Ejemplo factura: la guía completa con plantillas reales que no encontrarás en otros sitios

Hace tres años recibí la primera multa de Hacienda como autónomo. Doscientos cuarenta euros por una factura mal hecha. No por evasión, no por intento de engaño. Por no incluir el desglose correcto del IVA y omitir un dato del cliente que yo daba por sabido. Lo aprendí caro, pero lo aprendí. Desde entonces, cada factura que emito pasa por una checklist mental que voy a compartir contigo en este texto.

Si eres autónomo, freelance, pyme o simplemente alguien que tiene que emitir una factura puntual y no sabe por dónde empezar, este artículo te va a ahorrar exactamente la multa que yo pagué. Te dejo ejemplos reales de factura para cada situación, te explico cada campo obligatorio según la normativa española vigente en mayo de dos mil veintiséis, y te aviso de los errores que más caro pagan.

Lo que vas a aprender

• Qué campos son obligatorios por ley en una factura española (con la normativa actualizada).
• Ejemplos de factura para autónomos, pymes, profesionales, ventas con IVA reducido y operaciones intracomunitarias.
• Diferencias entre factura, factura simplificada (ticket), factura proforma y nota de gasto.
• Cómo aplicar el IVA según el tipo de servicio o producto.
• Comparativa de programas de facturación más usados en España en mayo de dos mil veintiséis.
• Errores típicos que te pueden costar entre 150 y 6.000 euros en sanción.

Qué es una factura, jurídicamente

Una factura es el documento mercantil que acredita una operación comercial entre dos partes: vendedor y comprador. En España está regulada principalmente por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), modificado por sucesivas órdenes ministeriales, y por la Ley General Tributaria.

No es solo un papel. Es la prueba documental de que existió una transacción. Es la base sobre la que tú y la otra parte declaráis impuestos. Y es lo que Hacienda revisa cuando hace una inspección. Una factura mal hecha puede invalidar la deducción de IVA del cliente, dejarte a ti expuesto a sanción, y abrirte un agujero contable que te costará tiempo y dinero cerrar.

Campos obligatorios en una factura española

Vamos a la lista completa. Toda factura ordinaria emitida en España debe contener, sin excepción:

1. Número y serie de factura

Numeración correlativa y sin saltos. Puedes tener varias series (una para clientes nacionales, otra para clientes UE, otra para rectificativas, etcétera) pero dentro de cada serie no puede haber huecos. Si te equivocas y anulas una factura, conserva la numeración y emite una rectificativa, no la borres.

2. Fecha de emisión

La fecha en que se emite la factura. No tiene por qué coincidir con la fecha de la operación, pero ambas deben aparecer si son distintas.

3. Fecha de operación (si difiere de la emisión)

Si prestaste el servicio el quince de marzo y emites la factura el cinco de abril, deben constar ambas fechas.

4. Datos del emisor (tú)

• Nombre completo o razón social
• NIF / CIF
• Dirección fiscal completa

5. Datos del destinatario (cliente)

• Nombre completo o razón social
• NIF / CIF (obligatorio para empresas y profesionales; opcional para particulares en facturas menores a 400 €)
• Dirección fiscal

6. Descripción del producto o servicio

Suficientemente detallada para identificar la operación. "Trabajos varios" o "servicios profesionales" sin más es insuficiente. Mejor "Diseño y maquetación de catálogo comercial para campaña primavera 2026" o "Reparación de instalación eléctrica vivienda en Calle X". La descripción debe permitir entender qué se ha vendido o prestado.

7. Cantidad y precio unitario

Si vendes diez sillas a treinta euros cada una, debe constar. Si prestas diez horas de consultoría a sesenta euros la hora, también.

8. Base imponible

La suma del precio antes de impuestos.

9. Tipo de IVA aplicable

0%, 4%, 10% o 21%, según el producto o servicio. Si hay varios tipos en la misma factura, deben aparecer desglosados.

10. Cuota de IVA

El importe del IVA, calculado sobre la base imponible.

11. Total a pagar

Base imponible más IVA, menos retenciones si aplican.

12. Retenciones (si aplican)

Para autónomos y profesionales en sus dos primeros años de actividad: retención del 7% del IRPF. A partir del tercer año: 15%. La retención la aplica el cliente al pagar, no es ingreso para ti, sino adelanto que se descontará en tu declaración de renta.

13. Forma y plazo de pago (recomendable, no obligatorio legalmente)

Transferencia, número de cuenta, plazo (al contado, 30 días, 60 días), etcétera. No es obligatorio por ley pero protege en caso de impago.

Ejemplo de factura ordinaria de autónomo a empresa

Vamos al ejemplo concreto. Imagina que eres diseñadora gráfica autónoma, has hecho un trabajo para una pyme, y emites factura por trescientos euros más IVA.

FACTURA Nº 2026-A-042
Fecha de emisión: 15 de mayo de 2026
Fecha de operación: 8 al 14 de mayo de 2026

EMISOR
María López García
NIF: 12345678-Z
Dirección: Calle del Carmen 15, 3º B, 28012 Madrid

DESTINATARIO
Pyme Ejemplo S.L.
CIF: B-87654321
Dirección: Calle Mayor 20, 28013 Madrid

CONCEPTO
Diseño de identidad visual completa (logotipo, papelería corporativa y manual de marca) para campaña de lanzamiento de producto.

Diseño de identidad visual	1 unidad	300,00 €
Base imponible		300,00 €
IVA (21%)		63,00 €
Retención IRPF (15%)		-45,00 €
TOTAL A PAGAR		318,00 €

Forma de pago: transferencia bancaria
Cuenta: ES12 1234 5678 9012 3456 7890
Plazo: 30 días desde fecha de emisión

Ejemplo de factura simplificada (ticket)

La factura simplificada, antes llamada "ticket", se usa para operaciones menores a 400 euros con IVA incluido (3.000 euros para algunas actividades como hostelería, transporte y servicios a domicilio). Los datos del cliente pueden omitirse si éste no los solicita expresamente y el importe no supera los 400 euros.

FACTURA SIMPLIFICADA Nº FS-2026-1024
Fecha: 15 de mayo de 2026, 14:32 h

Cafetería La Esquina
CIF: B-12345678
Calle de la Princesa 45, 28008 Madrid

Menú del día (incluye bebida y postre): 14,50 €
Café cortado: 1,50 €

Base imponible: 14,55 €
IVA (10%): 1,45 €
TOTAL: 16,00 €

Pago: tarjeta visa

Ejemplo de factura intracomunitaria (operación con otro país de la UE)

Si vendes a una empresa de otro país de la Unión Europea con NIF intracomunitario válido (puedes comprobarlo en el sistema VIES), la operación va exenta de IVA. Pero requiere cumplir condiciones específicas.

FACTURA Nº 2026-EU-007
Fecha de emisión: 15 de mayo de 2026

EMISOR
Consultoría Ejemplo S.L.
NIF intracomunitario: ESB12345678
Calle Velázquez 100, 28006 Madrid

DESTINATARIO
Beispiel GmbH
NIF intracomunitario: DE123456789
Hauptstraße 25, 10115 Berlin, Alemania

CONCEPTO
Servicios de consultoría estratégica para implantación comercial en mercado español, 20 horas a 75 €/h.

Base imponible: 1.500,00 €
IVA: 0,00 € — Operación intracomunitaria de servicios, sujeto pasivo según artículo 196 Directiva 2006/112/CE. Inversión del sujeto pasivo (reverse charge).
TOTAL: 1.500,00 €

Pago: transferencia SEPA
IBAN: ES45 1234 5678 9012 3456 7891

Importante: en factura intracomunitaria debes mencionar la frase "inversión del sujeto pasivo" o "reverse charge" para que la operación quede correctamente identificada fiscalmente. El cliente alemán declarará el IVA en su país.

Ejemplo de factura con IVA reducido (10%) y superreducido (4%)

No todo lleva el veintiún por ciento. Para productos y servicios concretos se aplica IVA reducido o superreducido. Estos son los casos típicos:

Si vendes productos con distintos tipos de IVA en la misma factura, debes desglosar cada base y cuota por separado. Por ejemplo, un restaurante que vende un menú (IVA 10%) y vino (IVA 21%) en la misma factura:

Menú del día: 18,00 € (base 16,36 € + IVA 10% 1,64 €)
Botella de vino: 24,00 € (base 19,83 € + IVA 21% 4,17 €)

Base imponible total: 36,19 €
Cuota IVA 10%: 1,64 €
Cuota IVA 21%: 4,17 €
TOTAL: 42,00 €

Ejemplo de factura rectificativa

Si has emitido una factura con error (importe equivocado, datos del cliente mal, conceptos incorrectos), no la borres ni la modifiques. La solución correcta es emitir una factura rectificativa que anule la anterior y, si toca, una nueva factura ordinaria.

FACTURA RECTIFICATIVA Nº R-2026-003
Fecha: 15 de mayo de 2026

Rectifica la factura nº 2026-A-038 de fecha 22 de abril de 2026
Motivo: error en importe de la base imponible. La base correcta debió ser 450 €, no 540 €.

EMISOR Y DESTINATARIO (mismos datos que factura original)

Importe original incorrecto:
Base imponible: 540,00 €
IVA (21%): 113,40 €
Total: 653,40 €

Importe rectificado correcto:
Base imponible: 450,00 €
IVA (21%): 94,50 €
Total: 544,50 €

Diferencia a favor del cliente: 108,90 €

Esta cantidad será compensada con el siguiente pago o devuelta por transferencia.

Comparativa de programas de facturación más usados en España (mayo 2026)

Si emites más de cinco o seis facturas al mes, dejar de hacerlas en Word o Excel ahorra tiempo y errores. Esta es la comparativa de las opciones más utilizadas por autónomos y pymes en España:

La novedad importante de dos mil veintiséis: el sistema Verifactu, que obliga a que los programas de facturación reporten automáticamente cada factura emitida a Hacienda en tiempo real. Si tu programa no es compatible con Verifactu, estarás incumpliendo la nueva normativa desde julio de dos mil veinticinco para empresas y enero de dos mil veintiséis para autónomos. Todos los programas listados arriba ya cumplen, pero comprueba siempre antes de contratar.

"Llevo años haciendo facturas en Excel y nunca tuve problema. Pero con la entrada en vigor de Verifactu, el primer trimestre de dos mil veintiséis migré a Holded. Es más caro al mes que cero euros, pero el ahorro de tiempo y la tranquilidad de saber que está todo conectado con Hacienda en tiempo real lo compensa. La primera vez que vi cómo se subía sola al modelo trimestral, me arrepentí de no haberlo hecho antes."
— Diseñador web autónomo, Barcelona, abril de dos mil veintiséis.

Diferencia entre factura, factura proforma y nota de gasto

Factura ordinaria

Documento mercantil con valor fiscal. Genera obligación de declaración de IVA e IRPF, y permite al destinatario deducirse los gastos.

Factura proforma

Documento que parece una factura pero no tiene valor fiscal. Se usa como presupuesto detallado o como documento informativo antes de la operación. No se contabiliza ni genera obligaciones fiscales. Debe llevar la palabra "proforma" claramente visible para evitar confusión.

Nota de gasto o recibo

Justificante de un gasto realizado por una persona que no es profesional ni autónomo. Por ejemplo, si un colaborador puntual te firma un recibo por una conferencia que ha dado. No es factura formal, pero sirve para justificar el gasto en contabilidad si lo respaldas con la declaración correspondiente.

Albarán

Documento que acredita la entrega de mercancía. No tiene valor fiscal, pero suele acompañar al envío y luego se convierte en factura. Importante en operaciones B2B con envío físico.

Errores comunes que pagan caro

Omitir el NIF del cliente

En facturas a empresas o autónomos, el NIF del cliente es obligatorio. Si lo omites, esa factura no es deducible para el cliente (Hacienda la invalida) y tú quedas expuesto. Sanción típica: entre 150 y 300 euros por factura mal hecha.

Saltar números de la serie

La numeración debe ser correlativa sin huecos. Si emites la factura 2026-001 y luego la 2026-003 sin pasar por la 2026-002, Hacienda asume que has emitido (y cobrado) la que falta y no la has declarado. Sanción posible: entre 300 y varios miles según volumen.

Descripción demasiado vaga

"Servicios profesionales" o "trabajos realizados" sin más detalle son insuficientes. La descripción debe permitir entender qué se ha facturado. Sanción típica: requerimiento y posible no deducibilidad para el cliente.

Mezclar IVA sin desglosar

Si en una misma factura hay productos con IVA al diez y al veintiún por ciento, debes desglosar cada base y cuota. Aplicar un IVA promedio o uno solo "para simplificar" es un error frecuente y sancionable.

Olvidar la retención IRPF cuando aplica

Profesionales (abogados, consultores, formadores, diseñadores, periodistas) facturando a empresas deben aplicar retención del IRPF (siete por ciento los dos primeros años, quince por ciento después). Si no la aplicas, el cliente tiene que regularizar, y tú pierdes la posibilidad de adelantar parte de tu IRPF a través de las retenciones.

Emitir factura fuera del plazo legal

La factura debe emitirse en el plazo máximo de un mes desde la operación (para operaciones entre profesionales) o en el mismo momento (operaciones con particulares). Emitir facturas de seis meses atrás es señal de alarma para Hacienda en una inspección.

No conservar las facturas

Las facturas emitidas y recibidas deben conservarse durante seis años. Si pierdes el archivo y te entra inspección, no podrás justificar ingresos ni gastos. Multas posibles: muy elevadas, sin tope claro.

No mencionar la inversión del sujeto pasivo en intracomunitarias

Cuando emites a empresa europea con NIF intracomunitario válido, la operación va sin IVA pero debes incluir la mención expresa "operación intracomunitaria de servicios" o "inversión del sujeto pasivo / reverse charge". Si no, Hacienda puede recalificar la operación y exigirte el IVA no cobrado.

Cómo numerar las facturas correctamente

La normativa no impone un formato concreto de numeración, pero sí dos reglas: correlativa y sin saltos. Algunas opciones habituales:

• Numeración simple: 1, 2, 3, 4... Sencilla pero te obliga a empezar de cero cada año o no, según prefieras.
• Numeración con año: 2026-001, 2026-002, 2026-003... La más usada. Empiezas con el 001 cada uno de enero. Recomendada para mantener claridad.
• Numeración con serie: A-2026-001, B-2026-001... Útil si tienes varios tipos de facturas (clientes españoles, clientes UE, rectificativas, etc.).
• Numeración con prefijo personalizado: MLG-2026-042, donde MLG son tus iniciales o las de tu empresa. Útil para autónomos que emiten desde varios negocios.

Mi recomendación: si eres autónomo, año + número correlativo (2026-001, 2026-002...). Si emites a clientes europeos, una serie aparte para intracomunitarias (EU-2026-001). Las rectificativas siempre serie aparte (R-2026-001).

Plazo legal para emitir y pagar facturas

Plazo de emisión

• Operaciones con particulares: en el momento de la operación o como máximo el día siguiente.
• Operaciones con profesionales o empresas: máximo un mes desde la operación. Idealmente, antes del día 16 del mes siguiente.
• Operaciones intracomunitarias: antes del día 15 del mes siguiente a la operación, para coincidir con el plazo del modelo 349.

Plazo legal de pago

• Entre empresas privadas: máximo 60 días desde la entrega del bien o prestación del servicio.
• Empresas a profesionales/autónomos: máximo 60 días, con posibilidad de reducción a 30 si así se acuerda.
• Administraciones públicas a proveedores: máximo 30 días, salvo justificación expresa.

Si tu cliente se demora más allá del plazo legal, la Ley de Lucha contra la Morosidad permite reclamar interés de demora (referencia BCE + 8 puntos porcentuales, alrededor del once por ciento en mayo de dos mil veintiséis) más cuarenta euros fijos por gastos de gestión.

Verifactu y facturación electrónica en mayo de dos mil veintiséis

Dos cambios importantes que ya están en vigor:

Verifactu (sistema de remisión automática a Hacienda)

Desde julio de dos mil veinticinco para empresas y enero de dos mil veintiséis para autónomos, los programas de facturación deben ser compatibles con Verifactu. Esto significa que cada factura emitida se remite automáticamente a Hacienda en cuanto se genera. No hay que esperar al trimestre. Ya no hay margen para "corregir" facturas a posteriori sin que Hacienda lo sepa. La transparencia es total.

Facturación electrónica obligatoria entre empresas

La Ley Crea y Crece estableció obligatoriedad progresiva. En mayo de dos mil veintiséis, todas las empresas con facturación superior a ocho millones de euros anuales tienen que emitir factura electrónica obligatoriamente. Para autónomos y pymes pequeñas, sigue siendo opcional pero recomendada. Está previsto que se extienda a todos en dos mil veintisiete.

La factura electrónica no es solo un PDF enviado por email. Es un formato estructurado (XML, principalmente Facturae) que permite procesamiento automático. La diferencia con una factura PDF es que la electrónica se integra directamente en los sistemas contables del receptor.

Plantillas gratuitas: dónde conseguirlas

Si no quieres pagar un programa de facturación porque emites pocas facturas al mes, hay opciones gratuitas válidas:

• Plantillas Excel y Word: hay miles disponibles. Lo importante es que incluyas todos los campos obligatorios. Una buena plantilla Excel calcula automáticamente IVA y retenciones.
• Plantillas en plantillagratis.es: ofrecen modelos gratis para distintos tipos de factura, adaptados a normativa española actualizada.
• Generadores online gratuitos: permiten rellenar campos y descargar PDF. Útil para facturas puntuales pero no guardan historial.
• Google Docs y Google Sheets: plantillas gratis que se pueden personalizar.

La limitación de las plantillas: no se conectan automáticamente con Verifactu. Si emites más de cinco facturas mensuales y eres empresa, esto te dará problemas con la nueva normativa. Para uso puntual o autónomos con baja frecuencia de facturación, siguen siendo válidas (presentando manualmente los datos en el modelo trimestral correspondiente).

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir factura sin ser autónomo?

Solo en casos muy excepcionales: actividad esporádica, ingreso puntual sin habitualidad. Si tienes ingresos recurrentes (más de un cliente o más de una factura al mes durante varios meses seguidos), Hacienda considera que hay actividad económica y debes darte de alta como autónomo. Las facturas emitidas sin alta pueden válidas fiscalmente, pero te exponen a sanción por ejercicio sin alta y por no cotizar.

¿Qué pasa si emito una factura y el cliente no me paga?

La factura sigue siendo válida y tú debes declarar el IVA correspondiente (a no ser que pidas el aplazamiento por impago según el artículo 80 de la Ley del IVA, que permite recuperar el IVA repercutido en facturas impagadas tras seis meses para pymes, doce meses para empresas grandes). Para reclamar el cobro, primero burofax certificado, luego juicio monitorio en juzgado de primera instancia.

¿Tengo que emitir factura a particulares?

Sí, aunque el particular no la pida y aunque sea menor de 400 euros. La diferencia es que para particulares puedes usar factura simplificada (ticket), donde los datos del cliente pueden omitirse si no los solicita.

¿Cuál es la diferencia entre factura y recibo?

La factura es el documento mercantil que prueba la operación. El recibo es un documento que prueba que se ha pagado. Pueden ir juntos (factura con sello de pagado) o por separado. Para Hacienda, la factura es la pieza clave.

¿Puedo facturar desde el extranjero a un cliente español?

Sí, si estás dado de alta como autónomo o empresa en otro país. La operación se regirá por las normas fiscales del país emisor más las reglas de territorialidad del IVA. Para servicios B2B intracomunitarios, suele aplicarse inversión del sujeto pasivo y el cliente español declara el IVA español.

¿Mi factura tiene que llevar firma o sello?

La firma manuscrita no es obligatoria. El sello tampoco. Las facturas electrónicas tienen firma digital o código de verificación. Para facturas en papel emitidas por autónomos, basta con que estén bien rellenadas y sean trazables.

¿Puedo emitir factura en otro idioma?

Sí, pero si la operación es entre partes españolas o tiene efectos en España, es recomendable emitirla en castellano o bilingüe. Para clientes extranjeros, puedes emitir en su idioma o en inglés. Hacienda puede pedir traducción jurada en caso de inspección si la factura está en idioma no oficial de España.

¿Qué pasa si me equivoco con el IVA aplicado?

Tienes que emitir factura rectificativa y, si has cobrado IVA de más, devolverlo al cliente. Si has cobrado de menos, ajustarlo en próximos pagos o reclamarlo. La rectificativa debe emitirse en cuanto detectes el error.

Conclusión: las tres cosas que debes hacer esta semana

Si llevas tiempo haciendo facturas sin tener del todo claro si lo haces bien, esta semana revisa lo siguiente:

Uno: coge una factura tuya reciente y verifica que cumple los trece puntos obligatorios que te he listado. Si falta alguno, corrígelo en las siguientes y, si la facturada está reclamada, considera emitir rectificativa.

Dos: revisa tu numeración. Asegúrate de que no hay huecos en la serie. Si los hay, documéntalo internamente por si entra inspección.

Tres: evalúa si te conviene pasar a un programa de facturación con Verifactu, sobre todo si emites más de cinco facturas al mes. Por entre nueve y catorce euros mensuales tienes facturación automatizada, presentación de modelos, conciliación bancaria y tranquilidad fiscal. El tiempo que ahorras compensa el coste sobradamente.

La factura no es burocracia. Es la prueba documental de tu actividad económica. Bien hecha, te protege ante cualquier inspección, te facilita cobros y declaraciones, y te quita problemas de la cabeza. Mal hecha, te expone a multas y dolores de cabeza innecesarios.

Si tienes una situación de facturación concreta que no encaja en ninguno de los ejemplos que he puesto (operación con sujeto pasivo del IGIC, factura a una administración pública, servicios digitales a particulares extranjeros, etc.), déjame un comentario con tu caso y lo aclaramos.