Crear facturas gratis en 2026: cómo hacerlo bien sin caer en las trampas que casi nadie te cuenta
Voy a ser sincero contigo desde el primer párrafo: "gratis" en facturación electrónica es una palabra peligrosa. Sí, puedes crear facturas sin pagar un euro. También puedes crearlas mal y acabar pagando muchísimo. La diferencia entre una opción gratis válida y una que te va a meter en un lío con Verifactu son cuatro detalles que voy a poner aquí, encima de la mesa, sin rodeos.
El año pasado, un cliente me llamó angustiado. Llevaba seis meses usando una página web "gratuita" para emitir facturas. Cuando la herramienta cerró sin previo aviso, perdió el acceso a noventa y cuatro facturas. Sin copia de seguridad, sin exportación posible, sin atención al cliente que respondiera. Tuvo que pagar a un asesor para reconstruir todo desde los movimientos bancarios. Gratis le salió caro.
Lo que vas a aprender en este artículo
- Las opciones reales para crear facturas gratis en dos mil veintiséis
- Cómo distinguir entre "gratis de verdad" y "trampa con coste oculto"
- Qué exige el sistema Verifactu y por qué afecta a tu elección de herramienta
- Paso a paso para emitir tu primera factura desde cero
- Los campos obligatorios que debe tener toda factura válida en España en 2026
- Errores frecuentes que invalidan facturas sin que lo sepas
- Los tipos de factura (ordinaria, simplificada, rectificativa) y cuándo usar cada una
- Cuándo el gratis ya no te compensa y conviene dar el salto
- Comparativa real entre Word, Excel, software gratis y software de pago
Antes de empezar: qué hace válida una factura en 2026
No me sirve enseñarte mil herramientas si antes no tienes claro qué es una factura legal. Una factura es un documento contable y fiscal con valor probatorio. Para que sirva ante Hacienda, ante el cliente y ante un juzgado, debe incluir información concreta y mantener integridad en el tiempo.
El sistema Verifactu, que arranca su despliegue pleno en dos mil veintiséis para autónomos y pymes, exige que cada factura emitida lleve un identificador único, un hash que garantice que no ha sido manipulada y un código QR que permita verificarla. Tu herramienta de facturación tiene que generar todo esto o no servirá cuando entres en obligación.
"Mucha gente sigue pensando que basta con poner los datos en un Word y enviarlo en PDF. Eso era válido en dos mil veinte. Hoy es un riesgo asumido."
Además de Verifactu, la normativa de referencia es el Reglamento de Facturación de 2013 (Real Decreto 1619/2012) y su modificación parcial por el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla el sistema de verificación de registros de facturación. Esta combinación normativa define qué debe contener una factura, en qué plazos debe emitirse y cuánto tiempo hay que conservarla.
Opción 1: crear facturas en Word o Google Docs
Cuándo te sirve
- Emites menos de cinco facturas al mes
- Aún no estás obligado a Verifactu
- Quieres total control sobre el diseño y el formato
- Trabajas con clientes que no exigen factura electrónica estructurada
- Acabas de iniciar actividad y quieres aprender el proceso antes de automatizarlo
Cómo hacerlo paso a paso
- Descarga una plantilla actualizada que incluya todos los campos obligatorios
- Personalízala con tu logo y datos fiscales (esto solo lo haces una vez)
- Crea una copia por cada factura y renómbrala con el número correlativo
- Exporta a PDF antes de enviar al cliente (nunca envíes el Word editable)
- Guarda una copia en tu sistema con respaldo en la nube
Lo bueno y lo malo
Lo bueno: cero coste, dominio total del diseño, sin dependencia de servidores ajenos. Lo malo: numeración manual (te la juegas a no equivocarte), cero automatización, no genera hash ni QR para Verifactu, escalabilidad nula a partir de quince o veinte facturas mensuales.
Una plantilla de Word bien configurada puede durar años sin tocarla. El problema real no es la herramienta: es la disciplina de numeración y archivo. Si eres meticuloso y no tienes prisa, Word te sirve perfectamente para empezar. Si sabes que te vas a despistas o que tu negocio va a crecer, empieza directamente con software.
Cómo hacer una factura en Word: estructura recomendada
La distribución visual que mejor funciona tiene tres bloques: cabecera con tus datos y los del cliente, cuerpo central con los conceptos facturados y sus precios, y pie con el resumen fiscal (base imponible, IVA, retención si procede, total). Añade una línea de condiciones de pago y número de cuenta al final.
Algo que la gente ignora: el número de factura va en la cabecera, bien visible. Muchos lo meten pequeño o en un rincón y después no lo encuentran cuando Hacienda lo pide. Ponlo grande, con tipografía diferenciada. Es el identificador más importante del documento.
Opción 2: crear facturas en Excel o Google Sheets
Es el siguiente paso lógico cuando Word se te queda corto. La hoja de cálculo permite automatizar cálculos de base imponible, IVA, retenciones y totales. Si la montas bien, te ahorra errores aritméticos que son los más típicos entre autónomos que llevan su propia administración.
Estructura ideal de tu Excel de facturación
- Hoja "Datos emisor": tus datos fiscales, logo enlazado.
- Hoja "Clientes": base de datos con NIF, dirección, contacto.
- Hoja "Plantilla factura": formulario con fórmulas para cálculos automáticos.
- Hoja "Registro": listado de todas las facturas emitidas (número, fecha, cliente, total, estado de cobro).
- Hoja "Resumen trimestral": agrupación automática para preparar el modelo 303.
Si dominas Excel, puedes incluso meter validaciones para que no se te repita un número de factura. No te resuelve el QR ni el hash de Verifactu, pero al menos te protege de los errores más básicos y te genera el control de cobros que tanta falta hace.
Ventajas del Excel frente al Word puro
La gran diferencia es que el Excel calcula solo. Con una fórmula bien puesta, si cambias la cantidad o el precio, todos los subtotales se actualizan solos. Eso elimina los errores de cálculo, que son frecuentes cuando estás cansado o con prisa.
Otra ventaja: el registro en la hoja de control te permite ver de un vistazo qué facturas están cobradas, cuáles pendientes y cuál es tu facturación del mes. Es el embrión de un sistema de tesorería, y a coste cero.
Google Sheets: la versión con colaboración en la nube
Si trabajas con un gestor o con un socio, Google Sheets gana a Excel local. La hoja está siempre actualizada para todos, sin necesidad de compartir archivos por correo. Eso sí: todos tus datos de clientes y facturas están en servidores de Google. Revisa que esto encaja con tu política de privacidad si manejas datos de terceros.
Opción 3: software de facturación gratuito en versión limitada
Aquí entramos en terreno interesante. Hay varias plataformas que ofrecen su versión básica de forma gratuita y van cobrando solo si necesitas funciones avanzadas. Para autónomos pequeños, la versión free suele ser suficiente durante los primeros meses o incluso años.
Qué buscar en una opción gratuita seria
- Posibilidad real de exportar tus datos en cualquier momento (CSV, PDF, Excel)
- Cumplimiento con Verifactu (o roadmap claro y fechado de cuándo lo van a tener)
- Atención al cliente, aunque sea por correo o chat
- Política de datos transparente: dónde se almacenan, quién los procesa, qué pasa si cierran
- Sin limitación absurda en número de clientes o facturas mensuales
- Empresa con sede en la UE y cumplimiento RGPD verificable
Banderas rojas que te dicen "huye"
- No te dejan exportar tus datos sin pagar
- Pop-ups continuos pidiéndote que actualices a versión premium cuando estás en medio de una factura
- Política de privacidad confusa, con versión solo en inglés o directamente inexistente
- Servidor en países sin acuerdo de protección de datos con la UE
- Comunidad en foros llena de quejas sin respuesta de la empresa
- Sin información clara sobre quién está detrás del proyecto y desde cuándo existe
- Versión gratuita que limita a una sola factura al mes o te obliga a poner su logo en cada factura
Tabla comparativa: opciones para crear facturas gratis en 2026
| Opción | Coste real | Compatible Verifactu | Volumen recomendado | Riesgos |
|---|---|---|---|---|
| Plantilla Word | 0 € | No automático | 1-5 facturas/mes | Errores manuales, cero automatización |
| Plantilla Excel | 0 € | No automático | 5-15 facturas/mes | Mantenimiento de fórmulas, sin hash |
| Google Docs/Sheets | 0 € | No automático | 1-15 facturas/mes | Dependencia de cuenta Google, datos en EEUU |
| Software gratis (versión free) | 0 € | Variable según proveedor | 10-50 facturas/mes | Limitaciones, posibles cambios de política |
| Software pago básico | 10-20 €/mes | Sí (en proveedores serios) | Sin límite práctico | Compromiso de pago mensual |
| Software pago completo | 25-60 €/mes | Sí, certificado | Sin límite | Sobrecoste si tu volumen es bajo |
Paso a paso para emitir tu primera factura
Paso 1: reúne los datos antes de abrir ningún programa
Antes de abrir ningún programa, necesitas tener a mano:
- Tu nombre o razón social y NIF/CIF completo
- Tu domicilio fiscal completo (calle, número, código postal, municipio, provincia)
- Datos de tu cliente: razón social o nombre, NIF, domicilio completo
- Descripción exacta del producto o servicio prestado
- Importe acordado y si es con IVA incluido o sin IVA
- Tipo de IVA aplicable: 4 %, 10 % o 21 %
- Si procede retención de IRPF (autónomos profesionales)
- Forma de pago y plazo pactado
Paso 2: asigna el número de factura
El número de factura debe ser correlativo y único dentro de cada serie. Si es tu primera factura del año 2026, lo más habitual es numerarla como 2026-001 o F2026-001. A partir de ahí, cada nueva factura incrementa ese número en uno.
Una práctica que ahorra líos: usa el año como prefijo. Así no mezclarás facturas de diferentes ejercicios y cuando llegue enero del año siguiente, empiezas de nuevo desde el 001 dentro de la nueva serie.
Paso 3: elige el formato y completa cada campo
- Número de factura en lugar visible
- Fecha de expedición
- Fecha de operación si difiere de la de expedición
- Tus datos completos como emisor
- Datos completos del cliente como receptor
- Concepto detallado en la tabla central: descripción clara, cantidad, precio unitario
- Base imponible (importe sin IVA)
- Tipo y cuota de IVA
- Retención de IRPF si procede
- Total a pagar
- Forma de pago, IBAN de tu cuenta y plazo
Paso 4: revisa antes de enviar
Mucha gente se salta esto y después se arrepiente. Antes de mandar nada al cliente:
- Verifica el NIF del cliente (si es empresa intracomunitaria, consulta el censo VIES de la UE)
- Comprueba que los números cuadran: base imponible + cuota IVA - retención = total a pagar
- Mira que el número de factura es correlativo al anterior emitido
- Confirma que el tipo de IVA es el correcto para ese tipo de operación
- Revisa que la fecha es correcta (parece obvio, pero los errores de fecha son más frecuentes de lo que crees)
Paso 5: envía y archiva
Exporta a PDF y manda por correo electrónico. Guarda una copia en tu sistema de archivos con nombre claro (por ejemplo: 2026-001_CLIENTEABC_enero2026.pdf) y otra copia en la nube. Anota la factura en tu registro de control, ya sea el Excel propio o el panel del software que uses.
Errores frecuentes que invalidan facturas
Numeración con huecos
Hacienda no admite saltos en la numeración. Si tu última factura era la treinta y cuatro, la siguiente es la treinta y cinco. No es la cincuenta porque te apetezca o porque quieras aparentar más volumen. Si te equivocas en el número o necesitas anular una factura, no la borres: emite una rectificativa.
Cambiar la plantilla a mitad de ejercicio sin dejar rastro
No hay norma que lo prohíba, pero genera confusión en el registro. Si decides cambiar el diseño o pasarte a software a mitad de año, hazlo abriendo una nueva serie claramente diferenciada (por ejemplo, serie "B" o serie "SW") para que se vea el corte desde cuándo cambias de sistema.
Modificar facturas ya enviadas
Una factura emitida y entregada al cliente no se toca. Si hay error, se emite una factura rectificativa que hace referencia a la original. Modificar el archivo original y reenviar es manipulación de un documento fiscal. No vale aunque el cliente te lo pida y sea un error pequeño.
No archivar copia del emisor
Te llega Hacienda dos años después pidiendo la factura número veintitrés. Si no la tienes, puedes despedirte de las deducciones asociadas y, además, te expones a sanción por incumplimiento de obligaciones formales. La multa mínima por falta de conservación de documentación es de 150 euros por registro, y pueden ser muchos registros.
Aplicar el tipo de IVA equivocado
Productos de primera necesidad (pan, leche, huevos, frutas y verduras) llevan 4 %. Hostelería, transporte de viajeros, algunos alimentos no básicos, 10 %. La mayoría del resto de bienes y servicios, 21 %. Si tienes dudas sobre tu tipo de actividad, consulta antes de emitir la primera factura. Aplicar el tipo equivocado es una de las discrepancias que Hacienda detecta más fácilmente en los cruces de declaraciones.
Olvidar la retención de IRPF cuando eres profesional
Los autónomos que tributan en el régimen de estimación directa por actividades profesionales (los que cotizan por epígrafes profesionales en el IAE) aplican retención en sus facturas a empresas y otros autónomos. El tipo general es el 15 %. Durante los tres primeros años de actividad profesional puedes aplicar el 7 %, siempre que no hayas ejercido esa actividad profesional en el año anterior.
Olvidarlo genera ajustes en tu declaración trimestral de IRPF (modelo 130) y en el modelo 111 de tu cliente. Peor aún: el cliente, si es empresa, tiene obligación de retener aunque tú no lo hayas puesto en la factura. El lío administrativo es considerable.
Descripción del concepto demasiado vaga
El concepto "servicios prestados" o "trabajos varios" es un problema. Hacienda puede rechazar la deducción de esa factura como gasto si la descripción no permite entender qué se hizo. Si eres diseñador, pon "Diseño de identidad visual para proyecto X, entregado el 15 de enero de 2026". Si eres consultor, detalla qué consultoría y en qué periodo. Cinco segundos de más descripción pueden evitar un requerimiento.
Cuándo el gratis ya no compensa
El software gratuito tiene un techo. Llega un punto donde el tiempo que pierdes peleándote con sus limitaciones cuesta más que pagar por algo mejor. Estas son las señales de que has llegado a ese punto:
- Emites más de quince o veinte facturas al mes con regularidad
- Tienes clientes recurrentes y quieres automatizar la emisión mensual sin tocar nada
- Verifactu ya te aplica como obligación según tu CNAE o tu volumen de facturación
- Necesitas integración bancaria para conciliación automática de cobros
- Tu volumen requiere control activo de cobros pendientes y morosidad
- Trabajas con clientes públicos o grandes corporaciones que exigen factura electrónica estructurada (formato Facturae XML o FacturaE para FACe)
- Tu asesor o gestor necesita acceso compartido a tus datos para preparar impuestos
"El gratis es perfecto para arrancar. Pero seguir gratis cuando ya facturas mucho es una forma sutil de boicotear tu propio negocio."
En cualquiera de estos escenarios, pagar entre diez y treinta euros al mes por un software completo es la mejor inversión en horas de trabajo y tranquilidad mental. Considera que una hora de tu tiempo vale más que eso. Si el software te ahorra una hora al mes, ya se paga solo.
Facturas a clientes en otros países
Cliente empresa en la Unión Europea
Si tu cliente es empresa o autónomo intracomunitario con NIF-IVA validado en el sistema VIES de la Comisión Europea, la factura va sin IVA. Se trata de una entrega intracomunitaria de servicios exenta. Debes incluir en la factura la mención "Operación exenta de IVA por el artículo 25 de la Ley del IVA" y el NIF-IVA de tu cliente.
Además, tienes que presentar el modelo 349 (declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias) con periodicidad trimestral o mensual según tu volumen. Si no lo presentas, el riesgo es que Hacienda te cobre el IVA que debería haber cobrado tu cliente.
Cliente particular de la Unión Europea
Aquí la regla cambia respecto a empresas. En servicios digitales y electrónicos a particulares de la UE, se aplica el IVA del país del cliente desde 2021 (sistema OSS). Dependiendo de tu volumen, puede ser más conveniente registrarte en el sistema de ventanilla única (OSS) que gestionar las declaraciones país por país. Consulta con tu asesor si tienes clientes particulares en otros países de la UE.
Cliente fuera de la UE
Servicios prestados a clientes fuera de la Unión Europea suelen ir sin IVA por la regla de localización del artículo 69 de la Ley del IVA: el servicio se localiza en el país del destinatario y no está sujeto al IVA español. Debes indicarlo expresamente en la factura. Confirma siempre con tu asesor si es tu primer caso, porque hay excepciones según el tipo de servicio.
Clientes con NIF comunitario: cómo validarlo en VIES
Antes de emitir una factura sin IVA a un cliente europeo, entra en el portal VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies/) e introduce el NIF-IVA del cliente. Si la validación devuelve positivo, tienes la prueba de que el NIF es válido y el destinatario es un operador intracomunitario. Guarda una captura de pantalla con la fecha de consulta junto a la factura.
Campos obligatorios de una factura: lista completa 2026
El Reglamento de Facturación establece con exactitud qué debe contener toda factura ordinaria. Si falta alguno de estos datos, la factura puede ser rechazada como medio de prueba o como soporte de deducción de IVA. Aquí tienes la lista completa:
| Campo obligatorio | Notas y precisiones |
|---|---|
| Número de factura | Correlativo y único dentro de cada serie anual |
| Fecha de expedición | Día, mes y año en que se emite la factura |
| Fecha de operación | Solo si difiere de la fecha de expedición |
| Datos del emisor | Nombre/razón social, NIF, domicilio fiscal completo |
| Datos del destinatario | Nombre/razón social, NIF, domicilio. Obligatorio siempre en factura ordinaria |
| Descripción de la operación | Suficientemente detallada para identificar el bien o servicio |
| Base imponible | Importe antes de IVA, por tipo si hay tipos distintos |
| Tipo de IVA aplicado | 4 %, 10 % o 21 %. Separado si hay varios tipos |
| Cuota tributaria | Resultado de aplicar el tipo a la base imponible |
| Total de la factura | Suma de base imponible y cuota, menos retención si procede |
| Retención IRPF | Solo para profesionales. Tipo 15 % general, 7 % primeros tres años |
| Mención de exención (si aplica) | Referencia legal cuando la operación está exenta de IVA |
La factura simplificada y cuándo usarla
La factura simplificada (el antiguo "tique") puede emitirse cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido, o cuando se trata de ventas al por menor a consumidores finales. La simplificada no requiere los datos del destinatario, lo que la hace más rápida de emitir. Su limitación: el destinatario no puede deducirse el IVA de esa factura, porque no aparecen sus datos. Para operaciones entre empresas y autónomos, siempre factura ordinaria.
Verifactu en detalle: qué cambia y qué debes hacer ya
Verifactu es probablemente el cambio normativo más significativo en facturación de los últimos veinte años en España. Su objetivo es eliminar el fraude fiscal derivado de la manipulación de facturas y de las llamadas "cajas B" digitales. Y afecta directamente a cómo creas tus facturas, aunque uses software gratuito.
Qué es exactamente Verifactu
Verifactu (Verificación Fiscal de Facturación) es el sistema por el que cada factura que emitas queda registrada en los servidores de la AEAT con un código único, un hash de integridad y un QR de verificación. El sistema garantiza que nadie pueda modificar una factura después de emitirla sin que Hacienda lo sepa. Si tu software genera una factura con QR Verifactu, el cliente puede escanear ese código y verificar en tiempo real que la factura es auténtica.
Plazos de entrada en vigor
El despliegue no es simultáneo para todos. Los principales plazos que debes conocer en 2026:
- Grandes contribuyentes y grupos consolidados: obligación ya activa desde finales de 2024
- Resto de contribuyentes obligados al Suministro Inmediato de Información (SII): obligación en 2025
- Autónomos y pymes que no estén en SII: entrada progresiva en 2026, con fecha definitiva a confirmar por la AEAT según las últimas prórrogas administrativas
La recomendación es no esperar a la fecha límite. Adaptarte antes te da margen para probar el software, corregir errores y evitar la presión de hacerlo con el agua al cuello. Si tu software ya es compatible, actualiza la configuración ahora.
¿Qué pasa si no me adapto a tiempo?
El incumplimiento de Verifactu puede generar sanciones proporcionales al importe facturado sin cumplimiento. La Ley Antifraude de 2021 establece que el uso de software que permita llevar doble contabilidad o manipular facturas es infracción grave, con multas que pueden alcanzar el 2 % de la facturación del ejercicio para los casos más graves. Habla con tu asesor si tienes dudas sobre tu fecha de entrada en obligación.
"La mejor preparación para Verifactu no es esperar la circular de tu gestor. Es elegir desde ahora un software que ya lo soporte."
Recomendación práctica para autónomos, 2026
Tipos de facturas que necesitas conocer
No todas las facturas son iguales. El sistema fiscal español distingue varios tipos, y usar el tipo equivocado puede invalidar el documento o crear problemas en la deducción del IVA.
Factura ordinaria
La que emites en la mayoría de operaciones entre empresas o entre profesionales. Contiene todos los campos obligatorios que ya vimos arriba. Es el tipo estándar y el más habitual.
Factura simplificada
Para ventas al por menor o cuando el importe no supera los 400 euros (IVA incluido). No requiere datos del destinatario. El destinatario no puede deducir el IVA con este documento, así que si tu cliente es empresa o autónomo, emite siempre ordinaria aunque el importe sea bajo.
Factura rectificativa
Sustituye a una factura ordinaria cuando hay un error en la original o cuando hay que aplicar una modificación (descuento posterior, devolución parcial, cambio de tipo de IVA). Debe hacer referencia expresa a la factura original que corrige, indicando el número y fecha de esa factura original. No borra la factura original: ambas conviven en el registro.
Autofactura o factura de adquisición intracomunitaria
Cuando eres tú quien debe autorepercutirse el IVA (inversión del sujeto pasivo), por ejemplo al recibir servicios de un proveedor extranjero sin establecimiento permanente en España. Es un caso más avanzado que no suele afectar a autónomos pequeños, pero es bueno saber que existe.
Factura proforma
No es una factura fiscal. Es un presupuesto en formato de factura, sin valor contable ni tributario. Se usa para que el cliente apruebe el precio antes de ejecutar el trabajo. Una vez aprobada y ejecutado el servicio, emites la factura definitiva. Nunca anotes una proforma en tu registro de facturas emitidas.
Conservación y archivo: lo que debes hacer
- Mantén las facturas emitidas y recibidas durante mínimo cuatro años (el plazo de prescripción fiscal), pero la recomendación práctica es seis o siete años
- El formato electrónico es válido siempre y cuando se garantice la integridad y legibilidad del archivo
- Copia de seguridad en al menos dos ubicaciones: disco local más nube
- Organización por años y meses para acceso rápido ante cualquier requerimiento
- Nomenclatura consistente: recomendamos el formato YYYY-NNN_CLIENTE_concepto.pdf
- Nunca comprimas las facturas en archivos cifrados sin tener la clave accesible: si pierdes la contraseña, pierdes la factura
Sobre el plazo de conservación: la Ley General Tributaria establece cuatro años de prescripción, pero algunos documentos tienen plazos más largos. Los libros contables obligatorios para sociedades deben conservarse seis años según el Código de Comercio. Si tienes una SL o SA, guarda todo durante seis años al menos.
Preguntas frecuentes sobre crear facturas gratis
¿Puedo emitir facturas sin ser autónomo?
Para emitir facturas con habitualidad debes estar dado de alta en Hacienda (modelo 036 o 037) y en la Seguridad Social como autónomo. Hay matices con la habitualidad y los ingresos por debajo del SMI (1.134 euros brutos mensuales en 2026), pero como regla general: si lo haces de forma continua y reiterada, el alta es obligatoria. La Seguridad Social y la AEAT cruzan datos con frecuencia creciente.
¿Las facturas que emito desde Word son legales en 2026?
Sí, si contienen todos los campos obligatorios. La forma del documento no determina su validez legal: lo hace el contenido. Un Word con todos los campos reglamentarios es tan válido como un PDF generado por software. La limitación es funcional: no genera hash ni QR de Verifactu de forma automática, lo que puede ser un problema cuando entres en la obligación de ese sistema.
¿Necesito firma digital para emitir facturas?
No para la mayoría de operaciones entre privados. La firma electrónica avanzada o el sello de empresa solo son obligatorios en la factura electrónica estructurada Facturae (el formato XML obligatorio para facturar a la Administración Pública) y en algunos sectores regulados. Una factura PDF sin firma digital es completamente válida para operaciones entre autónomos y empresas del sector privado.
¿Qué es Verifactu y cuándo me afecta?
Verifactu es el sistema de registro de facturas de la AEAT que exige que cada factura lleve un código hash de integridad y un QR de verificación, garantizando que no haya sido manipulada. A partir de 2026 va siendo de aplicación progresiva para autónomos y pymes sujetos a IRPF o Impuesto de Sociedades. La fecha exacta para tu perfil depende de si ya estás en el SII o no. Consulta con tu asesor para conocer tu fecha límite concreta.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
La Ley General Tributaria establece un plazo de prescripción de cuatro años, durante los cuales Hacienda puede reclamarte cualquier documento fiscal. Pero la Ley de Sociedades pide seis años para libros contables. La recomendación práctica más extendida es conservar todo durante seis o siete años en formato electrónico, con copia de seguridad en dos ubicaciones.
¿Puedo usar una sola plantilla para varios años consecutivos?
Sí, pero actualiza la numeración al inicio de cada ejercicio y comprueba que sigue cumpliendo la normativa vigente en ese momento. Las leyes cambian: revisa cada enero si hay nuevas obligaciones (campos adicionales, cambios en tipos de IVA, Verifactu, etc.) y adapta tu plantilla antes de emitir la primera factura del año.
¿Si paso de gratis a software de pago, pierdo el historial de facturas?
Depende del software de origen. Los proveedores serios permiten exportar todas tus facturas históricas en CSV, Excel o PDF antes de darte de baja. Otros no tienen esta función en el plan gratuito y te obligan a pagar por la exportación. Antes de elegir una herramienta gratuita, comprueba explícitamente si puedes exportar tus datos sin coste adicional en cualquier momento.
¿Es legal cobrar al cliente antes de emitir la factura?
Sí, puedes cobrar un anticipo antes de ejecutar el trabajo. Pero ese cobro genera la obligación de emitir factura en el momento del cobro, no cuando termines el servicio. Si cobras el 50 % de anticipo hoy, emites factura por ese 50 % hoy. Cuando cobres el resto, emites la factura por el saldo pendiente. No puedes esperar a terminar el trabajo para facturar el total si ya has cobrado una parte antes.
¿Qué pasa si pierdo todas mis facturas por un fallo informático?
Estás obligado a poder reconstruirlas o acreditarlas a partir de otra documentación: extractos bancarios, contratos firmados, correos electrónicos con el cliente, presupuestos aceptados. Pero la sanción por incumplimiento de la obligación de conservación de documentación fiscal puede ir desde 150 euros por registro hasta porcentajes del volumen facturado en los casos más graves. Por eso siempre, siempre, copia de seguridad en dos sitios distintos y actualizados.
¿Cuántas series de numeración puedo tener?
Puedes tener tantas series como necesites, siempre que cada una sea correlativa internamente. Lo habitual es tener una serie general (F2026-001, F2026-002...) y una serie específica para rectificativas (R2026-001, R2026-002...). Algunos autónomos tienen series separadas por tipo de cliente o por proyecto. No hay límite legal, pero cuanto más sencillo, menos posibilidades de error.
¿Puedo emitir facturas en euros y en otras divisas?
Sí, pero la base imponible y las cuotas de IVA deben expresarse en euros a efectos fiscales. Si facturas en dólares o en libras, debes incluir el tipo de cambio aplicado y la conversión a euros en el propio documento. El tipo de cambio de referencia recomendado es el publicado por el Banco Central Europeo para la fecha de la operación.
¿Qué ocurre si mi cliente no paga la factura? ¿Puedo recuperar el IVA?
Sí, en determinadas circunstancias. El mecanismo se llama modificación de la base imponible por créditos incobrables. Puedes recuperar el IVA repercutido (pero no cobrado) cuando la deuda tiene más de seis meses de antigüedad, has reclamado judicialmente el cobro o has iniciado un procedimiento de insolvencia, y cumples los plazos establecidos en la normativa del IVA para la modificación. El proceso requiere emitir una factura rectificativa y notificar a la AEAT. Habla con tu asesor ante el primer impago significativo.
Mi consejo final
Crear facturas gratis es posible y para muchos autónomos es la opción correcta al empezar. Pero entiende que "gratis" tiene un precio escondido: tu tiempo, tu energía mental y el riesgo de errores que un software automatizaría sin que tengas que pensar en ellos.
Empieza con plantilla si tu volumen es bajo y acabas de empezar. Pásate a software gratuito cuando crezcas un poco y el control manual empiece a costarte horas. Y cuando el negocio te pida automatización seria, cumplimiento de Verifactu o integración bancaria, paga lo que cuesta una herramienta decente. La factura no es un gasto: es la prueba de que has trabajado. Trátala con el cuidado que merece.
Una última cosa: el mejor sistema de facturación no es el más sofisticado. Es el que realmente usas, el que te resulta cómodo y el que no abandonas cuando tienes prisa. Elige en función de tu forma de trabajar, no de los listados de funciones de los comparadores.
Si quieres arrancar sin coste, descarga la plantilla actualizada a dos mil veintiséis y emite tu primera factura hoy mismo.