Factura para enviar en PDF: plantilla Excel lista para exportar

Factura completa con fórmulas y área de impresión ajustada para exportarla a PDF en un clic.

Descargar Excel (.xlsx)

Qué incluye la plantilla

• Hoja “Factura” con 19 filas de contenido
• 6 fórmulas activas (los totales se recalculan al editar)

Contenido del archivo

FACTURA

Empresa Ejemplo, S.L. · Nº: · FAC-2026-021

CIF: B-00000000 · Fecha: · 01/10/2026

Calle Mayor 1, 46001 Valencia · Vencimiento: · 31/10/2026

[email protected] · 600 000 000

FACTURAR A

Cliente de Muestra, S.A.

CIF: A-00000000

Av. del Puerto 22, 46021 Valencia

Descripción · Cantidad · Precio unit. · Importe

Diseño de página web corporativa · 1 · 850

Por qué esta factura se descarga en Excel y no en PDF

Un PDF es cómodo para enviar, pero no para rellenar: cambiar un importe o el número de factura en un PDF es engorroso y fácil de estropear. Por eso esta plantilla se descarga como hoja de Excel (.xlsx): rellenas los datos, las fórmulas calculan los totales y, cuando la factura está lista, la exportas a PDF para enviarla al cliente. Así tienes siempre el original editable en tu equipo y una copia cerrada para el cliente.

El archivo ya viene con el área de impresión ajustada a una sola página, tal como indica la nota que aparece al pie de la hoja, de modo que el PDF sale con la factura completa sin cortes.

Qué incluye la hoja «Factura»

• Cabecera del emisor: nombre de la empresa, CIF, dirección, correo y teléfono (datos de ejemplo).
• Datos del documento: número de factura, fecha y fecha de vencimiento.
• Bloque «FACTURAR A»: nombre, CIF y dirección del cliente.
• Tabla de líneas con descripción, cantidad, precio unitario e importe. El ejemplo trae tres líneas.
• Totales: base imponible, IVA al 21 % y total.
• Pie con la forma de pago (transferencia, IBAN ficticio y concepto) y la instrucción para exportar a PDF.

Estas son las fórmulas que trae el archivo:

Celda	Qué calcula	Fórmula del archivo
Importe de cada línea	Cantidad por precio unitario	=B14*C14 (y equivalentes en las filas 15 y 16)
Base imponible	Suma de los importes	=SUM(E14:E16)
IVA (21%)	Base por 0,21 redondeado a céntimos	=ROUND(E18*0.21,2)
TOTAL	Base más IVA	=E18+E19

Cómo rellenarla y exportarla a PDF

1. Datos del emisor. Sustituye «Empresa Ejemplo, S.L.», el CIF y la dirección por los tuyos. Si eres autónomo, pon tu nombre y apellidos y tu NIF.
2. Número y fechas. Usa una numeración correlativa (el ejemplo usa el formato FAC-2026-021) y la fecha real de expedición. El vencimiento es la fecha límite de pago que acuerdes con el cliente.
3. Datos del cliente. Nombre o razón social, NIF o CIF y dirección completa.
4. Líneas. Escribe la descripción, la cantidad y el precio unitario sin IVA. El importe de cada línea se calcula solo.
5. Revisa el IVA. La celda del IVA multiplica por 0,21. Si tu operación lleva otro tipo o está exenta, cambia el porcentaje en la fórmula y también el texto «IVA (21%)».
6. Forma de pago. Pon tu IBAN real y deja como concepto el número de factura para identificar el cobro.
7. Exporta a PDF. En Excel: Archivo, Exportar, Crear documento PDF/XPS (también vale Archivo, Guardar como, y elegir PDF). En LibreOffice Calc: Archivo, Exportar a PDF. En Google Sheets: Archivo, Descargar, Documento PDF.
8. Comprueba el PDF. Ábrelo antes de enviarlo y verifica que se ve la página entera y que los totales son correctos.

Errores frecuentes

• Añadir líneas fuera del rango de la suma. La base imponible suma E14:E16. Si insertas una cuarta línea debajo, amplía el rango de la fórmula o inserta la fila dentro del rango para que Excel lo ajuste.
• Escribir el precio con IVA incluido. La plantilla calcula el IVA sobre la base; si metes precios con IVA, lo cobrarás dos veces.
• Saltarse números. La numeración debe ser correlativa. Guarda una copia de cada factura emitida antes de reutilizar la hoja.
• Enviar el .xlsx al cliente. Cualquiera puede modificar una hoja de cálculo. Envía el PDF.
• No incluir retención cuando corresponde. Esta plantilla no trae línea de retención de IRPF. Si tu actividad la necesita, usa la plantilla de factura con retención.

Ejemplo con los datos del archivo

La factura de muestra FAC-2026-021 recoge tres conceptos: diseño de página web corporativa (1 × 850 €), mantenimiento mensual de septiembre (1 × 120 €) y horas extra de soporte (3 × 35 € = 105 €). La base imponible resulta 1.075 €, el IVA al 21 % 225,75 € y el total 1.300,75 €. Todos los datos de empresa, cliente e IBAN son ficticios.

Requisitos legales de una factura

El contenido mínimo de una factura completa lo fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Entre otros datos, exige número y, en su caso, serie; fecha de expedición; nombre o razón social, NIF y domicilio de quien emite y de quien recibe; descripción de las operaciones; base imponible, tipo de IVA y cuota. La plantilla trae casillas para todos esos datos, pero eres tú quien debe rellenarlos correctamente. El tipo de IVA que corresponde a cada operación lo determina la Ley 37/1992 del IVA, y la sede de la Agencia Tributaria tiene la información actualizada sobre facturación y sobre los sistemas de facturación informatizados.

Si quieres repasar uno a uno los datos obligatorios, en la guía de datos obligatorios de una factura los tienes explicados, y en cómo calcular el IVA en tus facturas verás el cálculo con más casos. Si te equivocas en una factura ya emitida, no la borres: haz una factura rectificativa. Para llevar el control de todas las que emites, puedes usar la plantilla de libro registro de facturas.

Guardar y archivar

Crea una carpeta por año y guarda cada factura dos veces: el .xlsx con su número en el nombre (por ejemplo, FAC-2026-021.xlsx) y el PDF enviado. Así podrás localizar cualquier factura y regenerar el PDF si lo necesitas.

Plantilla con datos de ejemplo ficticios. Revisa con tu asesoría el tipo de IVA y cualquier mención especial que deba llevar tu factura.

Los datos que verás dentro son de ejemplo y ficticios: sustitúyelos por los tuyos. Descarga gratuita, sin registro.