Plantilla de factura para autónomo en Excel gratis: guía completa 2026

Facturar bien no es un trámite estético. Una factura mal emitida se convierte en un gasto que tu cliente no puede deducir, en un IVA que no cuadra al cerrar el trimestre y, con mala suerte, en una comprobación de Hacienda que empieza pidiéndote el libro registro. Una plantilla de factura para autónomo en Excel bien montada resuelve el 90 % del problema: te obliga a incluir siempre los mismos campos, calcula sola la base, el IVA y la retención, y deja un rastro ordenado para las declaraciones.

En esta guía verás qué exige la normativa española, cómo se construye la plantilla campo a campo, qué cambia según a quién factures y en qué momento una hoja de cálculo se queda corta. Un aviso por delante que también encontrarás repetido más abajo: aquí no vas a leer porcentajes ni umbrales concretos. Los tipos de IVA, los porcentajes de retención de IRPF, los límites de la factura simplificada y el calendario de la facturación electrónica se revisan con frecuencia, y publicar una cifra que envejece mal hace más daño que no publicarla. Consúltalos en la sede electrónica de la AEAT y contrasta tu caso con un asesor fiscal antes de emitir.

Una factura no es un recibo bonito: es el documento con el que dos contribuyentes se ponen de acuerdo ante Hacienda sobre cuánto se ha cobrado, cuánto IVA se ha repercutido y quién ingresa qué. Todo lo demás es diseño.

Qué tiene que llevar tu factura para ser válida

La norma de referencia es el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Ese texto es el que decide si tu documento es una factura o un papel sin efectos fiscales. La buena noticia es que la lista de datos obligatorios es corta y estable: cambia poco de un año a otro, al contrario que los tipos impositivos.

Estos son los campos que tu plantilla tiene que traer preparados desde el primer día. Si alguno falta, tu cliente tiene un motivo objetivo para devolverte la factura, y hace bien.

Hay dos campos que no exige el Reglamento y que conviene añadir igualmente porque te ahorran discusiones: la forma de pago con el IBAN y la fecha de vencimiento. Ninguno tiene efectos fiscales, pero los dos tienen efectos sobre tu tesorería, que al final del mes es lo que notas.

La numeración: la parte que más gente rompe

El número de factura es correlativo dentro de su serie y no admite huecos. Suena trivial hasta que llevas seis meses emitiendo y descubres que anulaste una factura borrando la fila del Excel. Ese hueco es una incidencia clásica en cualquier revisión: Hacienda ve un salto y pregunta qué pasó con ese número.

Puedes usar series distintas y de hecho conviene hacerlo cuando emites documentos de naturaleza diferente. Un esquema que funciona bien en una plantilla de Excel es este:

• Serie ordinaria: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Reinicias el contador cada ejercicio
• Serie rectificativa: R-2026-001. Obligatoriamente separada de la ordinaria
• Serie simplificada: S-2026-001, si emites tickets con cierta frecuencia
• Serie por actividad o por centro: útil cuando facturas dos actividades muy distintas y quieres tener el libro registro limpio

El error habitual no es la numeración, sino cómo se corrige. Si una factura está mal, no se borra, no se sobrescribe y no se reutiliza su número: se emite una rectificativa en su serie propia que identifica la original. La factura errónea se queda en el libro registro, y ese es el comportamiento correcto.

En la plantilla, protege la celda del número con una fórmula que lo genere a partir del anterior y bloquea la hoja para que no se pueda editar a mano. Es el campo que más se toca por accidente.

El IVA en la factura: repercusión, exenciones y menciones

El IVA que aparece en tu factura sale de aplicar un tipo a la base imponible. En España conviven un tipo general, un tipo reducido y un tipo superreducido, además de operaciones exentas y de regímenes especiales. Qué tipo te toca depende de la operación concreta, no de tu epígrafe: un mismo autónomo puede facturar a tipos distintos en la misma semana.

No vas a encontrar aquí los porcentajes. Los tipos se han movido en los últimos ejercicios, con rebajas temporales y vueltas al tipo anterior, y una guía que los fija por escrito acaba mintiendo. El sitio para consultarlos es la sede electrónica de la Agencia Tributaria, y la persona con la que confirmarlos para tu actividad es tu asesor fiscal.

Cuando la operación está exenta

Hay actividades que no repercuten IVA: determinados servicios sanitarios, la enseñanza reglada, algunas operaciones financieras y de seguro, entre otras. La exención no consiste en dejar la casilla del IVA en blanco. El Reglamento de facturación obliga a incluir una mención expresa que explique por qué no hay IVA, citando el precepto de la Ley 37/1992 que ampara la exención o indicando simplemente que la operación está exenta.

En la plantilla, deja preparada una línea de texto bajo el desglose de impuestos con ese literal. Es un campo que se olvida constantemente y que convierte una factura correcta en una factura incompleta.

Cuando hay varios tipos en la misma factura

Si en un mismo documento hay líneas con tipos distintos, no puedes sumarlo todo y aplicar un porcentaje medio. El desglose tiene que separar la base por tipo y mostrar la cuota de cada uno. En Excel se resuelve con una columna de tipo por línea y un bloque de totales que use SUMAR.SI para agrupar bases por porcentaje. Es la única parte de la plantilla que merece un poco de trabajo extra.

La retención de IRPF: cuándo entra y cuándo no

La retención de IRPF es un adelanto que tu cliente ingresa en Hacienda a cuenta de tu declaración de la renta. No es un descuento ni una comisión: es dinero tuyo que cobra Hacienda antes y que se te descuenta después. Por eso la retención resta del importe total de la factura, mientras el IVA suma.

La regla que ordena casi todos los casos es quién recibe la factura:

• Cliente empresa, profesional o entidad obligada a retener: si eres profesional en estimación directa, la factura lleva retención. Tu cliente la ingresa y te la declara
• Cliente particular: no hay retención. Un particular no está obligado a retener ni tiene forma de ingresarla
• Cliente extranjero: con carácter general no se practica retención de IRPF español, pero hay matices según el país y el tipo de operación
• Actividades empresariales: por regla general no se retiene, salvo los supuestos concretos que la norma enumera
• Estimación objetiva (módulos): el tratamiento es distinto del de estimación directa y tiene reglas propias

Sobre el porcentaje, el mismo criterio de prudencia: hay un tipo general y hay supuestos con tipo reducido, entre ellos el de los profesionales que inician actividad y el de determinadas actividades agrícolas, ganaderas y forestales. Los porcentajes exactos y los requisitos para aplicar el reducido los fija la normativa del IRPF y se revisan, así que confírmalos en la AEAT antes de emitir la primera factura del ejercicio.

Si dudas entre retener o no retener, mira el NIF del destinatario y pregúntale si va a declarar esa factura como gasto. La respuesta a esa pregunta te ordena el campo mejor que cualquier tabla.

En la plantilla, monta la retención como una casilla que se activa o se desactiva. Un desplegable con Sí y No enlazado a una celda de porcentaje, y una fórmula condicional que devuelva cero cuando la casilla esté en No. Así la misma hoja te sirve para clientes empresa y para particulares sin duplicar archivos.

Tipos de factura que puedes emitir

Además de la factura completa, el Reglamento contempla otros documentos. Conocerlos evita el error de forzar una factura ordinaria donde correspondía otra cosa.

Factura completa u ordinaria

Es la que lleva todos los datos de la tabla anterior. Es la que necesita tu cliente para deducirse el gasto y el IVA soportado, y la que deberías emitir por defecto en cualquier operación entre profesionales. Si tienes dudas sobre qué documento toca, esta es la respuesta segura.

Factura simplificada

Es la que sustituyó al antiguo ticket. Se puede emitir cuando el importe no supera el límite que fija el Reglamento y en los sectores que la norma permite, como hostelería, transporte de viajeros o aparcamientos. Su ventaja es que no exige identificar al destinatario. Su límite es exactamente ese: sin los datos del cliente, ese cliente no puede deducir el IVA soportado, y si te lo pide tendrás que ampliarla con su identificación y su NIF. Consulta el umbral vigente en la AEAT, porque es un dato que la norma puede ajustar.

Factura rectificativa

Corrige una factura anterior: por un error en los datos, por una devolución, por un descuento posterior o porque la operación se anula. Tiene serie propia y correlativa, identifica la factura original, explica el motivo de la rectificación y expresa la corrección. Puedes expresarla de dos formas: reflejando el importe correcto una vez rectificado, o reflejando solo la diferencia respecto a la original. Elige una y mantenla, porque mezclar los dos criterios convierte el libro registro en un rompecabezas.

Factura recapitulativa

Agrupa varias operaciones con el mismo destinatario dentro de un periodo. Te evita emitir una factura por cada entrega o servicio cuando trabajas a diario con el mismo cliente. Tiene reglas propias de plazo de expedición, así que no la uses para retrasar la facturación de meses atrás.

Factura proforma: lo que no es una factura

La proforma es un presupuesto con aspecto de factura. No tiene efectos fiscales, no se numera en la serie de facturas, no se anota en el libro registro y no genera IVA a ingresar. Sirve para que el cliente apruebe el importe o tramite un pago interno. Si la usas, márcala claramente como proforma y llévala en una numeración aparte, o acabarás con dos documentos con el mismo número.

Recargo de equivalencia: el régimen que confunde a todo el mundo

El recargo de equivalencia es un régimen especial del IVA pensado para comerciantes minoristas que venden a consumidor final sin transformar el producto. Su lógica es simple: en lugar de que el minorista liquide el IVA cada trimestre, lo adelanta al comprar. El proveedor le repercute el IVA normal y, además, un recargo. A cambio, el minorista no presenta declaraciones periódicas de IVA ni deduce el IVA soportado.

Lo que más se malinterpreta es dónde aparece el recargo. No va en tus facturas de venta: va en las facturas que tú recibes de tus proveedores. Tu obligación práctica es comunicar a cada proveedor que estás en el régimen, porque él está obligado a incluir el recargo y a desglosarlo. Si no se lo dices, su factura estará mal emitida.

Si estás en recargo de equivalencia y tu plantilla de factura de compra no tiene una línea para el recargo, añádela. Y si dudas de si tu actividad entra en el régimen, es una de esas preguntas que se resuelven en cinco minutos con un asesor y en cinco meses por tu cuenta. Los tipos del recargo los fija la normativa del IVA: consúltalos en la AEAT.

Facturar fuera de España: intracomunitarias y terceros países

Cuando prestas servicios a un empresario o profesional establecido en otro Estado miembro de la Unión Europea, la regla general localiza la operación en el país del cliente. La factura se emite sin repercutir IVA español y con la mención de inversión del sujeto pasivo, porque es el destinatario quien autoliquida el impuesto en su país.

Para llegar ahí hacen falta dos requisitos previos que no son opcionales:

• Estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), lo que se solicita en la declaración censal correspondiente
• Comprobar el NIF-IVA del cliente en el censo VIES antes de emitir, y guardar la comprobación. Si su NIF no está operativo, la operación no puede tratarse como intracomunitaria

Además, las operaciones intracomunitarias se declaran en el modelo informativo que corresponda, con su propia periodicidad. Si el cliente europeo es un particular y no una empresa, las reglas de localización cambian por completo y pueden obligarte a repercutir el IVA del país del consumidor. Ese escenario, y el de los servicios prestados a clientes de fuera de la Unión Europea, merece una consulta específica antes de la primera factura.

Cómo montar tu plantilla en Excel paso a paso

La plantilla se construye una vez y se usa cientos. Merece la pena dedicarle una tarde. Este es el orden que funciona:

1. Descarga el modelo base desde nuestra sección de plantillas de factura y ábrelo en Excel, LibreOffice Calc o Google Sheets. Los tres leen el formato sin problemas
2. Crea una hoja de configuración con tus datos fiscales, tu logotipo, tu IBAN y las listas desplegables de tipos de IVA y de retención. Todo lo que sea fijo vive aquí y el resto de hojas lo referencia
3. Diseña la hoja de factura con las tres zonas clásicas: cabecera con emisor y número, bloque de destinatario, tabla de líneas y bloque de totales abajo a la derecha
4. Monta las líneas de detalle con columnas de concepto, cantidad, precio unitario, descuento, tipo de IVA e importe. El importe se calcula solo: cantidad por precio menos descuento
5. Construye el bloque de totales con base imponible, desglose de IVA por tipo, retención condicional y total a pagar. Aquí es donde vive toda la lógica
6. Protege la hoja dejando desbloqueadas solo las celdas que se rellenan a mano. Evitas machacar fórmulas por un pegado descuidado
7. Añade la hoja de libro registro con una fila por factura emitida: número, fecha, cliente, NIF, base, IVA, retención y total
8. Exporta a PDF antes de enviar. Nunca mandes el XLSX al cliente: es editable y no deberías poner en circulación un documento fiscal que cualquiera puede modificar

Las fórmulas que hacen el trabajo

No necesitas macros. Con cuatro funciones básicas montas una plantilla que no falla:

• SUMA para la base imponible a partir de la columna de importes de línea
• SUMAR.SI para agrupar las bases por tipo de IVA cuando conviven varios en la misma factura
• SI para la retención: si la casilla de retener está en No, la fórmula devuelve cero y el bloque desaparece del total
• REDONDEO a dos decimales en cada cuota. Sin él, los céntimos de la suma no cuadran con los céntimos de cada línea y tu cliente te llama
• BUSCARV o BUSCARX contra una hoja de clientes para que al escribir el nombre se rellenen NIF y dirección solos

El redondeo es el detalle que separa una plantilla amateur de una que aguanta. Excel arrastra decimales invisibles y una factura de varias líneas puede descuadrar un céntimo respecto a lo que calcula tu cliente. Redondea la cuota de cada tipo, no solo el total.

Un archivo por año, una hoja por factura

La estructura que menos problemas da a medio plazo es un libro por ejercicio, con la hoja de configuración, la hoja de libro registro y una hoja duplicada por cada factura emitida. Pesa poco, se abre rápido y te permite consultar cualquier factura sin salir del archivo. La alternativa de un archivo por factura multiplica los ficheros sueltos y complica el cierre trimestral.

Libro registro y declaraciones periódicas

Emitir la factura es la mitad del trabajo. Los autónomos están obligados a llevar libros registro, y el de facturas expedidas es el que sale directamente de tu plantilla si has añadido la hoja de registro. Con esa hoja, el cierre del trimestre deja de ser una tarde de buscar PDFs por el correo.

Los modelos que suelen entrar en juego, sin entrar en plazos ni en porcentajes concretos porque dependen de tu situación y del calendario del ejercicio:

• Modelo 303: autoliquidación periódica del IVA, con el IVA repercutido en tus facturas y el soportado en tus gastos
• Modelo 130: pago fraccionado del IRPF para quien tributa en estimación directa y no está exonerado por el volumen de retenciones
• Modelo 111: retenciones que tú practicas a otros profesionales o a tus trabajadores
• Modelo 115: retenciones por el alquiler de un local afecto a la actividad
• Modelo 349: declaración informativa de operaciones intracomunitarias
• Modelos anuales: el resumen del IVA y los resúmenes de retenciones, cada uno con su plazo

Los plazos de presentación y los supuestos de exoneración cambian según el ejercicio y según tu perfil. Míralos en el calendario del contribuyente que publica la AEAT cada año y no te fíes de un calendario copiado de un blog, este incluido.

Si quieres tener el resto de la gestión igual de ordenada, en nuestra colección de plantillas de Excel hay modelos de control de gastos y de seguimiento de cobros que encajan con el mismo libro registro.

Conservación de las facturas: qué guardar y durante cuánto

Tienes que conservar tanto las facturas que emites como las que recibes, y además los justificantes que respalden lo declarado. El plazo no es uno solo: por un lado está el plazo de prescripción tributaria que fija la Ley General Tributaria, que marca durante cuánto tiempo Hacienda puede revisarte; por otro, el plazo que impone la normativa mercantil para los libros y la documentación del negocio, que es más largo. Hay además situaciones que alargan la obligación, como los bienes de inversión con regularización pendiente o los ejercicios con bases negativas pendientes de compensar.

La regla práctica que evita disgustos es sencilla: guarda todo mientras haya algún efecto fiscal abierto, y ante la duda, guárdalo más tiempo. Un archivo digital ocupa muy poco y una factura perdida cuesta bastante.

Sobre el formato, la conservación digital es válida siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo el periodo. Traducido a lo que tú tienes que hacer:

• Guarda el PDF firmado o el archivo tal y como lo enviaste, no una versión reconstruida después
• Organiza por ejercicio y trimestre, con el número de factura en el nombre del archivo
• Ten al menos dos copias en sitios distintos: una en tu equipo y otra en la nube o en un disco externo
• Conserva también el correo de envío: es la prueba de que el cliente recibió la factura y en qué fecha

Factura electrónica y Verifactu: lo que le va a pasar a tu Excel

Aquí está el cambio que más va a afectar a quien hoy factura con una hoja de cálculo, y conviene entenderlo bien porque circula mucha confusión. Son dos frentes distintos que a menudo se mezclan.

Frente 1: la factura electrónica entre empresas y profesionales

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento empresarial (la conocida como Ley Crea y Crece), establece la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas en las relaciones entre empresarios y profesionales. La idea de fondo es luchar contra la morosidad: la factura electrónica estructurada permite saber cuándo se emitió, cuándo se aceptó y cuándo se pagó. No hablamos de un PDF adjunto a un correo, sino de un formato con datos legibles por máquina.

Frente 2: los sistemas informáticos de facturación y Verifactu

El segundo frente es el reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, popularmente conocido por el sistema Verifactu. Lo que exige es que el programa con el que facturas garantice la integridad, la conservación, la trazabilidad, la inalterabilidad y la accesibilidad de los registros de facturación. En la práctica, el sistema tiene que generar un registro por cada factura, encadenarlo con el anterior mediante una huella y, en la modalidad de remisión, enviarlo a la Agencia Tributaria.

Lo que sí sigue siendo útil de tu plantilla, pase lo que pase con el calendario: el libro registro, el control de cobros, la preparación de presupuestos y el archivo ordenado de lo emitido. Si un día tienes que saltar a un programa homologado, esos datos son justo lo que vas a migrar, y llegar con el histórico limpio convierte una mudanza en un trámite de una tarde.

La pregunta no es si tu Excel sirve hoy, que en muchos casos sirve. La pregunta es si vas a enterarte a tiempo de cuándo deja de servir. Esa fecha la publica la AEAT, no un blog.

Excel frente a un programa de facturación

No hay una respuesta única. Depende de cuántas facturas emites, de cuánto te cuesta perseguir cobros y de si ya te alcanza la obligación de usar un sistema informático conforme. Esta comparación te ayuda a situarte:

El criterio práctico: si emites pocas facturas, tienes clientes estables y llevas tu libro registro al día, la plantilla te sobra. Si dedicas más de un par de horas al mes a perseguir cobros o a cuadrar el trimestre, el coste del programa ya se está pagando solo con tu tiempo.

Errores frecuentes al facturar como autónomo

Estos son los fallos que más veces obligan a rehacer una factura o a dar explicaciones:

• Huecos en la numeración por borrar una factura anulada en lugar de emitir una rectificativa
• Descripción genérica del tipo servicios profesionales, sin concepto identificable. Es el primer campo que se cuestiona en una comprobación
• Olvidar la retención cuando el cliente es una empresa, con el consiguiente descuadre entre lo que tú declaras y lo que él ingresa
• Retener a un particular, que es el error contrario y deja al cliente pagando de menos sin motivo
• Falta la mención de exención o la de inversión del sujeto pasivo cuando corresponde. Sin ella, la factura está incompleta aunque el importe sea correcto
• NIF del cliente ausente o mal copiado. Sin NIF válido, tu cliente no deduce y te devuelve la factura
• Emitir en XLSX en vez de en PDF, poniendo en circulación un documento editable
• Confundir proforma con factura y numerarlas en la misma serie
• Aplicar el tipo de IVA por costumbre sin revisar si esa operación concreta va a otro tipo
• No archivar los justificantes de cobro, que son lo que respalda la fecha real de la operación

Checklist antes de enviar cada factura

Diez segundos de repaso ahorran una rectificativa. Antes de pulsar enviar, comprueba:

1. El número sigue al de la última factura de esa serie y no se repite
2. La fecha de expedición es correcta y, si la operación es de otro día, aparece también
3. Tus datos fiscales y los del cliente están completos, con NIF y domicilio
4. La descripción identifica lo que has hecho sin que haga falta preguntarte
5. La base imponible cuadra con la suma de las líneas
6. El tipo de IVA es el que corresponde a esa operación y la cuota está redondeada
7. La retención está o no está según quién sea el destinatario
8. Si hay exención, inversión del sujeto pasivo o régimen especial, la mención aparece escrita
9. El total es lo que vas a cobrar, con IBAN y vencimiento visibles
10. Está exportada a PDF y anotada en tu libro registro

Descarga tu plantilla de factura para autónomo

En PlantillaGratis tienes varios modelos de factura en Excel, todos gratuitos, con las fórmulas ya montadas y los campos obligatorios del Reglamento de facturación colocados en su sitio:

• Factura con IVA y retención de IRPF para servicios profesionales a empresas
• Factura sin retención para ventas y servicios a particulares
• Factura intracomunitaria con la mención de inversión del sujeto pasivo
• Factura simplificada para operaciones de importe reducido
• Factura rectificativa con referencia a la original y serie propia
• Hoja de libro registro de facturas expedidas para cerrar el trimestre

Los porcentajes vienen como celdas editables, no fijados por nosotros, precisamente para que introduzcas los que estén vigentes cuando emitas. Entra en la sección de plantillas de factura para descargarlas.

Aviso: esto es información general, no asesoramiento fiscal

Esta guía explica el marco general de la facturación en España y cómo trasladarlo a una plantilla de Excel. No sustituye al asesoramiento de un profesional colegiado ni contempla tu situación particular, que puede depender de tu régimen de IVA, de tu método de estimación en el IRPF, de tu comunidad autónoma y del tipo de cliente. En Canarias, Ceuta y Melilla el impuesto indirecto que se aplica no es el IVA peninsular, un detalle que invalida cualquier plantilla genérica si no se ajusta.

Los tipos impositivos, los porcentajes de retención, los umbrales y los calendarios de entrada en vigor se revisan por norma y no los reproducimos aquí a propósito. Consúltalos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y contrasta tu caso con un asesor fiscal antes de emitir tu primera factura o de cambiar de criterio.