Crear una factura: la guía paso a paso que nadie te dio cuando te diste de alta como autónomo

El día que cumplí los trámites para ser autónomo, la gestora me explicó cómo funciona el IVA, cómo se hace la declaración trimestral, qué libros tenía que llevar. Una hora de charla. Cuando terminó, se levantó y me dijo: "Bueno, ya sabes lo básico". Salí de allí con la cabeza dando vueltas. Y al llegar a casa, intenté hacer mi primera factura. Tardé tres horas. Tres. Para hacer un documento que ahora me lleva menos de tres minutos.

El problema no era que fuera difícil. El problema es que nadie me había explicado el proceso de verdad, con paso a paso, con ejemplos concretos. Solo me habían contado los conceptos generales. Y entre la teoría y la práctica hay un abismo. Esta guía es lo que me hubiera gustado tener aquel domingo de junio de hace unos años. Te voy a contar exactamente cómo crear una factura desde cero, con todos los datos que necesitas, sin saltarme ningún paso por obvio que parezca. Si estás empezando, esto te ahorra horas de búsqueda. Si llevas tiempo, igual descubres detalles que se te habían pasado.

Lo que vas a aprender

• Los siete pasos esenciales para crear una factura correcta en España en 2026
• Qué herramienta usar según tu volumen y experiencia (Excel, Word, programa de facturación)
• Cómo calcular el IVA, el IRPF y el total sin equivocarte
• Cuándo aplicar tipos reducidos de IVA y cuándo aplicar exenciones
• La diferencia entre fecha de emisión y fecha de operación, y por qué importa
• Cómo guardar y enviar la factura al cliente de forma profesional
• Qué hacer si te equivocas y cómo evitar problemas con Hacienda
• Cuándo migrar a software de facturación certificado

Los siete pasos para crear una factura desde cero

Voy a contarlos secuencialmente, como yo los hago cada vez. Si los sigues en este orden, no te dejas nada importante.

Paso 1: elige tu herramienta

Antes de teclear el primer dato, decide con qué la vas a hacer. Las opciones principales:

• Excel o LibreOffice Calc: ideal si arrancas o facturas poco. Gratis, flexible, sin curva de aprendizaje.
• Word o LibreOffice Writer: peor opción que Excel (no calcula solo), pero funciona si tus facturas son siempre iguales.
• Programa de facturación (Holded, Quipu, FacturaDirecta, etc.): a partir de cierto volumen, te ahorra horas y cumple automáticamente con la normativa.
• Plantilla online gratuita: webs como PlantillaGratis.es o Factura Directa te permiten rellenar y descargar PDF sin instalar nada.

Mi consejo: si es tu primera factura, ve a Excel con una plantilla. Si ya facturas más de veinte veces al mes, plantéate un programa.

Paso 2: rellena los datos del emisor (tú)

En la parte superior de la factura van tus datos. Y tienen que estar completos:

• Nombre completo o razón social
• NIF, CIF o NIE
• Domicilio fiscal: calle, número, código postal, localidad, provincia
• Teléfono y correo electrónico (opcional, pero recomendable)

Si tienes logo, ponlo arriba a un lado. Asegúrate de que el NIF esté escrito correctamente. He visto facturas con el NIF mal escrito y eso, además de poco profesional, puede dar problemas con el cliente.

Paso 3: añade los datos del cliente

Debajo de tus datos (o al lado derecho, según el diseño), van los del cliente:

• Nombre o razón social
• NIF o CIF si es empresa o autónomo
• Domicilio fiscal completo

Si tu cliente es una empresa o autónomo, los datos son obligatorios. Si es un consumidor particular y la factura es por menos de 400 euros, puedes emitir factura simplificada y prescindir de algunos datos. Pero si es por importe mayor, todos los datos van.

Paso 4: número y fecha

Cada factura debe tener:

• Número de factura correlativo: sin saltos. Si tu última factura fue la 47, la siguiente es la 48.
• Serie (si usas): por ejemplo, A para nacionales, B para internacionales, R para rectificativas.
• Fecha de emisión: el día que emites la factura.
• Fecha de operación: el día que se prestó el servicio o entregó el bien (si es distinta de la fecha de emisión).

Paso 5: detalla los conceptos

Esta es la parte central de la factura. Una tabla con columnas:

• Descripción del servicio o producto
• Cantidad
• Precio unitario sin IVA
• Subtotal (cantidad x precio)

Sé claro en la descripción. No pongas "Servicio prestado" o "Trabajo realizado". Pon "Diseño página web corporativa, 8 secciones, formulario contacto, integración con base de datos clientes". Cuanto más concreto, mejor para ti y para tu cliente.

Paso 6: calcula impuestos y total

Suma todos los subtotales para obtener la base imponible. Luego aplica los impuestos:

• IVA: según el tipo que corresponda (21% general, 10% reducido para hostelería, transporte, etc., 4% superreducido para alimentación básica, libros, medicamentos)
• IRPF: si eres autónomo y facturas a otra empresa o autónomo, 15% (régimen general) o 7% (nuevos autónomos durante los tres primeros años)

La fórmula final: Total = Base imponible + IVA - IRPF

Paso 7: información de pago y envío

Al pie de la factura:

• Forma de pago (transferencia, efectivo, tarjeta, domiciliación)
• IBAN si es por transferencia
• Plazo de pago (30 días, 60 días, contado, etc.)
• Cualquier observación relevante

Una vez completo, guarda como PDF y envía al cliente por correo electrónico.

Cómo calcular el IVA correctamente

El IVA es donde más errores he visto. Te lo explico con un ejemplo concreto:

Imagina que prestas un servicio por 1.000 euros + IVA. El IVA aplicable es el 21% (tipo general). La cuota de IVA será: 1.000 x 0,21 = 210 euros. El total facturado al cliente: 1.000 + 210 = 1.210 euros.

Si eres autónomo y aplicas IRPF del 15%, el cliente te paga: 1.210 - (1.000 x 0,15) = 1.210 - 150 = 1.060 euros. Los 150 euros del IRPF los retiene el cliente y los ingresa él directamente a Hacienda en tu nombre.

Te lo pongo en tabla para que se vea claro:

"El error más común que veo en autónomos novatos es no entender que el IVA no es suyo. Lo cobran al cliente, pero deben ingresarlo a Hacienda en la declaración trimestral. Si se lo gastan, llegan a abril sin dinero para pagar. Y eso es un problema." — Roberto Vázquez, asesor fiscal en Sevilla, abril 2026

Tipos de IVA aplicables en España (mayo 2026)

Para que sepas qué tipo aplicar según el servicio o producto:

Si vendes productos distintos con tipos distintos en la misma factura, debes separarlos por tipo de IVA. Por ejemplo, si vendes libros (4%) y material de oficina (21%), aplicas cada IVA a su base imponible correspondiente.

Diferencia entre factura ordinaria y factura simplificada

Aquí hay confusión habitual. Te aclaro:

Factura ordinaria

Lleva todos los datos completos del emisor y del cliente. Se usa para:

• Operaciones entre empresas (B2B)
• Operaciones con autónomos
• Operaciones con consumidores por importe superior a 400 euros
• Cuando el cliente la pide expresamente (porque necesita deducirse el IVA)

Factura simplificada

Lleva menos datos. Se puede emitir cuando:

• El importe es inferior a 400 euros (IVA incluido)
• Estás en un sector autorizado: hostelería, taxis, comercio minorista, peluquerías, tintorerías, salas de baile y discotecas, servicios telefónicos en cabinas, peajes, aparcamientos, alquileres de vehículos, ventas o servicios a domicilio, etc.

La factura simplificada antes se llamaba "ticket". Sigue valiendo el principio: el cliente no necesita identificarse (salvo que quiera deducirse el IVA, en cuyo caso te pedirá factura completa).

Cómo enviar la factura al cliente de forma profesional

Tener una factura bien hecha es la mitad. La otra mitad es enviarla bien. Te dejo mi proceso:

Guardar como PDF, no como Word o Excel

El PDF es inalterable, se ve igual en cualquier dispositivo, y queda profesional. Si mandas un Excel, el cliente puede tocar las celdas. Si mandas un Word, lo mismo. PDF siempre.

Nombrar el archivo correctamente

"Factura.pdf" es nombre de novato. Mejor: "Factura-A-0048-Mendoza-2026-05.pdf" o algo similar. Que se identifique fácilmente sin tener que abrirla.

Correo claro y breve

Asunto: "Factura A/0048 - Mayo 2026 - [Tu empresa]". Cuerpo: tres líneas. Saludo, indicación de que adjuntas la factura por los servicios prestados, datos de pago. Despedida. No te enrolles.

Adjuntar siempre la factura en PDF

Nunca enlaces a una nube ("la puedes descargar aquí"). Adjunta. El cliente quiere abrir el correo y ver la factura sin clicar diez veces.

Si el cliente lo pide, formato edi o facturae

Algunas administraciones públicas y empresas grandes piden formato Facturae (XML firmado). Si te toca, hay programas online gratuitos que te lo generan. Para la mayoría de clientes, el PDF basta.

Errores típicos al crear una factura (y cómo evitarlos)

Olvidar el IRPF si eres autónomo

Si facturas a una empresa o autónomo y eres autónomo en régimen general, tienes que aplicar IRPF. Si no lo aplicas, tú tendrás que ingresar esa cantidad a Hacienda al final del año. Mejor aplicarlo desde el principio.

Equivocarse con el tipo de IVA

No todos los servicios llevan el 21%. Si das clases particulares (puede ser exento), si vendes libros (4%), si das un curso de formación (10% en algunos casos), aplica el tipo que corresponda. Consulta con tu asesor si tienes dudas.

Saltarse números de factura

Las facturas deben ir correlativas dentro de cada serie. Si emites la 23 y luego la 25, falta la 24. Hacienda no perdona estos saltos. Si tienes que anular, emite rectificativa.

No emitir factura por miedo a "complicarse"

Muchos autónomos novatos cobran sin emitir factura por miedo a "armar líos". Eso es ilegal. Toda operación tiene que tener su factura emitida. Si no la emites, es economía sumergida y puedes tener problemas serios.

Enviar la factura sin revisar

Antes de darle a "enviar", revisa: nombre del cliente, NIF, fecha, importes, números. Cinco segundos te ahorran tener que emitir una rectificativa después.

"Cuando empecé como freelance, me equivoqué con el NIF de un cliente importante. Le mandé la factura y, claro, su contable no la pudo contabilizar. Me hicieron emitir rectificativa, perdí dos semanas con el cobro, y quedé como un pardillo. Desde entonces, reviso siempre dos veces antes de mandar." — Marta Iglesias, freelance audiovisual, anécdota propia de hace cinco años

Comparativa de herramientas para crear facturas en mayo 2026

Aquí tienes la comparativa actualizada con precios reales del mercado:

Verifactu: qué cambia y cómo te afecta al crear facturas

Desde 2025-2026, la Ley Antifraude exige que el software de facturación cumpla con requisitos de trazabilidad e inalterabilidad. Es lo que se conoce como Verifactu. Te explico cómo te afecta:

Si facturas con Excel o Word

Estrictamente, Excel no es "software de facturación certificado". Pero si llevas tu contabilidad con disciplina (libro registro, no modificas facturas emitidas, guardas copias inalterables), puedes seguir usándolo. Especialmente para volúmenes bajos.

Si usas un programa de facturación

Asegúrate de que el programa esté adaptado a Verifactu. La mayoría de programas conocidos en España ya lo están (Holded, Quipu, FacturaDirecta, Sage, Anfix, Billin). Si usas uno antiguo o casero, verifica.

Si eres autónomo con volumen alto o pyme

Tarde o temprano tendrás que migrar a un programa certificado. Cuanto antes lo hagas, menos problemas tendrás. Y como Hacienda está endureciendo la vigilancia, mejor ir adaptándose.

Casos especiales: facturas internacionales, intracomunitarias y a particulares

Factura a cliente intracomunitario (empresa de la Unión Europea)

Si tu cliente es una empresa de otro país de la UE con CIF intracomunitario válido (puedes verificarlo en el VIES de la Comisión Europea), la factura va sin IVA. Es lo que se llama "inversión del sujeto pasivo": el cliente declara el IVA en su país.

Factura a cliente fuera de la UE (exportación)

Las exportaciones están exentas de IVA. Tu factura va sin IVA. Tendrás que justificar la exportación con documentación (DUA de exportación si es bienes, contrato si es servicios).

Factura a particular en otro país de la UE

Si vendes productos a particulares de otros países UE, aplica el IVA del país del consumidor cuando superes ciertos umbrales (10.000 euros anuales en el régimen de ventanilla única OSS). Para servicios, hay reglas específicas según el tipo de servicio.

Factura a un particular en España

Aplica IVA, no aplicas IRPF (el IRPF solo aplica con empresas o autónomos). La factura puede ser simplificada si es por menos de 400 euros.

FAQ: dudas frecuentes al crear una factura

¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura desde que presto el servicio?

Como muy tarde, hasta el 16 del mes siguiente al de la operación. Si prestaste un servicio en mayo, tienes hasta el 16 de junio para emitir la factura. Pero lo recomendable es hacerlo el mismo día o esa misma semana, para no olvidarte.

¿Es obligatorio numerar las facturas correlativamente?

Sí, totalmente obligatorio. Dentro de cada serie, las facturas deben ir del 1 al 2 al 3 sin saltos. Si tienes varias series (A, B, R), cada serie es correlativa por su cuenta.

¿Puedo emitir una factura con fecha anterior al día de hoy?

Sí, si la operación se realizó antes. La fecha que importa es la de la operación. La fecha de emisión es cuándo emites el documento. Si haces un servicio el 30 de mayo y emites la factura el 5 de junio, la fecha de operación es el 30 y la fecha de emisión es el 5. Y debes incluir ambas.

¿Qué pasa si me equivoco al rellenar una factura ya enviada?

Tienes que emitir una factura rectificativa. No puedes modificar la original. La rectificativa lleva numeración propia (serie R o similar) y referencia clara a la factura original que rectifica.

¿Tengo que aplicar siempre IVA en todas mis facturas?

Casi siempre. Las excepciones son: actividades exentas (sanitarias, educativas, financieras, alquiler vivienda), facturas a clientes intracomunitarios con CIF válido, exportaciones, y algunos regímenes especiales. Si tienes dudas, consulta con tu asesor.

¿Cómo elijo el porcentaje de IRPF?

Por defecto, 15% para autónomos en régimen general. Si te diste de alta como autónomo en el año actual o en los dos anteriores, puedes aplicar el 7% (es opcional, hay que comunicarlo a Hacienda). Para actividades agrícolas y ganaderas hay tipos específicos.

¿Qué pongo en "concepto" si el trabajo ha sido muy largo?

No tienes que escribir una novela, pero sí ser específico. "Servicios profesionales prestados según contrato del 15/05/2026" es válido pero pobre. Mejor: "Diseño y desarrollo web corporativa según presupuesto P-2026-035, incluye diseño UX, frontend, backend, integración con CMS y 5 horas de formación". Detalle siempre.

¿Tengo que dar de alta la factura en algún sitio una vez emitida?

No. Solo apuntarla en tu libro registro de facturas emitidas y declararla en la declaración trimestral de IVA (modelo 303) y en la anual de operaciones con terceros (modelo 347 si supera 3.005,06 euros con un mismo cliente). Si usas un programa, todo eso se hace automáticamente.

¿Puedo usar la misma plantilla para todos mis clientes?

Sí, perfectamente. Lo que cambia es lo que rellenas (datos del cliente, conceptos, importes). La estructura base puede ser la misma. Algunos profesionales usan distintos modelos para distintos tipos de cliente (internacional vs nacional, por ejemplo).

¿Tengo que firmar la factura?

Una factura impresa o en PDF no requiere firma manuscrita. Lo único que se exige es identificación del emisor (datos completos). La firma digital sólo es obligatoria para facturas electrónicas en el ámbito de la Administración Pública (FACe).

Mi recomendación final: empieza simple, gana disciplina, y solo entonces complica

Si vas a crear tu primera factura, mi consejo es claro: no te compliques. No te metas en un programa de pago de catorce euros al mes cuando puedes hacerlo en Excel gratis. Descárgate una plantilla decente, adáptala a tus datos, calcúlate la primera factura con calma, y mándala.

La clave no es la herramienta. La clave es la disciplina. Crear una factura es fácil. Llevar el control de todas las facturas que emites, apuntarlas, archivarlas, declararlas a tiempo, eso es lo que separa al autónomo profesional del que va dando tumbos.

Mi rutina personal, por si te sirve: cada vez que termino un trabajo, esa misma semana emito la factura. La guardo en una carpeta organizada por años y meses. Anoto la cifra en mi libro registro (que es otra hoja Excel). Y a final de mes, repaso todas las facturas emitidas y todos los gastos. Esa disciplina, mantenida durante años, es lo que ha hecho que mis trimestres con Hacienda sean tranquilos. Sin sustos. Sin sorpresas.

Si arrancas hoy, te dejo esta receta:

1. Descárgate una plantilla Excel decente (PlantillaGratis.es tiene buenas opciones gratis)
2. Adáptala con tus datos: nombre, NIF, domicilio, logo si tienes
3. Guárdala como plantilla (.xltx) para usarla cada vez
4. Cada factura que emitas, numérala correlativamente y archívala en una carpeta organizada
5. Lleva un libro registro paralelo (otra hoja Excel) con resumen de todas tus facturas
6. A final de cada mes, repasa todo y comprueba que está al día
7. Cuando crezcas y facturar manualmente se vuelva un infierno, migra a Quipu, Holded o lo que prefieras

Con esa receta, durante los primeros años no necesitas más. Y cuando necesites más, ya sabrás identificarlo. Verás aparecer las señales claras: facturas que se te olvidan, pagos no cobrados, cálculos que te llevan horas. Ahí es cuando das el salto. Pero no antes, porque pagar por software innecesario es tirar el dinero.

Crear una factura es de las cosas más sencillas que vas a hacer como autónomo. No le tengas miedo. En cuanto emitas cinco o seis, te saldrá automático. Y cuando lleves cincuenta, te darás cuenta de que toda esta historia de "no sé hacer facturas" era más leyenda que realidad. Suerte y a facturar.