Plantillas de presupuestos en Excel: cómo montar una que valga como oferta

Casi todo el mundo empieza igual: una hoja en blanco, cuatro columnas a ojo y un total escrito a mano que, tres revisiones después, ya no coincide con las líneas de arriba. Un presupuesto es un documento comercial, pero también es el borrador de una factura: bien montado, pasar de la oferta aceptada al documento fiscal es copiar y pegar. Mal montado, cada trabajo te cuesta media hora de rehacer sumas y explicar por qué el importe ha cambiado.

Esta guía cubre las dos mitades del problema: qué tiene que llevar un presupuesto en España para que sirva de oferta seria, y cómo construir la hoja en Excel con fórmulas de verdad para que se autocalcule y no puedas romperla sin querer.

Qué debe llevar un presupuesto profesional en España

Conviene aclarar algo primero, porque circula mucha confusión: el presupuesto no tiene un contenido obligatorio tasado por la normativa fiscal. Quien fija los campos obligatorios es el reglamento de facturación, y eso se aplica a la factura, no a la oferta previa. Como no hay una plantilla legal que te proteja, el contenido lo decides tú, y los huecos que dejes se convierten en discusiones.

Identificación de las dos partes

Nombre y apellidos o razón social, NIF o CIF, domicilio y un canal de contacto, tanto de quien emite como de quien recibe. Pedir el NIF del cliente ya en el presupuesto tiene una ventaja práctica: cuando el trabajo se acepta no tienes que ir persiguiendo datos con la obra empezada. Y saber si el cliente es empresa te dice de entrada si toca aplicar retención y si la operación puede ir por inversión del sujeto pasivo.

Número correlativo y fecha de emisión

Numera los presupuestos con una serie propia, separada de la de facturas. Un formato del tipo P2026-0087 te deja ordenar, buscar y referenciar la oferta en la factura posterior sin ambigüedad. La fecha de emisión marca desde cuándo cuenta el plazo de validez.

Validez de la oferta

El campo que más dinero salva y el que más gente olvida. Un presupuesto sin caducidad es una oferta abierta para siempre, y el cliente que reaparece meses después con tu PDF en la mano tiene un argumento razonable para exigirte ese precio. Con materiales cuyo coste se mueve, plazo corto; con servicios de tarifa estable puedes ser más generoso. Escríbelo explícito: "Oferta válida durante 30 días naturales desde la fecha de emisión", con el número que decidas.

Desglose de conceptos

Una línea por partida, con descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario e importe. Meterlo todo en una sola línea ("Reforma de baño — 6.400 €") ahorra dos minutos y cuesta muchos más: sin desglose no puedes justificar una modificación, el cliente no puede comparar y tú no puedes recortar alcance si el precio le asusta.

Un presupuesto de una sola línea solo admite dos respuestas: sí o no. Uno desglosado admite una tercera, que es la que cierra tratos: "quítame esta partida y hacemos lo demás".

Base imponible, IVA y retención

Los tres importes separados, nunca fundidos en un total. La base imponible es la suma de los importes menos los descuentos. Sobre esa base se calcula el IVA al tipo que corresponda y, si eres profesional facturando a otro empresario o profesional, también la retención de IRPF, que se resta.

Forma y plazo de pago

Indica el medio (transferencia con IBAN, domiciliación, tarjeta), el calendario (anticipo, pagos por hitos, pago único a la entrega) y el plazo en días. La normativa española contra la morosidad en operaciones comerciales fija como regla general un plazo máximo de 30 días, ampliable por acuerdo entre las partes hasta 60 días naturales. Si trabajas con anticipo, dilo en el presupuesto y no en el correo: lo que no está en el documento no está pactado.

Condiciones y exclusiones

La letra pequeña que evita la mayoría de los conflictos. Qué incluye el precio y qué no (desplazamientos, materiales, licencias, horas fuera de jornada), plazo de ejecución, qué pasa si el cliente cambia el alcance a mitad, qué garantía das y cómo se considera aceptada la oferta. Una línea del tipo "La aceptación de este presupuesto, por firma o por correo electrónico, implica la conformidad con estas condiciones" te ahorra discusiones.

Presupuesto, factura proforma y factura: cuál toca en cada momento

Los tres documentos se parecen tanto que mucha gente los usa indistintamente, y ahí empiezan los problemas con la asesoría. La diferencia es de función, no de formato.

El presupuesto es una oferta: propone trabajo, precio y condiciones, y su valor es comercial y contractual. No obliga a ingresar IVA, no se anota en los libros registro y no usa la serie de facturas.

La factura proforma es una simulación de la factura futura. Mismo aspecto, pero con la palabra "proforma" bien visible, y no sirve como justificante fiscal ni permite deducir el IVA. Se usa cuando el cliente necesita un documento con pinta de factura antes de que exista la operación: tramitar un pago interno, presentar en aduana o justificar un anticipo. Error caro y frecuente: numerarla con la serie de facturas reales, que debe ser correlativa y sin huecos. La proforma necesita su propia serie.

La factura es el documento fiscal. Se emite cuando la operación se realiza, obliga a repercutir e ingresar el IVA, se anota en los libros y su contenido sí está fijado por el reglamento de facturación: número y, en su caso, serie; fecha de expedición; identificación completa de emisor y destinatario; descripción de las operaciones; tipo o tipos impositivos; cuota repercutida por separado; y la fecha de la operación cuando sea distinta de la de expedición.

Existe además la factura simplificada, la que sustituyó al ticket, con menos campos y limitada por importe: como regla general cuando la operación no supera los 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € con IVA incluido en supuestos concretos como ventas al por menor, hostelería o transporte de personas. Comprueba el reglamento vigente antes de apoyarte en ese límite, porque no cubre todas las actividades y el cliente que quiera deducir el IVA necesitará factura completa.

La consecuencia para tu plantilla: bien diseñada, el mismo libro te sirve para los tres documentos cambiando un desplegable de tipo de documento y la serie. Los datos son los mismos; lo que cambia es el rótulo, el pie legal y si la cuota de IVA se presenta como repercutida o como estimación.

Cómo montar la plantilla en Excel: estructura de hojas

Antes de escribir una fórmula, decide la arquitectura. Una plantilla que aguanta el uso diario tiene tres o cuatro hojas con responsabilidades separadas, no una hoja gigante donde todo convive.

Hoja 1: Config

Lo que no cambia entre presupuestos: tus datos fiscales, logo, IBAN, textos de condiciones, tipos de IVA que manejas, tipo de retención y último número emitido. Todo en celdas con nombre definido (Fórmulas → Asignar nombre), para escribir =Emisor_NIF en lugar de =Config!$B$4. Cuando cambies de domicilio fiscal, tocas una celda y se actualiza el libro entero.

Hoja 2: Catálogo

Tu tarifario: código, descripción, unidad, precio unitario y tipo de IVA, una fila por servicio o material. Es lo que convierte la plantilla en una herramienta rápida, porque permite construir el presupuesto eligiendo códigos en lugar de teclear descripciones y precios. Conviértela en tabla de Excel con Ctrl+T y nómbrala, por ejemplo tblCatalogo.

Hoja 3: Presupuesto

El documento que ve el cliente: cabecera, tabla de partidas, bloque de totales y pie de condiciones. Es la única hoja que se imprime, así que define su área de impresión y ajústala a una página de ancho desde el principio.

Hoja 4: Registro

Opcional y muy rentable: una fila por presupuesto emitido con número, fecha, cliente, importe, estado (enviado, aceptado, rechazado, caducado) y vencimiento. Con ella sabes tu tasa de conversión y qué ofertas están a punto de caducar sin que nadie las haya seguido.

La hoja de Registro es la que más gente se salta y la que más dinero recupera. Un presupuesto que caduca sin una llamada de seguimiento es una venta perdida por silencio, no por precio.

Las fórmulas, una a una y explicadas

Un aviso de sintaxis: en una instalación con configuración regional española, el separador de argumentos es el punto y coma y el separador decimal es la coma. Si copias fórmulas de un tutorial en inglés y te da error, casi siempre es eso. Los ejemplos van con punto y coma.

Importe de línea y redondeo

La fórmula obvia es cantidad por precio. La correcta añade un redondeo:

=REDONDEAR(D9*E9;2)

Redondear a dos decimales en cada línea es la diferencia entre una plantilla que cuadra y una que no. Excel guarda internamente más decimales de los que muestra: si un precio real es 12,333333 y la celda enseña 12,33, la suma de veinte líneas puede desviarse unos céntimos del total que el cliente calcula a mano sobre el PDF.

Descuento por línea

Si das descuentos, mejor una columna con el porcentaje que un precio ya rebajado: el cliente ve el esfuerzo comercial y tú conservas tu tarifa.

=REDONDEAR(D9*E9*(1-F9);2)

Formatea esa columna como porcentaje de verdad. Si escribes 10 en una celda de formato general, la fórmula lee 10 y no 0,1, y el importe sale negativo.

Base imponible con SUMA y con SUMAPRODUCTO

Con columna de importe, la base es una suma simple: =SUMA(G9:G38). Si prefieres calcular directamente, SUMAPRODUCTO multiplica dos rangos elemento a elemento y suma en un solo paso:

=SUMAPRODUCTO(D9:D38;E9:E38)

Esa función tiene un segundo uso más interesante: sumar solo las partidas que cumplen una condición. Para totalizar por separado las líneas al 21 % y las del 10 %, cuando la columna H guarda el tipo de cada línea:

=SUMAPRODUCTO((H9:H38=0.21)*(G9:G38))

La comparación devuelve verdadero o falso, que al multiplicarse valen uno y cero, así que solo sobreviven las líneas que coinciden. Con esto presentas un presupuesto con dos tipos de IVA sin partirlo en dos documentos, que es justo lo que pasa en reformas donde conviven materiales y mano de obra.

Traer precios del catálogo con BUSCARV o BUSCARX

La automatización que más tiempo ahorra: el usuario escribe un código y la plantilla rellena descripción, unidad y precio. Con la función clásica, disponible en cualquier versión:

=SI.ERROR(BUSCARV($C9;tblCatalogo;2;FALSO);"")

El primer argumento es el código buscado, el segundo el rango del catálogo, el tercero la columna de la que se trae el dato y el cuarto, FALSO, exige coincidencia exacta. Ese cuarto argumento no es opcional en la práctica: si lo omites, Excel hace una búsqueda aproximada y puede devolverte el precio del servicio de al lado sin avisar. El envoltorio SI.ERROR evita que la hoja se llene de #N/D en las filas todavía vacías.

Con Microsoft 365 o Excel 2021 en adelante, BUSCARX hace lo mismo mejor:

=BUSCARX($C9;tblCatalogo[Codigo];tblCatalogo[Precio];"")

Su ventaja real no es la comodidad, es la resistencia: como referencia columnas por nombre y no por posición, insertar una columna nueva en el catálogo no rompe nada. Con BUSCARV, insertar una columna en medio desplaza el índice y todos los precios pasan a ser otra cosa, en silencio y sin error visible.

Listas desplegables con validación de datos

Selecciona la columna de códigos, ve a Datos → Validación de datos → Permitir: Lista y apunta al rango de códigos del catálogo. A partir de ahí nadie teclea un código que no existe y desaparecen los #N/D por erratas. Lo mismo para la columna de unidad (ud, h, m, m², kg, día) y para el tipo de IVA.

En la pestaña Mensaje de error conviene elegir el estilo Advertencia en lugar de Detener cuando quieras permitir excepciones puntuales sin desactivar la validación entera.

Numeración automática del presupuesto

Sin macros: guarda en Config el prefijo, el año y el último número usado, y compón el código con TEXTO, que rellena con ceros a la izquierda.

=Config!B10&"-"&TEXTO(Config!B11;"0000")

Si B10 contiene P2026 y B11 contiene 87, el resultado es P2026-0087. Al emitir uno nuevo, subes el contador en una celda. Es manual, pero es a prueba de todo y no obliga a guardar el libro como archivo con macros, lo que a su vez evita que el adjunto llegue bloqueado al correo del cliente.

Formato condicional para vencimientos

En la hoja de Registro, calcula la caducidad sumando los días de validez a la fecha de emisión y resalta las que se acercan. Selecciona la columna de vencimientos y crea una regla en Inicio → Formato condicional → Nueva regla → Utilice una fórmula:

=Y($E2<>"";$E2-HOY()<=5;$E2>=HOY();$F2="Enviado")

Esa regla pinta de ámbar los presupuestos enviados que caducan en cinco días o menos. Una segunda con =Y($E2<HOY();$F2="Enviado") los marca en rojo cuando ya han caducado sin respuesta. Fíjate en los dólares: la columna va fijada y la fila no, que es lo que permite aplicar la regla a toda la fila y que avance hacia abajo correctamente.

Un tercer uso, dentro del propio presupuesto: una regla que resalte cualquier línea con cantidad rellena y precio unitario vacío. Es el fallo más común al montar una oferta con prisa y la razón número uno de que un total salga bajo.

Proteger las celdas para no romper las fórmulas

El orden importa y casi todo el mundo lo hace al revés. En Excel todas las celdas nacen marcadas como bloqueadas, pero ese atributo no hace nada hasta que proteges la hoja. El procedimiento correcto:

1. Selecciona todo con Ctrl+E y, en Formato de celdas → Proteger, desmarca "Bloqueada". Ahora ninguna celda está protegida.
2. Selecciona solo las celdas con fórmulas y vuelve a marcarles "Bloqueada". Las localizas de golpe con Inicio → Buscar y seleccionar → Ir a Especial → Fórmulas.
3. Marca "Oculta" en esas celdas si no quieres que se vean tus fórmulas en la barra de fórmulas.
4. Ve a Revisar → Proteger hoja y deja activadas las casillas que quieras permitir.

Sobre la contraseña: la protección de hoja de Excel es una barrera contra el despiste, no contra alguien decidido. Sirve para que nadie sobrescriba por accidente la fórmula del total, que es el problema que quieres resolver. Si le pones contraseña, apúntala fuera del archivo.

Tablas de Excel y referencias estructuradas

Convertir la zona de partidas en tabla con Ctrl+T resuelve el problema más molesto: que al añadir una fila al final el rango de la suma no crezca. En una tabla, escribir en la fila siguiente la extiende y las fórmulas se propagan solas. Además puedes referirte a los rangos por nombre, como =SUMA(tblPartidas[Importe]), que sigue siendo legible seis meses después. Única precaución: si vas a proteger la hoja, comprueba antes que la tabla sigue admitiendo filas nuevas con la protección puesta.

IVA, retención de IRPF y casos especiales

Aquí es donde falla casi cualquier plantilla genérica, porque suelen asumir un único tipo de IVA, ninguna retención y territorio peninsular.

Los tipos de IVA

El sistema español maneja un tipo general del 21 %, uno reducido del 10 % y uno superreducido del 4 %. Cuál se aplica depende de la naturaleza del bien o servicio, no de quién lo vende, y hay operaciones exentas. Tu plantilla debería permitir un tipo distinto por línea aunque el 95 % de tus presupuestos usen solo uno.

La retención de IRPF

La retención aparece cuando un profesional persona física factura a otro empresario, profesional o entidad obligada a retener. No aparece cuando el cliente es un particular ni cuando quien factura es una sociedad. El tipo general para actividades profesionales es del 15 %, con un tipo reducido del 7 % aplicable durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes. Hay tipos específicos más bajos para determinadas actividades agrícolas y ganaderas y para actividades en estimación objetiva.

En la hoja se resuelve con dos celdas de configuración —un desplegable de sí/no y el tipo— y una fórmula en el bloque de totales:

=SI(Config!B14="Sí";REDONDEAR(BaseImponible*Config!B15;2);0)

El orden importa y es fuente constante de errores: la retención se calcula sobre la base imponible, igual que el IVA, no sobre la base más el IVA. Y se resta al final.

Ese ejemplo asume un profesional con retención al 15 % facturando a una empresa en territorio peninsular. Cambia cualquiera de esas tres condiciones y cambia el resultado.

Canarias, Ceuta y Melilla, inversión del sujeto pasivo y recargo

En Canarias no se aplica IVA sino IGIC, con sus propios tipos, y en Ceuta y Melilla rige el IPSI. Si operas allí, no dejes el rótulo "IVA" escrito a fuego en una celda: hazlo depender de una celda de configuración con el nombre del impuesto.

Dos casos más que rompen la fórmula estándar y conviene prever aunque sea con una casilla:

• Inversión del sujeto pasivo: en determinadas ejecuciones de obra de construcción o rehabilitación entre empresarios, quien factura no repercute IVA y el destinatario lo autoliquida. La línea de IVA va a cero y el documento debe llevar la mención expresa.
• Recargo de equivalencia: si vendes a un comerciante minorista acogido a ese régimen, además del IVA le repercutes un recargo adicional, con un porcentaje distinto para cada tipo. Es una línea más en el bloque de totales, no un tipo distinto.

Errores típicos que descuadran el total

Si tu plantilla no cuadra, casi seguro es uno de estos.

El rango de la suma no crece con la tabla

Insertas una fila al final y el total no la incluye, porque =SUMA(G9:G38) sigue apuntando hasta la 38 y tú acabas de escribir en la 39. Se arregla convirtiendo el rango en tabla de Excel o, si no quieres tablas, dejando la fórmula con margen (G9:G100) y filas vacías de reserva dentro del rango.

Números guardados como texto

Un precio pegado desde una web o un PDF llega a menudo como texto, se alinea a la izquierda y la suma lo ignora sin dar error. El triángulo verde en la esquina de la celda es el aviso. Se corrige seleccionando la columna y usando Datos → Texto en columnas → Finalizar, que fuerza la reconversión de todo el rango.

El porcentaje que no es porcentaje

Escribir 21 en una celda de formato general y multiplicar por ella: el IVA sale veintiuna veces la base. Formatea siempre esas celdas como porcentaje o divide en la fórmula, =Base*Config!B12/100.

Referencias relativas al copiar hacia abajo

Arrastras la fórmula del IVA y la referencia al tipo se desplaza una fila por cada copia, así que la línea 12 se calcula contra una celda vacía. Fija con dólares lo que no debe moverse ($B$12) o, mejor, usa nombres definidos, que son absolutos por naturaleza.

Descuento aplicado dos veces

Pasa cuando hay descuento por línea y además uno global sobre la base: el importe de línea ya viene rebajado y el general lo vuelve a rebajar. Elige una de las dos vías y elimina la otra del diseño.

Filas ocultas que sí suman

Ocultas una partida que al final no va y el total la sigue contando, porque SUMA no distingue filas ocultas. Si tu flujo pasa por ocultar líneas, usa =SUBTOTALES(109;G9:G38), que ignora las filas ocultas manualmente. Mejor todavía: bórralas.

Vínculos a un libro que ya no existe

Copias la plantilla a otro ordenador y las fórmulas apuntan a un archivo de la ruta original. Al abrir sale el aviso de actualizar vínculos y, si nadie lo lee, los precios se congelan en el último valor conocido. Revisa Datos → Editar vínculos y mantén el catálogo dentro del mismo libro.

De la plantilla de Excel a la facturación electrónica

Una hoja de cálculo es un buen punto de partida y un mal punto de llegada. Sirve para ofertar y para controlar un volumen bajo, pero la normativa de facturación va camino de exigir cosas que Excel no hace por sí solo. Hay tres piezas en juego y conviene no mezclarlas.

Factura electrónica con las administraciones públicas

Es la más antigua y ya está plenamente operativa. Los proveedores de las administraciones públicas están obligados desde hace años a presentar sus facturas en formato electrónico estructurado a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas. Si trabajas para un ayuntamiento o un organismo público, un PDF hecho con Excel no vale como factura.

Factura electrónica entre empresas y profesionales

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas —la conocida como Ley Crea y Crece— estableció la obligación de expedir y remitir factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales. Esa obligación no es directamente aplicable sin más: la propia ley la condiciona a un desarrollo reglamentario que fije requisitos técnicos, formatos admitidos y calendario de entrada en vigor, con plazos distintos según la facturación anual. Ese desarrollo ha sufrido retrasos y su calendario se ha ido desplazando. Consulta el estado vigente en el momento en que leas esto o pregunta a tu asesoría antes de comprar software: cualquier fecha concreta que encuentres en un artículo antiguo puede estar superada.

Requisitos de los sistemas informáticos de facturación

Obligación distinta de la anterior, aunque mucha gente las confunde. Va de que el programa con el que emites facturas garantice la integridad, la conservación, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros: que no se pueda borrar ni modificar una factura sin dejar rastro. Un archivo de Excel, por definición, no cumple ese requisito, porque cualquiera puede abrirlo y cambiar una cifra sin que quede constancia. Este bloque también ha tenido cambios de calendario y de alcance, así que aplica la misma regla: comprueba la situación vigente antes de decidir.

Lectura práctica: usa Excel para presupuestar y para tu control interno, sin problema. Para emitir facturas, ve mirando software que se comprometa por escrito a cumplir la normativa aplicable a tu caso y a mantenerse actualizado.

Cómo preparar la plantilla para esa transición

• Estructura tus datos como base de datos, no como documento: una fila por partida, columnas fijas, sin celdas combinadas ni filas de adorno dentro de la tabla.
• Usa códigos, no texto libre: un catálogo con códigos estables se migra; doscientas descripciones escritas cada una a su manera, no.
• Guarda los NIF completos y bien formateados, sin espacios ni guiones inventados.
• Mantén la hoja de registro: será tu histórico exportable a CSV el día del cambio.
• No mezcles series: presupuestos, proformas y facturas, cada una con la suya desde el primer día.

Antes de enviar: revisión final

Exporta a PDF desde Archivo → Exportar → Crear documento PDF/XPS en lugar de mandar la hoja de cálculo: el cliente no puede cambiar cifras sin que se note, el documento se ve igual en cualquier dispositivo y no expones tu catálogo de precios ni tus márgenes. Revisa antes el área de impresión, porque un presupuesto que corta la tabla de totales en la segunda página resta credibilidad. Y nombra el archivo de forma reconocible, del tipo P2026-0087_Presupuesto_Cliente.pdf: eso se encuentra en una bandeja de entrada tres semanas después; un presupuesto.pdf, no.

• Los NIF de las dos partes están completos y son correctos.
• El número de presupuesto no está repetido.
• Todas las líneas con cantidad tienen precio unitario.
• La suma de la base coincide con la suma manual de los importes visibles.
• El tipo de IVA aplicado es el que corresponde a cada partida.
• La retención está o no está según quién sea el cliente, y se ha calculado sobre la base.
• Hay fecha de validez, plazo de ejecución y forma de pago.
• Las exclusiones están escritas.
• El PDF no corta la tabla ni el bloque de totales.

Preguntas frecuentes

¿Un presupuesto firmado obliga a las dos partes?

Un presupuesto aceptado por el cliente funciona como acuerdo entre las partes sobre el trabajo, el precio y las condiciones que recoge. Por eso conviene que el alcance y las exclusiones estén bien escritos: te obliga a hacer lo que dice por el precio que dice, y le obliga a pagarlo. La aceptación puede ser una firma o un correo de conformidad; lo que importa es que quede constancia.

¿Puedo cobrar por hacer un presupuesto?

Puedes, siempre que lo comuniques antes de empezar y el cliente lo acepte. Es habitual en trabajos donde la oferta exige visita técnica, mediciones o un proyecto previo. Lo razonable es indicar que el importe se descuenta del trabajo si la oferta se acepta. Lo que no puedes es facturarlo después sin haberlo advertido.

¿Es obligatorio poner el IVA en un presupuesto?

La normativa fiscal no fija el contenido del presupuesto, así que no hay una obligación formal como la que existe para la factura. En la práctica, sí conviene: un presupuesto que no separa base e IVA genera malentendidos con clientes particulares, que leen el total, y resulta inservible para clientes empresa, que necesitan la base.

¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto?

Lo decides tú, según la volatilidad de tus costes: plazos cortos si dependes de materiales cuyo precio se mueve, más amplios en servicios de tarifa estable. Lo que no debes hacer es dejarlo sin plazo, porque una oferta sin caducidad queda abierta indefinidamente.

¿Qué diferencia hay entre presupuesto y factura proforma?

El presupuesto es una oferta comercial previa al encargo. La proforma es una simulación de la factura que se emite cuando el trabajo ya está acordado, normalmente para que el cliente tramite un pago o justifique un anticipo. Ninguna de las dos tiene valor fiscal ni permite deducir el IVA, y ninguna debe usar la serie de numeración de las facturas.

¿Hay que aplicar retención de IRPF en el presupuesto?

Si eres profesional persona física y el cliente es empresario, profesional o entidad obligada a retener, conviene reflejarla ya en el presupuesto, porque cambia el importe que va a desembolsar. Si el cliente es un particular, o si facturas a través de una sociedad, no hay retención. El tipo aplicable depende de la actividad y del momento de inicio: consúltalo con tu asesoría.

¿Qué fórmula suma solo las líneas de un tipo de IVA?

La más directa es SUMAPRODUCTO con una condición, por ejemplo =SUMAPRODUCTO((H9:H38=0.21)*(G9:G38)), donde H guarda el tipo de cada línea y G el importe. También sirve =SUMAR.SI(H9:H38;0.21;G9:G38), más legible cuando solo hay una condición.

¿BUSCARV o BUSCARX para el catálogo de precios?

BUSCARX siempre que tu versión lo permita (Microsoft 365 y Excel 2021 en adelante), porque referencia columnas por nombre y no por posición, busca en cualquier dirección y lleva integrado el valor a devolver si no encuentra nada. BUSCARV es la alternativa compatible con versiones anteriores; si la usas, no olvides el cuarto argumento FALSO para exigir coincidencia exacta.

¿Cómo evito que se rompan las fórmulas?

Desbloquea primero todas las celdas, vuelve a bloquear solo las que contienen fórmulas (las localizas con Ir a Especial → Fórmulas) y protege la hoja desde Revisar → Proteger hoja. Y para enviar al cliente, exporta a PDF: así ni siquiera hay hoja que romper.

¿Necesito macros para que la plantilla sea automática?

No. El cálculo de importes, los totales por tipo de IVA, el catálogo de precios, la numeración, las alertas de vencimiento y la protección de celdas funcionan con fórmulas y funciones nativas. Evitar las macros permite además guardar el archivo en formato normal, sin toparse con los bloqueos de seguridad que muchos gestores de correo aplican a los libros con macros.

¿Sirve la misma plantilla en Excel para Mac, LibreOffice o Google Sheets?

Las funciones básicas de esta guía (SUMA, SUMAPRODUCTO, BUSCARV, SI.ERROR, REDONDEAR, validación de datos y formato condicional) existen en las tres plataformas. Las diferencias suelen aparecer en macros, formatos condicionales avanzados, funciones recientes como BUSCARX y el comportamiento de las tablas. Si necesitas compatibilidad entre entornos, quédate en el conjunto clásico.

Resumen para llevarte

Una plantilla de presupuesto en Excel bien hecha no es la que tiene más gráficos: es la que no te deja equivocarte. Cabecera con los datos fiscales de las dos partes, numeración propia, validez explícita, desglose por partidas, importes redondeados línea a línea, base e impuestos separados y celdas de fórmula protegidas. Con eso tienes un documento que aguanta una revisión y que se convierte en factura sin rehacer nada.

El paso siguiente, cuando el volumen crezca, es dejar la hoja de cálculo para presupuestar y llevar la facturación a un programa que cumpla los requisitos normativos vigentes. Hasta entonces, estructura tus datos como si fueras a migrarlos mañana: catálogo con códigos, una fila por partida, series separadas y un registro de todo lo emitido.

Este artículo es información general sobre cómo montar un documento y no sustituye al criterio de una asesoría fiscal. Los tipos impositivos, las retenciones y las obligaciones de facturación dependen de tu actividad, tu territorio y tu situación concreta: contrástalo con tu asesor antes de aplicarlo a tu caso.