Plantillas para hacer facturas en 2026: la guía honesta para autónomos y pymes en España

Hace seis años conocí a una autónoma de Sevilla que llevaba siete años facturando con una plantilla de Word que se había bajado de un blog cualquiera. Le faltaba el recargo de equivalencia, no tenía claro el desglose del IRPF, y un día Hacienda le abrió una inspección. Le costó cuatro mil euros de sanción y muchísimos dolores de cabeza. Si tú estás buscando una plantilla para hacer facturas, déjame contarte lo que aprendí ayudándola a salir de ese lío: las plantillas funcionan, pero solo si están bien hechas. Vamos a hacerlas bien.

"Una factura mal hecha no es un papel mal redactado. Es una puerta abierta a Hacienda. Y a Hacienda nunca le invitas a entrar por gusto." — Mi asesor fiscal cuando le pregunté si podía seguir facturando "como toda la vida". Me dejó callado.

Lo que vas a aprender en esta guía

• Los requisitos legales obligatorios de una factura en España en 2026
• Diferencias entre factura ordinaria, simplificada, rectificativa y recapitulativa
• Plantillas en Word, Excel, Google Docs y PDF: cuál te conviene
• Tabla comparativa con software y plantillas más usados
• La factura electrónica obligatoria que llega en 2026 y cómo prepararte
• Errores típicos que pueden costarte multas (yo los he visto todos)
• FAQ con las dudas más comunes que recibo cada semana

Lo que una factura DEBE tener en España (2026)

Vamos al hueso. La normativa española (Reglamento de Facturación, Real Decreto 1619/2012) lleva años clara, pero en 2026 hay actualizaciones importantes con la entrada en vigor progresiva de la factura electrónica. Una factura, sea en papel o digital, tiene que llevar siempre estos elementos:

• Número y serie: correlativo, sin saltos, identificable
• Fecha de emisión: y, si es distinta, fecha de operación
• Datos del emisor: nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal completo
• Datos del receptor: nombre o razón social, NIF, domicilio
• Descripción de los productos o servicios: detallada, no genérica
• Base imponible: antes de impuestos
• Tipo de IVA aplicado y cuota correspondiente (21%, 10%, 4% o exento)
• Retención IRPF si aplica (típicamente 15% para autónomos profesionales, 7% en primer año y reducidos)
• Total a pagar: con el desglose final

Si falta alguno de estos campos, tu factura es defectuosa. Y una factura defectuosa, si tu cliente la deduce, puede generar problemas para ambos. Y si Hacienda te hace una inspección, te van a clavar.

Casos especiales que hay que conocer

• Recargo de equivalencia: autónomos en este régimen deben indicarlo expresamente
• Inversión del sujeto pasivo: en operaciones intracomunitarias o ciertos sectores
• Operación exenta de IVA: indicar artículo y motivo
• Factura rectificativa: referencia a la factura original que rectifica

Tipos de facturas: cuál usar en cada caso

Factura ordinaria (completa)

La estándar. La que emites a empresas, profesionales, o cuando el importe supera los cuatrocientos euros (o doscientos cincuenta euros en operaciones a particulares). Lleva todos los datos completos del emisor y del receptor.

Factura simplificada (antes ticket)

Permitida hasta cuatrocientos euros entre profesionales y empresas, o hasta tres mil euros en operaciones B2C (hostelería, peluquerías, taxis, transporte). No requiere datos completos del cliente, pero sí emisor, fecha y desglose básico.

Factura rectificativa

Para corregir errores en una factura ya emitida (error en precio, devolución, cambio de cliente). Tiene que hacer referencia a la factura original e indicar el concepto de la rectificación.

Factura recapitulativa

Permite agrupar varias operaciones del mismo mes a un mismo cliente en una sola factura. Útil para clientes habituales con muchas operaciones pequeñas.

"En España, hacer una factura simplificada cuando deberías hacer una ordinaria es como conducir sin papeles. Mientras no te paran no pasa nada. Cuando te paran, pasa todo." — Lo que le explicaba a un cliente cuyo taller emitía simplificadas a empresas. Lo cogió Hacienda en 2024.

Plantillas en Word, Excel, Google Docs o PDF: cuál te conviene

Word: la opción más extendida pero limitada

Ventajas: la usa todo el mundo, fácil de personalizar visualmente, se puede convertir a PDF.

Desventajas: no calcula nada. Si te equivocas con el IVA o el IRPF, lo va a poner mal y tú no te vas a dar cuenta. Y la numeración correlativa la tienes que llevar manualmente. Es la receta perfecta para meter la pata.

Recomendación: usa Word solo si facturas muy poco (cinco o menos facturas al mes) y siempre revisa cálculos a mano.

Excel u hoja de cálculo: el equilibrio razonable

Aquí ganas mucho. Una buena plantilla en Excel calcula IVA, IRPF y total automáticamente. Lleva un registro paralelo de facturas emitidas. Permite filtrar por cliente o por mes. Y la conviertes a PDF cuando vas a enviarla.

Recomendación: si facturas entre cinco y treinta facturas al mes, una buena plantilla Excel con fórmulas bien hechas es la opción equilibrada. Cero coste, control total.

Google Docs y Google Sheets: la opción colaborativa

Igual que Word/Excel pero en la nube. Ventaja: accesible desde cualquier dispositivo, fácil de compartir con tu asesor fiscal. Desventaja: necesitas conexión a internet para trabajar.

Recomendación: ideal para autónomos en movimiento o pymes con varias personas que pueden generar facturas.

PDF rellenable: para los que odian editar

Una plantilla PDF con campos rellenables. Rellenas y guardas. No calcula tan bien como Excel pero es más bonito que Word.

Recomendación: útil si lo que más te importa es la presentación visual y facturas son cosa de tres o cuatro al mes.

Software de facturación específico

Aquí entramos en producto. FacturaScripts, Anfix, Holded, Quipu, Contasimple, Cuéntica... Son herramientas que automatizan toda la facturación, llevan los libros, conectan con tu banco y, en muchos casos, presentan tus impuestos.

Recomendación: si facturas más de quince o veinte al mes, o si tienes IVA trimestral complicado, deja de pelearte con plantillas y pásate a software. Los buenos cuestan entre ciento veinte y trescientos sesenta euros al año. Te ahorran horas y errores.

Tabla comparativa: opciones para emitir facturas en 2026

La factura electrónica obligatoria: cómo cambia todo en 2026

Aquí viene la novedad importante que muchos autónomos todavía no tienen en el radar. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) obliga a que la factura electrónica B2B sea obligatoria. El calendario aprobado:

• Empresas con facturación superior a ocho millones de euros: ya obligadas desde 2024
• Resto de empresas y autónomos: obligación plena a lo largo de 2026, con periodo de adaptación según tamaño

Esto significa que tu factura tradicional en PDF deja de servir para operaciones B2B. Tienes que emitir en un formato estructurado (Facturae XML o equivalente UBL) que se pueda procesar automáticamente. La buena noticia: casi todo el software de facturación moderno ya lo soporta. La mala: si sigues con plantilla Word, vas a tener que cambiar de método.

Mi recomendación clara para 2026

Si eres autónomo o pyme y todavía estás con plantilla, dale ya. Tienes meses para adaptarte. Pero cuanto antes lo hagas, menos prisas y menos errores. Y si vas a cambiar, hazlo a software que ya cumpla con Facturae nativo, no a algo que tengas que migrar el año que viene.

Errores típicos al hacer facturas (los he visto todos)

Saltarte numeración o duplicar números

Cada serie de facturas tiene que ser correlativa. Si pasas de la 45 a la 47, Hacienda asume que hay una 46 que has hecho desaparecer. Si emites dos facturas con el mismo número (cosa más habitual de lo que crees), tienes un problema gordo. La numeración manual es la receta para meter la pata. Por eso recomiendo software que lleve el contador.

Olvidar el IRPF en facturas a empresas

Si eres autónomo profesional (no actividad empresarial) y tu cliente es una empresa o autónomo, le tienes que aplicar retención del IRPF. Quince por ciento general, siete por ciento durante el primer año o reducido. Lo que recibes es el importe MENOS esa retención. Si te olvidas de ponerlo, estás creando un problema.

Equivocarse con el tipo de IVA

Veintiuno por ciento, diez por ciento, cuatro por ciento, exento, no sujeto. Cada actividad tiene un tipo aplicable. Y a veces dentro de una misma factura tienes que aplicar tipos distintos a distintos productos. Si tienes dudas, pregunta a tu asesor antes de emitir. Rectificar es un coñazo.

Descripciones genéricas como "trabajo realizado"

Hacienda quiere saber qué has hecho. "Servicios de consultoría" no vale. Tiene que ser "Consultoría estratégica - sesiones de tres horas - mes de marzo de 2026, ocho horas totales". El detalle te protege.

Facturar IVA cuando estás exento

Si eres médico, abogado de oficio en ciertos casos, profesor particular en algunas categorías, formador en áreas concretas... puedes estar exento de IVA. Cobrar IVA cuando no debes es un lío. Y no cobrarlo cuando debes, también.

No conservar las facturas emitidas

Obligación legal: cuatro años (algunos sectores seis). En papel o digital, con copias de seguridad. Si pierdes facturas, Hacienda puede sancionarte solo por eso.

Cómo crear tu plantilla Excel de facturas paso a paso

Te lo doy resumido por si quieres montar la tuya propia gratis:

Paso uno: estructura básica

Cabecera con tus datos fiscales (nombre, NIF, domicilio, IBAN). Sección de datos del cliente. Tabla central con columnas: descripción, cantidad, precio unitario, subtotal. Pie con base imponible, IVA, IRPF y total.

Paso dos: las fórmulas clave

• Subtotal por línea: =B2*C2 (cantidad por precio)
• Base imponible: =SUMA(de subtotales)
• IVA: =Base*0,21 (o el tipo que aplique)
• IRPF (si aplica): =Base*0,15 (con signo negativo)
• Total: =Base+IVA-IRPF

Paso tres: numeración y registro

Crea una segunda pestaña "Registro" con todas las facturas emitidas, fecha, cliente y total. Te servirá luego para tu IVA trimestral.

Paso cuatro: convertir a PDF

Antes de enviar, exporta como PDF. La factura final tiene que ser estable, no editable. Excel a PDF es trámite de un clic.

Paso cinco: copia de seguridad

Guarda en la nube (Drive, OneDrive, Dropbox). Si tu disco duro falla y pierdes las facturas, tienes un problema serio con Hacienda. Doble copia siempre.

Preguntas frecuentes sobre plantillas para hacer facturas

¿Es legal facturar con una plantilla de Word o Excel?

Sí, mientras la factura cumpla todos los requisitos legales (los nueve elementos obligatorios que te he listado al principio). El formato es libre. Lo que no es legal es emitir facturas que falten datos obligatorios. Y mucho ojo con la entrada de la factura electrónica obligatoria en 2026 para operaciones B2B.

¿Tengo que llevar numeración correlativa única o por serie?

Puedes tener varias series (por tipo de cliente, por sucursal, por año). Pero dentro de cada serie, la numeración tiene que ser correlativa, sin saltos. Lo normal en un autónomo pequeño es tener una sola serie con prefijo del año, por ejemplo 2026/001, 2026/002...

¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura desde la prestación del servicio?

En operaciones B2B, el último día del mes siguiente al de la operación. En B2C, normalmente en el momento. Si retrasas mucho, complicas tu propio control y el del cliente.

¿Puedo modificar una factura ya emitida?

No directamente. Tienes que emitir una factura rectificativa que haga referencia a la original. Si es solo un error menor (typo en la dirección, por ejemplo) y todavía no la has registrado en impuestos, puedes regenerar con el mismo número antes de presentarla. Si ya está en libros, rectificativa siempre.

¿Las facturas en papel siguen siendo válidas en 2026?

Para B2C, sí. Para B2B, conforme entre en vigor plenamente la factura electrónica obligatoria, no. Tienes que emitir en formato estructurado electrónico. Por eso conviene pasarse a software antes que tarde.

¿Qué hago si mi cliente me dice que no quiere factura?

Tu obligación legal como emisor es emitirla siempre que se haga una operación sujeta. Si tu cliente "no quiere factura", el que se expone eres tú. Emítela igualmente y, si es un particular, guárdala. Si es una empresa, mándasela aunque te diga que no la necesita.

¿Las plantillas gratuitas de internet son fiables?

A veces sí, a veces son una mina. He visto plantillas circulando por internet que se saltan campos obligatorios, no aplican IRPF correctamente o tienen fórmulas mal hechas. Mejor empezar de cero con los nueve campos legales y construir tú la plantilla, o partir de una de fuente fiable (web de Hacienda, asesorías reconocidas).

¿Necesito firma electrónica para emitir facturas?

Para facturas en papel, no. Para facturas electrónicas en formato Facturae con valor probatorio pleno, sí (firma electrónica reconocida o sello electrónico). En la práctica, los software de facturación gestionan esto por ti.

¿Qué pasa si Hacienda me detecta una factura mal hecha?

Depende del error. Errores formales menores: sanción entre cien y trescientos euros por factura. Errores graves (numeración duplicada, IVA incorrecto, factura ficticia): sanciones mucho mayores y posible inspección completa de tu actividad. Por eso vale la pena hacerlo bien desde el principio.

¿Conviene contratar un software de facturación si soy autónomo recién empezado?

Si vas a facturar más de cinco al mes, mi recomendación es sí. La diferencia entre pagar quince euros al mes y ahorrarte una sanción de mil quinientos es matemática simple. Además, los buenos software incluyen presentación de modelos a Hacienda. Time saver.

Mi recomendación honesta para 2026

Si tienes que emitir facturas en España, hazlo bien desde el primer día. Te voy a contar lo que yo haría según tu situación:

• Autónomo que empieza, facturas esporádicas (menos de cinco al mes): empieza con una plantilla Excel sólida que tú mismo o tu asesor te ayude a montar. Coste cero, control total.
• Autónomo establecido, entre cinco y veinte facturas al mes: dale el salto a software de facturación. Contasimple, Quipu o Anfix son opciones serias por menos de veinte euros al mes.
• Pyme con varios empleados o varios servicios: Holded, Anfix o software ERP ligero. Aquí pagas más (treinta a ochenta euros al mes) pero integras facturación, contabilidad, cobros y gastos.
• Si trabajas mucho con empresas grandes: dale el salto a software con Facturae nativo y certificado. La factura electrónica obligatoria va a llegar a todos en 2026, mejor estar preparado.

El sevillano del principio (sí, te lo cuento yo, el de la sanción de cuatro mil euros) hoy factura con software, lleva sus libros automáticamente y duerme mucho mejor. Eso es lo que quiero para ti. Que dejes de pelearte con plantillas mal hechas y empieces a centrarte en tu negocio, que es para lo que de verdad estás aquí.

Mi acción concreta para ti hoy: si todavía facturas con Word o con una plantilla cualquiera que te bajaste, dedica esta semana a montar una plantilla Excel buena (te llevará dos horas con paciencia) o a contratar un software gratuito de prueba durante un mes. Las opciones existen, son baratas y te van a quitar un dolor de cabeza enorme. La factura electrónica obligatoria llega en 2026 quieras o no. Mejor llegar tú a ella que dejar que te pille en pleno año fiscal.

Plantillas específicas por sector: lo que necesitas según tu actividad

No todas las facturas son iguales. Según el sector en el que trabajes, hay datos adicionales, particularidades fiscales y formatos que necesitas dominar. Te paso un repaso por los principales.

Profesionales liberales (abogados, consultores, arquitectos, diseñadores)

Aquí lo importante es la descripción detallada del servicio prestado, las horas si facturas por tiempo, y la retención del IRPF. La retención general es del quince por ciento, pero los profesionales en su primer año de actividad pueden aplicar el siete por ciento. Recuerda que la retención la descuenta tu cliente y la ingresa él en Hacienda. Tú la declaras en tu IRPF anual.

Datos extra recomendados:

• Número de horas facturadas y tarifa horaria
• Periodo o proyecto al que corresponde el trabajo
• Mención de los entregables incluidos
• Forma de pago y plazo

Comercios minoristas (tiendas, ecommerce)

Tickets simplificados para venta directa, facturas ordinarias cuando el cliente las pide o supera los límites. Atención al régimen del recargo de equivalencia: si estás en él (la mayoría de minoristas autónomos), tienes que indicarlo en cada factura recibida, y NO repercutes IVA en las que emites (porque tu proveedor te lo ha cargado con el recargo).

Hostelería y restauración

Tickets simplificados son la norma. Pero ojo: para empresas que vienen a comer con sus clientes y luego se lo desgravan, necesitas factura completa. Si el local no la sabe hacer, perderás clientes. Programar el sistema TPV con factura completa con datos del cliente es fundamental en 2026.

Construcción y reformas

Aquí la inversión del sujeto pasivo es protagonista. En obras y reformas a empresas, el IVA lo declara el cliente (no tú). Tu factura no lleva IVA pero sí debe mencionar expresamente "operación con inversión del sujeto pasivo según artículo 84.Uno.2º.f Ley IVA". Si no lo pones, tu cliente puede tener problemas.

Transportistas y autónomos del transporte

Recuerda que en operaciones intracomunitarias también aplica inversión del sujeto pasivo. Necesitas estar dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y obtener tu NIF-IVA con prefijo ES.

Formadores y profesores particulares

Aquí hay exenciones. La formación reglada está exenta de IVA. La no reglada (clases particulares, cursos privados) depende del tipo. Y ojo, hay casos donde estás exento del IVA pero NO del IRPF. Revísalo con un asesor en tu primer año.

Profesionales sanitarios

Médicos, fisioterapeutas, psicólogos y otros profesionales sanitarios prestan servicios exentos de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA. En la factura tienes que mencionar el motivo de la exención. Cuidado con servicios mixtos: si haces consultoría no sanitaria mezclada, eso sí lleva IVA.

Software de facturación: análisis detallado de las opciones más usadas

Contasimple

Ideal para autónomos que empiezan. Versión gratuita muy completa, versión de pago desde diez euros mes. Limpieza, fácil de aprender, incluye libros contables. Lo recomiendo a primer autónomo sin asesoría externa.

Pros: precio bajo, curva de aprendizaje suave, atención al cliente decente.

Contras: escalabilidad limitada si tu negocio crece a pyme.

Quipu

Mi favorito para autónomos en pleno crecimiento. Tres planes (entre quince y treinta y cinco euros mensuales). Conecta con bancos, captura facturas de proveedor por foto, integra con asesorías.

Pros: ergonomía moderna, automatización potente, app móvil sólida.

Contras: precio sube si tienes mucho volumen.

Holded

Software ERP completo. Va más allá de facturación: CRM, gestión de proyectos, inventario, recursos humanos. Para pymes que necesitan integrar todo. Coste entre treinta y noventa euros al mes.

Pros: visión 360 de tu negocio, escalable a equipos grandes.

Contras: curva de aprendizaje pronunciada, posiblemente excesivo para autónomo solo.

Anfix

Muy potente, especialmente conectado con asesorías fiscales. Si trabajas con asesor, mira si éste ya usa Anfix porque la integración se simplifica mucho.

Pros: trabajo conjunto con asesoría sin fricción, facturación electrónica completa.

Contras: interfaz menos moderna que Quipu.

FacturaScripts

Open source. Si tienes algo de habilidad técnica o conoces a un desarrollador, es la opción de coste cero más potente. Lo instalas en tu propio servidor o en un VPS.

Pros: coste cero de licencia, control total de tus datos, ampliable.

Contras: requiere conocimientos técnicos para instalación y mantenimiento.

Cuéntica

Una opción interesante para autónomos que quieren además gestoría online. Precio mensual incluye contabilidad y presentación de impuestos por un asesor.

Pros: dos en uno: software + gestoría.

Contras: dependes de la calidad del asesor asignado.

Numeración y series: cómo organizar bien tu facturación

Una de las cosas que más liantes son al principio es la numeración. Te paso cómo lo organizo yo y muchos profesionales que conozco:

Sistema simple para autónomo nuevo

Una sola serie con prefijo de año:

• 2026/001
• 2026/002
• 2026/003

Cada año empiezas la numeración. Sencillo, claro, fácil de mantener.

Sistema con series múltiples

Útil si tienes tipos muy distintos de clientes o servicios:

• Serie A: clientes españoles (A-2026/001)
• Serie B: clientes intracomunitarios (B-2026/001)
• Serie F: facturas rectificativas (F-2026/001)

Más control pero más complicación. Solo si tu volumen lo justifica.

Lo que NO puedes hacer

• Saltarte números: si hay 2026/045 y luego 2026/047, Hacienda asume que hay una 046 escondida
• Repetir números en la misma serie
• Cambiar de sistema a mitad de ejercicio sin documentarlo formalmente
• Eliminar facturas emitidas (si te equivocas, anula con rectificativa, no borres)

Cómo gestionar el cobro de tus facturas

Una factura emitida no es una factura cobrada. En España la media de pago a autónomos sigue siendo en torno a setenta días en 2026, y esto es uno de los grandes problemas del trabajador por cuenta propia. Te paso lo que yo hago para no ir colgada del calendario de mis clientes.

Plazo claro en factura

"Plazo de pago: treinta días desde fecha de emisión". Sin más historias. Lo pongo siempre en el pie de la factura. Si te lo saltan, tienes base legal para reclamar.

Calendario propio de cobros

Una hoja Excel con todas las facturas emitidas, fecha de emisión, fecha de cobro prevista (treinta días después) y estado (cobrada/pendiente). Revísala cada lunes. Si una factura está pendiente al día treinta y uno, ese mismo día mandas mensaje.

Recordatorios automáticos

Los software de facturación serios envían recordatorios automáticos al cliente al día veintiocho, treinta y cinco y cuarenta y cinco. Funciona mejor de lo que parece. Mucha gente no paga porque se olvida, no porque no quiera.

Reclamación formal

Si pasados sesenta días no has cobrado, manda burofax. El burofax es prueba con valor legal y suele desbloquear el noventa por ciento de los casos. Si después de eso siguen sin pagar, demanda monitoria (la presenta tu abogado por menos de doscientos euros y se resuelve en pocas semanas para deudas líquidas).

Interés de demora

La Ley de Lucha contra la Morosidad permite cobrar intereses de demora automáticos pasados los plazos legales. En 2026 ronda el ocho por ciento anual. Pócalos en tu factura como cláusula y aplícalos si tarda.

El cierre del ejercicio: cómo prepararte para el modelo 130 y el 303

Si llevas tu facturación bien organizada durante el año, los modelos trimestrales son trámite. Si la llevas mal, son una pesadilla. Te paso lo que necesitas tener listo cada trimestre:

Modelo 303 (IVA trimestral)

• Suma de bases imponibles de facturas emitidas (por tipo de IVA)
• Suma de IVA repercutido
• Suma de bases imponibles de facturas de gastos deducibles
• Suma de IVA soportado
• Diferencia: a ingresar o a compensar

Modelo 130 (IRPF trimestral, autónomos en estimación directa)

• Ingresos totales del trimestre
• Gastos deducibles del trimestre
• Beneficio neto
• Veinte por ciento de ese beneficio: a ingresar (o cero si ya hubo retención suficiente)

Modelo 349 (operaciones intracomunitarias)

Si has emitido facturas a empresas de otros países de la UE, hay que declararlo aquí. Trimestral o mensual según volumen.

Buenas prácticas que ahorran tiempo y dolores

• Plantilla siempre actualizada: revisa una vez al año que tus datos fiscales, IBAN y términos siguen siendo válidos
• Backup mensual: guarda copia de tus facturas en la nube y en disco externo
• Archivo cronológico: ordena facturas por fecha, no por cliente. Hacienda las pide así
• Tres carpetas: emitidas, recibidas y rectificativas. Separadas siempre
• Comprueba cada factura antes de enviar: errores tipográficos, NIF mal escritos, IVA incorrecto. Tres minutos te ahorran rectificativas
• Confirma recepción: manda con confirmación de lectura o pide al cliente acuse
• Manda en PDF, nunca en Word editable: que no pueda modificarse
• Llama si no contestan al pago: a veces el problema no es la factura sino que se perdió en correo

Tipos de IVA aplicable: la guía que necesitas tener cerca

Una de las cosas que más dudas genera es saber qué tipo de IVA aplicar a tu producto o servicio. Te paso un repaso ordenado:

IVA general (21 %)

El tipo más habitual. Se aplica a la mayoría de productos y servicios profesionales. Si no entras en ninguna excepción, este es tu tipo.

IVA reducido (10 %)

Aplica a:

• Hostelería, restauración y cátering
• Servicios de limpieza de vías públicas y de jardines
• Recogida de residuos
• Servicios funerarios
• Asistencia sanitaria privada no exenta
• Transporte de viajeros y equipajes
• Servicios deportivos a personas físicas
• Productos farmacéuticos
• Espectáculos culturales (cine, teatro, conciertos en vivo)
• Vivienda nueva

IVA superreducido (4 %)

Aplica a:

• Pan común, harinas panificables, leche, queso, huevos, frutas y verduras frescas
• Libros, periódicos y revistas no publicitarios
• Medicamentos para uso humano
• Vehículos para personas con movilidad reducida
• Prótesis y órtesis
• Vivienda de protección oficial en régimen especial

Operaciones exentas

No llevan IVA pero hay que indicar el motivo de exención:

• Servicios sanitarios prestados por profesionales colegiados
• Asistencia social
• Educación reglada
• Operaciones financieras
• Servicios postales reservados a Correos
• Operaciones inmobiliarias en segunda transmisión

Operaciones no sujetas

Operaciones fuera del ámbito del IVA. Por ejemplo: ventas entre particulares (sin actividad económica), transmisiones globales de empresa, indemnizaciones.

Casos especiales: cuándo necesitas asesoría sí o sí

Hay situaciones en las que ahorrarte el asesor te puede salir caro. Te paso los casos donde, si pasas por uno, te dará paz mental:

Operaciones intracomunitarias

Si vendes o compras a empresas de otros países de la UE, necesitas estar inscrito en el ROI, conocer la inversión del sujeto pasivo y declarar en el modelo 349. Si vas a empezar a hacer esto, una hora con un asesor te ahorra meses de líos.

Exportaciones fuera de la UE

Operaciones a Reino Unido, Estados Unidos, Asia. Aquí hay temas aduaneros, exenciones, certificados. Pequeñas equivocaciones generan multas y bloqueos.

Servicios digitales transfronterizos

Si vendes cursos online, software o servicios digitales a particulares en otros países de la UE, te aplica el régimen MOSS/OSS y debes facturar con el IVA del país del cliente. Importante: si tu volumen anual supera los diez mil euros en estas operaciones, esto se activa de oficio.

Régimen especial de bienes usados

Si compras y vendes bienes de segunda mano (coches, antigüedades, obras de arte), hay un régimen especial donde el IVA se calcula sobre el margen, no sobre el precio total.

Recargo de equivalencia

Si eres comerciante minorista, este régimen casi seguro te aplica. Y tiene implicaciones en cada factura recibida y emitida que conviene tener clarísimas.

Cuándo conviene pasar de autónomo a sociedad limitada

Es una pregunta que sale tarde o temprano. Aquí los aspectos relacionados con facturación que cambian al pasar a SL:

Lo que cambia en facturación

• Las facturas las emite la sociedad, no tú personalmente
• Los datos fiscales son los de la SL (denominación, CIF, domicilio)
• El IRPF deja de aplicar (tributas por el Impuesto de Sociedades)
• Tienes que llevar contabilidad mercantil completa (no solo libros simplificados)

Cuándo conviene económicamente

La regla general (no aplicable a todos los casos, consulta siempre con asesor): a partir de un beneficio anual neto de unos cuarenta mil a cincuenta mil euros, la SL empieza a ser fiscalmente más eficiente. Por debajo, los costes administrativos (contabilidad obligatoria, presentaciones más complejas, mayor responsabilidad) suelen compensar.

Lo que no cambia

• Sigues necesitando un software o sistema serio de facturación
• La obligación de factura electrónica B2B también aplica
• La calidad de tu facturación influye en tu reputación profesional

Cómo digitalizar tu archivo de facturas antiguas

Si llevas años facturando en papel o tienes un archivo desordenado, te conviene digitalizar. Aquí cómo hacerlo bien:

Paso uno: clasificación previa

Antes de escanear, ordena por año y dentro de cada año por mes. Si tienes carpetas físicas, este es buen momento de hacer limpieza.

Paso dos: escaneo en condiciones

Resolución mínima trescientos puntos por pulgada en blanco y negro (o color si tiene sellos), formato PDF/A (formato archivo para conservación a largo plazo). Las apps móviles de escaneo (CamScanner, Adobe Scan) hacen el trabajo perfectamente.

Paso tres: nomenclatura sistemática

Nombra cada archivo siguiendo un patrón fijo: "FA-2024-001_NombreCliente.pdf". Así puedes buscar por año, número o cliente sin esfuerzo.

Paso cuatro: estructura de carpetas

Una carpeta por año, dentro carpetas por mes o por tipo (emitidas/recibidas), dentro los archivos. Guarda copia en la nube (Drive, Dropbox, OneDrive) y otra en disco externo.

Paso cinco: destrucción del papel (opcional)

La normativa española permite tener las facturas solo en formato digital si el escaneo cumple ciertos requisitos técnicos (firma electrónica reconocida o sistema autorizado por Hacienda). Si tienes dudas, conserva el papel además del digital durante seis años.