tienen reglas propias y conviene mirarlas caso a caso: el servicio del hogar familiar, los deportistas profesionales o los representantes de comercio no encajan en el mismo molde que una oficina.

La duda más habitual es el personal directivo intermedio. Un jefe de equipo con contrato ordinario y funciones de mando no es alta dirección: ficha como cualquier otra persona. La alta dirección exige poderes generales de la empresa y una relación de confianza reconocida en contrato; llamar «director» a alguien en la nómina no lo saca del registro.

Qué datos hay que anotar como mínimo

La norma solo pide hora de inicio y hora de fin, pero un registro que se defienda ante la Inspección suele incluir bastante más. En la práctica, la estructura que menos problemas da recoge: identificación de la empresa con CIF, identificación de la persona trabajadora con nombre y DNI o número de afiliación, fecha del día concreto, hora de entrada, hora de salida, pausas no computables como tiempo de trabajo con su hora de inicio y de fin, total de horas efectivas del día, tipo de jornada u observaciones (vacaciones, baja médica, permiso retribuido, festivo, formación), y un espacio de validación por parte del trabajador y de la empresa.

Las pausas merecen un párrafo aparte. El descanso de quince minutos de la jornada continuada superior a seis horas solo cuenta como tiempo de trabajo efectivo si así lo establece el convenio o el contrato; si no, se descuenta. Si tu convenio lo considera trabajo efectivo y tu Excel lo resta, estás pagando de menos y generando una diferencia que puede reclamarse con cuatro años de retroactividad. Lee el artículo de tu convenio sobre jornada antes de decidir cómo tratas la pausa en la hoja.

Cómo se organiza el sistema dentro de la empresa

El artículo remite primero al convenio colectivo. Muchos convenios sectoriales ya describen el método de registro, los plazos de entrega de las hojas o el procedimiento de subsanación de errores. Si el convenio calla, el segundo escalón es el acuerdo de empresa negociado con la representación legal. Y solo si tampoco hay representación decide la empresa, previa consulta. Ese trámite de consulta se documenta: una convocatoria, un acta y la comunicación del sistema elegido. Cuando la Inspección visita una empresa pequeña, pedir el documento donde se explica el sistema es casi la primera pregunta.

Un registro correcto no es el que tiene más columnas, sino el que se rellena todos los días. Una hoja perfecta que se completa el viernes de memoria vale menos ante la Inspección que una tabla simple firmada cada tarde.

Conservación cuatro años, acceso y valor probatorio

Los cuatro años de conservación coinciden con el plazo de prescripción de las infracciones en materia laboral y con el plazo de prescripción de las deudas con la Seguridad Social. No es casualidad: la Inspección puede pedirte los registros de un periodo cerrado hace tres años y medio y tienes que entregarlos. Guardar el Excel en el escritorio del ordenador de la persona que lleva la administración es un riesgo evidente. La copia debe estar en un sistema con respaldo, con acceso controlado y con capacidad de exportar cualquier mes concreto en poco tiempo.

Quién puede consultarlo y con qué alcance

La persona trabajadora tiene derecho a consultar su propio registro, no el de sus compañeros. La representación legal de la plantilla sí puede acceder a los datos del conjunto, porque forma parte de sus competencias de vigilancia del cumplimiento de las normas laborales. La Inspección accede a todo, y desde 2019 puede exigir la exhibición inmediata en el propio centro de trabajo: si el sistema está en la nube, un inspector puede pedir que se abra delante de él. Aquí hay una tensión con la protección de datos que conviene resolver bien: los registros contienen datos personales y su tratamiento debe constar en el registro de actividades del tratamiento, con base jurídica en el cumplimiento de una obligación legal.

Si usas huella dactilar o reconocimiento facial para fichar entras en el terreno de los datos biométricos, categoría especial del artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos. La Agencia Española de Protección de Datos ha endurecido su criterio sobre estos sistemas y exige una evaluación de impacto y una justificación sólida de que no existe alternativa menos invasiva. Con un Excel, una tarjeta o una aplicación con usuario y contraseña ese problema desaparece.

Qué pide la Inspección cuando llega

La secuencia habitual es previsible. Primero, el documento que describe el sistema de registro y su origen (convenio, acuerdo o decisión previa consulta). Segundo, los registros de los meses concretos que interesan al actuario, con las horas reales. Tercero, el cruce entre esos registros y los contratos, los cuadrantes y las nóminas. El punto donde saltan la mayoría de las actas es ese cruce: un contrato de 40 horas semanales, un registro que suma 44 y una nómina sin horas extraordinarias ni cotización adicional. También se revisa el respeto del descanso mínimo de doce horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente, y el descanso semanal de día y medio ininterrumpido.

Sanciones de la LISOS: lo que se juega la empresa

La ausencia de registro, su llevanza incorrecta o la negativa a exhibirlo se tipifican como infracción grave en materia de relaciones laborales dentro del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2000. La sanción se gradúa en tres tramos y la cuantía depende de la intención, del número de personas afectadas, del perjuicio causado y de la reincidencia. Las cuantías se han actualizado en los últimos años, por lo que muchas guías siguen citando la escala antigua de 626 a 6.250 euros cuando el importe vigente es superior. Confirma siempre la escala en vigor con tu gestoría o con un abogado laboralista antes de dar por bueno cualquier importe que leas, incluido este.

El coste real rara vez se limita a la multa. Cuando la Inspección detecta horas trabajadas y no cotizadas, se abre un acta de liquidación por las cuotas de la Seguridad Social del periodo, con recargo. A eso se suma la reclamación de cantidad que puede plantear cada persona afectada por las diferencias salariales de los últimos doce meses, plazo de prescripción de las acciones para reclamar salarios. La suma de multa, cuotas y salarios convierte un descuido administrativo en un problema de tesorería.

La carga de la prueba juega en contra de quien no registra. Si la empresa no aporta el registro y el trabajador aporta correos, mensajes o accesos a sistemas fuera de horario, el juzgado tiende a dar por buena la versión del trabajador.

Registro de jornada y registro de horas extra no son lo mismo

Es la confusión que más se repite. El registro de jornada del artículo 34.9 es diario, afecta a todo el personal y anota horas de entrada y salida. El registro de horas extraordinarias del artículo 35.5 es anterior en el tiempo, tiene finalidad retributiva y obliga a totalizar las horas extras mes a mes y a entregar copia del resumen a la persona trabajadora junto con el recibo de salarios. Uno no sustituye al otro: el registro diario alimenta con datos el resumen mensual, y el resumen mensual es el documento que se entrega y que después se refleja en la nómina.

Horas extraordinarias: cómputo, límite de 80 y compensación

Hora extraordinaria es la que se realiza por encima de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo fijada en el convenio o en el contrato. La jornada máxima legal es de cuarenta horas semanales de promedio en cómputo anual, aunque miles de convenios fijan jornadas anuales inferiores, y ese es el número que manda en tu empresa. El límite de horas extraordinarias es de ochenta al año para el contrato a jornada completa, y se prorratea si la jornada es inferior.

Qué horas no computan para el límite de 80

Dos supuestos escapan del tope. El primero son las horas extraordinarias compensadas mediante descanso equivalente dentro de los cuatro meses siguientes a su realización: si se cambian por tiempo libre en ese plazo, no cuentan para las ochenta ni se abonan. El segundo son las horas de fuerza mayor, las necesarias para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes; son obligatorias para la persona trabajadora, se abonan o compensan como extras, pero no computan para el límite. Todo lo demás sí computa, y llevar la cuenta acumulada del año es una de las cosas que un Excel hace mejor que un cuaderno.

Salvo pacto en contrario, la ley presume que las horas extras se compensan con descanso en esos cuatro meses. Por eso conviene que el contrato o el acuerdo de empresa diga expresamente qué se hace: abonarlas, compensarlas o combinar ambas. La retribución de la hora extraordinaria no puede ser inferior al valor de la hora ordinaria, cifra que muchos convenios elevan con un porcentaje adicional. Cotizan a la Seguridad Social con un tipo específico según sean de fuerza mayor o del resto, y ese detalle lo aplica la gestoría en la nómina.

Horas complementarias, que son otra cosa

En los contratos a tiempo parcial no existen horas extraordinarias voluntarias: existen horas complementarias, que exigen pacto escrito específico en el caso de las pactadas, respetan porcentajes máximos sobre la jornada ordinaria y tienen reglas de preaviso. Confundirlas en la hoja de cálculo lleva a errores de nómina y a diferencias de cotización. Si tu plantilla mezcla jornadas completas y parciales, separa las columnas: horas ordinarias, horas complementarias y horas extraordinarias en campos distintos.

Contratos a tiempo parcial: el registro que más actas genera

El artículo 12.4.c) del Estatuto exige, para el tiempo parcial, un registro día a día de la jornada, la totalización mensual de las horas realizadas y la entrega de una copia del resumen a la persona trabajadora junto con el recibo de salarios. La empresa conserva esos resúmenes cuatro años. La consecuencia del incumplimiento no es solo la multa: la ley establece que, en defecto de ese registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios. Esa presunción arrastra diferencias salariales y de cotización desde el inicio de la relación.

Es el escenario clásico de la hostelería y del comercio: contratos de veinte horas con jornadas reales de treinta y cinco. Cuando el registro no existe o está manipulado, la empresa se queda sin defensa. Un Excel bien llevado, con el resumen firmado cada mes, es exactamente la prueba en contrario que la norma pide.

Descansos que el Excel debería vigilar solo

Además de contar horas, la hoja puede avisar de tres límites que la Inspección revisa. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente deben mediar como mínimo doce horas. El descanso semanal mínimo es de día y medio ininterrumpido, acumulable en periodos de hasta catorce días. En jornada continuada de más de seis horas hay una pausa mínima de quince minutos, que sube a treinta para menores de dieciocho años cuando la jornada supera las cuatro horas y media. Tres fórmulas condicionales resuelven las tres alertas y te ahorran disgustos.

Teletrabajo: qué cambia con la Ley 10/2021

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, no crea una obligación nueva de registro: confirma la del artículo 34.9 y la adapta. Su artículo 14 exige que el sistema de registro horario refleje fielmente el tiempo de trabajo de quien trabaja a distancia, incluyendo el momento de inicio y de finalización de la jornada. La ley se aplica cuando el trabajo a distancia es regular, es decir, cuando alcanza al menos el treinta por ciento de la jornada en un periodo de referencia de tres meses, o el porcentaje proporcional equivalente según la duración del contrato.

Trabajar a distancia con regularidad obliga a firmar un acuerdo escrito de trabajo a distancia, con un contenido mínimo tasado: inventario de medios y equipos, gastos y su compensación, horario de trabajo y reglas de disponibilidad, porcentaje y distribución entre oficina y trabajo remoto, centro de trabajo de adscripción, medios de control empresarial, procedimiento en caso de dificultades técnicas y duración del acuerdo. Ese documento y el registro horario van de la mano: el registro demuestra que el horario pactado se respeta.

Desconexión digital y flexibilidad

El artículo 18 de la misma ley y el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos reconocen el derecho a la desconexión digital fuera del tiempo de trabajo. La empresa debe elaborar una política interna, oída la representación de la plantilla, que defina las modalidades de ejercicio del derecho y las acciones de formación y sensibilización. Un registro que muestre entradas a las 23:40 tres días por semana convierte esa política en papel mojado y sirve de prueba en una reclamación por horas extra o por riesgos psicosociales.

La flexibilidad horaria no está reñida con el registro. Alguien puede empezar a las siete o a las diez, partir la jornada o repartir las horas de forma desigual entre días, siempre que se respeten los descansos y el cómputo acordado. Lo que la ley pide es anotar lo que ha pasado, no imponer un horario rígido. Por eso una plantilla de Excel con celdas libres de hora funciona mejor que un cuadrante cerrado.

Papel, Excel o aplicación: qué formato es válido

La norma no impone medio. El criterio técnico de la Inspección de Trabajo sobre registro de jornada admite cualquier sistema, siempre que sea objetivo, fiable y accesible. Es decir: que refleje datos reales y no estimaciones, que no se pueda modificar unilateralmente y sin rastro, y que esté disponible en el centro de trabajo cuando se pida. Bajo esos tres filtros, el papel y el Excel son legales, y muchas microempresas cumplen perfectamente con ellos.

Cómo blindar un Excel para que sea «no manipulable»

El talón de Aquiles de la hoja de cálculo es que cualquiera puede reescribir un lunes de hace ocho meses. Hay tres medidas que cierran ese hueco sin gastar un euro. La primera, guardar el archivo en un almacenamiento con historial de versiones (OneDrive, SharePoint, Google Drive o el servidor de la empresa con copias diarias), de forma que exista una traza temporal externa. La segunda, proteger la hoja y el libro con contraseña dejando desbloqueadas solo las celdas de entrada y salida, y bloquear las fórmulas. La tercera, cerrar cada mes: exportar el resumen a PDF, hacer que la persona trabajadora lo valide (firma manuscrita, firma digital o correo de conformidad) y archivar ese PDF. Un mes cerrado y validado es prueba sólida; una celda editable de un mes de hace un año, no.

El debate del registro digital obligatorio

Desde 2024 se viene discutiendo una reforma para exigir que el registro sea digital, interoperable y accesible en remoto por la Inspección sin necesidad de visita, junto con un régimen sancionador por persona afectada en lugar de por centro. Ese paquete se vinculó a la reducción de la jornada máxima legal a 37,5 horas semanales, cuya tramitación parlamentaria no prosperó, y desde entonces se ha planteado sacar adelante el reglamento de registro horario por separado. A día de hoy conviene tratarlo como lo que es: una reforma anunciada, no vigente. Comprueba el estado de la norma antes de invertir en un cambio de sistema, porque si finalmente se aprueba, el papel y el Excel local dejarían de bastar y tocaría migrar a una herramienta con acceso telemático.

Si tienes menos de diez personas y una jornada estable, el Excel te va a servir. Si tienes turnos rotativos, varios centros o mucha movilidad, el ahorro de la hoja de cálculo se lo come el tiempo de la persona que la cuadra cada mes.

Cómo montar la hoja de horas en Excel paso a paso

Excel guarda las horas como fracciones de día: las 12:00 son 0,5 y las 06:00 son 0,25. Entender eso resuelve el noventa por ciento de los problemas con las restas y las sumas de tiempos. Las fórmulas que siguen usan punto y coma como separador de argumentos, que es lo habitual en la configuración española de Windows; si tu Excel está en inglés o con configuración regional distinta, cambia el punto y coma por coma.

1. Estructura de columnas

Una hoja por persona y mes, o una hoja única con columna de empleado si prefieres filtrar con tabla dinámica. Columnas recomendadas: A Fecha, B Día de la semana, C Entrada, D Inicio pausa, E Fin pausa, F Salida, G Horas efectivas, H Horas ordinarias, I Horas extra, J Horas nocturnas, K Incidencia, L Observaciones. Aplica formato de tabla (Insertar, Tabla) para que las fórmulas se propaguen solas al añadir filas.

2. Formato de hora correcto

Selecciona las columnas de hora y aplica formato personalizado hh:mm. Para las celdas de totales aplica [h]:mm: los corchetes evitan que Excel reinicie la cuenta al pasar de 24 horas, que es el motivo por el que una suma de 168 horas aparece como 0:00. Si prefieres trabajar en decimales para calcular importes, multiplica por 24 y aplica formato de número con dos decimales.

3. Restas de horas y cruce de medianoche

La resta simple =F2-C2 funciona mientras la salida sea posterior a la entrada. En turnos de noche, con entrada a las 22:00 y salida a las 06:00, devuelve un error de valor negativo (las almohadillas). La solución limpia es el resto de la división: =RESIDUO(F2-C2;1) devuelve 8:00 sin condicionales. Si prefieres una fórmula explícita, =SI(F2<C2;F2+1-C2;F2-C2) hace lo mismo. Con pausa incluida, la fórmula completa de horas efectivas queda así: =RESIDUO(F2-C2;1)-RESIDUO(E2-D2;1).

4. Totales, horas extra y coste

El total mensual es =SUMA(G2:G32) con formato [h]:mm. Para separar ordinarias de extras con una jornada de referencia de 8 horas: horas ordinarias =MIN(G2;TIEMPO(8;0;0)) y horas extra =MAX(0;G2-TIEMPO(8;0;0)). El acumulado anual de extras, que es lo que vigila el límite de 80, se calcula con =SUMA(Extras)*24 y se compara con =SI(SUMA(Extras)*24>80;"Límite superado";"Dentro del límite"). Para el coste, convierte a decimal y multiplica por el precio hora: =G2*24*$B$1.

5. Nocturnidad entre las 22:00 y las 06:00

El Estatuto considera trabajo nocturno el realizado entre las diez de la noche y las seis de la mañana, con una retribución específica que fija el convenio. Calcularlo en Excel exige sumar dos tramos: el que va desde las 22:00 hasta medianoche y el que va desde medianoche hasta las 06:00. Con entrada en C2 y salida en F2 de un turno que cruza el día, una aproximación fiable es =MAX(0;1-MAX(C2;22/24))+MAX(0;MIN(F2;6/24)), y el resultado se formatea como [h]:mm. Si tus turnos no cruzan medianoche, basta con =MAX(0;MIN(F2;6/24)-C2)+MAX(0;F2-MAX(C2;22/24)). Comprueba siempre el resultado con dos o tres casos reales antes de darlo por bueno.

6. Festivos, fines de semana y días de la semana

Crea una hoja auxiliar con los catorce festivos anuales que te correspondan (nacionales, autonómicos y locales) y nómbrala como rango Festivos. El día de la semana se obtiene con =TEXTO(A2;"dddd"). La marca de festivo, con =SI(CONTAR.SI(Festivos;A2)>0;"Festivo";SI(DIASEM(A2;2)>5;"Fin de semana";"Laborable")). Para contar los días laborables teóricos del mes y compararlos con los trabajados, =DIAS.LAB(A2;A32;Festivos). Y el número de semana, útil para el control del promedio de cuarenta horas, con =NUM.DE.SEMANA(A2;2), que empieza la semana en lunes como manda la costumbre europea.

7. Validaciones y avisos visuales

Añade validación de datos en las columnas de hora (permitir solo hora, entre 0:00 y 23:59) para evitar que alguien escriba texto y rompa las fórmulas. Con formato condicional, pinta en rojo las filas donde las horas efectivas superen nueve, en ámbar las que se queden por debajo de la jornada pactada y en gris las incidencias. Una regla más que ahorra sustos: marcar en rojo cualquier fila con entrada rellena y salida vacía, porque es el olvido más frecuente y el que después obliga a reconstruir el día de memoria.

8. Cierre mensual e informe imprimible

Prepara una pestaña de resumen con el nombre y DNI de la persona, el CIF de la empresa, el mes, el total de horas ordinarias, el total de extras, el total de nocturnas, las incidencias y dos líneas de firma. Ese documento cubre la entrega del resumen mensual y sirve como prueba de conformidad. Imprímelo o expórtalo a PDF cada mes y guárdalo en una carpeta por año. Con cuarenta y ocho archivos por persona a lo largo de cuatro años tendrás el histórico completo listo para cualquier requerimiento.

Cuándo dejar el Excel y pasar a un software de fichaje

La hoja de cálculo deja de compensar cuando el tiempo de administración supera al ahorro. Hay cuatro señales bastante claras. La primera, superar las quince o veinte personas, porque consolidar veinte hojas cada mes se lleva media jornada. La segunda, trabajar con turnos rotativos o cuadrantes variables, donde el cálculo de nocturnidad y festivos se multiplica. La tercera, tener varios centros de trabajo o personal en movilidad, con marcaje que debe ocurrir fuera de la oficina. Y la cuarta, haber recibido ya una visita de la Inspección o tener conflictividad laboral, situación en la que la trazabilidad del marcaje pesa más que el coste.

Los importes anteriores son horquillas de mercado y cambian según proveedor, módulos y permanencia; pídelos por escrito antes de firmar. Si migras, exporta el histórico de Excel a PDF antes de apagar la hoja: los cuatro años de conservación no se reinician al cambiar de herramienta.

Ocho errores que llenan actas de infracción

Estos son los fallos que aparecen una y otra vez en las inspecciones y en los juzgados de lo social, ordenados por frecuencia según lo que reportan las asesorías laborales.

• Registrar el horario teórico en lugar del real: rellenar todo el mes con 9:00 y 18:00 el día 30 no es un registro, es un cuadrante.
• Firmar en bloque al final del mes sin que la persona haya visto los días concretos.
• No registrar a los mandos intermedios ni a los familiares del titular que están en régimen general.
• Olvidar el teletrabajo: se ficha igual estando en casa que en la oficina.
• Mezclar la pausa con el tiempo efectivo sin mirar lo que dice el convenio.
• No entregar el resumen mensual de horas extra ni el del contrato a tiempo parcial.
• Guardar el archivo en un solo ordenador, sin copia ni historial de versiones.
• Borrar registros antiguos al cambiar de gestoría o de programa antes de los cuatro años.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de horas de trabajo

¿Un Excel es legal como registro de jornada?

Sí. La norma no exige un sistema concreto y admite hoja de cálculo, siempre que refleje horas reales, no se pueda alterar sin dejar rastro y esté accesible. Protege el libro, guárdalo con historial de versiones y cierra cada mes con un PDF validado.

¿El registro tiene que estar firmado por el trabajador?

La ley no lo exige de forma expresa para el registro diario, pero la firma o una validación equivalente refuerza mucho su valor probatorio. Para el resumen mensual de horas extraordinarias y para el del contrato a tiempo parcial sí hay obligación de entregar copia.

¿Hay que registrar las pausas para comer o el café?

Conviene registrarlas cuando no computan como tiempo efectivo, porque de lo contrario la diferencia entre entrada y salida sugiere más horas trabajadas de las reales. Si el convenio considera la pausa tiempo de trabajo, anótala igualmente pero no la restes.

¿Y si mi empresa solo tiene un empleado?

La obligación existe desde la primera persona contratada. No hay umbral mínimo de plantilla. Un autónomo sin trabajadores no registra su propia jornada.

¿Cuántas horas extra se pueden hacer al año?

Ochenta como máximo para jornada completa, prorrateadas en jornadas inferiores. No computan las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes ni las de fuerza mayor para prevenir o reparar siniestros.

¿Se pueden pagar las horas extra sin cotizarlas?

No. Las horas extraordinarias cotizan con un tipo específico según su naturaleza y deben figurar en la nómina. Abonarlas en negro genera responsabilidad por cuotas no ingresadas, recargo y sanción.

¿Cómo calculo en Excel un turno que cruza la medianoche?

Con =RESIDUO(salida-entrada;1). Esa función devuelve la diferencia correcta aunque la salida sea numéricamente menor que la entrada, y evita el error de valor negativo que muestra almohadillas en la celda.

¿Por qué mi suma de horas se queda en cero al pasar de 24?

Porque el formato hh:mm reinicia la cuenta cada día. Aplica el formato personalizado [h]:mm a la celda del total y verás 172:30 en lugar de 4:30.

¿Quién puede pedirme el registro y en cuánto tiempo debo entregarlo?

La persona trabajadora respecto de sus propios datos, la representación legal de la plantilla y la Inspección de Trabajo. En una visita de inspección la exhibición se pide en el momento y en el centro de trabajo, así que ten previsto cómo acceder al archivo desde allí.

¿Puedo obligar a fichar con huella dactilar?

Los datos biométricos son categoría especial y la autoridad de protección de datos exige una justificación reforzada y evaluación de impacto. Con alternativas menos invasivas disponibles, la huella suele ser difícil de sostener. Consulta antes de instalar un lector.

¿El registro de jornada sirve para controlar el absentismo?

Da datos, pero su finalidad legal es controlar la jornada y los descansos. Usarlo para fines disciplinarios exige informar previamente de esa finalidad, por transparencia en el tratamiento de datos y por el deber de información del artículo 20.3 del Estatuto.

¿Qué pasa si un trabajador se niega a fichar?

Fichar forma parte del deber de cumplir las órdenes e instrucciones de la empresa en el ejercicio regular de sus facultades de dirección. La negativa reiterada puede tener consecuencias disciplinarias, siempre siguiendo el procedimiento y la graduación del convenio. Trátalo con asesoramiento, no de forma improvisada.

¿Cuánto tiempo guardo los registros si cierro la empresa?

El plazo de cuatro años se mantiene con independencia del cese de la actividad, porque responsabilidades laborales y de Seguridad Social sobreviven a la extinción. Conserva copia digital ordenada por año y persona.