Las 20 funciones Excel que de verdad merecen la pena aprender

16 mayo 2026 · Equipo PlantillaGratis · 22 min lectura

Respuesta rápida: el salto de Excel básico a Excel intermedio no depende de saber cien funciones, sino de dominar veinte. Son estas: BUSCARX, BUSCARV, ÍNDICE, COINCIDIR, SI, SI.CONJUNTO, SI.ERROR, Y, O, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI.CONJUNTO, SUBTOTALES, TEXTO, ESPACIOS, EXTRAE, SIFECHA, FIN.MES, FILTRAR y ÚNICOS. Con ese repertorio resuelves alrededor del 90 % del trabajo real de oficina: cruzar dos listados, sacar totales por criterios, limpiar datos sucios que llegan de un ERP y montar informes que se actualizan solos. Aprenderlas bien lleva entre 20 y 30 horas repartidas en un mes.

Este artículo no es un listado con la definición de cada función copiada de la ayuda de Microsoft. Cada una viene con su sintaxis exacta en castellano, un ejemplo tomado de un caso de oficina de verdad, el error que casi todo el mundo comete la primera semana y cómo detectarlo antes de que se cuele en un informe que llega a dirección.

Qué separa el nivel básico del intermedio en Excel

Un usuario básico suma columnas, aplica negrita y hace un gráfico. Un usuario intermedio hace tres cosas que el básico no hace: relaciona tablas distintas sin copiar y pegar a mano, filtra y agrega con condiciones en lugar de ordenar y contar a ojo, y deja fórmulas que sobreviven cuando llegan datos nuevos el mes siguiente. Todo lo demás (formato condicional, gráficos, validación) es decoración encima de esas tres capacidades.

Hay una prueba rápida para saber en qué punto estás. Si te dan dos hojas, una con 4.000 pedidos y otra con 300 clientes, y tienes que sacar la facturación por provincia del último trimestre: ¿cuántos minutos tardas? El usuario básico tarda una tarde y comete errores de alineación al pegar. El intermedio tarda cuatro minutos con BUSCARX y SUMAR.SI.CONJUNTO, y si el mes siguiente le pasan datos nuevos, solo cambia el origen y el informe se recalcula.

En los procesos de selección administrativos que hemos revisado durante 2026, la prueba de Excel casi nunca pide macros. Pide un cruce de tablas, una agregación con dos criterios y una limpieza de texto. Justo las tres familias de funciones de esta guía.

El coste de no dar ese salto se mide en horas. Una persona que gestiona informes recurrentes y trabaja a mano dedica entre 3 y 5 horas semanales a tareas que una fórmula bien puesta resuelve en segundos. A 20 horas al mes, hablamos de más de dos semanas laborables al año recuperadas. Ese es el retorno concreto de estudiar veinte funciones.

Las 20 funciones de un vistazo: sintaxis y para qué sirve cada una

Guarda esta tabla. Es el índice del artículo y, a la vez, la chuleta que puedes tener al lado del teclado mientras practicas. Los nombres están en castellano (versión española de Excel); entre paréntesis va el nombre inglés por si trabajas con una instalación en inglés o con Google Sheets.

Un apunte de separadores antes de seguir: en la configuración regional española, los argumentos de una función se separan con punto y coma, no con coma. Si copias una fórmula de una web en inglés y te da error, ese suele ser el motivo. El decimal es la coma y el separador de miles es el punto.

Familia 1: búsqueda y referencia (funciones 1 a 4)

Esta es la familia que más cambia tu día a día. Sirve para lo mismo que hace media oficina copiando y pegando entre dos hojas: traer el precio, el nombre del cliente o la provincia desde otra tabla.

1. BUSCARX: la que deberías usar por defecto

Sintaxis mínima:

Ejemplo real. Tienes los pedidos en la hoja Pedidos con el código de cliente en la columna B, y el maestro de clientes en la hoja Clientes con los códigos en A y la provincia en D. Para traer la provincia de cada pedido:

Fíjate en tres detalles. El cuarto argumento evita el feo #N/A y lo sustituye por un texto que puedes filtrar después. Los rangos van con dólares para que no se desplacen al arrastrar. Y no importa que la columna devuelta esté a la izquierda o a la derecha de la buscada: BUSCARX mira en cualquier dirección.

Error típico: dar a matriz_buscada y a matriz_devuelta tamaños distintos (por ejemplo A2:A400 y D2:D500). Excel devuelve #¡VALOR! y mucha gente se pelea con la fórmula sin mirar los rangos. Segundo error frecuente: buscar un código que en una hoja es número y en la otra es texto. Visualmente son idénticos, pero para Excel el 1004 no es lo mismo que el "1004".

Disponibilidad: BUSCARX existe en Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2024 y Excel para la web. En Excel 2016 y 2019 no está, y ahí tiras de BUSCARV o de ÍNDICE con COINCIDIR.

2. BUSCARV: la que te vas a encontrar en los libros heredados

El mismo caso anterior con BUSCARV exige que el código de cliente sea la primera columna del rango y que cuentes a mano en qué posición está la provincia:

Error típico número uno de todo Excel: olvidar el FALSO final. Sin él, BUSCARV asume coincidencia aproximada, y con datos sin ordenar te devuelve el registro equivocado sin avisar. No da error, da un número mal. Es el fallo más caro que existe en una hoja de cálculo porque nadie lo detecta hasta que un cliente reclama.

Error típico número dos: escribir el número de columna a mano (ese 4) y que alguien inserte después una columna en el maestro. La fórmula sigue apuntando a la cuarta posición, que ahora contiene otra cosa. Si estás obligado a usar BUSCARV, combínalo con COINCIDIR para que el índice se calcule solo.

3 y 4. ÍNDICE y COINCIDIR: la pareja que nunca se rompe

ÍNDICE devuelve el contenido de una posición dentro de un rango. COINCIDIR dice en qué posición está un valor. Juntas hacen lo que BUSCARV, pero sin las limitaciones.

El cero final de COINCIDIR pide coincidencia exacta, y es obligatorio en el 95 % de los casos. Esta combinación funciona en cualquier versión de Excel desde 2007, no se rompe al insertar columnas y busca hacia la izquierda sin trucos.

Hay un uso menos conocido y muy práctico: la búsqueda por dos criterios. Si necesitas el precio de un producto en una fecha concreta, puedes hacer COINCIDIR sobre la concatenación de ambos campos.

En Excel 2019 o anterior esa fórmula hay que confirmarla con Control + Mayúsculas + Intro. En 365 y 2021 se calcula directamente porque el motor de matrices dinámicas lo resuelve solo.

Familia 2: lógica y condiciones (funciones 5 a 8)

Aquí es donde la hoja empieza a tomar decisiones por ti: marcar facturas vencidas, aplicar un descuento por tramo, avisar de un stock bajo.

5. SI: la puerta de entrada

Marcar como vencida una factura cuya fecha de vencimiento (columna C) ya pasó:

Error típico: comparar texto con números. Si la columna C llegó de un CSV y las fechas son texto, la comparación con HOY() da resultados absurdos sin lanzar error. Compruébalo con =ESNUMERO(C2): una fecha de verdad devuelve VERDADERO, porque Excel guarda las fechas como números de serie (el 1 de agosto de 2026 es el 46.235).

Segundo error, más sutil: escribir =SI(A2=VERDADERO; ...) cuando A2 ya devuelve un valor lógico. Sobra, y encima falla si A2 contiene el texto "VERDADERO" en lugar del booleano.

6. SI.CONJUNTO: adiós a los seis SI anidados

Un baremo de comisiones por volumen de ventas queda así:

El orden manda: SI.CONJUNTO se queda con la primera condición que se cumple. Si pones los tramos de menor a mayor, todo el mundo cobrará el 3 % porque la primera prueba se satisface siempre. Ese VERDADERO; 0 del final hace de comodín para el caso «ninguna de las anteriores»; sin él, un valor fuera de rango devuelve #N/A.

SI.CONJUNTO está en Excel 2019 y posteriores. En 2016 tocan SI anidados, y ahí el límite práctico son tres o cuatro niveles antes de que la fórmula sea imposible de mantener. Si necesitas más tramos, una tabla de baremos con BUSCARV en modo aproximado (VERDADERO, con la tabla ordenada de menor a mayor) es más limpia que anidar.

7. SI.ERROR: la que salva la cara del informe

Envuelve cualquier fórmula que pueda fallar:

Aviso importante y poco repetido: SI.ERROR oculta todos los errores, no solo el #N/A. Si tu fórmula tiene una división entre cero real o una referencia rota, la esconde igual, y te quedas sin señal de que algo va mal. Cuando quieras tapar únicamente los valores no encontrados, usa SI.ND (IFNA), disponible desde Excel 2013. En una plantilla que va a usar otra persona, prefiere SI.ND: el fallo estructural seguirá siendo visible.

8. Y / O: combinar condiciones

Esa fórmula solo marca para reclamar cuando la factura está vencida y además queda saldo pendiente. Con O bastaría con que se cumpliera una de las dos. Un truco útil: Y devuelve VERDADERO o FALSO, que en operaciones aritméticas valen 1 y 0, así que puedes sumar condiciones directamente para contar cuántos registros cumplen varias reglas.

Familia 3: agregación condicional (funciones 9 a 12)

Si tuviera que elegir una sola familia para alguien que prepara informes, sería esta. Es la que sustituye el ritual de filtrar, seleccionar, mirar la barra de estado y apuntar el número en otra hoja.

9. SUMAR.SI.CONJUNTO: el caballo de batalla

Facturación de Valencia en el segundo trimestre de 2026, con importes en D, provincia en F y fecha en A:

Los criterios con operador van entre comillas, y esa es la primera piedra con la que tropieza todo el mundo. Para comparar con el contenido de una celda, se concatena: ">="&G1. Escribir ">=G1" hace que Excel busque literalmente el texto «>=G1» y devuelva cero sin quejarse.

Ojo con el orden de argumentos: en SUMAR.SI.CONJUNTO el rango a sumar va primero; en SUMAR.SI va el último. Ese cambio de orden entre dos funciones hermanas provoca más pérdidas de tiempo que cualquier otra rareza de Excel.

10. CONTAR.SI.CONJUNTO: contar sin filtrar

Cuenta registros que cumplen todas las condiciones a la vez. Admite comodines: "*S.L." cuenta todas las razones sociales acabadas en S.L., y "???" cuenta las celdas con exactamente tres caracteres. Si necesitas contar un asterisco literal, escápalo con una tilde: "~*".

Un uso muy práctico: detectar duplicados antes de cruzar tablas. Pon =CONTAR.SI($A$2:$A$4000; A2) en una columna auxiliar y ordena de mayor a menor. Todo lo que salga por encima de 1 es un código repetido que va a estropear tus búsquedas.

11. PROMEDIO.SI.CONJUNTO: medias que no mienten

La segunda condición evita que los importes a cero hundan la media. Un detalle que conviene saber: si ningún registro cumple los criterios, la función devuelve #¡DIV/0! en lugar de cero, porque no puede dividir entre cero elementos. Envuélvela en SI.ERROR cuando el informe deba quedar limpio.

12. SUBTOTALES: el total que respeta el filtro

El primer argumento es el código de operación: 9 suma, 1 promedia, 2 cuenta números, 3 cuenta valores, 4 máximo, 5 mínimo. Sumando 100 a cada código (109, 101, 102…) la función además ignora las filas ocultas a mano, no solo las filtradas. Es la manera correcta de poner un total en la cabecera de una tabla filtrable, porque SUMA seguiría contando lo que no se ve.

Regla que aplicamos en todas nuestras plantillas: si la hoja lleva autofiltro, ningún total se calcula con SUMA. O SUBTOTALES, o AGREGAR. De lo contrario, la persona que filtre por un cliente verá un total que no corresponde a lo que tiene delante y se lo creerá.

AGREGAR es el hermano mayor de SUBTOTALES: hace lo mismo y además puede ignorar celdas con error, algo que resulta muy cómodo cuando la columna tiene BUSCARV sin controlar. Su sintaxis es =AGREGAR(9; 6; D2:D4000), donde el 6 significa «pasa de los errores».

Familia 4: limpieza y manejo de texto (funciones 13 a 16)

Los datos que llegan de un ERP, de un CRM o de una exportación bancaria vienen sucios: espacios de más, mayúsculas inconsistentes, códigos pegados a descripciones. Esta familia es la que hace que los cruces de la familia 1 funcionen.

13. TEXTO: números y fechas con el formato que quieras

Para montar una etiqueta legible dentro de un correo o un informe:

Los códigos de formato van en castellano: aaaa para el año, mm para el mes, dd para el día. Escribir yyyy funciona en instalaciones inglesas y da error en las españolas, y ese detalle rompe fórmulas que se copian de tutoriales extranjeros. Otros formatos habituales: "0,00 %" para porcentajes, "00000" para códigos postales que perderían el cero inicial, y "[h]:mm" para acumular horas por encima de 24.

Aviso: el resultado de TEXTO es texto, no número. Si luego sumas esa columna, obtendrás cero. Formatea para presentar, nunca para calcular.

14. ESPACIOS: la función que arregla el 30 % de los #N/A

Quita los espacios del principio, del final y los dobles del interior. Cuando un BUSCARX devuelve «no encontrado» y tú ves el mismo texto en las dos hojas, casi siempre hay un espacio invisible al final. Compruébalo con =LARGO(A2) en ambas celdas: si una da 8 y la otra 9, ahí está el culpable.

ESPACIOS no elimina el carácter 160, el espacio duro que arrastran las copias desde una página web. Para ese caso, combina: =ESPACIOS(SUSTITUIR(A2; CARACTER(160); " ")). Y para caracteres de control invisibles procedentes de sistemas antiguos, añade LIMPIAR por fuera.

15. EXTRAE, IZQUIERDA y DERECHA: trocear códigos

De una referencia tipo 2026-VLC-00873 puedes sacar cada parte:

Cuando la longitud no es fija, HALLAR localiza el separador y EXTRAE trabaja a partir de ahí. Por ejemplo, para quedarte con el dominio de un correo:

HALLAR no distingue mayúsculas y admite comodines; ENCONTRAR sí distingue y no los admite. Los dos devuelven #¡VALOR! si el texto buscado no aparece, así que en columnas heterogéneas conviene envolverlos en SI.ERROR.

Si trabajas en Microsoft 365, las funciones TEXTOANTES y TEXTODESPUES hacen este trabajo con una sola llamada: =TEXTODESPUES(A2; "@"). En versiones anteriores, la combinación de EXTRAE con HALLAR sigue siendo el camino.

16. SUSTITUIR: reemplazar sin tocar el original

Normalizar un NIF que llega con guiones y puntos:

El cuarto argumento permite cambiar solo la segunda o tercera aparición, algo útil al parsear direcciones. Y no lo confundas con REEMPLAZAR, que trabaja por posición y no por contenido.

Familia 5: fechas y periodos (funciones 17 y 18)

Las fechas son el punto donde más informes se tuercen, porque Excel las guarda como números y las muestra según la configuración regional del equipo. Dos funciones resuelven casi todo.

17. SIFECHA: antigüedad y edad bien calculadas

Las unidades son "Y" para años completos, "M" para meses completos, "D" para días, "YM" para los meses que sobran tras los años y "MD" para los días que sobran tras los meses. La antigüedad de una persona empleada:

SIFECHA es una función heredada de Lotus 1-2-3 que Microsoft mantiene por compatibilidad: no aparece en el asistente ni se autocompleta al escribirla, pero funciona en todas las versiones. Tienes que teclear el nombre entero. Si la fecha inicial es posterior a la final, devuelve #¡NUM!.

18. FIN.MES: vencimientos y cierres contables

El último día del mes siguiente a la factura, que es el vencimiento típico a 30 días fin de mes:

Con 0 obtienes el cierre del mes en curso, y con -1 el del anterior, muy práctico para comparar periodos. Su compañera FECHA.MES devuelve el mismo día de otro mes, respetando los meses cortos. Y para plazos que solo cuentan días laborables, DIA.LAB.INTL admite tanto el patrón de fin de semana como una lista de festivos, que en España conviene tener en una hoja aparte con los locales de tu comunidad.

Un recordatorio de formato: el resultado de estas funciones es un número de serie. Si ves 46.235 en lugar de una fecha, aplica formato de fecha a la celda con Control + Mayúsculas + 3.

Familia 6: matrices dinámicas, lo que cambió Excel en serio (funciones 19 y 20)

Las matrices dinámicas llegaron a Microsoft 365 y a Excel 2021, y son el mayor cambio del programa en veinte años. Una sola fórmula devuelve un bloque entero de resultados que se derrama por las celdas de al lado y se redimensiona solo cuando cambian los datos.

19. FILTRAR: la tabla que se recalcula sola

Todos los pedidos de Valencia por encima de 1.000 euros, en una hoja de informe aparte:

El asterisco entre condiciones equivale a Y; el signo más equivale a O. Los rangos de las condiciones tienen que tener exactamente el mismo número de filas que la matriz, o recibirás #¡VALOR!.

El error nuevo que trajeron las matrices dinámicas es #¡DESBORDAMIENTO! (SPILL en inglés). Significa que la fórmula quiere derramar resultados pero hay algo ocupando esas celdas: un dato, un espacio en blanco heredado, o una celda combinada. Selecciona el rango de destino, bórralo del todo y la fórmula se despliega.

20. ÚNICOS: listas sin duplicados que se mantienen solas

Combinada con ORDENAR, te da la lista de provincias del informe siempre al día:

Esa lista sirve como origen de una validación de datos (Datos > Validación > Lista, apuntando al rango con el símbolo de almohadilla: =$H$2#), y así el desplegable crece solo cuando aparece una provincia nueva. Es la manera moderna de montar un panel sin tablas dinámicas.

Con el tercer argumento en VERDADERO, ÚNICOS devuelve solo los valores que aparecen una única vez, lo que sirve para detectar registros huérfanos en una conciliación.

Bonus: LET y LAMBDA

Si ya te manejas con todo lo anterior, LET permite nombrar cálculos intermedios dentro de una fórmula, y evita repetir la misma búsqueda tres veces:

LAMBDA va un paso más allá y te deja crear funciones propias sin escribir una línea de VBA. Ambas están en Microsoft 365 y en Excel 2024, no en 2021.

BUSCARX, BUSCARV o ÍNDICE+COINCIDIR: cuál usar en cada caso

Es la duda más repetida en cualquier curso intermedio, y la respuesta depende de la versión que tengas y de quién vaya a abrir el archivo después.

Nuestra recomendación práctica: usa BUSCARX para todo lo que crees hoy, aprende a leer BUSCARV porque te lo vas a encontrar en el 80 % de los archivos que heredes, y ten ÍNDICE+COINCIDIR en la recámara para cuando el destinatario del archivo trabaje con Excel 2016 o con LibreOffice.

Cuándo dejar de usar fórmulas y pasar a otra herramienta

Un usuario intermedio también sabe cuándo una fórmula deja de ser la respuesta adecuada. Tres señales claras:

• Repites el mismo proceso de limpieza cada mes. Ahí toca Power Query (Datos > Obtener y transformar): grabas la transformación una vez y luego solo pulsas Actualizar. Viene incluido desde Excel 2016 sin coste añadido.
• Necesitas resumir por varias dimensiones y cambiarlas a menudo. Ahí toca una tabla dinámica: en nuestra guía de tablas dinámicas tienes el paso a paso.
• La tarea implica muchos clics siempre iguales, como abrir archivos, imprimir en PDF o enviar correos. Ahí encajan las macros, y basta con grabarlas: no hace falta programar para empezar.

Las fórmulas son para calcular. Power Query, para transformar. Las tablas dinámicas, para explorar. Las macros, para repetir clics. Mezclarlas es lo que separa una hoja que aguanta dos años de otra que hay que rehacer cada trimestre.

Los siete errores de Excel y qué significa cada uno

Cuando una fórmula falla, Excel te dice exactamente qué pasa. Aprender a leer esos mensajes ahorra horas de prueba y error.

Errores de método, que son peores que los de fórmula

Los mensajes anteriores al menos avisan. Estos otros no dan ninguna señal y son los que acaban en un dato equivocado dentro de una presentación:

• Números guardados como texto. Se reconocen por el triangulito verde y porque se alinean a la izquierda. Se arreglan con Datos > Texto en columnas > Finalizar, o multiplicando por 1 en una columna auxiliar.
• Referencias relativas mal ancladas. Arrastrar una fórmula con el rango de búsqueda sin dólares desplaza ese rango fila a fila. La tecla F4 alterna entre los cuatro tipos de anclaje.
• Celdas combinadas. Rompen el ordenar, el filtrar, las matrices dinámicas y la selección de columnas. Si necesitas el efecto visual, usa Centrar en la selección dentro del formato de celdas.
• Duplicados en el maestro. BUSCARV y BUSCARX se quedan con la primera coincidencia y callan. Comprueba siempre con CONTAR.SI antes de cruzar.
• Cálculo puesto en manual. Si alguien cambió Fórmulas > Opciones para el cálculo a Manual, tus números se quedan congelados. F9 recalcula, pero mejor devolverlo a Automático.
• Fechas ambiguas al importar. Un 03/04/2026 puede leerse como 3 de abril o 4 de marzo según el origen. En el asistente de importación, marca el formato de fecha explícitamente en lugar de aceptar el general.
• Trabajar sin control de versiones. Guardar en OneDrive o SharePoint activa el historial de versiones y el autoguardado, y te permite recuperar el estado de hace dos horas. Es la red de seguridad más barata que existe.

Plan de 30 días para aprender las 20 funciones

Estudiar la lista entera de golpe no funciona. Lo que sí funciona es aplicar cada bloque a un archivo tuyo el mismo día que lo aprendes. Este es el reparto que recomendamos, con unas cinco horas semanales.

Dos consejos que valen más que cualquier curso. El primero: usa siempre datos tuyos, de tu trabajo, no los del tutorial. Recordarás la fórmula porque resolvió un problema que tenías. El segundo: cuando una fórmula larga falle, selecciona un trozo dentro de la barra de fórmulas y pulsa F9 para ver qué devuelve esa parte. Es la manera de depurar sin adivinar. Después pulsa Escape para no dejar el valor pegado.

La diferencia entre quien aprende Excel en un mes y quien lleva cinco años estancado casi nunca es el talento. Es que el primero abre un archivo real todos los días y el segundo solo ve vídeos.

Compatibilidad: qué funciona en cada versión y en Google Sheets

Antes de montar una plantilla que vas a compartir, comprueba qué tiene la persona que la va a abrir. Un archivo con BUSCARX abierto en Excel 2016 muestra _xlfn.XLOOKUP y el error #¿NOMBRE?, y no hay forma de recuperarlo salvo reescribir la fórmula.

El soporte de Office 2016 y Office 2019 terminó el 14 de octubre de 2025, así que muchas empresas han migrado ya a Microsoft 365 o a Office 2024. Si tu equipo sigue con 2016, el argumento para actualizar no es estético: son las matrices dinámicas y BUSCARX, que reducen a la mitad el tiempo de montar un informe recurrente. Las licencias de Microsoft 365 Empresa Básico rondan los 6,50 euros por usuario y mes en España durante 2026, y la Personal está en torno a 99 euros al año; LibreOffice Calc y Google Sheets siguen siendo gratuitos y cubren la mayor parte de estas veinte funciones.

Caso práctico: un informe de facturación de principio a fin

Vamos a juntar varias de las veinte funciones en un encargo típico. Partimos de dos hojas exportadas del sistema de gestión: Pedidos (5.000 filas con fecha, código de cliente, referencia, importe y estado) y Clientes (400 filas con código, razón social, provincia y comercial asignado). El encargo: facturación por provincia y comercial del trimestre, con las incidencias marcadas.

Paso 1: limpiar antes de cruzar

En una columna auxiliar de Pedidos, normaliza el código de cliente para eliminar los espacios que arrastra la exportación:

Haz lo mismo en Clientes. Luego comprueba que no haya códigos duplicados en el maestro con =CONTAR.SI(Clientes!$A:$A; A2): si alguno pasa de 1, resuélvelo antes de seguir, porque a partir de aquí todo arrastraría el error.

Paso 2: traer los datos del cliente

Al pedir dos columnas de golpe (C y D), BUSCARX devuelve provincia y comercial en una sola pasada, y se derraman en las dos celdas contiguas. En Excel 2019 harías dos fórmulas con ÍNDICE y COINCIDIR.

Paso 3: agregar por provincia y comercial

Monta la cabecera del cuadro con ÚNICOS para no escribir nombres a mano:

Y rellena la matriz con la agregación por dos criterios más el filtro de fechas:

Los anclajes mixtos ($K3 y L$2) son los que permiten arrastrar la fórmula por toda la matriz sin tocar nada más. Es el detalle que convierte veinte minutos de trabajo en veinte segundos.

Paso 4: marcar incidencias y presentar

Y el total del cuadro con SUBTOTALES para que respete cualquier filtro que aplique quien lo reciba. Con esto, el informe del mes siguiente se resuelve pegando la nueva exportación encima: ninguna fórmula hay que rehacerla.

Recursos y plantillas relacionadas

Practicar sobre un archivo ya montado acelera bastante el aprendizaje: ves la fórmula funcionando y la desmontas para entenderla. Estos son los recursos que más nos piden:

• Plantillas Excel: estas plantillas te permiten crear documentos de Excel personalizados y profesionales.
• Tablas dinámicas: estas guías te permiten aprender a utilizar las tablas dinámicas de manera efectiva para analizar y presentar tus datos.
• Macros Excel: estas guías te permiten aprender a crear macros para automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo.
• Hojas profesionales: estas guías te permiten aprender a crear hojas de cálculo profesionales y personalizadas.

Preguntas frecuentes sobre Excel intermedio

¿Qué nivel de Excel se considera intermedio en una oferta de empleo?

En las ofertas españolas, «Excel nivel intermedio» significa en la práctica tres cosas: cruzar tablas con BUSCARV o BUSCARX, agregar con criterios usando SUMAR.SI.CONJUNTO y manejar tablas dinámicas básicas. No suele incluir VBA ni Power Pivot, que se clasifican como nivel avanzado. Si dominas las veinte funciones de este artículo, cubres con holgura lo que pide una vacante de administración, compras o control de gestión.

¿Cuántas horas necesito para pasar de básico a intermedio?

Entre 20 y 30 horas de práctica aplicada, repartidas en cuatro o cinco semanas. Concentrarlas en un fin de semana no funciona: la retención depende de repetir el gesto en días distintos. Si solo puedes dedicar dos horas semanales, cuenta tres meses.

¿Merece la pena aprender BUSCARV si ya existe BUSCARX?

Sí, aunque solo sea para leerla. La mayoría de archivos que heredarás en una empresa están montados con BUSCARV, y no vas a poder mantenerlos si no la entiendes. Para lo que crees tú desde cero, usa BUSCARX cuando tu versión lo permita.

¿Por qué mi BUSCARV devuelve #N/A si el valor está claramente en la tabla?

Tres causas cubren casi todos los casos: hay espacios sobrantes en uno de los dos lados (soluciona con ESPACIOS), el valor es número en una hoja y texto en la otra (comprueba con ESNUMERO), o el rango de búsqueda no empieza en la columna donde está el valor buscado. Añade también el FALSO final si se te ha olvidado.

¿Cómo sumo con dos o más condiciones?

Con SUMAR.SI.CONJUNTO. El rango a sumar va primero y después van los pares de rango y criterio: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D; F:F; "Valencia"; G:G; "Pagado"). Para comparar con la fecha de una celda, concatena el operador: ">="&H1.

¿Qué diferencia hay entre SI.ERROR y SI.ND?

SI.ERROR captura cualquier error, incluidos los que indican un problema real en la hoja. SI.ND solo captura el #N/A, es decir, el «no encontrado». En plantillas compartidas conviene SI.ND, porque deja visibles los fallos que sí deberías arreglar.

¿Puedo usar estas funciones en Google Sheets?

Casi todas, sí, pero con el nombre en inglés y con la coma como separador de argumentos si tu hoja está en configuración internacional. Sheets tiene además funciones propias que Excel no incluye, como QUERY o IMPORTRANGE. Las que no encontrarás son SIFECHA con todas sus unidades documentadas y las TEXTOANTES y TEXTODESPUES.

¿Qué significa el error #¡DESBORDAMIENTO! y cómo lo quito?

Aparece cuando una función de matriz dinámica (FILTRAR, ÚNICOS, ORDENAR, SECUENCIA) necesita ocupar varias celdas y encuentra algo en el camino. Pulsa sobre la celda de la fórmula, mira el borde punteado que marca el área de derrame y vacía esas celdas por completo. Las celdas combinadas y los espacios en blanco escritos a mano son los culpables habituales.

¿Es mejor usar tablas dinámicas o fórmulas para un informe mensual?

Si el informe tiene una estructura fija que se repite cada mes, las fórmulas ganan: pegas los datos nuevos y todo se recalcula sin tocar nada. Si necesitas explorar los datos cambiando dimensiones sobre la marcha, la tabla dinámica es más ágil. Muchos informes buenos usan las dos: la dinámica para investigar y las fórmulas para el cuadro final que se envía.

¿Cómo evito que las fórmulas se rompan cuando alguien inserta una fila?

Convierte el rango en tabla con Control + T. Las referencias estructuradas (Pedidos[Importe]) se ajustan solas al crecer la tabla, y las fórmulas nuevas se propagan a toda la columna. Es el hábito que más disgustos evita en hojas compartidas.

¿Qué atajos de teclado marcan la diferencia en nivel intermedio?

F4 para alternar el anclaje de referencias, F9 para evaluar un trozo de fórmula dentro de la barra, Control + Mayúsculas + L para el autofiltro, Control + T para crear tabla, Control + Mayúsculas + flecha para seleccionar hasta el final del bloque de datos y Alt + = para insertar una suma automática. Con esos seis ganas más velocidad que aprendiendo diez funciones nuevas.

¿Necesito Microsoft 365 o me vale una versión perpetua?

Para las veinte funciones de esta guía, Excel 2021 o 2024 cubre todo salvo LAMBDA y las funciones TEXTOANTES y TEXTODESPUES. Con Excel 2016 te quedas sin BUSCARX, sin SI.CONJUNTO y sin matrices dinámicas, que son la mitad de lo que hace atractivo el nivel intermedio hoy. Si trabajas con informes a diario, el salto compensa; si abres Excel una vez al mes, no corre prisa.

¿Cómo se llaman estas funciones si mi Excel está en inglés?

Los nombres cambian, pero la sintaxis es idéntica: XLOOKUP, VLOOKUP, INDEX, MATCH, IF, IFS, IFERROR, AND, OR, SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIFS, SUBTOTAL, TEXT, TRIM, MID, SUBSTITUTE, DATEDIF, EOMONTH, FILTER y UNIQUE. Recuerda también el cambio de separador: coma en inglés, punto y coma en español.

Por dónde empezar mañana mismo

Abre el archivo con el que más tiempo pierdes cada mes y elige una sola tarea de las que haces a mano. Si es copiar datos de una hoja a otra, tu función es BUSCARX. Si es filtrar y apuntar totales, es SUMAR.SI.CONJUNTO. Si es limpiar texto que llega mal, es ESPACIOS con SUSTITUIR. Resuelve esa tarea hoy y mide cuánto tardas la próxima vez.

Ese es el orden correcto: primero el problema, luego la función. Aprender las veinte de corrido sin aplicarlas produce la sensación de saber Excel y ningún resultado. Aplicar cuatro sobre un archivo real durante una semana cambia cómo trabajas para siempre. Cuando estas veinte se te queden cortas, el siguiente escalón está claro: Power Query para transformar datos y tablas dinámicas para explorarlos.