Una ficha técnica reúne en una o dos páginas los datos objetivos de un producto: qué es, quién lo fabrica, sus medidas, materiales, garantía, qué trae la caja y cómo se mantiene. La usan fabricantes, distribuidores y tiendas para informar a clientes, preparar catálogos, responder a licitaciones o dar a los comerciales un documento único con datos fiables.
A diferencia de un folleto, no busca convencer: busca que quien la lee encuentre rápido el dato que necesita. Por eso se organiza en bloques fijos y en una tabla de especificaciones.
Qué incluye el archivo Word
El documento trae un ejemplo completo y ficticio, una silla de oficina, con esta estructura:
Identificación: nombre del producto, referencia o SKU, fabricante con CIF y fecha de revisión con número de versión.
Descripción: un párrafo breve con lo esencial del producto.
Especificaciones: tabla de dos columnas, Característica y Valor, con dimensiones, peso, peso máximo soportado, materiales, colores, garantía y certificaciones.
Contenido del embalaje: lista de piezas y documentación que se entregan.
Condiciones de uso y mantenimiento.
Instrucciones de uso de la plantilla: sustituir el producto de ejemplo, eliminar las filas que no apliquen y añadir una foto bajo el título. La foto no viene incluida: tienes que insertar la tuya.
Cómo rellenarla paso a paso
Nombre y referencia. Usa el nombre comercial y el mismo código o SKU que aparece en tu catálogo, tu tienda online y tus albaranes. Si la referencia cambia según el color o la talla, indícalo.
Fabricante y revisión. Razón social y CIF del responsable del producto. La fecha de revisión y el número de versión son importantes: cuando cambies un dato, sube la versión para saber qué ficha es la vigente.
Descripción. Dos o tres frases con la función del producto y sus rasgos principales. Evita adjetivos que no puedas demostrar.
Especificaciones. Rellena solo lo que puedas medir o acreditar, con unidades claras (cm, kg, W, l). Añade filas para los datos propios de tu producto (consumo, voltaje, capacidad, compatibilidades) y borra las que no apliquen.
Certificaciones. Indica solo las que tengas documentadas, con su código exacto. La norma que aparece en el ejemplo es ilustrativa y corresponde al producto ficticio.
Contenido del embalaje. Enumera todo lo que el cliente encontrará en la caja, incluidos manuales y herramientas.
Uso y mantenimiento. Condiciones de uso (interior, exterior, temperatura) y operaciones de limpieza y revisión.
Foto. Inserta una imagen del producto bajo el título (en Word: Insertar, Imágenes).
Errores frecuentes
Mezclar marketing con datos. Frases como «la mejor del mercado» no tienen sitio en una ficha técnica.
Unidades incoherentes: centímetros en una fila y milímetros en otra, o pesos sin unidad.
No versionar. Si distribuyes una ficha y luego cambias un dato, conviven dos versiones y nadie sabe cuál vale.
Citar certificaciones que no tienes o copiarlas de un producto parecido. Es información que el cliente puede pedirte que acredites.
Olvidar el contenido del embalaje, que es una de las consultas más habituales de posventa.
Dejar datos del ejemplo: el producto ERGO-100, su referencia y el fabricante son ficticios.
Ejemplo con los datos del archivo
La plantilla describe la silla de oficina «ERGO-100» (ejemplo), referencia ERG-100-NEG, de Empresa Ejemplo, S.L., en su versión 1.2 revisada el 01/10/2026. La tabla recoge unas dimensiones de 112-122 × 66 × 64 cm, un peso de 14,2 kg, un peso máximo soportado de 120 kg, materiales (malla de poliéster, espuma inyectada y base de aluminio), tres colores y dos años de garantía. El embalaje incluye asiento y respaldo montados, base y cinco ruedas, pistón de gas, manual y llave Allen. Todo es un ejemplo para que veas el nivel de detalle; sustitúyelo por los datos reales de tu producto.
Información obligatoria según el producto
Algunos productos deben llevar información concreta por ley (etiquetado, instrucciones, advertencias de seguridad, garantía). Esa información depende del tipo de producto y de su normativa sectorial, así que una ficha técnica genérica no la cubre por sí sola. Si vendes a consumidores, la información sobre garantías y derechos del comprador se regula en el Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios; revisa el texto vigente o consulta con un profesional cuando tengas dudas.
Editar, imprimir y compartir
Abre el .docx con Word, LibreOffice Writer o Google Docs. Para mantener el aspecto en todas tus fichas, guarda una copia limpia como plantilla (en Word, Guardar como, Plantilla de Word) y crea cada ficha nueva a partir de ella. Para enviarla a clientes o subirla a tu web, expórtala a PDF: así nadie puede modificar los datos y se ve igual en cualquier dispositivo. Nombra cada archivo con la referencia y la versión, por ejemplo ERG-100-NEG_v1.2.pdf.