¿Qué es una plantilla de presupuesto en Excel y para qué sirve?
Respuesta directa: una plantilla de presupuesto en Excel es un archivo con las columnas y fórmulas ya configuradas (datos del cliente, conceptos, cantidad, precio, IVA y total) para que generes un presupuesto profesional en pocos minutos, con los importes calculados automáticamente y sin tener que revisar operación por operación.
Una plantilla presupuesto excel gratis suele incluir los datos del emisor y del cliente, una tabla de conceptos con cantidad y precio unitario, el cálculo de la base imponible, el IVA correspondiente y el total a pagar. Al descargarla solo tienes que sustituir los datos de ejemplo por los tuyos: las fórmulas recalculan el documento entero en el momento en que cambias una cifra, sin que tengas que comprobar cada línea a mano.
Usar Excel para esta tarea tiene dos ventajas frente a un programa cerrado de facturación. La primera es el control: cada fórmula queda visible y puedes comprobar de dónde sale cada cifra. La segunda es la portabilidad: un archivo .xlsx se abre en Excel, en Hojas de cálculo de Google o en LibreOffice Calc sin perder el formato ni las fórmulas principales, así que no dependes de una única aplicación de pago para seguir usando tu plantilla.
¿A quién le sirve una plantilla de presupuesto?
La plantilla resulta útil para autónomos que facturan servicios (diseño, reformas, asesoría, fotografía, clases particulares), para pequeños comercios que venden productos por encargo y para cualquier profesional que necesite formalizar por escrito una oferta antes de empezar un trabajo. También sirve para presupuestar un evento, una obra o una compra conjunta dentro de una comunidad de vecinos o una asociación, aunque en ese caso no tenga efectos fiscales. Si tu actividad está dada de alta y factura con IVA, la misma plantilla te sirve de base para la factura final una vez el cliente acepta el presupuesto: solo cambias el título del documento, la numeración y, si corresponde, añades la retención de IRPF.
Presupuesto, proforma y factura: en qué se diferencian
Los tres documentos se confunden a menudo porque comparten estructura (datos de emisor, conceptos, importes), pero solo uno de ellos tiene validez fiscal plena. Conocer la diferencia evita que trates un presupuesto como si fuera una factura, o al revés.
El presupuesto
El presupuesto es una propuesta económica que el emisor entrega antes de realizar el trabajo. No obliga a ninguna de las partes hasta que el cliente lo acepta, normalmente por escrito, con firma o con un correo de confirmación, y no genera ninguna obligación de declarar IVA ni de registrarlo en los libros contables, porque todavía no existe una operación realizada.
La factura proforma
La factura proforma es un documento intermedio: se parece a una factura en el formato, pero no tiene validez fiscal ni sirve para deducir IVA o justificar un gasto ante Hacienda. Se usa sobre todo en operaciones de comercio internacional, para que el comprador pueda tramitar un pago anticipado, un pedido de importación o una carta de crédito antes de que exista la factura definitiva. Emitir una proforma no genera la obligación de declarar el IVA correspondiente, porque no es una factura real.
La factura
La factura es el único de los tres documentos con validez fiscal. Debe cumplir los requisitos del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): número correlativo, fecha de expedición, datos identificativos completos de emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, y el importe total. Una vez emitida hay que declararla en los modelos correspondientes (IVA e IRPF si eres autónomo) y conservarla, como norma general, durante el plazo de prescripción fiscal de cuatro años.
Si envías una proforma a un cliente y luego olvidas emitir la factura definitiva, la operación queda sin justificante fiscal aunque el cliente ya haya pagado. La proforma nunca sustituye a la factura.
Qué debe incluir siempre un presupuesto (partes de la plantilla)
Independientemente del diseño que elijas, un presupuesto completo necesita estos bloques de información. Si tu plantilla no incluye alguno, añádelo antes de enviarla a un cliente.
Datos del emisor y del cliente
El emisor debe figurar con nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal y datos de contacto. Si compartes una plantilla de ejemplo en público, no uses un NIF/CIF real: sustitúyelo por un valor de prueba como B00000000 y complétalo con tus propios datos antes de enviarlo a un cliente real. Los mismos datos deben figurar del lado del cliente: nombre, NIF/CIF si lo tiene y dirección, para que el presupuesto pueda convertirse en factura sin tener que pedir de nuevo esa información.
Número, fecha y validez
Numera tus presupuestos de forma correlativa (por ejemplo PPTO-2026-001) para poder localizarlos y compararlos con la factura final. Incluye la fecha de emisión y, siempre que puedas, una fecha límite de validez: pasado ese plazo, los precios o la disponibilidad pueden haber cambiado y no estás obligado a mantener la oferta.
Concepto, cantidad, precio e importe
Cada línea debe describir el concepto con claridad, evitando abreviaturas que el cliente no entienda, más la cantidad, el precio unitario sin IVA y el importe resultante de multiplicar ambos. Es la parte que más se beneficia de las fórmulas de Excel, porque cualquier cambio de cantidad o precio recalcula el importe de la línea y el total del documento sin que tengas que tocar nada más.
Base imponible, IVA, total y forma de pago
Debajo del listado de conceptos debe aparecer la suma de todos los importes (base imponible), el tipo de IVA aplicado y la cuota resultante, y el total final que pagará el cliente. Si el presupuesto incluye conceptos con distintos tipos de IVA, conviene desglosar cada tipo por separado en lugar de aplicar un único porcentaje a todo el documento. Añade también la forma de pago prevista (transferencia, anticipo, plazos) y cualquier observación relevante, como plazos de entrega o materiales no incluidos.
Ejemplo de estructura de columnas en la hoja de cálculo
Para que las fórmulas funcionen sin conflictos, conviene fijar una fila de cabecera y no mezclar texto con números en la misma columna. Una estructura habitual, de izquierda a derecha, es: número de línea, descripción del concepto, cantidad, unidad de medida (horas, unidades, m²), precio unitario sin IVA, importe de la línea (cantidad por precio), y una fila final con base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total. Mantener esta misma disposición en todas tus plantillas te permite copiar fórmulas de un presupuesto a otro sin tener que reescribirlas cada vez.
Si vendes por horas en lugar de por unidades, sustituye la columna de cantidad por horas trabajadas y el precio unitario por tu tarifa por hora; la fórmula del importe (cantidad multiplicada por precio) no cambia. Esto hace que la misma plantilla te sirva tanto si facturas un proyecto cerrado como si facturas por tiempo dedicado.
IVA en el presupuesto: tipos aplicables y recargo de equivalencia
En España conviven tres tipos de IVA: el general del 21%, el reducido del 10% y el superreducido del 4%. El tipo que debes aplicar en tu presupuesto depende del producto o servicio, no de quién lo vende.
Los tres tipos de IVA
El tipo general del 21% se aplica a la mayoría de bienes y servicios que no tienen un tipo reducido específico: servicios profesionales, tecnología, moda o reformas generales, entre otros. El tipo reducido del 10% afecta a bienes como determinados alimentos, transporte de viajeros, hostelería o algunas reformas de vivienda. El tipo superreducido del 4% se reserva a productos considerados de primera necesidad: pan, leche, frutas y verduras frescas, libros, periódicos y medicamentos, entre otros.
| Tipo de IVA | Porcentaje | Ejemplos habituales |
|---|---|---|
| General | 21% | Servicios profesionales, tecnología, moda, reformas generales |
| Reducido | 10% | Hostelería, transporte de viajeros, algunas reformas de vivienda |
| Superreducido | 4% | Alimentos básicos, libros, prensa, medicamentos |
Recargo de equivalencia: cuándo se aplica
El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas (personas físicas o comunidades de bienes) que venden al consumidor final sin transformar los productos. Si tu presupuesto lo emite un comercio en recargo de equivalencia, el proveedor te repercute el IVA normal más un recargo adicional, y no tienes que presentar autoliquidaciones de IVA por esas ventas. Los porcentajes de recargo son del 5,2% para el tipo general, 1,4% para el reducido y 0,5% para el superreducido, con un 1,75% específico para el tabaco.
| Tipo de IVA | Recargo de equivalencia |
|---|---|
| General (21%) | 5,2% |
| Reducido (10%) | 1,4% |
| Superreducido (4%) | 0,5% |
Si no sabes si tu actividad está en recargo de equivalencia, revísalo con tu gestor antes de configurar la plantilla: aplicar el régimen equivocado en un presupuesto que luego se convierte en factura puede obligarte a rectificarla.
Cómo elegir el tipo de IVA correcto para tu servicio
El tipo de IVA depende de la naturaleza del bien o servicio, no de tu criterio ni del de tu cliente. Si tienes dudas sobre qué tipo corresponde a una actividad concreta, revisa la Ley del IVA (Ley 37/1992) y su desarrollo reglamentario, o consulta directamente con tu asesor fiscal antes de emitir el presupuesto: aplicar un tipo reducido a algo que no lo tiene puede obligarte después a repercutir la diferencia al cliente, con el conflicto que eso genera si el presupuesto ya estaba aceptado.
Una plantilla con la celda de tipo de IVA separada del resto de la fórmula te permite corregir este tipo de error en segundos: cambias el porcentaje en una sola celda y el documento entero se recalcula, en lugar de tener que revisar línea por línea.
Retención de IRPF en presupuestos y facturas de autónomos
Si eres autónomo y prestas servicios profesionales (no ventas de productos) a otra empresa o profesional, tu presupuesto y tu factura deben incluir una retención de IRPF que el cliente te descuenta del pago y luego ingresa en Hacienda a cuenta de tu declaración de la renta.
Retención general del 15%
El tipo general de retención para actividades profesionales es del 15% sobre la base imponible, sin contar el IVA. Se resta del total a cobrar, no se suma: el cliente te paga el importe con IVA menos esa retención, y tú declaras esa cantidad retenida como pago a cuenta en tu IRPF.
Retención reducida del 7% para nuevos autónomos
Si te acabas de dar de alta como autónomo, puedes aplicar una retención reducida del 7% durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes, siempre que no hubieras ejercido una actividad profesional en el año anterior al alta. Para aplicarla tienes que indicarlo expresamente en el documento, con una nota del tipo "Retención de IRPF reducida según artículo 101.5 de la Ley del IRPF".
| Situación | Retención aplicable |
|---|---|
| Autónomo con más de 3 periodos impositivos de actividad | 15% |
| Nuevo autónomo (año de alta + los dos siguientes) | 7% |
| Venta de bienes sin actividad profesional (comercio minorista) | No aplica retención |
La retención de IRPF no aparece en un presupuesto entre particulares ni cuando el cliente es un consumidor final: solo se aplica cuando el pagador es otro profesional o una empresa y el servicio prestado es de naturaleza profesional. Consulta siempre con tu asesor fiscal si tienes dudas sobre tu caso concreto, porque hay actividades y regímenes con particularidades que no cubre esta guía general.
Fórmulas de Excel imprescindibles en tu plantilla de presupuesto
Una plantilla bien montada no depende de que hagas bien las cuentas a mano: depende de que las fórmulas estén bien puestas una vez y funcionen siempre igual. Estas son las que más usarás.
SUMA para totalizar la columna de importes
La función =SUMA(D5:D20) te da la base imponible sumando todas las líneas de conceptos. Si tu plantilla filtra u oculta filas (por ejemplo, para descartar un concepto sin borrarlo), usa =SUBTOTAL(9;D5:D20) en su lugar, porque ignora las filas ocultas por un filtro y evita que el total quede descuadrado.
Cálculo automático del IVA y del total
Para calcular la cuota de IVA a partir de la base imponible, usa una fórmula que multiplique el total por el tipo aplicable en una celda aparte, por ejemplo =E20*$H$2, donde H2 contiene el 21%, el 10% o el 4% según el caso. El total con IVA se calcula sumando ambas cifras: =E20+F20. Poner el tipo de IVA en una celda independiente, en lugar de escribirlo dentro de la fórmula, te permite cambiarlo para todo el documento sin tener que editar cada línea.
REDONDEAR para evitar descuadres de céntimos
Cuando trabajas con precios que tienen varios decimales o aplicas descuentos porcentuales, es fácil que el total mostrado no coincida con la suma exacta de las líneas por un problema de redondeo interno. La función =REDONDEAR(F20;2) fuerza el resultado a dos decimales de forma explícita y evita ese descuadre visual, sobre todo si luego imprimes el documento en PDF.
Validación de datos para desplegables de IVA y conceptos
En Datos > Validación de datos > Lista puedes crear un desplegable que solo permita elegir entre los tipos de IVA válidos (21%, 10%, 4%) en la columna correspondiente, o entre una lista cerrada de conceptos habituales de tu negocio. Esto reduce errores de escritura y hace que la plantilla sea más rápida de rellenar para cualquiera que la use, no solo para quien la diseñó.
Formato condicional para avisos de validez
Puedes resaltar en rojo la fecha de validez cuando ya haya pasado, con una regla de formato condicional basada en la fórmula =HOY()>$B$3, donde B3 contiene la fecha límite. Así, si reabres un presupuesto antiguo para reenviarlo, ves de un vistazo que necesita actualizar precios y fecha antes de mandarlo.
BUSCARV o BUSCARX para tarifarios con muchos conceptos
Si trabajas con un catálogo largo de servicios o productos, en lugar de escribir el precio a mano en cada presupuesto puedes mantener una hoja aparte con tu tarifario completo y usar =BUSCARV(A5;Tarifario!$A$2:$C$100;3;FALSO) (o =BUSCARX(A5;Tarifario!A2:A100;Tarifario!C2:C100) en versiones más recientes de Excel) para que el precio se rellene solo al escribir el nombre del concepto. Esto evita que dos presupuestos distintos lleven precios diferentes para el mismo servicio por un simple error de transcripción.
Cómo aplicar descuentos sin romper el resto de fórmulas
Si ofreces un descuento puntual, añade una columna aparte para el porcentaje de descuento en lugar de restar la cantidad a mano sobre el precio original. Con una fórmula como =E20*(1-G20), donde G20 contiene el porcentaje de descuento (por ejemplo 10%), el importe final se recalcula solo y conservas visible el precio de tarifa original, algo útil si el cliente pregunta más adelante cuánto se le descontó exactamente.
Para descuentos que dependen de una condición, por ejemplo solo a partir de una cantidad mínima, puedes combinarlo con la función =SI(C20>=10;0.1;0), que aplica un 10% de descuento únicamente si la cantidad de esa línea es igual o superior a 10 unidades, y deja el descuento en cero en caso contrario.
Cómo descargar, personalizar y usar la plantilla paso a paso
Descargar una plantilla presupuesto excel gratis es un proceso sencillo, pero conviene seguir un orden para no enviar al cliente un documento a medio personalizar.
Paso 1: descarga y abre el archivo
Guarda el archivo en una carpeta identificable (por ejemplo, "Presupuestos 2026") y ábrelo con Microsoft Excel, Hojas de cálculo de Google o LibreOffice Calc. Antes de tocar nada, haz una copia con el nombre de tu empresa como plantilla base, para no perder el original si algo se rompe.
Paso 2: sustituye los datos de ejemplo
Cambia el logo, el nombre, el NIF/CIF y los datos de contacto del emisor. Revisa también los conceptos de ejemplo: si la plantilla trae líneas como "Servicio 1" o "Producto A", sustitúyelas por tu catálogo real de servicios o productos con sus precios actualizados.
Paso 3: revisa las fórmulas antes de enviarlo
Cambia una cantidad o un precio de prueba y comprueba que el importe de la línea, la base imponible, el IVA y el total se actualizan solos. Si alguna celda no se mueve, es que la fórmula se ha roto o se ha sobrescrito por un valor fijo; corrígelo antes de enviar el documento a un cliente real.
Errores que debes evitar
Los fallos más habituales al montar un presupuesto en Excel son: no indicar una fecha de validez, mezclar varios tipos de IVA sin desglosarlos por separado, dejar sin numerar el documento, redondear a mano en lugar de con fórmula, y olvidar actualizar el NIF/CIF de ejemplo antes de enviarlo. Cualquiera de ellos es fácil de corregir revisando la plantilla una sola vez con calma antes de reutilizarla con distintos clientes.
Cómo guardar y enviar el presupuesto: Excel o PDF
Guarda siempre una copia editable en formato .xlsx para tu propio archivo, y envía al cliente una copia en PDF (Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS en Excel). El PDF evita que el cliente modifique por error una celda con fórmula y garantiza que el documento se vea igual en cualquier dispositivo, sin depender de que tenga Excel instalado. Nombra el archivo de forma clara, por ejemplo Presupuesto_2026_NombreCliente_v1.pdf, para localizarlo después si hay que revisarlo o reenviarlo con cambios.
Si trabajas con materiales además de mano de obra, separa ambos conceptos en líneas distintas dentro del presupuesto, aunque el tipo de IVA sea el mismo para los dos. Esto te permite explicar al cliente qué parte del importe corresponde a materiales y cuál a trabajo, algo que suele reducir las dudas cuando el presupuesto es más alto de lo que esperaba, y te facilita ajustar solo una de las dos partidas si el cliente pide reducir el presupuesto sin renunciar a la calidad del trabajo.
Antes de enviar el presupuesto, ábrelo como si fueras el cliente: revisa que los totales cuadren, que no queden celdas con datos de ejemplo sin sustituir y que el nombre del archivo no lleve información de otro cliente.
Validez, condiciones de pago y qué pasa si el cliente no responde
Plazo de validez
No existe un plazo mínimo o máximo fijado por ley para la validez de un presupuesto: lo marca el propio documento. Si no indicas nada, se entiende que la oferta es válida por un tiempo razonable según el sector, lo que puede dar lugar a interpretaciones distintas entre tú y el cliente. Por eso conviene escribir siempre una fecha límite explícita, habitualmente entre 15 y 30 días, para que ambas partes sepan a qué atenerse.
Condiciones de pago
Muchos profesionales piden un anticipo antes de empezar el trabajo, aunque no existe un porcentaje fijado por ley: lo importante es dejarlo por escrito en el propio presupuesto, junto con el resto de condiciones (plazos de entrega, forma de pago del resto del importe, y qué ocurre si el cliente cancela después de haber empezado el trabajo).
El presupuesto aceptado no es un contrato firmado, pero genera compromiso
Cuando el cliente acepta un presupuesto por escrito, incluido un correo electrónico, ese documento puede usarse como prueba de que hubo acuerdo sobre precio y condiciones, aunque no sea formalmente un contrato. Para trabajos de importe elevado o con implicaciones legales concretas, no te bases solo en esta guía general: consulta con un gestor o abogado para redactar unas condiciones adaptadas a tu caso.
Qué hacer si el cliente pide cambios en el presupuesto ya enviado
Si el cliente pide quitar o añadir conceptos después de recibir el presupuesto, no edites el mismo archivo sobre la marcha: guarda una nueva versión numerada (v2, v3) para conservar el histórico de lo que se ofreció en cada momento. Esto te protege si más adelante hay una discrepancia sobre qué se acordó exactamente, y te permite comparar de un vistazo qué cambió entre una versión y otra antes de que el cliente acepte la definitiva.
Preguntas frecuentes sobre plantilla presupuesto excel gratis
¿Dónde puedo descargar una plantilla presupuesto excel gratis?
En este artículo tienes la estructura completa para montarla en Excel, Hojas de cálculo de Google o LibreOffice Calc: columnas, fórmulas de cálculo automático de IVA y ejemplos de cada bloque de datos.
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?
El presupuesto es una propuesta previa sin validez fiscal. La proforma se parece a una factura pero tampoco tiene validez fiscal ni sirve para deducir IVA; se usa sobre todo en comercio internacional. Solo la factura definitiva tiene efectos fiscales.
¿Tengo que aplicar IVA en un presupuesto?
Sí, si la operación está sujeta a IVA debes reflejar el tipo aplicable (21%, 10% o 4%) y la cuota resultante en el propio presupuesto, igual que harás después en la factura.
¿Cuánto IRPF debo retener si soy autónomo?
Los profesionales autónomos aplican con carácter general una retención del 15%. Los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes.
¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto?
No hay un plazo fijado por ley: lo marca el propio documento. Si no indicas una fecha de validez, conviene añadir una, habitualmente entre 15 y 30 días, para evitar disputas si el cliente lo acepta mucho después.
¿Un presupuesto aceptado por email tiene validez?
La aceptación por escrito, incluido un correo electrónico, sirve como prueba de conformidad. Para cuestiones con implicaciones legales o de importe elevado, conviene formalizarlo con firma y consultar con un profesional.
¿Puedo convertir mi presupuesto en factura directamente en Excel?
Sí: si la plantilla comparte estructura, basta con cambiar el título del documento, asignarle numeración de factura y, si aplica, añadir la retención de IRPF que no lleva el presupuesto.
¿Qué pasa si me equivoco al calcular el IVA en un presupuesto?
Al no tener validez fiscal, un error en el presupuesto no genera obligación de rectificación ante Hacienda, pero sí conviene corregirlo y reenviarlo antes de que el cliente lo acepte, para evitar reclamaciones.
¿Necesito el NIF/CIF del cliente para hacer un presupuesto?
No es obligatorio en el presupuesto, pero sí lo necesitarás para emitir la factura después, así que pedirlo desde el principio evita retrasos.
¿Sirve la misma plantilla para particulares y empresas?
Sí, la estructura de conceptos, IVA y total es la misma. La diferencia está en la retención de IRPF, que solo se aplica cuando el cliente es otro profesional o empresa y el servicio es de naturaleza profesional.
¿Debo enviar el presupuesto en Excel o en PDF?
Guarda el original en Excel para tu archivo y envía al cliente una copia en PDF: evita que se modifique una fórmula por error y se ve igual en cualquier dispositivo, tenga o no Excel instalado.
¿Qué hago si el cliente pide una rebaja después de aceptar el presupuesto?
Trátalo como una nueva versión del documento, numerada aparte (v2, v3), en lugar de editar el archivo ya aceptado. Así conservas constancia de las condiciones originales y de los cambios acordados después.
Conclusión: da el primer paso hacia un presupuesto bien montado
Una plantilla presupuesto excel gratis bien construida te ahorra tiempo en cada operación y reduce los errores de cálculo que generan disputas con clientes: cantidad, precio, IVA, retención de IRPF cuando corresponde, y un total que siempre cuadra. Lo importante no es la plantilla en sí, sino que entiendas qué hace cada fórmula y qué datos legales tienes que revisar antes de enviarla.
Empieza por montar la estructura básica (datos, conceptos, IVA y total), añade las fórmulas de cálculo automático y guarda una copia limpia como base para reutilizar con cada cliente nuevo. Si tu actividad tiene particularidades fiscales que no cubre esta guía general, consulta con un gestor antes de enviar tu primer presupuesto con IVA o retención de IRPF.